Rekenkamercommissie Teylingen Jaarplan 2011

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie Teylingen Jaarplan 2011 Rekenkamercommissie Teylingen Vastgesteld in haar vergadering van 14 december 2010 Rekenkamercommissie Teylingen Postbus ZJ VOORHOUT Contactpersoon: De heer H.J.J. Hoeijmans, Secretaris/onderzoeker Rekenkamercommissie Teylingen 1

2 1. INLEIDING 1.1 Een instrument niet ván maar vóór de raad De rekenkamer heeft de taak om met onafhankelijke onderzoeken de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken. Door de gemeenteraad is op 20 mei 2010 bij verordening opnieuw een commissie samengesteld die de rekenkamerfunctie uitoefent. De commissie bestaat uit vijf leden en wordt gevormd door vier raadsleden en een extern voorzitter. De Rekenkamercommissie Teylingen is onafhankelijk in haar onderwerpskeuze. Aan de hand van vooraf door haar geformuleerde criteria toetst zij onderwerpen die zijzelf, de gemeenteraad, het college, ambtenaren of burgers hebben aangedragen. Met haar onafhankelijke onderzoeken wil de Rekenkamercommissie Teylingen een bijdrage leveren aan het inzicht van de raad in bepaalde onderwerpen, zonder zich in het politieke debat te mengen. In die zin is de toegevoegde waarde dan ook dat de Rekenkamercommissie niet een instrument ván de raad is, maar een instrument vóór de raad. Dit Jaarplan 2011 bevat het onderzoeksprogramma voor Het jaarplan is in de vergadering van de Rekenkamercommissie Teylingen op 14 december 2010 vastgesteld. 1.2 Missie De Rekenkamercommissie Teylingen wil voor de burgers en de gemeenteraad van Teylingen inzicht geven in het functioneren van de gemeente. 1.3 Samenstelling Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie Teylingen bestaat zoals eerder vermeld onder 1.1 uit vijf leden. De leden zijn benoemd tot het einde van de lopende raadsperiode. De huidige leden zijn: dr. C.P. (Cor) Visser - voorzitter J. (John) Bosman - raadslid (plaatsvervangend voorzitter) M. (Tewis) Zandbergen - raadslid A. (Ans) Willemze van Zijverden - raadslid W.G.J. (Willem) de Jong - raadslid De Rekenkamercommissie wordt ondersteund door H.J.J. (Herman) Hoeijmans, raadsadviseur bij de gemeente Teylingen, die de functie van secretaris/onderzoeker vervult. 1.4 Werkwijze De Rekenkamercommissie Teylingen heeft voor haar activiteiten een werkwijze vastgesteld. 2

3 1.4.a. Interne werkwijze De Rekenkamercommissie heeft een Reglement van Orde en een interne werkwijze vastgesteld die aansluit op de door de raad vastgestelde Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie Teylingen 2010 De elementen die gericht zijn op de werkwijze van de commissie, hebben o.a. betrekking op het vergaderquorum, de besluitvorming, de communicatie en de belangenverstrengeling. Deze elementen zijn opgenomen in het Reglement van Orde waaraan de interne werkwijze is gekoppeld. 1.4.b. Notitie stappenplan onderzoeksproces Door de Rekenkamercommissie Teylingen is een stappenplan voor het onderzoeksproces vastgesteld. Dit stuk geeft de voornaamste richtlijnen voor de selectie, uitvoering en afronding van de rekenkameronderzoeken. 1.5 Rol gemeentebestuur en Inbreng burgers 1.5.a. Rol van de raad De Raad of een fractie uit de Raad kan te allen tijde voorstellen doen voor een onderzoek. Een vastgesteld rapport van de Rekenkamercommissie gaat altijd voor besluitvorming via een raadscommissie naar de raad. 1.5.b. Rol College Ook het college van burgemeester en wethouders kan te allen tijde een verzoek tot een onderzoek doen. Deze verzoeken worden, net als de verzoeken van de raad of burgers, getoetst aan de selectiecriteria, waarna de Rekenkamercommissie een afweging maakt. Via de hoor- en wederhoorprocedure kan het college een reactie geven op het rekenkameronderzoek. 1.5.c. Inbreng door burgers Inwoners of instellingen in Teylingen kunnen, evenals raadsleden, een verzoek tot onderzoek indienen bij de Rekenkamercommissie. Tot 16 oktober 2010 konden voorstellen voor onderzoeksonderwerpen worden ingebracht. Middels de voorlichtingspagina c.q. gemeentelijke mededelingen in de Teylinger zijn burgers meerdere malen daartoe in de gelegenheid gesteld. 1.5.d. Beroep op de ambtelijke organisatie Tijdens de uitvoering van een onderzoek wordt gebruik gemaakt van de kennis die bij de organisatie aanwezig is voor ondermeer het ontsluiten van informatie. De ambtelijke organisatie heeft geen rol bij de analyse van gegevens. Verzoeken aan de organisatie, bijvoorbeeld voor het beschikbaar stellen van dossiers of medewerking aan interviews, worden ter kennis gebracht van de gemeentesecretaris. 2. Onderzoeken in Onderwerpselectie De Rekenkamercommissie Teylingen heeft de volgende selectiecriteria vastgelegd. 1. Er moet een politiek, maatschappelijk en/of financieel belang zijn. 2. Er moet sprake zijn van beredeneerde twijfel. 3. Er moet een aanvullende waarde bestaan t.o.v. eerder onderzoek (complementariteit). 3

4 4. Er moeten leereffecten uit naar voren kunnen komen. 5. Het onderwerp moet onderzoekbaar zijn. 6. Het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid zijn. 7. Het moet tot de competentie van de gemeente behoren wat betreft kennis, tijd, geld en bevoegdheid. Ingebrachte onderwerpen Ter voorbereiding van het opstellen van het Jaarplan 2011 heeft de Rekenkamercommissie aandacht besteed aan een inhoudelijke bespreking van de nog resterende onderwerpen die zijn ingebracht in de jaren 2007 t/m Opgemerkt wordt dat in 2010 in totaal 13 onderwerpen voor onderzoek zijn ingebracht waarvan 2 door burgers. In de vergadering van 14 december 2010 zijn de onderzoeksonderwerpen geselecteerd. Hierbij kon geen rekening gehouden worden met de keuze van de onderzoeksonderwerpen van het college op basis van artikel 213a van de Gemeentewet voor het jaar 2011 aangezien deze op dat moment nog niet bekend waren. De onderwerpen ingebracht in 2007 zijn afgevoerd. De ingebrachte onderwerpen zijn: Doortocht Giro d Italia (B) 2 Analyse diverse kosten voor en na fusie (B) 3 Effecten subsidiebeleid (G) 4 (Mede)gebruik sportaccommodaties (G) 5 Reserves juist bestemd? (G) 6 Parkeerbeleid bestaande wijken (G) 7 Beheer en handhaving (in de) openbare ruimte (G) 8 Financieel jaarverslag (G) 9 Wijkbeheer (G) 10 Effectiviteit dualisme (G) 11 Verkeersveiligheid rond (basis)scholen (G) 12 Communicatiebeleid (G) 13 Kwaliteit raadsvoorstellen (G)

5 14 Verkoop voormalig gemeentehuis Warmond (B) 15 Bezwaar WOZ-aanslagen (B) 16 Komplan Warmond (G) 17 Functioneren Wasbeek (C) Onderhoudseisen speeltuinen (B) 19 Totstandkoming Herenstaete. In 2009 ook ingebracht door Raad. 20 Doelmatigheid Fascinus (B) 21 Aanleg kunstgrasvelden Foreholte (G) Bij de behandeling van het Rekenkamerrapport Wmo, de Raad aan zet. in de commissie Welzijn is specifiek aandacht gevraagd voor de totstandkoming van Herenstaete. G = ingebracht door Griffie B = ingebracht door Burger C = ingebracht door Rekenkamercommissie In de volgende paragraaf van dit hoofdstuk staat beschreven welke onderwerpen de Rekenkamercommissie in 2011 zal onderzoeken. 2.2 Onderzoekskeuzen Deelname aan een regionaal onderzoek naar het functioneren van het Regionaal Bureau Leerplicht Aanleiding Op basis van de vrijwillig gekozen samenwerking met de Rekenkamer(commissies) in het gebied Holland Rijnland is op initiatief van de Rekenkamercommissie Teylingen de wens naar voren gekomen om het functioneren van een taak ondergebracht bij een Gemeenschappelijke Regeling te onderzoeken. Gekozen is voor het Regionaal Bureau Leerplicht aangezien muv Wassenaar alle gemeenten daaraan deelnemen. Een ingestelde werkgroep zal aan de hand van een onderzoeksopzet sturing geven aan het door een extern bureau te verrichten onderzoek. De Rekenkamercommissie Teylingen zal de werkgroep secretarieel ondersteunen. Doelstelling De raden van de bij het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland c.q. het Regionaal Bureau Leerplicht aangesloten gemeenten inzicht verschaffen in het functioneren van het bureau bezien vanuit de doelstelling van de aangegane samenwerkingsgedachte. Planning 1 e half jaar

6 Onderzoek naar de effecten van het subsidiebeleid Aanleiding Voor de ondersteuning van in de regel sociaal-maatschappelijke activiteiten worden door de gemeente aan met name verenigingen, stichtingen en andere samenwerkingsvormen jaarlijks, structureel of incidenteel gelden beschikbaar gesteld in de vorm van subsidies om deze activiteiten voor de lokale samenleving in stand te kunnen houden c.q. plaats te laten vinden. Basis hiervoor is de door de Raad vastgestelde verordening en de bij begroting beschikbaar gestelde middelen. Doelstelling Het doel van het onderzoek is om inzichtelijk te maken of en in welke mate de door het bestuur geformuleerde (beleids)doelen die men beoogt na te streven met de financiële ondersteuning van de activiteiten ook daadwerkelijk met dit beleid worden bereikt. Op deze wijze wordt getracht om inzicht te geven in hoeverre de subsidieverlening doelmatig en doeltreffend plaatsvindt. Planning 1e half jaar Onderzoek naar de effecten van het communicatiebeleid Aanleiding Het wettelijk verplicht maar ook onverplicht communiceren tussen de lokale overheid en de inwoners vindt plaats op basis van diverse beleidsdocumenten op het terrein van communicatie. In de praktijk is bij o.a. de communicatie in het kader van de voorbereiding op de totstandkoming van ruimtelijke planvorming en andere besluiten, mede gelet op de beantwoording van zienswijzen en de daarop volgende mondelinge inspraak, zo nu en dan sprake van een andere beleving bij de burger dan bij het bestuur. Ook is de voorzitter van de raad door een aantal fracties een initiatiefvoorstel aangeboden om tot verbetering van communicatie te komen daar waar het initiatieven betreft bij gemeentegrenzen. Hierbij werd o.a. gewezen op de mogelijkheid van de introductie van een digitale gemeentelijke nieuwsbrief waarvoor de burger, afhankelijk van keuzemogelijkheden, zich zou kunnen abonneren. Doelstelling Het doel van het onderzoek is gericht op het inzichtelijk maken van de bestaande communicatievormen op basis van vastgesteld beleid en in hoeverre deze communicatie voldoende doeltreffend is om de burger te betrekken. Planning 2 e half jaar OVERIGE ACTIVITEITEN Inleiding Het doen van onderzoek is de belangrijkste taak van de Rekenkamercommissie Teylingen. Naast de uitvoering van de hiervoor beschreven onderzoeken is de 6

7 Rekenkamercommissie voornemens om in 2011 ook de hieronder vermelde activiteiten te ontplooien. Jaarplan 2012 Conform de opzet van het Jaarplan 2011 zal de Rekenkamercommissie Teylingen ook voor 2012 een jaarplanning maken. Alvorens het Jaarplan 2012 wordt opgesteld, stelt de Rekenkamercommissie de raad, het college en de burgers in de gelegenheid om voor 17 oktober 2011 suggesties voor onderzoeksonderwerpen te doen. Het Jaarplan 2012 zal zo mogelijk vóór 1 januari 2012 aan de raad worden aangeboden. Jaarverslag 2010 Conform artikel 185, lid 3, van de Gemeentewet dient de Rekenkamercommissie Teylingen jaarlijks vóór 1 april een jaarverslag op te stellen waarin zij zich verantwoordt over haar werkzaamheden en uitgaven van het afgelopen jaar. Het verslag over 2010 zal dus vóór 1 april 2011 aan de raad worden aangeboden. Zichtbaarheid via website Om de zichtbaarheid en benaderbaarheid voor de gemeente en haar inwoners te vergroten, heeft de Rekenkamercommissie Teylingen een plaats op de gemeentelijke website en een eigen -account. Ook de publiciteit rond het uitbrengen van de 5 uitgebrachte Rekenkamerrapporten en de oproep voor het aanleveren van onderwerpen voor rekenkameronderzoek heeft bijgedragen aan de zichtbaarheid van de gemeentelijke Rekenkamer. Dit wordt in 2011 verder uitgebouwd. Samenwerking In 2011 zal verder gewerkt worden aan samenwerking met de in het gebied Holland Rijnland gevestigde Rekenkamer(commissies). Gestreefd wordt naar de uitwerking van een regionaal burgergericht rekenkameronderzoek. Zie ook punt Opleiding In 2011 zal de deskundigheid in het verrichten van (rekenkamer)onderzoek van de (nieuwe) leden en het secretariaat door opleiding en vorming verder bevorderd worden. 4. FINANCIEEL OVERZICHT De gemeenteraad van Teylingen heeft vijftienduizend euro beschikbaar gesteld voor de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie in De Rekenkamercommissie Teylingen, de secretaris, de voorzitter, H.J.J. Hoeijmans C.P. Visser 7