Stap voor Stap handleiding declaraties

Transcriptie

1 Stap voor Stap handleiding declaraties Algemeen Om de gemaakte kosten op een snelle en correcte wijze uitbetaald te krijgen, dienen de declaraties aan bepaalde voorwaarden en regels te voldoen. Wanneer de declaratie niet aan de voorwaarden voldoet kunnen wij niet overgaan tot uitbetaling hiervan. We nemen alleen originele digitaal ingevulde declaraties in behandeling. Dit houdt in dat je je declaratie niet hoeft te mailen. Wij mogen deze namelijk niet in behandeling nemen. De digitale declaratieformulieren kun je opvragen bij je leidinggevende. De originele bonnen en/of betaalbewijzen dienen aan de declaratie bevestigd en meegestuurd te worden. Zonder deze mogen wij niet overgaan tot uitbetaling. Ook zonder originele vervoersbewijzen kunnen wij niet overgaan tot uitbetaling: Alle originele vervoersbewijzen of de uitdraai van OV-chipkaart (indien zakelijke reiskosten) plak je op een A4 of niet je aan de onkostendeclaratie. Invullen declaratieformulieren Afhankelijk van de soort kosten zijn er 3 verschillende declaratieformulieren (zie onder). Het is belangrijk dat de meest actuele declaratieformulieren ingevuld worden:! Het benodigde declaratieformulier kun je opvragen bij je leidinggevende. Het declaratieformulier opent in Excel en kan hierin digitaal ingevuld worden. Doordat het formulier vanaf de netwerklocatie gedownload is wordt er bovenaan in een gele balk een beveiligingswaarschuwing weergegeven. Kies hier voor Inhoud inschakelen In een pop-up wordt gevraagd of je een vertrouwd document van het bestand wilt maken. Kies hier voor Ja De gele balk verdwijnt en het formulier kan ingevuld worden. Om ervoor te zorgen dat we alle benodigde gegevens hebben om het declaratieformulier te verwerken zijn verplichte velden rood gemarkeerd. Bij het invullen van het personeelsnummer wordt automatisch de kostenplaats en naam leidinggevende ingevuld. Indien het onjuist is dan kan dit gewijzigd worden. De data wordt maandelijks ververst met gegevens uit het systeem. Het is dus belangrijk altijd een recent formulier te downloaden. Maak voor de vervolgstappen voor het invullen van het declaratieformulier een keuze uit onderstaande formulieren: Welk declaratieformulier wil je invullen? 1. Declaratieformulier reiskosten woon-werk 2. Declaratieformulier zakelijke reiskosten 3. Declaratieformulier overige kosten

2 Inleveren declaraties Declaraties kunnen na afloop van de maand ingediend worden. De declaraties worden door de HR- en salarisadministratie verwerkt en bij de eerstvolgende salarisverwerking uitbetaald. Er worden géén voorschotten verstrekt op basis van declaraties. Declaraties dienen uiterlijk de 1 e week van een nieuw kalenderjaar bij de salarisadministratie binnen te zijn. Declaraties die later binnenkomen worden niet meer verwerkt. De salarisadministratie controleert de volledigheid van de declaraties. Alleen volledig ingevulde declaratieformulieren die voorzien zijn van beide handtekeningen worden behandeld. Daarnaast wordt er structureel steekproefsgewijs op de juistheid van de declaraties gecontroleerd. Onjuiste declaraties worden geretourneerd en niet verwerkt. Declaraties kunnen verstuurd worden naar: Smallsteps B.V. t.a.v. Salarisadministratie Antwoordnummer VB Hengelo Declaraties van vrijwilligers en uitzendkrachten kunnen rechtstreeks naar de financiële administratie verstuurd worden op bovenstaand adres.

3 Zo declareer je reiskosten woon-werk bij Smallsteps Vul het declaratieformulier Reiskosten woon-werk volledig in volgens onderstaande wijze: 1. Zorg ervoor dat je alle adres- en personeelsgegevens het formulier hebt ingevuld. 2. Vul in de kolom Datum de datum in waarop de kilometers woon-werk zijn gemaakt. 3. Voor iedere dag gebruik je een nieuwe regel. Kies in de kolom Toelichting uit de lijst de juiste omschrijving voor de reiskosten woon-werk. Doe je dit niet, dan wordt er geen berekening gemaakt (dus ook geen eigen toelichting invullen). 4. Vul bij Reisgegevens de volledige postcodes (incl. letters) woon en werk in. 5. In de kolom Aantal km enkele reis vul je de kilometers enkele reis in volgens de kortste route van de ANWB routeplanner. 6. De te vergoeden kilometers per dag (dus retour!) worden automatisch berekend. Met behulp hiervan wordt het uit te betalen bedrag automatisch gevuld. 7. Het formulier telt automatisch de totalen bij elkaar op, dit is het te vergoeden bedrag. Controleer of alle gegevens juist gevuld zijn en print het formulier vervolgens uit. 8. Indien je akkoord bent: zet je handtekening. 9. Je manager zet zijn handtekening bij akkoord en vult de datum in. 10. Stuur het originele declaratieformulier naar de salarisadministratie in Hengelo.

4 Berekening tegemoetkoming reiskosten Basis voor het uitbetalen van de kilometervergoeding woon-werk is de ANWB-routeplanner o.b.v. de kortste route postcode woon naar postcode werk. Wij hanteren uitsluitend de routeplanner van de ANWB! Het afgelegde traject dient duidelijk aangegeven te zijn, zodat controle op de afstanden mogelijk is. Dit betekent dat de volledige postcodes (inclusief letters) op het formulier in de kolom reisgegevens ingevuld moeten worden. Standaard kilometervergoeding is 0,19 per kilometer. Voor woon-werk verkeer geldt (zie de regeling tegemoetkoming reiskosten) dat er vanaf 8 kilometer enkele reis een vergoeding wordt betaald. Wanneer de kilometers enkele reis gevuld worden op het declaratieformulier wordt automatisch de te vergoeden kilometers retour berekend. Voorbeeld berekening De afstand woon-werk (kortste route ANWB routeplanner) enkele reis voor een medewerker is 22,8 kilometer. Dit wordt voor de berekening afgerond naar 23 kilometer enkele reis. De eerste 7 kilometer ontvangt de medewerker géén tegemoetkoming. Te ontvangen tegemoetkoming enkele reis: 23 7 = 16 kilometer. Per dag ontvangt de medewerker voor 16 x 2 = 32 kilometer een tegemoetkoming. Tegemoetkoming is 0,19 per kilometer: de vergoeding is 32 x 0,19 = 6,08. Toelichting reis Op het formulier kun je bij toelichting reis een keuze maken uit diverse opties. Uit deze opties moet je (verplicht!) een keuze maken. De vergoeding voor de opties is namelijk verschillend: Optie Tegemoetkoming 1. Ik ben oproepkracht. 14 kilometer per dag (7 enkele reis) wordt niet vergoed. 2. Ik heb op een roostervrije dag 14 kilometer per dag (7 enkele extra gewerkt. reis) wordt niet vergoed. 3. Ik heb een gebroken dienst Alle kilometers van de gebroken gewerkt. dienst worden vergoed. 4. Ik zit in het verzuim maar heb 14 kilometer per dag (7 enkele (AT) gewerkt. reis) wordt niet vergoed. De optie Ik heb op een andere locatie gewerkt is vervallen. Deze kilometers worden als zakelijke kilometers gezien en kunnen gedeclareerd worden via het declaratieformulier zakelijke reiskosten.

5 Zo declareer je zakelijke reiskosten bij Smallsteps Vul het declaratieformulier Reiskosten zakelijk volledig in volgens onderstaande wijze: 1. Zorg ervoor dat je alle adres- en personeelsgegevens het formulier hebt ingevuld. 2. Vul in de kolom Datum de datum in waarop de zakelijke kilometers zijn gemaakt. 3. Bij Toelichting reis geef je het doel van de reis aan. Voor iedere dag gebruik je minstens 2 regels: de heenreis en terugreis. 4. Vul bij Reisgegevens de volledige postcodes (incl. letters) van het vertrekpunt en de bestemming in. Indien gewerkt op een andere locatie; het vertrekpunt is je reguliere locatie. De reguliere tegemoetkoming reiskosten woon-werk worden immers al vergoed.* 5. In de kolom Aantal km enkele reis vul je de gereden kilometers enkele reis. Het retour wordt niet automatisch berekend: voor de terugweg moet een aparte regel gevuld worden. 6. De vergoeding voor de kilometers wordt automatisch berekend. Hierin wordt onderscheid gemaakt in een onbelaste en een belaste vergoeding. 7. Het formulier telt automatisch de totalen bij elkaar op, dit is het te vergoeden bedrag. Controleer of alle gegevens juist gevuld zijn en print het formulier vervolgens uit. 8. Indien je akkoord bent: zet je handtekening. 9. Je manager zet zijn handtekening bij akkoord en vult de datum in. 10. Stuur het originele declaratieformulier naar de salarisadministratie in Hengelo.

6 Zakelijke reiskosten Dit declaratieformulier is bedoeld voor het declareren van de zakelijke reiskosten. Onder zakelijke kilometers wordt verstaan: alle kilometers die de medewerker uitdrukkelijk in opdracht van de werkgever maakt, d.w.z. die niet woon-werk zijn, zijn zakelijk. Dat zijn de kilometers die van de vaste locatie (=kostenplaats) naar een andere locatie of locaties worden gemaakt. Indien je gewerkt hebt op een andere locatie: declareer de kilometers van je vaste locatie naar een andere locatie(s). Let op! Betreft het een declaratie van reiskosten woon-werk? Vul dan 1. Declaratieformulier reiskosten woon-werk in. Bij overige zakelijke kilometers (bijeenkomst, cursus o.i.d.): declareer de kilometers van je vertrekpunt naar de bestemming. Parkeerkosten en zakelijke reiskosten gemaakt met het OV kunnen gedeclareerd worden middels het declaratieformulier 3. Overige kosten. Berekening tegemoetkoming De zakelijke reiskosten (werk-werk) worden vergoed op basis van 0,24 per kilometer indien de medewerker gebruik maakt van een privé-auto. Deze vergoeding is voor 0,19 onbelast, en 0,05 belast. Dit is op basis van de fiscale regels van 2014 en wijzigingen in de fiscale wetgeving hebben geen invloed op het totale bruto bedrag van de vergoeding. Het afgelegde traject dient duidelijk aangegeven te zijn, zodat controle op de afstanden mogelijk is. Dit betekent dat de volledige postcodes (inclusief letters) op het formulier in de kolom reisgegevens ingevuld moeten worden.

7 Zo declareer je overige kosten bij Smallsteps Vul het declaratieformulier Overige kosten volledig in volgens onderstaande wijze: 1. Zorg ervoor dat je alle adres- en personeelsgegevens het formulier hebt ingevuld. 2. Vul in de kolom Datum de datum in waarop de onkosten zijn gemaakt. De datum op de vervoersbewijzen moet overeenkomen met de gewerkte dagen. 3. Bij Soort declaratie kies je per regel de betreffende categorie van de onkosten. Maak hierbij een keuze uit de lijst. 4. Vul bij Bedrag in EUR per regel de te declareren onkosten in. Bij een vaste vergoeding wordt deze regel automatisch gevuld na het kiezen van een Soort declaratie (zie punt 3). 5. Zet in de kolom Omschrijving/toelichting de reden van de gemaakte onkosten. 6. Het totaal te declareren bedrag wordt automatisch berekend. Controleer of alle gegevens juist gevuld zijn en print het formulier vervolgens uit. 7. Indien je akkoord bent: zet je handtekening. 8. Je manager zet zijn handtekening bij akkoord en vult de datum in. 9. Plak of niet de originele bonnen, betaal- en/of vervoersbewijzen aan de declaratie vast. 10. Stuur het originele declaratieformulier naar de salarisadministratie in Hengelo.

8 Originele bonnen, betaal- en/of vervoersbewijzen De originele bonnen en/of betaalbewijzen dienen aan de declaratie bevestigd en meegestuurd te worden. Zonder deze mogen wij niet overgaan tot uitbetaling. Ook zonder originele vervoersbewijzen kunnen wij niet overgaan tot uitbetaling: Alle originele vervoersbewijzen of de uitdraai van OV-chipkaart (indien zakelijke reiskosten) plak je op een A4 of niet je aan de onkostendeclaratie. De vervoersbewijzen moeten overeenkomen met de gewerkte dagen in de desbetreffende week. OV-chipkaart Wanneer je reist met een OV-chipkaart wordt er onderscheid gemaakt in een anonieme en een persoonlijke OV-chipkaart. Met een anonieme OV-chipkaart kunnen de laatste 10 transacties bekeken (en veelal geprint) worden bij de verkoopautomaten en de balie van het OV-bedrijf. Bij een persoonlijke OV-chipkaart zijn er meer mogelijkheden en kunnen er declaratieoverzichten gemaakt worden. Voor meer uitleg over het inzien van transacties en (een voorbeeld van) aanmaken van declaratieoverzichten verwijzen we je door naar de website Zonder het officiële transactieoverzicht (=betaalbewijs) van het vervoersbewijs kunnen we de onkosten niet vergoeden. VOG vergoeding Voor de vergoeding van een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) geldt dat de originele bon aan het declaratieformulier bevestigd moet worden. Wanneer je de VOG digitaal aanvraagt moet je een uitdraai van de betaling (bijv. Ideal of een bankafschrift) en bewijs van aanvraag meesturen met de declaratie. De originele VOG wordt door je leidinggevende op de locatie bewaard, i.v.m. controles van de GGD. Er een maximale vergoeding van 24,55 per VOG uitbetaald. Dit zijn de onkosten voor het digitaal aanvragen van een VOG. KEP Voor de vergoeding van de KEP (Kinderopvang Eigen Personeel) moet voldaan worden aan de voorwaarden volgens het Reglement Kinderopvang eigen personeel Wanneer de kinderen van een medewerker op een kinderopvang-locatie van Smallsteps heeft ondergebracht komt de medewerker in aanmerking voor een korting van maximaal 0,27 per uur. Om de korting (per maand) te berekenen zijn de volgende gegevens van de factuur nodig: Afgenomen kinderopvanguren Feitelijke prijs per uur (te betalen bedrag delen door aantal afgenomen uren) Maximum uurprijzen belastingdienst. Voor 2014 is dit: KDV 6,70 BSO 6,25 en GOB 5,37 Het verschil tussen de betaalde prijs per uur en het uurtarief van de Belastingdienst mag tot een max. van 0,27 per uur gedeclareerd worden. Voorbeeld berekening Afgenomen kinderopvanguren: 35 uur Prijs factuur: 241,50 Feitelijke prijs per uur: 241,50 / 35 uur = 6,90 Betreft opvang KDV tarief Belastingdienst = 6,70 Verschil = 6,90-6,70 = 0,20 te declareren per uur. Te declareren: 35 uur x 0,20 = 7,00. De vergoedingen voor de KEP kunnen per kwartaal gedeclareerd worden en moeten voorzien zijn van (kopie van) de maandelijkse facturen.