LOKAAL DIENSTENCENTRUM Administratief medewerk(st)er dienstencentrum

Transcriptie

1 O.C.M.W.-LOCHRISTI FUNCTIEBESCHRIJVING AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING: LOKAAL DIENSTENCENTRUM LOKAAL DIENSTENCENTRUM Administratief medewerk(st)er dienstencentrum 1. Plaats in de organisatie De administratief medewerk(st)er dienstencentrum werkt onder leiding van de centrumleid(st)er dienstencentrum. Deze functie-uitvoerder werkt nauw samen met de polyvalent medewerk(st)er dienstencentrum en werkt samen met de collega s van het WZC en het Sociaal Huis. 2. Functie -analyse 2.1. Doelstelling van de functie De administratief medewerk(st)er dienstencentrum staat in voor het verzorgen van een kwalitatief hoogstaand onthaal van bezoekers aan het lokaal dienstencentrum en voor het verzorgen van een performante ondersteuning bij de geprogrammeerde activiteiten van het centrum. Door middel van een doelmatige en efficiënte werking de eigen administratie vlot laten verlopen en door samenwerking ervoor zorgen dat de andere diensten van het O.C.M.W. (o.a. financiële dienst, sociale dienst,...) hun dienstverlening optimaal kunnen blijven waarborgen Inhoud van de functie - T.a.v. gebruikers en vrijwilligers van het dienstencentrum De omstandigheden creëren waarbinnen gebruikers en vrijwilligers op professionele manier onthaald en opgevangen worden. Telefoon- en onthaalpermanentie: verstrekken inlichtingen en informatie m.b.t. het lokaal dienstencentrum en/of doorverwijzen naar de juiste in-en externe diensten. 1

2 Als aanspreekpunt fungeren voor gebruikers en vrijwilligers wat de gehele werking betreft. - T.a.v. de centrumleid(st)er dienstencentrum Signaalfunctie waarbij signalen (noden, behoeftes, ) van gebruikers en vrijwilligers worden doorgegeven aan de centrumleid(st)er Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot de werking van de eigen dienst. Mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven of optimaliseren van bestaande dienstverleningen m.b.t. de werking van de eigen dienst. Het administratief en logistiek ondersteunen van geprogrammeerde activiteiten: verwerken en opvolgen van de inschrijvingen op PC, meehelpen aan de realisatie van publicaties m.b.t. de programmatie van de activiteiten van het dienstencentrum i.s.m. communicatiemedewerk(st)er, administratie m.b.t. de verhuring van diverse loken, het doorgeven van de nodige gegevens aan de financiële dienst,. Instaan voor klassement en archivering van de eigen dienst. Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven, incl. registratie en verzending. Meewerken aan de kwaliteitswerking- en bewaking binnen het dienstencentrum. Wederzijdse open en constructieve houding waarbij voor ieder individu ruimte is voor eigen inbreng en ontwikkeling. Een flexibele opstelling en bereidheid om de werkplanning aan te passen teneinde de permanentie in het lokaal dienstencentrum te verzekeren. - T.a.v. de polyvalent medewerk(st)er dienstencentrum De nodige informatie tijdig en correct verstrekken aan de polyvalent medewerk(st)er zodat hij/zijn taken kan vervullen. - T.a.v. andere interne diensten van het O.C.M.W. 2 Onderling op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de eigen dienst met de werking van andere diensten van het O.C.M.W. Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de werking van andere diensten. - Verruimende bepalingen

3 Op verzoek van de centrumleid(st)er dienstencentrum en in het belang van de goede werking van het lokaal dienstencentrum kan de administratief medewerk(st)er dienstencentrum ook belast worden met andere taken binnen het O.C.M.W., zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt. 3

4 2.3. Aard van de functie Verantwoordelijkheidsdomein Verantwoordelijk voor de goede afwerking van de opgedragen administratieve taken en dit binnen de afgesproken termijn. Verantwoordelijk voor de eigen werkorganisatie (stellen van prioriteiten, enz.) Specifieke moeilijkheidsgraad Werkbelasting: verschillende taken moeten vaak tegelijk en onder tijdsdruk worden uitgevoerd. Blijvend oog hebben voor hygiëne, orde en netheid Voornaamste contacten in de functie Met diverse personen in het kader van de onthaalfunctie van het lokaal dienstencentrum. De administratief medewerk(st)er dienstencentrum heeft daarnaast veelvuldige contacten met interne medewerkers en externe diensten. 4

5 2.4. Functieprofiel Vakkennis Basiskennis van de werking en doelstelling van een O.C.M.W. Goede kennis van de werking en doelstellingen van een lokaal dienstencentrum. Goede kennis van voornaamste bureautica toepassingen. Goede kennis van de BIN-normen. Technische en administratieve vaardigheden De aangehaalde vakkennis op een professionele manier in de praktijk kunnen toepassen. Windows en toepassingen (tekstverwerking, rekenblad ). Nauwkeurig, kernachtig en gestructureerd dossiers kunnen opmaken en bijhouden. Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen, met respect voor de BIN-normen en de huisstijl. Vlot gebruik van moderne kantoorapparatuur en communicatiemedia. Weet op een economische, ergonomische en respectvolle manier gebruik te maken van het materiaal. Persoonlijke en organisatorische vaardigheden Werkzaamheden zelfstandig en systematisch kunnen plannen. Kunnen stellen van prioriteiten binnen de ruime context van de organisatie in het belang van de gebruikers en vrijwilligers. Snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken en functioneel toepassen. Praktische problemen zelf kunnen oplossen. Doorspelen van problemen die betrokkene niet zelf kan oplossen naar de leidinggevende of de juiste dienst/persoon binnen het O.C.M.W. Relationele en communicatieve vaardigheden Doelgericht en bewust kunnen omgaan met zeer verschillende mensen en culturen. 5

6 Vlot een eerste inschatting kunnen maken van uiteenlopende vragen m.b.t. de dienstverlening. Kunnen werken in teamverband. Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback. Duidelijk kunnen communiceren. Zich kunnen inleven in de leefwereld van de gebruikers en vrijwilligers van het lokaal dienstencentrum en eigen handelen erop afstemmen. Overzichtelijke en ordentelijke rapportage, zowel mondeling als schriftelijk. Attitudes Heeft een professionele betrokkenheid tegenover de gebruikers en vrijwilligers van het lokaal dienstencentrum. Objectief zijn en kunnen relativeren. Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen. Bereidheid om eigen mogelijkheden en beperktheden te onderkennen en, indien nodig, spontaan advies te vragen of doorverwijzen wanneer een probleem de eigen competentie te boven gaat. Bereidheid tot permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur, Beschikken over een actieve werkhouding en een grote dosis doorzettingsvermogen. Spontaan initiatief nemen met een creatieve aanpak en een grote dosis doorzettingsvermogen. Het beroepsgeheim respecteren. Anderen benaderen met tact, discretie en respect. Zin voor orde en stiptheid. Aandacht voor een goede handhygiëne. Geduldig en stressbestendig zijn. De nodige flexibiliteit vertonen om zonder moeite te kunnen overstappen van de ene in de andere situatie (bvb. bij nieuwe functieinhoud of nieuwe beleidsopties die van invloed zijn op de functie). Bereid zijn om sporadisch te werken buiten de normale werkuren indien nodig in het belang van de dienst. Loyaal zijn t.a.v. het bestuur. 6

7 3. Benoemings- en aanwervingsvoorwaarden Wordt begeven bij aanwerving, bevordering of interne personeelsmobiliteit. Overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de rechtspositieregeling van het WZC-personeel. 4. Functiewaarderingsniveau - Niveau: C - Weddeschaal: C1 - C3. 5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: centrumleid(st)er dienstencentrum Tweede beoordelaar: O.C.M.W. -secretaris 7