Onderwerp Vast te stellen brief aan de gemeenteraad betreffende het controleprotocol 2013

Transcriptie

1 B en W nummer ; besluit d.d Onderwerp Vast te stellen brief aan de gemeenteraad betreffende het controleprotocol 2013 Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. Vast te stellen bijgaande brief aan de gemeenteraad, waarin we een positief advies uitbrengen over het voorstel van de commissie voor de rekeningen betreffende het controleprotocol jaarrekening 2013 Perssamenvatting: Het college brengt een positief advies uit over het controleprotocol voor de accountantscontrole in het controlejaar 2013 van de Gemeente Leiden voor de vaststelling hiervan door de raad. De commissie voor de rekeningen biedt de gemeenteraad het controleprotocol aan ter vaststelling in de raadsvergadering van 19 september De ambtelijke organisatie werkt het vastgestelde controleprotocol vervolgens uit voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de accountantscontrole

2 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Aan de gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 2 augustus 2013 Contactpersoon V. van der Heide Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer Onderwerp Controleprotocol 2013 Geachte leden van de gemeenteraad, U heeft op 22 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiden vastgesteld. In artikel 2, lid 3 van de controleverordening van de gemeente Leiden is een aantal eisen ten aanzien van de accountantscontrole opgenomen, die (jaarlijks) uitgewerkt moet worden in een controleprotocol. In het controleprotocol geeft u kaders mee aan de externe accountant voor de jaarrekeningencontrole. U kan ook specifiek accenten benoemen die door de accountant mee kunnen worden genomen bij de controle van de jaarrekeningen. De specifieke accenten over het controlejaar 2013 zijn: Aansluiting PRIL en de gemeentelijke administratie In 2012 is uit de verbijzonderde controle een aantal belangrijke bevindingen geconstateerd in het kader verbetering financieel beheer rondom PRIL en de gemeentelijk begroting. Er is geconstateerd dat er nog geen aansluiting aanwezig is tussen PRIL, de gemeentelijke administratie en de bijsturing inclusief budgetwijzigingen niet tijdig plaatsvindt. Aanbevelingen zijn om zichtbaar periodiek een aansluiting te maken tussen de projectrealisatie en de administratie en een continue monitoring en bijsturing op basis van de actuele cijfers. Extra accent bij aansluiting PRIL en de gemeentelijke administratie Hoe is het proces omtrent de aansluiting tussen eigen PRIL administratie en de gemeentelijke administratie georganiseerd, bewaakt en geborgd? Projectcontrol In het Handboek Projectmatig Werken is elk project gericht op het beheersen van tijd, geld, risico s, planning en resultaten. Op beslismomenten wordt verantwoording afgelegd over de afgelopen fase en wordt vooruitgekeken naar de volgende. En is gericht op het realiseren van het projectresultaat binnen de gestelde kaders en afspraken. De integrale processturing en de resultaatverantwoordelijkheid is belegd bij de sturingsdriehoek bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de capaciteit en de inhoudelijke kwaliteit. Ten behoeve van de beheersing en sturing op projecten zijn in de gemeente Leiden spelregels

3 vastgelegd over projectmatig werken. Deze beheersing en sturing op projecten wordt ook wel projectcontrol genoemd. Extra accent bij project control Hoe heeft de gemeente Leiden de afgelopen periode projectcontrol uitgevoerd op haar projecten? Formatiebeheer (follow up onderzoek) In mei 2012 is het auditrapport 2011 formatiebeheer aan de gemeenteraad aangeboden. Uit dit auditrapport zijn vier aanbevelingen voorgekomen. Er moeten duidelijke kaders worden gesteld om de sturing op de personele inzet te verbeteren. Het proces van formatiebeheer zou efficiënter kunnen worden. Er moet en duidelijke beschrijving van taken en verantwoordelijkheden rondom het proces van formatiebeheer. De laatste aanbeveling betreft de zorg voor een geautomatiseerde overdracht van informatie over de formatie en dat we deze informatie frequent analyseren en hierover adviseren aan de lijnorganisatie. Extra accent bij formatiebeheer Hoe zijn de aanbevelingen uit het auditrapport 2011 formatiebeheer opgevolgd? Proces begrotingswijzigingen Voor de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de administratie is het tijdig en correct verwerken van begrotingswijzigingen van groot belang. De begroting kan alleen gewijzigd worden als de gemeenteraad een beluit genomen heeft. Het proces rondom begrotingswijzigingen kent meerdere aandachtspunten zoals het tijdig aanleveren van de wijzigingen, de rechtmatigheid van de begrotingswijziging en de correcte verwerking in de administratie. Tijdens de interne controle is gebleken dat begrotingswijzigingen niet altijd tijdig voor besluitvorming worden aangeleverd en dat er niet altijd de raadsbesluiten van de begrotingswijzigingen aanwezig zijn in de administratie. Extra accent bij proces begrotingswijzigingen Hoe is het proces omtrent de tijdigheid, beheer van administratie van begrotingswijzigingen georganiseerd en geborgd? Informatiebeveiligingsbeleid Met een ledenbrief van de VNG zijn gemeenten geïnformeerd over de actuele stand van zaken rondom de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD), de ondersteuningsaanpak voor gemeenten aangaande het ICT-Beveiligingsassessment DigiD en de eerste invulling van verplichtende zelfregulering voor het gemeentelijke domein. De VNG roept gemeenten op om werk te maken van informatiebeveiliging door: de gemeentelijke organisatie voor te bereiden op het volledige aanbod van en samenwerking met de IBD; aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten de informatiebeveiliging binnen de gemeente op orde te brengen; het verplichte ICT-Beveiligingsassessment DigiD, voor zover nog niet gestart, nog voor de zomer te starten en uiterlijk eind 2013 in te dienen waarmee de gemeente afsluiting van DigiD door de minister kan voorkomen. Extra accent bij informatie beveiligingsbeleid Hoe heeft de gemeente Leiden de vinger aan de pols gehouden bij het plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen van het informatiebeveiligingsbeleid en zijn bovengenoemde aspecten daarin ook meegenomen? Wij brengen een positief advies uit over het controleprotocol voor de accountantscontrole in het controlejaar 2013 van de Gemeente Leiden voor de vaststelling hiervan door de raad. De commissie voor de rekeningen biedt uw raad het controleprotocol aan ter vaststelling in de raadsvergadering van 19 september De ambtelijke organisatie

4 werkt het vastgestelde controleprotocol vervolgens uit voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de accountantscontrole Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

5 RAADSVOORSTEL RV: Besluit commissie rekeningen d.d.: 6 juni 2013 Advies college d.d.: Naam programma +onderdeel: Bestuur en dienstverlening, raad. Onderwerp: Controleprotocol 2013 Aanleiding: De gemeenteraad heeft op 22 november 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiden vastgesteld. In artikel 2, lid 3 van de controleverordening van de gemeente Leiden is een aantal eisen ten aanzien van de accountantscontrole opgenomen, die (jaarlijks) uitgewerkt moet worden in een controleprotocol. Object van controle is de jaarrekening 2013 van de gemeente Leiden en de specifieke deelverantwoordingen. Doel: Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Leiden. Kader: De Gemeentewet (GW), art 213, schrijft voor dat de gemeenteraad een accountant aanwijst als bedoeld in art 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van de controleverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen. Financiën: De Raad heeft een budget voor de controle op de jaarrekening. Evaluatie: Niet van toepassing. Bijgevoegde informatie: 1. Communicatie en periodiek overleg gedurende Rapportages

6 RAADSBESLUIT De Raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van de commissie voor de rekeningen (raadsvoorstel van 2013) mede gezien het advies van de commissie en mede gezien het advies van het college dd. BESLUIT: Vast te stellen het controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2013 Gemeente Leiden, luidende artikel 1. Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole (getrouwheid én rechtmatigheid) De door de raad benoemde accountant zal de controle op de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitvoeren en een oordeel afgeven over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota Rechtmatigheid 2012 evenals de Nadere voorschriften Controleen overige standaarden (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Artikel 2. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen: Fouten in de jaarrekening (% lasten) Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% >1%<3% - 3% Onzekerheden in de 3% >3%<10% 10% -

7 controle (% lasten) artikel 3. Te hanteren rapporteringtoleranties: Fouten in de jaarrekening per programma worden gerapporteerd indien een fout gelijk of groter is dan ,-; Onzekerheden in de controle per programma worden gerapporteerd indien en voor zover de inschatting van een onzekerheid gelijk of groter is dan Rapporteringtolerantie Single information single audit (Sisa) In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringtolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van: indien de lasten kleiner dan of gelijk aan zijn; 10% indien de lasten groter dan en kleiner dan of gelijk aan zijn; indien de lasten groter dan zijn. artikel 4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2012 is gericht op de naleving van wettelijke kaders, externe wetgeving en interne wetgeving. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen. Alle relevante algemene wet- en regelgeving en de verordeningen van de gemeente Leiden die van belang zijn de in het kader van de rechtmatigheidcontrole zijn te vinden op; searchform=advanced&view=advanced&kb_reset_basket=true onder de gemeente Leiden. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen binnen de provincie of gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. artikel 5. Communicatie en periodiek overleg Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit raad, een vertegenwoordiging uit de commissie van de rekeningen, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern) controller. In bijlage 1 is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012.

8 artikel 6. Extra accenten Aansluiting PRIL en de gemeentelijke administratie In 2012 is uit de verbijzonderde controle een aantal belangrijke bevindingen geconstateerd in het kader verbetering financieel beheer rondom PRIL en de gemeentelijk begroting. Er is geconstateerd dat er nog steeds geen aansluiting aanwezig is tussen PRIL, de gemeentelijke administratie en de bijsturing inclusief budgetwijzigingen niet tijdig plaatsvindt. Aanbevelingen zijn om zichtbaar periodiek een aansluiting te maken tussen de projectrealisatie en de administratie en een continue monitoring en bijsturing op basis van de actuele cijfers. Extra accent bij aansluiting PRIL en de gemeentelijke administratie: hoe is het proces omtrent de aansluiting tussen eigen PRIL administratie en de gemeentelijke administratie georganiseerd, bewaakt en geborgd? Projectcontrol In het Handboek Projectmatig Werken is elk project gericht op het beheersen van tijd, geld, risico s, planning en resultaten. Op beslismomenten wordt verantwoording afgelegd over de afgelopen fase en wordt vooruitgekeken naar de volgende. En is gericht op het realiseren van het projectresultaat binnen de gestelde kaders en afspraken. De integrale processturing en de resultaatverantwoordelijkheid is belegd bij de sturingsdriehoek bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en ambtelijk opdrachtgever. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de capaciteit en de inhoudelijke kwaliteit. Ten behoeve van de beheersing en sturing op projecten zijn in de gemeente Leiden spelregels vastgelegd over projectmatig werken. Deze beheersing en sturing op projecten wordt ook wel projectcontrol genoemd. Extra accent bij project control; hoe heeft de gemeente Leiden de afgelopen periode projectcontrol uitgevoerd op haar projecten? Formatiebeheer (follow up onderzoek) In mei 2012 is het auditrapport 2011 formatiebeheer aan de gemeenteraad aangeboden. Uit dit auditrapport zijn vier aanbevelingen voorgekomen. Er moeten duidelijke kaders worden gesteld om de sturing op de personele inzet te verbeteren. Het proces van formatiebeheer zou efficiënter kunnen worden. Er moet en duidelijke beschrijving van taken en verantwoordelijkheden rondom het proces van formatiebeheer. De laatste aanbeveling betreft de zorg voor een geautomatiseerde overdracht van informatie over de formatie en dat we deze informatie frequent analyseren en hierover adviseren aan de lijnorganisatie. Extra accent bij formatiebeheer: Hoe zijn de aanbevelingen uit het auditrapport 2011 formatiebeheer opgevolgd? Proces begrotingswijzigingen Voor de rechtmatigheid en betrouwbaarheid van de administratie is het tijdig en correct verwerken van begrotingswijzigingen van groot belang. De begroting kan alleen gewijzigd worden als de gemeenteraad een beluit genomen heeft. Het proces rondom begrotingswijzigingen kent meerdere aandachtspunten zoals het tijdig aanleveren van de

9 wijzigingen, de rechtmatigheid van de begrotingswijziging en de correcte verwerking in de administratie. Tijdens de interne controle is gebleken dat begrotingswijzigingen niet altijd tijdig voor besluitvorming worden aangeleverd en dat er niet altijd de raadsbesluiten van de begrotingswijzigingen aanwezig zijn in de administratie. Extra accent bij proces begrotingswijzigingen: hoe is het proces omtrent de tijdigheid, beheer van administratie van begrotingswijzigingen georganiseerd en geborgd? Informatiebeveiligingsbeleid Met een ledenbrief van de VNG zijn gemeenten geïnformeerd over de actuele stand van zaken rondom de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD), de ondersteuningsaanpak voor gemeenten aangaande het ICT-Beveiligingsassessment DigiD en de eerste invulling van verplichtende zelfregulering voor het gemeentelijke domein. De VNG roept gemeenten op om werk te maken van informatiebeveiliging door: -de gemeentelijke organisatie voor te bereiden op het volledige aanbod van en samenwerking met de Informatiebeveiligingsdienst (IBD); -aan de hand van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten de informatiebeveiliging binnen de gemeente op orde te brengen; -het verplichte ICT-Beveiligingsassessment DigiD, voor zover nog niet gestart, nog voor de zomer te starten en uiterlijk eind 2013 in te dienen waarmee de gemeente afsluiting van DigiD door de minister kan voorkomen. Extra accent bij informatie beveiligingsbeleid: Hoe heeft de gemeente Leiden de vinger aan de pols gehouden bij het plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen van het informatiebeveiligingsbeleid en zijn bovengenoemde aspecten daarin ook meegenomen? Artikel 7. Rapportering accountant In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de standaard rapportagemomenten Tijdens en na afronding van de controle rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: artikel 7a. Interim-controle De accountant voert een zogenaamde interim-controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag(=managementletter) aan het college uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad ter kennis worden gebracht in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. artikel 7b. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een definitief verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.

10 In dit verslag van bevindingen wordt gerapporteerd of de opzet financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. artikel 7c. Controleverklaring De controleverklaring geeft op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weer, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Gedaan in de openbare raadsvergadering van, de Griffier, de Voorzitter,

11 Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg gedurende 2013 Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en ambtelijke organisatie als regel van toepassing zijn. Raad Commissie voor de Rekeningen (CvR) Griffier College van burgemeester en wethouders Portefeuillehouder Financiën Gemeentesecretaris/ Concerncontroller Controllersoverleg Aantal per jaar Drie Periodiek Minimaal drie Toelichting Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van de raad. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De CvR is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de CvR zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pré-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar de CvR. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitieve rapport van bevindingen) worden besproken in de CvR. Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking. Tevens vindt informeel voortgangsoverleg naar behoefte plaats. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college van burgemeester en wethouders Pré-auditgesprek (overleg over aanvullende controleafspraken), bespreking bevindingen interim-controle (=managementletter) en eindejaarscontrole (=rapport van bevindingen) De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pré-audit gesprek (voorbereiding aanvullende controleafspraken), de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van het concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Het controllersoverleg is voor de accountant een aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pré-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

12 Bijlage 2: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Na afronding van de interimcontrole. Definitief verslag van bevindingen interimcontrole Definitief verslag van bevindingen Jaarrekeningcontrole Controleverklaring Na uitbrengen managementletter Na afronding van de controle van de jaarrekening. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Mogelijke risico s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Extract van belang zijnde controlebevindingen uit de managementletter, die ter kennis moeten worden gebracht aan de raad Dit wettelijk voorgeschreven verslag beantwoordt de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast bevat het verslag een opsomming van resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het accountantsoordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. College van burgemeester en wethouders College van burgemeester en wethouders; ter kennis name aan CvR Raad in afschrift aan College van burgemeester en wethouders Raad

13