Herziene beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement 2012

Transcriptie

1 Herziene beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement 2012 Versie: GS 24 april 2012

2

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Uit wet- en regelgeving volgt dat PS tenminste elke vier jaar het beleid voor weerstandsvermogen, weerstandscapaciteit en risico's dienen vast te stellen. In juni 2008 hebben PS de beleidsnota weerstandsvermogen enrisicomanagementvastgesteld. De herziene nota is in mei 2012 door PS vastgesteld. Deze treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar De beleidsinhoud in vogelvlucht De beleidsnota is een nadere uitwerking van regels uit het Besluit begroten en verantwoorden (BBV) en de Financiële verordening (zie bijlage 1 voor een overzicht van de relevante bepalingen hieruit). De beleidsnota bevat in de eerste plaats regels voor hoe om te gaan met het identificeren en beheersen van risico's. Hierbij gaat het met name om risico's, die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie (d.w.z. financiële consequenties kunnen hebben en mogelijk een beslag zullen leggen op de weerstandscapaciteit). Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de gevolgen van rijksbezuinigingen of claims van derden gericht aan de provincie. In de tweede plaats bevat de beleidsnota regels over hoe om te gaan met weerstandscapaciteit. Dit zijn de middelen die de provincie beschikbaar heeft (of kan maken) om de financiële gevolgen van risico's op te vangen. Hiert)ij gaat het onder andere om de algemene reserve, het deel van de programmareserves waar geen juridisch afdwingbare verplichtingen tegenover staan en de onbenutte belastingcapaciteit. In de derde plaats bevat de beleidsnota regels voor het weerstandsvermogen. Dit is een kengetal dat wordt berekend door de weerstandscapaciteit te delen door definanciëleomvang van risico's. Met dit kengetal kunnen uitspraken gedaan worden over de mate waarin de provincie in staat is om de financiële gevolgen van risico's op te kunnen vangen. Tweemaal per jaar (bij begroting en jaarrekening) wordt in de paragraaf weerstandsvermogen een actueel overzicht gegeven van voor de financiële positie relevante risico's, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen. 1.3 Doel van het beleid Doel van het beleid is om ervoor te zorgen dat er (meerjarig) een zo betrouwbaar mogelijk beeld kan worden gegeven van definanciëlepositie van de provincie. Centrale vraag hierbij is in welke mate de weerstandscapaciteit toereikend is om de financiële gevolgen van risico's op te kunnen vangen. Daamaast heeft het beleid tot doel om adequaat te kunnen anticiperen op actuele ontwikkelingen ten aanzien van risico's en weerstandscapaciteit. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het treffen van beheersmaatregelen en het aanvullen van de weerstand scapaciteit mocht deze ontoereikend zijn. 1.4 Belangrijkste wijziging ten opzichte van de vorige beleidsnota In de herziene nota staat aangegeven dat als een risico zich daadwerkelijk voordoet, dat dan in eerste instantie een oplossing dient te worden gevonden binnen het betreffende programma. Dit is een wijziging ten opzichte van de oude situatie, waarin rechtstreeks een beroep kon worden gedaan op de algemene middelen. Als een risico zich voordoet met incidentele financiële gevolgen en er zijn geen mogelijkheden meer om tot een niet-financiële oplossing te komen (zoals bijstellen ambitie / scope, tijdspad) dan zal in eerste instantie worden gekeken naar dat deel van de betreffende program ma reserve waar geen juridisch afdwingbare verplichtingen tegenoverstaan. Mocht dit in onvoldoende mate een oplossing bieden dan kan een beroep worden gedaan op de algemene middelen (algemene resen/e) of het juridisch niet afdwingbare gedeelte van de andere program ma reserves.

4 1.5 Leeswijzer De beleidsnota is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk twee beschrijft het beleid voor risico's, hoofdstuk drie het beleid voor weerstandscapaciteit en hoofdstuk vier het beleid voor weerstandsvermogen. Bijlage 1 beschrijft de voor deze beleidsnota relevante wet- en regelgeving, bijlage 2 beschrijft de binnen de provincie Zuid-Holland gehanteerde methodiek vanrisicomanagement (zie beleidsregel 1).

5 2. Beleid risico's Dit hoofdstuk beschrijft de beleidsregels voor hoe om te gaan met het identificeren en beheersen van risico's. Deze regels gaan over: 1) het gebmik van een standaard methodiek; 2) halfjaariijkse uitvraag naar risico's van materiële betekenis in relatie tot definanciëlepositie. Beleidsregel 1: Voor het identificeren en beheersen van risico's maakt Zuid-Holland gebruik van een standaard methodiek. De provincie Zuid-Holland maakt gebruik van de RISMAN-methodiek voor het identificeren en beheersen van risico's. Kem van deze praktische methodiek is dat er continu aandacht dient te zijn in de organisatie voor het expliciet maken en beheersen van risico's. Door deze continue aandacht ontstaat een betrouwbaar beeld van relevante risico's en kunnen er tijdig, adequate beheersmaatregelen genomen worden. Hiermee dient te worden voorkomen dat er pas aandacht bestaat voor risico's als er een uitvraag plaatsvindt voor de paragraaf weerstandsvermogen (zie beleidsregel 2). Soms is het dan al te laat om adequate beheersmaatregelen te nemen en is een risico inmiddels een 'voldongen feit' geworden. GS kunnen nadere regels stellen ten aanzien vanrisico-identificatieen -beheersing. Beleidsregel 2: Tweemaal per jaar inventariseert Zuid-Holland de risico's die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Tweemaal per jaar inventariseert de provincie Zuid-Holland de risico's die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hierbij gaat het om risico's diefinanciëleconsequenties kunnen hebben en waarvoor mogelijk een beroep zal worden gedaan op de weerstandscapaciteit. De resultaten van de inventarisatie worden opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen van respectievelijk de begroting / productenraming en de jaarrekening / productenrealisatie. In de paragraaf weerstandsvermogen wordt per risico in ieder geval de volgende informatie opgenomen: naam / omschrijving van het risico; actuele ontwikkelingen; genomen / te nemen beheersmaatregelen; gevolgschade (d.w.z. de maximale schade als het risico zich manifesteert); kans van optreden (d.w.z. de kans dat het risico zich daadwerkelijk voor zal doen); financiële omvang (te berekenen door de gevolgschade te vermenigvuldigen met de kans van optreden); termijn (d.w.z. de termijn waarbinnen het risico zich naar venwachting voor zal doen); frequentie (d.w.z. hoe vaak een risico zich naar verwachting voor zal doen); incidenteel / structureel (d.w.z. of sprake is van incidentele danwei structurele financiële effecten als het risico zich voordoet). Risico's met een gevolgschade vanaf 1,0 min worden opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting / jaarrekening; risico's met een gevolgschade tussen de 0,1 en 1,0 min worden opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen van de productenramingz-realisatie. Risico's met een gevolgschade kleiner dan 0,1 min maken (vanwege de beperkte materialiteit) geen deel uit van de inventarisatie en worden dan ook niet opgenomen in de paragraaf.

6 In sommige gevallen is het mogelijk om wel het risico, maar dan zonder de financiële kwantificering op te nemen in de paragraaf. In de eerste plaats gaat het hierbij om niet-kwantificeerbare risico's. Dit zijn risico's waarvan aannemelijk kan worden gemaakt dat zij van materiële betekenis zullen zijn in relatie tot de financiële positie, maar waarvan de financiële impact en/of kans van optreden (vooralsnog) niet zijn in te schatten. Bij deze risico's dient we! te worden aangegeven op welke termijn ze alsnog te kwantificeren zijn. Dit is van belang voor de mate waarin een betrouwbaar beeld kan worden gegeven van de financiële positie van Zuid-Holland. In de tweede plaats gaat het om risico's waarvan aannemelijk kan worden gemaakt dat publicatie van de kans van optreden / financiële impact ten koste gaat van een financieel, provinciaal belang (bijvoorbeeld ingeval van onderhandelingen met derden). PS dienen dan wel vertrouwelijk te worden geïnformeerd over de kans van optreden / financiële impact van deze risico's. Dit is van belang voor de mate waarin een betrouwbaar beeld kan worden gegeven van de financiële positie van Zuid-Holland. In besluitvormingsvoorstellen wordt eveneens ingegaan op risico's met mogelijk financiële gevolgen. Hierdoor kan een integrale afweging worden gemaakt in de besluitvorming op basis van een volledig zicht op mogelijke financiële consequenties. In het besluitvormingsvoorstel wordt alle relevante informatie ten aanzien van het risico beschreven (zoals omvang, kans van optreden, beheersmaatregelen). Tevens wordt aangegeven of betreffend risico (bij eerstvolgende begroting /jaarrekening) zal worden aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen.

7 3. Beleid weerstandscapaciteit Dit hoofdstuk beschrijft de regels voor de samenstelling en inzet van de weerstandscapaciteit. Deze regels gaan over: 1) het aanmelden van een risico voor de paragraaf weerstandsvermogen; 2) het opvangen van definanciëlegevolgen van risico's; 3) de samenstelling van de weerstandscapaciteit. Beleidsregel 3: Risico's die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie dienen tijdig en volledig te worden aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen; Als een risico (dat tijdig en volledig was aangemeld) voor de paragraaf weerstandsvermogen zich voordoet dient in eerste instantie een oplossing te worden gevonden binnen het betreffende begrotingsprogramma. Alle risico's die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie dienen tijdig en volledig te worden aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen. Dit is een voorwaarde om meerjarig zo betrouwbaar mogelijke uitspraken te kunnen doen over de financiële positie van Zuid-Holland. Als een risico (dat tijdig en volledig is aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen) zich voordoet zal in eerste instantie dekking dienen te worden gevonden binnen het betreffende begrotingsprogramma. In de herziene nota staat aangegeven dat als een risico zich daadwerkelijk voordoet, dat dan in eerste instantie een oplossing dient te worden gevonden binnen het betreffende programma. Dit is een wijziging ten opzichte van de oude situatie, waarin rechtstreeks een beroep kon worden gedaan op de algemene middelen. Als een risico zich voordoet met incidentele financiële gevolgen en er zijn geen mogelijkheden meer om tot een niet-financiële oplossing te komen (zoals bijstellen ambitie / scope, tijdspad) dan zal in eerste instantie worden gekeken naar dat deel van de betreffende programmareserve waar geen juridisch afdwingbare verplichtingen tegenoverstaan. Mocht dit in onvoldoende mate een oplossing bieden dan kan een beroep worden gedaan op de algemene middelen (algemene reserve) of het juridisch niet afdwingbare gedeelte van de andere programmareserves. Hierbij dient te worden aangegeven welke acties zijn ondemomen om het risico binnen het eigen programma op te lossen. Voor risico's met structurele financiële gevolgen geldt dezelfde redenatie. Ook hier zal eerst een structurele oplossing binnen het eigen programma gevonden dienen te worden. Voor een risico dat ten onrechte niet (tijdig en volledig) was aangemeld voor de paragraaf weerstandsvermogen dient per definitie dekking te worden gevonden binnen het betreffende programma. Specifiek ten aanzien van infrastructurele projecten geldt dat bij het ramen van deze projecten bepaalde onzekerheidsmarges worden gehanteerd voor het opvangen van een wijziging van de projectkosten, alsmede voor kleine scopewijzigingen.^ Daamaast wordt voor het opvangen van risico's in de kostenraming een post (object-/project) onvoorzien gehanteerd. Mochten bovengenoemde buffers ontoereikend blijken te zijn, dan dient binnen het MPI dekking te worden gevonden. ' De te hanteren onzekerheidsmarges zijn: 30% (+/-) in de verkenningsfase; 20% (+/-) bij het vooriopig ontwerp; 10% (+/-) bij het definitief ontwerp. Alleen op basis van feitelijke detailanalyses kan besloten worden van deze standaarden af te wijken.

8 Beleidsregel 4: De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit: 1) post onvoorzien; 2) begrotingsruimte; 3) onbenutte belastingcapaciteit in combinatie met bezuinigingen. De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit structurele dekkingsmiddelen en wordt ingezet voor het opvangen van risico's met structurele financiële consequenties. Dit volgt uit het begrotingsbeleid van de provincie dat voorschrijft dat stmcturele lasten dienen te worden gedekt door structurele baten (ter voorkoming van toekomstige 'gaten' in de begroting).^ Inzet van structurele weerstandscapaciteit is altijd tijdelijk. Zo spoedig mogelijk zal stmctureel ruimte dienen te worden gevonden in de meerjarenbegroting. De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit: post onvoorzien De begroting bevat een 'post onvoorzien' die kan worden ingezet om structurele tegenvallers op te vangen. begrotingsmimte De meerjarenbegroting geeft voor de komende vier begrotingsjaren de begrotingsruimte weer. Deze middelen zijn beschikbaar om structurele tegenvallers op te vangen (tenzij PS ervoor kiezen om deze middelen in te zetten voor bijvoorbeeld beleidsintensiveringen). onbenutte belastinqcapaciteit in combinatie met bezuinlqinqen De onbenutte belastingcapaciteit is het verschil tussen de werkelijke inkomsten uil de opcenten Motorrijtuigenbelasting (op basis van het jaariijks door PS vast te stellen opcententarief) en de maximale inkomsten uit de opcenten (als PS zouden kiezen voor het wettelijke maximumtarief). De hoogte van het opcententarief is een beleidskeuze van PS. Voordat een beroep wordt gedaan op de onbenutte belastingcapaciteit, zullen eerst bezuinigingen worden verkend en voorgesteld aan PS. Dit om te voorkomen dat structurele tegenvallers eenzijdig worden neergelegd bij burgers en bedrijven in de provincie Zuid-Holland. Beleidsregel 5 1. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit: 1) algemene reserve; 2) programmareserves. 2. De omvang van de algemene reserve (dat beschikbaar is als weerstandscapaciteit) bedraagt minimaal 30% van de financiële omvang van alle in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen incidentele risico's met een minimum van 30 min. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit incidentele dekkingsmiddelen en wordt ingezet voor het opvangen van risico's met incidentele financiële consequenties. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit: algemene reserve De algemene reserve is beschikbaar als incidentele weerstandscapaciteit voor zover deze middelen niet beklemd zijn door middel van juridisch afdwingbare afspraken. De algemene reserve dient in de eerste ' Zie programma zes (middelen), taak {behoedzaam ramen en adequaat uitvoeren financieei-sfrategisch beieid) in de begroting (pagina 129 in de t>egroting 2012).

9 plaats als buffer voor het opvangen van onvenvachte tegenvallers. Hiervoor is het van belang dat de algemene reserve een bepaalde minimale omvang heeft en deze ook behoudt. De omvang van de algemene reserve (dat beschikbaar is als incidentele weerstandscapaciteit) bedraagt minimaal 30% van de financiële omvang van alle in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen incidentele risico's met een minimum van 30 min. Mocht de minimumgrens worden onderschreden, dan zal de algemene reserve zo spoedig mogelijk worden aangevuld tot het minimaal vereiste niveau. Dit kan bijvoorbeeld uit het re ken ing resultaat (als dat voldoende positief is) of door te bezuinigen. proqrammareserves Daamaast kan een beroep worden gedaan op de programmareserves, voor zover deze niet beklemd zijn door middel van juridisch afdwingbare afspraken. Overigens kunnen deze middelen (ook als ze niet beklemd zijn) niet worden ingezet zonder beleidskeuzes te maken. Gereserveerde middelen zijn namelijk rechtstreeks gekoppeld aan te realiseren beleid. Program ma reserves mogen alleen worden aangehouden voor concrete, binnen bepaalde tijd te realiseren (door PS vast te stellen) doelen. Van elk onderwerp binnen de programmareserves dient te worden aangegeven wat het concrete doel is, het bestedingsritme en de maximale looptijd (zie hiervoor de beleidsnota 'reserves en voorzieningen' die in juni 2011 door PS is vastgesteld). Hiermee wordt voorkomen dat middelen onnodig (lang) worden 'opgepot' in de programmareserves zonder dat sprake is van een duidelijk bestedingsdoel en reëel tijdspad. Met ingang van 2009 maken de stille reserves geen deel meer uit van de incidentele weerstandscapaciteit.^ Hierbij gaat het om activa (zoals bijvoorbeeld deelnemingen, (on)roerend goed), waarvan de actuele waarde hoger ligt dan de boekwaarde.'' Stille reserves maken geen deel meer uit van de weerstandscapaciteit, omdat de betreffende activa niet snel verhandelbaar zijn. Dit is een voonwaarde om meegenomen te kunnen worden bij de bepaling van de weerstandscapaciteit. ^ PS hebben hiertoe besloten bij het vaststellen van de Jaarrekening 2008 (p. 103). * De stille reserves bestaan met name uit deelnemingen, zoals Bank Nederiandse Gemeenten, Nederlandse Waterschapsbank en PROAV (zie de toelichting op de balans in de Jaarrekening).

10 4. Beleid weerstandsvermogen Dit hoofdstuk beschrijft de regels voor de bepaling en minimumomvang voor het weerstandsvermogen. Beleidsregel 6: 1. Het weerstandsvermogen wordt berekend door de weerstandscapaciteit te delen door de financiële omvang van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico's; 2. Zuid-Holland streeft naar een weerstandsvermogen van minimaal twee. Deze beleidsregel kan als volgt worden weergegeven: weerstandsvermogen = weerstandscapaciteit { 's) s 2 risico's ( 's) Het weerstandsvermogen is een kengetal dat wordt berekend door de weerstandscapaciteit te delen door de financiële omvang van de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen risico's. Met behulp van dit kengetal worden uitspraken gedaan over de mate waarin de provincie in staat is om de financiële gevolgen van risico's op te kunnen vangen. Een weerstandsvermogen van minimaal 'twee' betekent dat Zuid-Holland emaar streeft dat voor elke euro aan risico's minimaal twee euro aan weerstandscapaciteit beschikbaar is. De hoogte van de streefwaarde kan rechtstreeks gekoppeld worden aan de mate waarin de provincie in staat is om risico's adequaat te kunnen identificeren / kwantificeren en te beheersen. In ideale omstandigheden zou een weerstandsvermogen van 1 a 1,5 toereikend moeten kunnen zijn. De afgelopen jaren zijn diverse maatregelen genomen om het risicomanagement binnen de provincie verder te verbeteren. Dit heeft onder andere geresulteerd in een paragraaf weerstandsvermogen, waarin PS uitgebreid worden geïnformeerd over voor de financiële positie relevante risico's en de toereikendheid van de weerstandscapaciteit. Desondanks is momenteel nog in onvoldoende mate sprake van een compleet beeld van de financiële omvang van risico's. Dit komt vooral door het aantal risico's waarvan de financiële gevolgen (vooralsnog) niet zijn in te schatten (niet-kwantificeerbare risico's). Vanwege de aanwezigheid van deze onzekemeden is ervoor gekozen om de streefwaarde voor het weerstandsvermogen vooralsnog te handhaven op 'twee' (overeenkomstig het kengetal uit de beleidsnota 'weerstandsvermogen en risicomanagement 2008'). Als in een later stadium blijkt dat - meer dan nu het geval is - een compleet beeld kan worden gegeven van de financiële omvang van risico's, kan overwogen worden om de streefwaarde voor het weerstandsvermogen naar beneden bij te stellen. 10

11 Bijlage 1: wet- en regelgeving Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten Artikel 3 1. De begroting, de meerjarenraming, de jaarstukken en de producten raming en de producten realisatie geven volgens normen die voor gemeenten en provincies als aanvaardbaar worden beschouwd een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en de lasten. In het bijzonder provinciale staten en de raad moeten in staat zijn zich een zodanig oordeel te vormen. 2. De begroting, de meerjarenraming, de producten ram ing en de toelichtingen geven duidelijk en stelselmatig de omvang van alle geraamde baten en lasten, alsmede het saldo ervan weer. De begroting geeft tevens duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie. 3. De jaarstukken, de productenrealisatie en de toelichtingen geven getrouw, duidelijk en stelselmatig de baten en lasten van het begrotingsjaar, alsmede het saldo ervan weer. De jaarrekening geeft tevens een getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht in de financiële positie aan het einde van het begrotingsjaar. Artikel 9. lid 2(b) De begroting bevat tenminste de volgende paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect bij de provincie niet aan de orde is: [...] b. weerstandsvermogen. Artikel Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie [...] beschikt of kan beschikken om niet-begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot definanciëlepositie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat tenminste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico's; c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's. Financiële verordening Artikel 11 Beleidsnota's 1. Provinciale Staten stellen definanciëlekaders vast in beleidsnota's: 2. De beleidsnota's gaan in op de beleidsuitgangspunten en de kaderstelling, voor zover deze nog niet zijn geregeld in de geldende regelgeving, zoals de Provinciewet en het BBV; 3. Provinciale Staten stellen tenminste eenmaal in de vier jaar de volgende beleidsnota's vast: [...] d. Weerstandsvermogen en risicomanagement. Artikel 15 Beleidsnota weerstandsvermogen en risicomanagement De nota verschaft tenminste uitgangspunten ten aanzien van: a. het risicomanagement; b. het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins; c. het bepalen van het gewenste weerstandsvermogen. 11

12 Bijlage 2: methodiek voor risicomanagement standaard methodiek voor risicomanagement Met ingang van 2005 maakt de provincie Zuid-Holland gebruik van de RISMAN-methodiek. Dit is een praktische methodiek, die handvaten biedt voor het identificeren en beheersen van risico's. Kem van de methodiek is dat er continu aandacht dient te zijn in de organisatie voor het expliciet maken en beheersen van risico's. Door deze continue aandacht ontstaat een betrouwbaar beeld van relevante risico's en worden er tijdig, adequate beheersingmaatregelen genomen. Hiermee dient te worden voorkomen dat er pas aandacht bestaat voor risico's als er een uitvraag plaatsvindt voor de paragraaf weerstandsvermogen. Soms is het dan al te laat om nog adequate beheersmaatregelen te nemen en is een risico inmiddels bijna een 'voldongen feit' geworden. Risicomanagement als cyclus Kenmerkend voor de methodiek is dat risicomanagement wordt gezien als een cyclus, die bestaat uit een aantal stappen die onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Deze stappen zijn: 1. uitvoeren integrale risicoanalyses; 2. vaststellen van beheersmaatregelen; 3. implementeren van beheersmaatregelen; 4. evalueren van beheersmaatregelen; 5. actualiseren van de risicoanalyse. Stap 1: uitvoeren integrale risicoanalyse In alle kritische dossiers / projecten worden risicoanalyses uitgevoerd en geactualiseerd. Hierbij gaat het in ieder geval om de financiële consequenties van risico's, maar ook niet-financiële consequenties kunnen aan de orde komen. Bij niet-financiële consequenties gaat het bijvoorbeeld om beleid wat niet of te laat gerealiseerd gaat worden of reputatieschade voor de provincie. Bij een risicoanalyse wordt per risico in ieder het volgende in kaart gebracht: gevolgschade: daar waar mogelijk wordt deze gekwantificeerd; kans van optreden: daar waar mogelijk wordt hier een inschatting van gemaakt; de volgende categorieën worden hiertdij gehanteerd: kans van optreden is nihil, 0-25%, 25-50%, 50-75% of %; omvang: te berekenen door de gevolgschade te vermenigvuldigen met de kans van optreden; termijn waarbinnen het risico zich naar venwachting voor zal doen; frequentie van het risico (v.b. eenmalig, meerdere keren). Op basis van deze informatie kan een prioritering worden gemaakt van de risico's die als eerste / de meeste aandacht behoeven van management en/of bestuur. Stap 2: vaststellen van beheersmaatregelen Op basis van de risicoanalyse worden beheersmaatregelen getroffen. Doel hiervan is om de gevolgschade en/of de kans van optreden van risico's te reduceren. Bij het treffen van beheersmaatregelen zal steeds een afweging gemaakt moeten worden tussen de kosten ervan en het te verwachten effect. Er zijn vier strategieën voor het beheersen van risico's: 1) accepteren: er worden geen maatregelen getroffen; 2) vermijden: bijvoorbeeld door het niet starten / beëindigen van risicovolle taken; 3) overdragen: bijvoorbeeld door contractuele afspraken met derden / verzekeren van het risico; 12

13 J 4) actief verminderen: bijvoorbeeld door lobby of administratieve maatregelen. Als een risico financiële gevolgen kan hebben, dient expliciet te worden aangegeven hoe hiermee om wordt gegaan. Belangrijke vragen hierbij zijn: Kunnen risicovolle taken worden beëindigd / afgebouwd indien nodig? Kunnen definanciëlegevolgen worden overgedragen aan een derde (v.b. door het maken van contractuele afspraken met derden, het in rekening brengen van te maken kosten bij derden (tariefstelling) of door het risico te verzekeren)? Zijn definanciëlegevolgen te dekken uit begrotingsmiddelen, bijvoorbeeld: o opvangcapaciteit binnen projecten (zoals bij infrastructurele projecten); o vrijspelen van middelen door bezuinigen / maken beleidskeuzes; o dekking vanuit voorziening (bedoeld omfinanciëlegevolgen op te vangen).^ Op basis van de te nemen beheersmaatregelen wordt een herberekening gemaakt van de gevolgschade en de kans van optreden. Stap 3: implementeren van beheersmaatregelen De beheersmaatregelen worden feitelijk uitgevoerd. Stap 4: evalueren van beheersmaatregelen Periodiek wordt beoordeeld of de beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en wat het feitelijke effect ervan is. Stap 5: actualiseren van de risicoanalyse Op basis van de evaluatie wordt derisicoanalysegeactualiseerd en worden (indien nodig) aanvullende beheersmaatregelen genomen. In de geactualiseerde analyse is daarnaast ook aandacht voor risico's die komen te vervallen en nieuwe risico's. Zie de herziene beleidsnota reserves en voorzieningen 2011 voor de regels met betrekking tot het instellen van een voorziening. 13