Profielschets Raad van Toezicht Christelijke Woonstichting Patrimonium Urk

Transcriptie

1 Profielschets Raad van Toezicht Christelijke Woonstichting Patrimonium Urk 1

2 De functie van de Raad van Toezicht In deze profielschets wordt eerst ingegaan op de achtergronden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht binnen het kader van de regelgeving. Vervolgens wordt ingegaan op de kwaliteitsprofielen van de Raad van Toezicht. De profielschets wordt afgesloten met het kwaliteitsprofiel voor individuele leden van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is met de invoering van het BBSH (1993) als een intern toezichthoudend orgaan binnen een woningcorporatie verplicht gesteld. Voor de Raad van Toezicht werden in het BBSH een aantal minimum eisen gesteld. Dit waren: in staat zijn het toezicht voortdurend uit te oefenen bevoegd zijn tot het nemen van maatregelen, die voor uitoefening van dat toezicht nodig zijn en daartoe de uitvoering van besluiten van de directeur-bestuurder kan schorsen niet gehouden zijn over zijn handelingen verantwoording aan de directeur-bestuurder af te leggen (dit houdt o.a. in, dat de Raad van Toezicht niet kan worden ontslagen door de directeur-bestuurder) het verlenen van opdracht tot onderzoek door een Register Accountant. Hoewel deze eisen nergens (nog) vastgelegd onder de vanaf 1 juli 2015 geldende regelgeving, zijn ze nog steeds onverminderd van toepassing. Naar aanleiding van de misstanden bij corporaties (parlementaire enquête woningcorporaties 2015) en veranderde maatschappelijke opvattingen zijn in de Woningwet 2015, het BTIV en RTIV een aantal bepalingen opgenomen, die aanvullende en verdergaande eisen stellen aan de (leden van de) Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht wordt in de Woningwet en onderliggende regelgeving overigens consequent aangeduid als Raad van Commissarissen. Met de inwerkingtreding van de Woningwet 2015 (per 1 juli 2015) moeten corporaties voorgenomen benoemingen en/of herbenoemingen van bestuurders en commissarissen voor een zienswijze van de minister voorleggen aan de Autoriteit Woningcorporaties (hierna AW). Een (her)benoeming zonder zienswijze of bij negatieve zienswijze is onrechtmatig op grond van de wet. De AW voert voor de zienswijze een toets op de geschiktheid en betrouwbaarheid ( fit- en proper-toets ) van de beoogde kandidaten uit. De eisen daartoe staan in het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015 (Btiv 2015), artikel 19 en de bijbehorende bijlagen met competenties en antecedenten. In een onderliggende ministeriële regeling (RTIV) worden voorschriften rond de zienswijze gegeven. De Raad van Toezicht houdt primair toezicht, daarnaast kunnen aan dit orgaan advies en/of goedkeuringsbevoegdheden worden toegekend en heeft de Raad een klankbordfunctie voor de directeur-bestuurder. Het betekent dat de Raad van Toezicht naast een interne controlefunctie, nadrukkelijk de functie van gesprekspartner voor de bestuurder op strategische dossiers heeft. De interne controlefunctie dient ertoe de procedurele zuiverheid van de besluitvorming van Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 2

3 2016 de directeur-bestuurder te beoordelen. Centraal staat het houden van toezicht op het beleid van de het bestuur en op de algemene gang van zaken. De klankbordfunctie dient om het interne kompas en maatschappelijke verbondenheid van bestuurder en toezichthouders te bewaken. Bij dit alles staat enkel en alleen het belang van de Stichting voorop. Binnen de woningcorporatie zijn drie belangen te onderscheiden, te weten: het volkshuisvestelijk belang, het bewonersbelang en het bedrijfsbelang. De afweging tussen deze belangen wordt door de directeur-bestuurder gedaan en wordt bewaakt door de Raad van Toezicht. Dit betekent dat de Raad van Toezicht naast de bovengenoemde minimum bevoegdheden, tevens de begroting en de jaarrekening ter goedkeuring krijgt voorgelegd. Daarnaast staat het de raad vrij om gevraagd en ongevraagd de directeur-bestuurder te adviseren. 2. Selectieproces In de in 2015 aangescherpte regelgeving is veel aandacht geschonken aan het wervings- en benoemingsproces. Ook de nieuwe, wettelijk voorgeschreven selectieprocedure van nieuwe leden voor de Raad van Commissarissen is met de nodige waarborgen omgeven. Zo moet een kandidaat ter goedkeuring worden voorgedragen aan het ministerie van BZK. Daartoe moet een zienswijze worden gevraagd aan de AW. Daarbij moeten een CV, het gebruikte functieprofiel, de geschiktheidsmatrix (met daarin de kennis en kunde van alle leden van de Raad schematisch opgenomen, zodat zichtbaar is of er wel sprake is van een evenwichtige raad en van voldoende kennis), een betrouwbaarheidsformulier (door de kandidaat zelf ingevuld) en een verklaring omtrent gedrag (VOG). Daarnaast moet de corporatie een motivering overleggen, waarom nu juist deze kandidaat geschikt is (hetgeen uiteraard gestaafd moet worden door de meegestuurde, hierboven vermelde stukken) en moet de kandidaat de namen van drie referenten overleggen. De AW doet op basis van het overlegde materiaal een eigen onderzoek. Aan het eind van dit proces geeft zij haar zienswijze. De werkwijze is als volgt: het onderzoek start na de bevestiging; tijdens het onderzoek nodigt de AW de kandidaten uit voor een persoonlijk gesprek en kan zij één of meerdere referent(en) benaderen. de AW maakt bij haar onderzoek ook gebruik van informatie van de Belastingdienst, raadpleegt openbare bronnen zoals registers en internet en overige antecedenten zoals aangegeven in de bijlage 2 van het Btiv 2015; de zienswijze wordt binnen 4 weken vanaf bevestiging verstrekt; deze termijn kan eenmalig met 4 weken worden verlengd. Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 3

4 Algemeen Kwaliteitsprofiel Uitgangspunt voor de bezetting van de Raad van Toezicht is, dat zij uit generalisten bestaat die gezamenlijk een multidisciplinair team vormen. Voor de integrale besluitvorming zijn leden nodig die een specifiek aandachtsgebied hebben, maar bovenal een helikopterview. Van de leden wordt besluitvaardigheid en resultaatgerichtheid verwacht. Zij moeten in staat zijn scherpe discussies collegiaal te voeren. Zij moeten weten waarop zij dienen te toetsen en te sturen en de juiste vragen kunnen stellen. Hierbij is het gewenst een zeker evenwicht te bereiken tussen personen afkomstig uit het bedrijfsleven en afkomstig uit de non-profitsector. Op grond van de nieuwe wettelijke regelingen moeten de leden van de Raad ten minste beschikken over de volgende kwaliteiten: * Authenticiteit: consistent en open; * Bestuurlijk inzicht: realiteitszin, gezond verstand en bewustzijn van de complexiteit van en bij woningcorporaties; * Helikopterview; * Integriteit en moreel besef: moreel, ethisch en aanspreekbaar; * Maatschappelijke verantwoordelijkheid: besef van de specifieke (maatschappelijke) rol van woningcorporaties; * Onafhankelijke oordeelsvorming: lastige vragen durven stellen; * Teamspeler; * Visie: realistisch, toekomstgericht en risicobewust; * Voorzittersvaardigheid: indien van toepassing; * Zelfreflectie. Uit de parlementaire behandeling van de Woningwet en (deels) uit de parlementaire enquete woningcorporaties is de nadere invulling van de hierboven opgesomde begrippen voortgekomen. Deze is te vinden in de bijlage 1. bij artikel 19 van het BTIV. Deze invulling is alsvolgt: Authenticiteit Is consistent in denken en doen (gedrag en houding) onder verschillende omstandigheden. Maakt zichtbaar wat hij/zij werkelijk belangrijk vindt en waar hij/zij voor staat. Dit betekent ook het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid naar diverse betrokken partijen. Juiste informatie geven over de werkelijke situatie en het tijdig erkennen van risico s, uitdagingen en problemen naar de bestuurders. Bestuurlijk inzicht Kan ingewikkelde materie snel overzien, heeft realiteitszin en een gezond boerenverstand. Heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen de toegelaten instelling. Kan schakelen op bestuurlijk niveau, weet complexiteit van het aansturen van een organisatie in al zijn aspecten te duiden en kan goed klankbord zijn voor de bestuurder. Helikopterview Kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Onderzoekt/herkent/begrijpt de essentiële vraagstukken. Kan over de eigen Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 4

5 2016 portefeuille heen kijken, vooral als problemen de continuïteit van de toegelaten instelling in gevaar kunnen brengen. Integriteit en moreel besef Oefent de functie adequaat en zorgvuldig uit, met inachtneming van regels en verantwoordelijkheden. Oordeelt en handelt op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Is hierbij aanspreekbaar op eigen gedrag en spreekt ook anderen hierop aan. Vertoont goed voorbeeldgedrag voor de eigen organisatie en de sector. Maatschappelijke (omgevings)sensitiviteit en verantwoordelijkheid Onderkent de specifieke rol van de toegelaten instelling als maatschappelijke onderneming en bewaakt binnen de visie en missie van de toegelaten instelling de invulling daarvan. Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over (de veranderende) maatschappelijke, politieke en andere ontwikkelingen in de omgeving van de toegelaten instelling alsook over de belangen van belanghouders. Kan dit vertalen naar de volkshuisvesting en deze kennis effectief benutten. Kan omgaan met diverse belanghouders en daarin tot een weloverwogen balans komen voor keuzes en handelen en verantwoordt zich daarover. Onafhankelijke oordeelsvorming Moet de lastige vragen durven blijven stellen (ook als hij/zij daar aanvankelijk alleen in staat), in durven grijpen als dat nodig is en een rechte rug hebben bij moeilijke beslissingen. Moet in staat zijn tot onafhankelijke oordeelsvorming. Kan de goede vragen stellen en durft door te vragen. Teamspeler Heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen. Vakinhoudelijke kennis en visie Beschikt over de voor de bestuurlijke functie vereiste vakinhoudelijke kennis, bijvoorbeeld kennis van financiën bij toegelaten instellingen, van de ontwikkeling en het beheer van vastgoed en kennis op het gebied van volkshuisvestelijke vraagstukken. Heeft een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de volkshuisvesting en kan deze vertalen in lange termijn doelstellingen en een strategische planning ter verwezenlijking daarvan. Houdt hierbij goed zicht op risico s en uitdagingen die de instelling loopt en neemt bijhorende beheermaatregelen. Voorzittersvaardigheid (indien van toepassing) Bezit de kwaliteiten om het groepsproces binnen de raad van toezicht op een professionele wijze te leiden. Kan vergaderingen efficiënt, effectief en daadkrachtig leiden in een open sfeer waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen en benoemt gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt. Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 5

6 2016 Zelfreflectie Staat open voor en neemt actief deel aan kritische discussie over het functioneren van de raad en zichzelf als lid c.q. voorzitter. Heeft daarbij inzicht in interne en externe invloeden op zijn/haar functioneren en kan hierover verantwoording afleggen. Toont lerend vermogen en beseft dat zijn/haar handelen invloed heeft op het functioneren van de raad, en omgekeerd. Kan (persoonlijke) leerpunten benoemen en van gedachten wisselen over het vormgeven van het eigen leerproces. Daarnaast heeft Patrimonium nog een aantal eisen geformuleerd die zij, vanuit de eigen positie van belang vindt: * De leden van de Raad van Toezicht moeten op hoofdlijnen kunnen functioneren als een klankbord voor de directeur-bestuurder op de diverse (deel-)terreinen van beleid. * De leden van de Raad van Toezicht moeten beschikken over eigenschappen als discussievaardigheid, vergadervaardigheid, besluitvaardigheid en communicatievaardigheid. * Minimaal twee leden dienen woonachtig te zijn in het werkgebied van de gemeente Urk. * Daarnaast zullen de leden binding moeten voelen met de samenleving in het algemeen en de volkshuisvesting in het bijzonder. * Vanuit de dagelijkse werkzaamheden van de leden van de Raad van Toezicht noch anderszins mag van belangenverstrengeling sprake zijn. 4. Bezetting van de Raad van Toezicht Binnen de Raad van Toezicht zullen naast het vooral generalist zijn de volgende disciplines/deskundigheden aanwezig (moeten) zijn: volkshuisvestelijk/ruimtelijke ordening financieel-economisch juridisch marketing & communicatie betrokkenheid bij lokale gemeenschap Van ieder lid van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat hij of zij op de hoogte is van de actuele ontwikkelingen en dat hij of zij ten aanzien van zijn of haar kennisgebied deze weet te vertalen naar de volkshuisvesting en naar de woningstichting in het bijzonder. Voorstelbaar is dat bepaalde kennisgebieden gecombineerd voorkomen in een persoon. Dit betekent dan ook, dat bij de samenstelling van de Raad van Toezicht vooral gekeken wordt of de totale groep op bovengenoemde kennisgebieden voldoende in huis heeft. Gezien het belang van de financiële continuïteit is de bedrijfseconomische knowhow vanuit meerdere personen en invalshoeken ingevuld. Daarnaast zal de voorzitter (en zijn vervanger) niet zozeer inhoudelijke deskundigheid, maar met name capaciteiten moeten hebben om leiding te geven aan de Raad van Toezicht. In deze profielschets zijn de onverenigbaarheden met lidmaatschap van de Raad van Toeicht niet opgenomen, maar wordt verwezen naar de wettelijke bepaling terzake (artikel 30 lid 6, Woningwet 2015). Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 6

7 Kwaliteitsprofielen Naast de algemeen geldende wettelijke vereisten hecht Patrimonium eraan om voor de verschillende disciplines binnen de Raad verschillende profielen te hanteren. Naast de bij 4 geschetste disciplines is er een apart profiel voor de voorzitter en de vertegenwoordiger(s) van de huurdersorganisaties. De profielen worden hieronder verder ingevuld. A. Kwaliteitsprofiel voorzitter Voor de voorzitter zijn de volgende functiekarakteristieken geformuleerd: (actief) agenda vormen en bewaken stimuleren en afremmen van de discussie waar nodig bewaken van de lijn (het beleid) schakelen tussen de Raad van Toezicht en de directeur-bestuurder het organiseren van de collegiale besluitvorming in de Raad van Toezicht waar nodig onderhouden van externe contacten De voorzitter beschikt over de volgende kwaliteiten: uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen ruime bestuurlijke ervaring, bij voorkeur opgedaan als voorzitter van een bestuur dan wel Raad van Toezicht kennis op tenminste HBO-niveau oog voor de managementtaken van de directeur-bestuurder kunnen omgaan met belangentegenstellingen is motiverend en spreekvaardig brede maatschappelijke belangstelling, is bij voorkeur bekend met de plaatselijke/regionale politieke en maatschappelijke verhoudingen en beschikt over toegankelijke bestuurlijke en politieke contacten en heeft gevoel voor publiciteitszaken Van de voorzitter wordt gevraagd, dat deze overdag bereikbaar is. Naast de tijdsbesteding voor de reguliere vergaderingen, zal de voorzitter extra tijd besteden aan het onderhouden van de noodzakelijke contacten. Tenslotte is de voorzitter ingevoerd in de plaatselijke situatie. B. Kwaliteitsprofiel volkshuisvestelijke/ruimtelijke ordening De functie van dit aandachtsgebied is om met name vanuit een bezieling en visie op de volkshuisvesting een bijdrage te leveren aan de continuïteit van de corporatie en haar dienstverlening en nieuwe ideeën van buiten naar binnen toe te voegen. Kennis en ervaring op het gebied van de volkshuisvesting dan wel stedenbouw en ruimtelijke ordening. Visie op toekomstige rollen van corporaties binnen de volkshuisvesting in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen en doelgroepontwikkelingen. Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 7

8 2016 Ideeën op het gebied van leefbaarheid, herstructurering en samenwerking met andere marktpartijen. Verwantschap met wonen en bouwen. C. Kwaliteitsprofiel financieel-economisch Het aandachtsgebied financieel-economisch waaronder mede begrepen kennis op financierings- en beleggingsgebied is met name een intern gerichte functie. Extern kan de gesprekspartner zijn vanuit de Raad van Toezicht met de accountant. kennis van en inzicht in vraagstukken betreffende de financiële continuïteit van een onderneming belangstelling voor financieel-economische vraagstukken en managementtechnieken, zoals outputbudgettering en managerial control kennis om investeringsbeslissingen te beoordelen op risico s D. Kwaliteitsprofiel juridisch Het aandachtsgebied juridisch is gericht op de spelregels die worden afgesproken met derden, waarbij het met name gaat om het voorzien van valkuilen in omvangrijke dan wel strategische (samenwerkings-)contracten. kennis en inzicht in juridische vraagstukken, waaronder de toepassing van wet- en regelgeving, contractvorming en eventueel procesrecht. ervaring met politieke -/bestuurlijke besluitvormingsprocessen en onderhandelingen. gevoel voor verhoudingen tussen partijen. E. Kwaliteitsprofiel marketing & communicatie Het aandachtsgebied marketing & communicatie is gericht op het imago van de corporatie en de eventuele versterking daarvan en het beleid op het gebied van public relations en marketing van bestaande en nieuwe producten van de corporatie. kennis en inzicht in communicatie-vraagstukken ervaring met marketing en public relations commerciële ervaring F. Kwaliteitsprofiel vertegenwoordiger van de huurders Dit aandachtsgebied richt zich met name op de lokale gemeenschap (bewoners en woningzoekenden). Tot de portefeuille behoort naast het signaleren van ontwikkelingen onder de bevolking van Urk e.o., het bewaken van spelregels in de omgang van de corporatie met de bewoners. Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 8

9 2016 Het door de huurders voorgedragen lid functioneert als een volwaardig lid van de Raad van Toezicht met eenzelfde verantwoordelijkheid voor het toezicht op de continuïteit van de corporatie als de overige leden. De belangenbehartiging voor de huurders geschiedt via het overleg dat de corporatie met de bewoners voert. kennis en inzicht in sociale processen communicatieve en sociale vaardigheden beschikt over brede maatschappelijke belangstelling met bij voorkeur een verankering in de lokale gemeenschap gevoel voor verhoudingen tussen partijen Deze kwaliteiten kunnen gecombineerd worden met één van de gevraagde inhoudelijke deskundigheden uit de voorgaande paragrafen. Goedgekeurd door RvC dd 18 april 2016 Page 9