Functiebeschrijving. In het bijzonder zal deze ondersteuning gericht zijn op het HRM-luik voor gemeente én OCMW.

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige Functiefamilie: coördinerend Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Interne Zaken Dienst: secretariaat/personeel Subdienst: Code: Doel van de entiteit Vanuit de afdeling interne zaken worden verschillende aspecten m.b.t. organisatieontwikkeling en kwaliteit gestuurd, begeleid en gecoördineerd. Het gaat om het secretariaat, personeelsdienst, de kwaliteitscoördinator en de ICT-medewerker. Ook de poetsdienst en de kinderopvang, worden aangestuurd door de afdeling interne zaken. Het doel van deze dienst is algemene beleidsvoorbereidende, beleidsuitvoerende en beleidsevaluerende ondersteuning te bieden aan de secretaris, de financieel beheerder, de gemeenteraad, OCMW-raad, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau. In het bijzonder zal deze ondersteuning gericht zijn op het HRM-luik voor gemeente én OCMW. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van de gemeentesecretaris en rapporteert aan de OCMW-secretaris en financieel beheerder. Geeft leiding aan de medewerkers van de dienst interne zaken. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam

2 Kernresultaten Interne regelgeving De regelgeving van toepassing op de organisatie en entiteit hanteren. Doel: de werking van de organisatie (en de entiteit) laten gebeuren volgens de afgesproken regels en procedures naleven van het arbeidsreglement o.a. door het correct gebruik van de tikklok, het gebruik van internet en op het werk, naleven van de deontologische code interne afspraken en procedures naleven Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vakgerichte informatie raadplegen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) organiseren en opvolgen van intern overleg ontvangen en behandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen waken over en meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de bestuursorganen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, )

3 Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen instaan voor een vlot contact met de burger ontvangen en signaleren van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden De organisatie en/of de entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, Verzorgen van public relations bijhouden van relevante registratiegegevens nodig voor het berekenen van de lonen doorsturen van de nodige gegevens naar het sociaal secretariaat ter verwerking van de loonadministratie informeren van het personeelslid over zijn loon verdelen van de loonstroken Coördinatie van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden van medewerkers tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures instaan voor de continuïteit van de entiteit coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten

4 Personeelsbeleid Trachten vanuit een gericht personeelsbeleid te werken aan de ontwikkeling van de competenties van de diverse medewerkers. Doel: behouden en ontwikkelen van de aanwezige competenties instaan voor onthaal nieuwe medewerkers instaan voor het vormingsbeleid dossiers voorbereiden voor het managementteam m.b.t. personeelsbeleid en - beheer instaan voor werving, bevordering en selectie ontwikkelen van een visie over personeelszaken en beleid meehelpen aan de opmaak van een personeelsbehoeftenplan, organogram en formatie opvolgen van de evaluaties Rechtspositie en diverse reglementen Het opmaken en opvolgen van de rechtspositieregeling en diverse reglementen rekening houdend met de steeds wijzigende regelgeving. Doel: zorgen voor een correct juridisch kader voor personeelsbeheer en beleid Administratie bewaken van en inhoud geven aan arbeidsomstandigheden, - voorwaarden, - voorzieningen en - relaties meehelpen aan de opmaak van ontwerpteksten voor personeelsgerelateerde documenten (o.a. arbeidsreglement, rechtspositieregeling, ) bewaken van een uniforme toepassing van de regelgeving Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van uitgaande brieven opstellen van beleidsbeslissingen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen

5 Personeelsadministratie Instaan voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden. Doel: de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden Loonadministratie bijhouden van verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties, ) beheer tijdsregistratiesysteem berekenen presentiegelden raadsleden en adviesorganen secretariaat van het bijzonder overlegcomité en het hoger onderhandelingscomité met de representatieve vakorganisaties opmaken en opvolgen van de RSZ- aangiften opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren bijhouden van verloven en afwezigheden bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers opvolgen ziekteverzuim, arbeidsongevallen meewerken aan de personeelsplanning en opvolgen van de personeelsbezetting opvolgen van doorschalingen ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers verzorgen van de briefwisseling inzake personeelszaken opvolgen personeelssubsidies De nodige gegevens verzamelen voor de uitbetaling van de lonen van de personeelsleden. Doel: een correcte uitbetaling van de personeelsleden garanderen bijhouden van relevante registratiegegevens nodig voor het berekenen van de lonen doorsturen van de nodige gegevens naar het sociaal secretariaat ter verwerking van de loonsadministratie informeren van het personeelslid over zijn of haar loon verdelen van de loonstroken

6 grondig voldoende elementair Gemeente Galmaarden Dagontvangsten ontvangen van geringe dagontvangsten en omgaan met wisselgeld bijhouden van kasboek interne afspraken met betrekking tot dagontvangsten naleven correct toepassen van de vastgestelde retributies Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid HRM-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Generieke software (Databanken, presentaties, X X rekenbladen, tekstverwerking) Software eigen aan de functie X X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie X X X Kennis van de wetgeving m.b.t. de organisatie X X

7 3 2 1 Gemeente Galmaarden Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole X X vaardigheden Leiderschap Leiding geven X X Interactief gedrag Empathie (interpersoonlijk inzicht) X X Mondelinge communicatie X X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X X gedrag Informatie zoeken (leervermogen) X X X Kwaliteit en accuraatheid X X Probleemoplossend Initiatief X X gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X