COMPETENTIEMIX VAN DE SUCCESVOLLE PROJECTMANAGER Instrumentalist of ook een beetje psycholoog?

Transcriptie

1 In projectmanagement trainingen wordt ruimschoots aandacht besteed aan plannen, controleren, managen van verwachtingen etc. Maar kun je het dan ook toepassen? Zolang het over het projectmanagement instrumentarium gaat wel, maar de opdracht draait ook vooral om mensen, de organisatie en de processen. Want zodra er psychologische elementen in beeld komen wordt het direct anders. Het komt dan met name aan op het leiderschap en intuïtie van de projectmanager. Het succes van een projectmanager (we kunnen hier overigens ook de programmamanager en de interimmanager noemen) wordt met name bij complexe opdrachten bepaald door zijn persoonlijk en professioneel leiderschap. Dit laatste wil met name zeggen dat de projectmanager zich bewust (bewust ego) is van zijn leiderschapstijl (-en) wanneer een bepaalde situatie dat vraagt en gewoontes / gebruiken weet en durft te doorbreken. Wat is leiderschap in dit perspectief? In het perspectief van dit artikel wordt met name het 'Persoonlijk leiderschap' van de projectmanager bedoeld. Persoonlijk leiderschap is inzicht verwerven in je eigen identiteit, waarden, sterkte/zwakte, interesses, ambities, en gevoel die je samen gedrag kan noemen en deze waar mogelijk verder ontwikkelen. Je eigen koers kiezen. Vanuit de authenticiteit de eigen persoonlijkheid optimaal gebruiken bij het leidinggeven is daarom een grote uitdaging. Voorwaarde is dat je dit wel van je zelf weet. Dit wordt ook het bewuste ego genoemd. Steeds opnieuw wordt er dus teruggekeerd naar de persoon van de leider zelf. Het gaat over de mens die in zijn werk bereid en in staat is te handelen vanuit een visie dat hij/zij vaandeldrager is. Een psychologisch perspectief De projectmanager moet van veel markten thuis zijn. Op het instrumentele vlak is veel te leren; bezielen, authentiek zijn, respecteren, inspireren, kwetsbaar zijn, zin geven, passie, delen, vertrouwen, dromen en dienen zijn woorden die niet in elke training langskomen. Maar ook niet alles is te leren. Veel elementen heb je of heb je niet in je karakter. In de psychologie draait het om het gedrag van mensen; er wordt vaak de term voorbeeldgedrag genoemd. In dit kader het gedrag in de relatie tussen de projectmanager en zijn werkomgeving, het team dat hij leidt of de collega s van de opdrachtgevers kant. Voor de projectmanager geldt: wat is mijn opdracht, welke resultaten moet ik realiseren, wie (gebaseerd op kennis, vaardigheden) heb ik daarvoor nodig en hoe (stijl, karakter en met cultuur als tegenhanger in de organisatie) ga ik het doen. -1-

2 Het is vanuit het genoemde perspectief van belang te weten dat de hedendaagse projectmanager vooral iemand is die zijn team richting geeft, kaders biedt, samenwerkt, de omgeving bij het project betrekt, structureert en verantwoordelijkheden belegt. Er wordt dus veel meer verwacht van hem/haar dan sturing en controle van het team. Meer dan louter het toepassen van het instrumentarium waar menig projectmanagement training mee wordt gevuld. Als je er vanuit gaat dat een project eigenlijk niets meer is dan een normale organisatie, maar nadrukkelijk van tijdelijke aard, zou je kunnen stellen dat een projectmanager gelijke karakteristieken moet hebben als een gepassioneerde ondernemer. Daarmee raken we een belangrijk punt: de begrippen manager en leider worden onterecht op een hoop geveegd. Waar het begrip management zich richt op sturing en controle, richt leiderschap zich ook op visie, richting geven en op de persoonlijke aspecten zoals gedrag van mensen, beïnvloeding en prestatie van mensen. Omdat de rol van projectmanager veel als managementrol wordt gezien en niet als leidersrol is de conclusie hieruit in ieder geval dat het succes van een project in hoge mate wordt bepaald door de projectmanager. Daarbij speelt zijn vermogen om te kunnen schakelen tussen management- en leiderschapstijl een uitermate belangrijke rol. Ik heb dit al vele opdrachtgevers en collega projectmanagers gevraagd: Wanneer is een project succesvol? Het antwoord is altijd als volgt: Projectmanager Gereedschappen Succes? / methoden / technieken Goed Goed Ja Goed Slecht Waarschijnlijk wel Slecht Slecht Nee Slecht Goed Waarschijnlijk niet Hier blijkt duidelijk uit dat de projectmanagers kwaliteiten de echte sleutel zijn tot succes. Harde en zachte kant Er wordt vaak over de harde en zachte kant van (project) management gesproken. Uit het Grote Leiderschapsonderzoek van Intermediair (d.d. 29 november 2006, geschreven door Janka Stoker en Evert de Vos) bleek dat respondenten vooral aan de masculiene managers traditioneel de voorkeur geven terwijl de androgyne leiders het meest werden gewaardeerd. We verwachten van managers dus daadkracht, resultaatgerichtheid en visie (masculiene); maar de menselijke kant dan (androgyne)? De androgyne leiders worden mede gewaardeerd vanwege de aandacht voor de mens zelf en dat hoeft dus niet ten koste te gaan van andere eigenschappen. Hard en zacht lopen hier dus door elkaar. Als projectmanager weet je zeker in het begin van je carrière hier niet altijd goed mee om te gaan; deze bewustwording komt met de tijd! -2-

3 Harde en zachte kant Er wordt vaak over de harde en zachte kant van (project) management gesproken. Uit het Grote Leiderschapsonderzoek van Intermediair (d.d. 29 november 2006, geschreven door Janka Stoker en Evert de Vos) bleek dat respondenten vooral aan de masculiene managers traditioneel de voorkeur geven terwijl de androgyne leiders het meest werden gewaardeerd. We verwachten van managers dus daadkracht, resultaatgerichtheid en visie (masculiene); maar de menselijke kant dan (androgyne)? De androgyne leiders worden mede gewaardeerd vanwege de aandacht voor de mens zelf en dat hoeft dus niet ten koste te gaan van andere eigenschappen. Hard en zacht lopen hier dus door elkaar. Als projectmanager weet je zeker in het begin van je carrière hier niet altijd goed mee om te gaan; deze bewustwording komt met de tijd! Ook opdrachtgevers spelen hierbij een belangrijke rol: Want is er wel een opdrachtgever die zich voor het geven van een projectopdracht afvraagt: welk type mens heb ik eigenlijk nodig als projectmanager? vult hij/zij mij aan? gaat hij/zij mij helpen het probleem op te lossen? moet hij/zij echt bij de cultuur van het bedrijf passen of juist niet? Ook tijdens intakegesprekken voor een nieuwe opdracht of tijdens een sollicitatiegesprek wordt vaak getracht antwoorden te vinden door vanuit vakmanschap en leiderschap het gesprek te voeren. Dat projectmanagement een vak is geworden is duidelijk; dat niet elke projectmanager op elke opdracht past is ook duidelijk maar hoe leid je dat af uit gedrag? Hoe bepaal je in een uur dat de persoon die tegenover je zit de juiste is? Misschien verkoopt hij of zij zich gewoon heel goed. Kortom vragen die niet alleen op basis van intuïtie beantwoord kunnen worden. Door een realistische vorm te simuleren kun je e.e.a. enigszins objectiveren. Het succes van een projectmanager Het optische succes van een projectmanager: als het project binnen tijd, budget en met het gewenste resultaat eindigt. Maar hier zit een wereld achter. Als een projectmanager een opdracht via de kortste weg van A naar B kan brengen is het meestal het eerste soort project dat deze krijgt toebedeeld. Met een training methoden en technieken kom je ver; je hoeft niet zoveel met de projectomgeving rekening te houden: opdracht en gewenst resultaat staan vast, budget ook. De benodigde menskracht in je team is beperkt en eenvoudig aan te sturen. Maar dan Psychologie van de koude grond De eerste keer dat je echt met veranderingen doorvoeren, weerstanden, risico s te maken krijgt doe je vaak een beroep op jezelf en het leiderschap dat je in je hebt. Je maakt gebruik van je professionele ervaring en intuïtie. -3-

4 Uiteindelijk is leiderschap een verlengde van je persoonlijk leiderschap: de vaardigheid die je hebt om adequaat te reageren op situaties die zich in de opdracht en de opdrachtomgeving voordoen. De projectimpact moet ook gemanaged worden en wel vanuit 5 verschillende invalshoeken. projectmanager en de leiderschap van de opdrachtgever; projectmanager en huidige leiderschapscultuur van de onderneming; projectmanager en leiderschapscultuur nodig binnen het project; projectmanager en gewenst leiderschapscultuur in de onderneming na het project. Pas je als menstype wel bij de opdracht, de organisatie, de organisatiecultuur? Klikt het met de opdrachtgever? Met welke weerstanden moet ik rekening houden? Hoe politiek is de opdrachtorganisatie eigenlijk en hoe behendig ben je zelf? Dat betekent dat naast kennis en vaardigheden die je hebt geleerd, stijl (hoe doe je dingen?) en karakter (wie ben je?) een heel eigen dimensie vormen. Ondanks de nodige levenservaring, weten waar je sterke punten liggen en het geluk hebt gebruik te kunnen maken van seniore en ervaren collega s blijft het psychologie van de koude grond. Het leiderschap van een projectmanager Dit staat los van de functiebenaming projectleider. Het gaat hier om leiderschap. Dat vereist van de projectmanager dat hij/zij zich bewust is van zichzelf en zijn leiderschapskwaliteiten. Hij is in staat om vanuit zijn visie doelen te creëren. Hij kan mensen motiveren hun werk zo te verrichten dat doelen realiseerbaar worden. In de samenwerking met het team, waarin de personen elkaar aanvullen maakt dat hem succesvol. Bewust zijn van je sterke punten vraagt om een analyse van jezelf. Verder zijn er vragen die opkomen: Welk type leider/ manager ben ik eigenlijk? Heb ik wel talent om een goede projectmanager te worden? Hoe creëer ik een winnend team? (Hier zul je je zwakke kanten (verstoten kanten) moeten vinden. Het team creëren is dan een techniek.) Hoe creëer ik vertrouwen in en om mijn team? (O.m. door je kwetsbaar op te stellen!) Hoe kan ik het gedrag van anderen beïnvloeden? (Verstoten kanten zichtbaar maken kan alleen de persoon zelf doen; anders is het te bedreigend. En je kan alleen nietbedreigend over komen als je in het bewust ego staat.) -4-

5 Hoe succesvol ben ik tot nu toe eigenlijk (geweest)? Doe zelfonderzoek! Vanuit het leiderschapsperspectief zijn dit de kernvragen die beantwoord moeten worden om ook succesvol te kunnen zijn. Projectmanagement een vak dat bestaat! Op basis van de voorgaande beschouwing kun je dus vaststellen dat een projectmanager vooral een persoon is die qua methodische manier van handelen zijn klassiekers moet kennen zoals b.v. Prince II. Daarnaast is het van belang dat hij/zij vanuit de menskant een projectmanager is die leiderschapskwaliteiten heeft, die zich van zijn eigen stijl en karakter bewust is, zijn team en de opdrachtorganisatie meeneemt in de opdrachtuitvoering en een uitstekende relatie met zijn opdrachtgever heeft. De kwaliteit van de uitvoering en het behaalde resultaat is dus vooral afhankelijk van het leiderschap van de projectmanager. Of hij de methoden en technieken beheerst is dan minder van belang. Het is tenslotte maar een hulpmiddel om het doel op een transparante wijze te bereiken. Voor meer relevante artikelen kunt u kijken bij de rubriek Project Portfolio Management (PPM) Heeft u vragen / opmerkingen of suggesties? Wilt u vrijblijvend advies? Neem dan contact op met de redactie van Kennisportal.com: T E REDACTIE@KENNISPORTAL.COM -5-