NOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN Pagina 1 van 24

Transcriptie

1 NOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN Pagina 1 van 24

2 Inhoudsopgave HOOFDSTUK I SAMENVATTING WEERSTANDSCAPACITEIT INTEGRAAL RISICOMANAGEMENT WEERSTANDSVERMOGEN 6 HOOFDSTUK II INLEIDING INLEIDING LEESWIJZER DOELSTELLING RELATIE MET NOTA GRONDBELEID EN ACTUALISATIE GRONDEXPLOITATIES EXTERNE EN INTERNE KADERS HET BBV DE FINANCIËLE VERORDENING GEMEENTE KAAG EN BRAASSEM 9 HOOFDSTUK III DEFINITIES INLEIDING WEERSTANDSCAPACITEIT RISICO WEERSTANDSVERMOGEN RISICOMANAGEMENT 11 HOOFDSTUK IV WEERSTANDSCAPACITEIT INLEIDING ONDERDELEN WEERSTANDSCAPACITEIT 11 HOOFDSTUK V RISICO S EN RI SIC OMANAG EMENT INLEIDING RISICO S INTEGRAAL RISICOMANAGEMENT IDENTIFICEREN RISICO S BEOORDELEN KANS EN GEVOLG KWANTIFICEREN (KANS X GEVOLG) ONTWIKKELEN BEHEERSMAATREGELEN IMPLEMENTEREN MAATREGELEN TAKEN EN BEVOEGDHEDEN EVALUEREN EN RAPPORTEREN 21 Pagina 2 van 24

3 HOOFDSTUK VI WEERSTANDSVERMOGEN INLEIDING SAMENHANG WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOMANAGEMENT BEOORDELING WEERSTANDSVERMOGEN 22 HOOFDSTUK VII PLANNING & CONTROLCYCLUS INLEIDING KOPPELING MET P&C-CYCLUS RISICOMANAGEMENT MONITOREN EN BEWAKEN WEERSTANDSVERMOGEN AANPASSEN WEERSTANDSVERMOGEN 24 Pagina 3 van 24

4 HOOFDSTUK I SAMENVATTING Met de Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen van de gemeente Kaag en Braassem worden de volgende doelen beoogd: 1. Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten 2. Reduceren van de gevolgen van risico's 3. Voldoen aan wet- en regelgeving 4. Verhogen van het risicobewustzijn in de gemeentelijke organisatie 5. Het telkens beschikbaar hebben van actueel inzicht in het weerstandsvermogen en de risico's 6. Het beschikbaar hebben van toetsingcriteria voor het beoordelen van het weerstandsvermogen van de gemeente Hieronder zijn de verschillende variabelen schematisch met elkaar in verband gebracht. In deze nota wordt gesproken over risico s, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen. Voor definities verwijzen wij naar hoofdstuk 3.. RISICO'S (na a r ca te gorie ë n) WEERSTANDSCAPACITEIT - bedrijfsproces - de algemene reserves - financieel - bestemmingsreserves - imago / politiek - stille en geheime reserves - informatie / strategie - de onbenutte belastingcapaciteit - juridisch / aansprakelijkheid - begrotingsruimte - letsel / veiligheid - kostenreductie (bezuinigingen) - materieel - milieu - personeel / arbo - product / dienst - verbonden partijen/deelnemingen - overige risico's FLEXIBILITEIT SAMENLOOP VAN RISICO'S WEERSTANDSVERMOGEN (figuur 1) De verhouding risico s, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen 1.1 Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwacht en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en de uitvoering van het door de raad bepaalde beleid in gevaar komen. In theorie maken de volgende zaken onderdeel uit van de weerstandscapaciteit: Pagina 4 van 24

5 Bestandsdeel weerstandscapaciteit incidenteel structureel - de algemene reserve X - bestemmingsreserves X - stille en geheime reserves X - de onbenutte belastingcapaciteit X - begrotingsruimte X - kostenreductie (bezuinigingen) X (figuur 2) Bestandsdelen van de weerstandscapaciteit De gemeente Kaag en Braassem gebruikt de incidentele weerstandscapaciteit om incidentele tegenvallers te dekken. Tevens kunnen tegenvallers die structureel van aard zijn en waarvoor niet direct structurele middelen beschikbaar zijn, eenmalig ten laste van de incidentele weerstandscapaciteit worden gebracht waarna vervolgens bij de eerstvolgende begroting structurele dekking moet worden aangewezen. 1.2 Integraal risicomanagement De in deze nota benoemde risico s kunnen worden beheerst met behulp van integraal risicomanagement. In deze nota wordt een model voor Integraal Risicomanagement voor de gemeente Kaag en Braassem voorgelegd. Wij hanteren de volgende definitie van Integraal risicomanagement: Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces In het proces risicomanagement worden de volgende stappen onderscheiden: Identificeren Beoordelen Kwantificeren Bepalen van activiteiten en maatregelen Uitvoeren van activiteiten en maatregelen Evalueren en rapporteren De gemeente Kaag en Braassem kiest ervoor om het risicomanagement en de bewaking van het weerstandsvermogen te borgen in de Planning & controlcyclus. Concreet betekent dit dat: jaarlijks bij het opstellen van de programmabegroting een risico-inventarisatie en een beoordeling van het weerstandsvermogen wordt uitgevoerd; in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd over de risico s zoals die in de programmabegroting zijn benoemd; in de tussentijdse bestuursrapportage risico s worden gemeld, die ten opzichte van de begroting nieuw zijn of die significant afwijken; het bewustzijn inzake risico s in de gemeentelijke organisatie wordt verhoogd. Pagina 5 van 24

6 1.3 Weerstandsvermogen Berekening weerstandsvermogen: De benodigde weerstandscapaciteit wordt afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt de ratio van het weerstandsvermogen: RATIO WEERSTANDSVERMOGEN = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Beoordeling weerstandsvermogen: Een ratio tussen de 1 en de 1,4 is een indicatie dat de het weerstandsvermogen voldoende is. De gemeente kaag en Braassem streeft een weerstandsvermogen te hebben dat ten minste voldoende is, dit komt overeen met een ratio weerstandsvermogen van minimaal 1,0. Voor de risico s met structurele gevolgen wordt een ratio van gemiddeld minimaal 1,0 in de periode van het meerjarenperspectief als ondergrens voldoende geacht. Jaarlijks zal in de weerstandsparagraaf bij de begroting een berekening van de ratio van het weerstandsvermogen worden opgenomen, waarmee er telkens actueel inzicht wordt gegeven over de stand van zaken omtrent dit belangrijke gegeven.. HOOFDSTUK II INLEIDING 2.0 Inleiding Voor u ligt de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement gemeente Kaag en Braassem Deze nota vloeit voort uit een eerdere toezegging aan de gemeenteraad om deze nota op te stellen, wet en regelgeving en om een andere benadering in het beheersen van risico s te kunnen bewerkstelligen. Na het vaststellen van deze nota dient er ten aanzien van dit onderwerp nog een aanvullende paragraaf te worden opgenomen bij de eerstvolgende aanpassing in de financiële verordening Kaag en Braassem. Gemeenten zijn vrij in de wijze waarop het beleid ten aanzien van het weerstandsvermogen en het risicomanagement worden vorm gegeven. Hiervoor zijn geen richtlijnen vastgelegd. Gemeenten moeten zelf een beleidslijn formuleren over de in hun organisatie noodzakelijk geachte weerstandscapaciteit in relatie tot de risico s. In deze nota is het beleid voor de gemeente Kaag en Braassem vastgelegd. In het vorige hoofdstuk is een samenvatting gegeven, hieronder wordt als leeswijzer een overzicht gegeven van de verdere opbouw van deze Nota. Pagina 6 van 24

7 2.1 Leeswijzer De nota is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk Inhoud 2 Inleiding Toelichting op de doelstellingen en het wettelijk kader van deze nota 3 Definities Toelichting op de in deze nota gebruikte definities 4 Weerstandscapaciteit Toelichting op onderdelen van de weerstandscapaciteit 5 Risicomanagement Toelichting op de kwantificatie van risico's en de rollen en verantwoordenlijkheden. 6 Weerstandsvermogen Toelichting op de berekening van het weerstandsvermogen. 7 P&C-cyclus Toelichting op de inbedding van het risicomanagement in de P&C-cyclus 2.2 Doelstelling Met de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement worden de volgende doelen beoogd: 1. Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten 2. Reduceren van de gevolgen van risico's 3. Voldoen aan wet- en regelgeving 4. Verhogen van het risicobewustzijn 5. Actualisering van het weerstandsvermogen en de risico's 6. Creëren van toetsingscriteria voor de beoordeling van het weerstandsvermogen van de gemeente Kaag en Braassem Op ieder van deze doelen volgt hieronder een korte toelichting: 1. Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten De raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Een exact sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller met financiële consequenties een budgettair probleem oplevert. In dat geval staan de programma s en daarmee het beleid van de gemeente onder druk. Daarom heeft een gemeente weerstandsvermogen nodig. In het dualistische stelsel heeft de raad een kaderstellende, budgetbepalende en controlerende taak. Met deze nota geeft de raad de kaders met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement aan en stelt de raad het beleid vast waarbinnen de gemeente Kaag en Braassem moet opereren. De kaders en beleidsuitgangspunten zullen er voor moeten zorgen dat het weerstandsvermogen en het risicomanagement een structureel onderdeel vormen van de planning & controlcyclus en dat Kaag en Braassem voldoende weerstandsvermogen heeft. 2. Reduceren van de gevolgen van risico's Gebeurtenissen voortvloeiende uit risico s kunnen het halen van doelen belemmeren. Als de risico s en de aanwezige weerstandscapaciteit in kaart zijn gebracht, is het mogelijk zodanig beleid te ontwikkelen dat de impact van risico s gereduceerd wordt. Dit kan door de weerstandscapaciteit te verhogen of de risico s te verminderen; 3. Voldoen aan wet- en regelgeving De gemeente Kaag en Braassem heeft momenteel al beleid over weerstandsvermogen en risicomanagement. Dit wordt ook via wet- en regelgeving (Besluit Begroting en Verantwoording en de Gemeentewet) verplicht gesteld. Door het vaststellen van deze nota en een actualisatie hiervan om de vier jaar voldoet de gemeente Kaag en Braassem aan haar wettelijke verplichtingen. Pagina 7 van 24

8 4. Verhogen van het risicobewustzijn Naast de kaderstelling en het voldoen aan wet- en regelgeving, is een ander belangrijk doel van deze nota het verhogen van het risicobewustzijn. Dit bewustzijn is zowel van belang op het niveau van het bestuur als van het management. Voor het bestuur geldt dit vooral bij het stellen van kaders en het nemen van belangrijke besluiten. Het management zorgt voor een goede informatieverstrekking over risico s richting bestuur ten behoeve van de besluitvorming. Daarnaast is het management verantwoordelijk voor het beheersen van de risico s. Verder moet de organisatie zich er van bewust zijn dat het risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & controlcyclus. 5. Actualisering van het weerstandsvermogen en risico's In de begroting en het jaarverslag is een paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen opgenomen. Indien zich tussentijds belangrijke ontwikkelingen voordoen zal hierover tevens worden gerapporteerd in de bestuursrapportage. Tevens is er een nota Reserves en voorzieningen opgesteld die periodiek wordt geactualiseerd. Op deze wijze bestaat er telkens een zo actueel mogelijk beeld van de weerstandscapaciteit en de onderkende risico s. 6.Toetsen of de gemeente Kaag en Braassem voldoende weerstandsvermogen heeft In deze nota worden de kaders gegeven om in de planning en controlcyclus te toetsen of de gemeente nog over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Door de weerstandscapaciteit af te zetten tegen het verwachte financiële gevolg van alle risico s zullen conclusies getrokken kunnen worden over het weerstandsvermogen van de gemeente. 2.3 Relatie met Nota Grondbeleid en actualisatie grondexploitaties De nota grondbeleid bevat de uitgangspunten ten aanzien van het grondbeleid. Daarin wordt o.a. vastgesteld dat de grondcomplexen jaarlijks twee keer worden geactualiseerd. De raad creëert met de vaststelling van de nota grondbeleid tevens het kader voor het risicomanagement gericht op grondexploitaties. Het risicomanagement van grondexploitaties sluit aan op het algemene risicomanagement zoals beschreven in de voorliggende Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement en de periodieke rapportage daarover maakt een belangrijk onderdeel uit van de betreffende paragrafen bij de begroting en jaarrekening. 2.4 Externe en interne kaders Het externe kader van deze nota is vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De interne richtlijnen t.a.v. van dit onderwerp moeten nog worden opgenomen in de financiële verordening van de gemeente Kaag en Braassem Het BBV In 2003 heeft het rijk het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) vastgesteld. Dit besluit vervangt vanaf het begrotingsjaar 2004 het Besluit comptabiliteitsvoorschriften Het BBV bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting Pagina 8 van 24

9 en het jaarverslag en de jaarrekening. Ook worden hier de zeven paragrafen opgesomd die een gemeente minstens in haar begroting dient op te nemen. De paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen is één van deze zeven paragrafen. Ze bevat volgens artikel 11 ten minste: a) een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b) een inventarisatie van de risico s; c) het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. Ten aanzien van het laatstgenoemde onderdeel c) wordt het onderstaande opgemerkt. De handreiking duale begroting van het Ministerie van BZK is een handreiking voor gemeenten om te komen tot een optimale inrichting van de begroting, rekening houdend met de Gemeentewet en het BBV. Volgens deze handreiking zijn er twee manieren om met de paragrafen om te gaan: Mogelijkheid I). In de paragraaf bij de begroting worden de beleidskaders vastgesteld. Het gevaar hiervan is dat de paragraaf al snel het karakter krijgt van een jaarlijkse beleidsnota en uitdijt tot omvangrijke onderdelen, herhalingen bevat en daardoor minder effectief is. Mogelijkheid II). De gemeente stelt een beleidsnota op voor het terrein van de desbetreffende paragraaf. Zo n nota geeft dan de kaders aan die van belang zijn, de toetsingsinstrumenten en de momenten en wijze waarop gerapporteerd wordt. De nota is leidend bij het opstellen van de paragrafen. Mogelijkheid II geniet de voorkeur, wat inhoudt, dat het beleid wordt vastgelegd in een nota risicomanagement en weerstandsvermogen. In de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen van de begroting wordt de geactualiseerde informatie zoals bedoeld bij de onderdelen a en b opgenomen. Dit gebeurt tevens maar dan in de verslaggevende sfeer bij de jaarrekening De Financiële verordening gemeente Kaag en Braassem Artikel 212 van de Gemeentewet geeft aan de raad de opdracht om bij verordeningen de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast te stellen. Deze verordening is op 14 juli 2014 door de raad vastgesteld als Financiële verordening gemeente Kaag en Braassem In de genoemde verordening is nog geen bepaling opgenomen omtrent het opstellen en/of bijstellen van de nota weerstandsvermogen en risicomanagement. Samengevat: In het BBV is geregeld dat er een paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen opgenomen moet zijn in de begroting en in de jaarstukken. In de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen kan verwezen worden naar de beleidsnota Weerstandsvermogen en risicomanagement gemeente Kaag en Braassem. In de begroting wordt een actualisatie van de verwachtingen rond het weerstandsvermogen en de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico s gegeven en in de rekening en (waar nodig tussentijds in de bestuursrapportages) de verantwoording hierover. Pagina 9 van 24

10 Deze nota Weerstandsvermogen en risicomanagement gemeente Kaag en Braassem zal om de vier jaar geactualiseerd en vastgesteld worden, hetgeen nog moet worden vastgelegd in de financiële verordening Kaag en Braassem. HOOFDSTUK III DEFINITIES 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de begrippen weerstandscapaciteit, risico, weerstandsvermogen en risicomanagement gedefinieerd, omdat ze essentieel zijn voor deze nota en regelmatig terugkomen. Van de begrippen bestaan soms meerdere definities. Er is steeds gekozen voor de definitie die het meest algemeen in gebruik is of die het beste bij Kaag en Braassem past. 3.2 Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Het gaat om die elementen waarmee de nadelige financiële effecten van eventuele tegenvallers bekostigd kunnen worden. Voorbeelden hiervan zijn het vrij beschikbare deel van de algemene reserve, maar ook onbenutte belastingcapaciteit en eventueel aanwezige stille reserves. Onderscheid wordt gemaakt in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onder incidentele weerstandscapaciteit wordt verstaan de capaciteit die de gemeente heeft om tegenvallers eenmalig op te vangen. Onder structurele weerstandscapaciteit verstaan we middelen die permanent inzetbaar zijn om tegenvallers met structurele effecten op te vangen. 3.3 Risico Een risico is een kans op een niet te voorspellen gebeurtenis welke een nadelig effect kan hebben op de organisatie, de doelen die zijn gesteld of de financiële positie van de gemeente Kaag en Braassem. De risico s die relevant zijn voor het weerstandsvermogen zijn die risico s die een financieel nadelig gevolg kunnen hebben, waarmee geen rekening is gehouden in de begroting. Doen deze risico s zich voor dan worden ze ondervangen via het weerstandsvermogen. Voor een aantal risico s geldt dat er geen beroep hoeft te worden gedaan op het weerstandsvermogen. Dit betreffen risico s waarvoor verzekeringen zijn afgesloten of voorzieningen zijn gevormd. Pagina 10 van 24

11 3.4 Weerstandsvermogen De beschikbare weerstandscapaciteit afgezet tegen de benodigde weerstandscapaciteit noemen we het weerstandsvermogen. Door deze twee grootheden op elkaar te delen ontstaat de ratio van het weerstandsvermogen. Is deze ratio 1 of hoger dan is het weerstandsvermogen voldoende. Een ratio kleiner dan 1 geeft aan de het weerstandsvermogen onvoldoende is. Door permanente aandacht voor het weerstandsvermogen kan worden voorkomen dat een financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen of bijstelling van het voorgenomen beleid. Beoordelen van het weerstandsvermogen vraagt inzicht in de omvang en in de aard van de aanwezig geachte risico s in relatie tot de aanwezige weerstandscapaciteit. Bij de financiële effecten van risico s en het aanwezige weerstandsvermogen moet onderscheid worden gemaakt tussen het statisch (incidenteel) en dynamisch (structureel) deel van beide componenten. 3.5 Risicomanagement Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren hierover. Risicomanagement is een hulpmiddel om op een gestructureerde en expliciete manier risico s in kaart te brengen, te evalueren en te beheersen. Risicomanagement is gebaseerd op het maken van risicoanalyses. HOOFDSTUK IV WEERSTANDSCAPACITEIT 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt bepaald uit welke bestanddelen de weerstandscapaciteit van de gemeente Kaag en Braassem is opgebouwd. 4.2 Onderdelen weerstandscapaciteit In het BBV is niet voorgeschreven welke bestanddelen behoren tot de weerstandscapaciteit. Over het algemeen worden echter de bestanddelen gebruikt die in onderstaande tabel zijn genoemd. Deze bestanddelen zijn ontleend aan de Handreiking duale begroting (Ministerie van Binnenlandse Zaken, 2002) en samengevat in onderstaande tabel: Bestandsdeel weerstandscapaciteit incidenteel structureel - de algemene reserve X - bestemmingsreserves X - stille en geheime reserves X - de onbenutte belastingcapaciteit X - begrotingsruimte X - kostenreductie (bezuinigingen) X (figuur 2) Bestandsdelen van de weerstandscapaciteit Pagina 11 van 24

12 Onderstaand wordt met betrekking tot bovenstaande tabel de situatie bij de gemeente Kaag en Braassem toegelicht: Algemene reserve De gemeente Kaag en Braassem heeft een algemene reserve om risico s met een incidenteel gevolg financieel af te dekken. Het saldo van deze reserve wordt als eerste prioriteit beschikbaar gehouden voor het afdekken van deze categorie risico s. Het saldo van de algemene reserve mag niet dalen onder het incidentele weerstandsniveau van 1,0. Hierbij worden tevens de andere bestandsdelen met incidentele weerstand betrokken. Bestemmingsreserves Dit zijn reserves met een bestedingsfunctie waarbij geld is weggezet voor toekomstige uitgaven of investeringen. Ondanks de bestedingsfunctie kan de raad besluiten, indien noodzakelijk, de bestemmingsreserve bestedingsvrij te maken om risico s financieel op te vangen. Vaak zijn ten aanzien van de reserves echter al verplichtingen aangegaan. Ook kan het zijn dat aan reserves een meerjarenplan ten grondslag ligt om tarieven te egaliseren. Verder zijn er reserves die voor andere knelpunten in het leven zijn geroepen. Deze reserves rekenen wij dan ook niet tot de beschikbare weerstandscapaciteit. Stille en geheime reserves Ingevolge de voorschriften moeten de gemeenten hun bezittingen op de balans waarderen tegen de historische verkrijgingprijs. Op dit moment zijn de voorschriften zodanig dat er alleen in het geval dat de balanswaarde hoger is dan de economische waarde er verplicht afwaardering moet plaatsvinden. In het omgekeerde geval echter is herwaardering niet toegestaan. Hierdoor kunnen stille reserves ontstaan. In het geval een bezitting in het geheel geen waardering heeft, en daardoor niet voorkomt op de balans en de bezitting wel waarde heeft in het economisch verkeer, is er sprake van een geheime reserve. Stille en geheime reserves kunnen aanwezig zijn in de activa van de gronden en gebouwen of aandelen. Voor de bepaling van het weerstandsvermogen is het van belang of het actief waarin een stille of geheime reserve aanwezig is, direct verkoopbaar is. Niet direct verkoopbare activa (nodig voor de uitvoering van de gemeentehuishouding) blijven voor de berekening van het weerstandsvermogen buiten beschouwing.. Voorzieningen De voorzieningen worden niet bij de berekening van de beschikbare weerstandscapaciteit betrokken. Voorzieningen worden vooral ingesteld bij: concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten; bestaande risico s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; egalisatie van sterk wisselende kosten van grote omvang. Gevormde voorzieningen dragen er dus wel toe bij dat het totale volume van de risico s al voor een deel is afgedekt waardoor deze bij de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit achterwege kunnen blijven; Het begrotingsbudget voor onvoorzien Pagina 12 van 24

13 Artikel 189 van de Gemeentewet en artikel 8 (lid 1 en lid 6) van het BBV verplicht iedere gemeente een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen in de begroting. Bij de gemeente Kaag en Braassem wordt bij het onderdeel onvoorzien in de productenbegroting het begrotingssaldo opgenomen dat dient ter dekking van risico s met structurele gevolgen en voor onvoorziene uitgaven mits deze voldoen aan de 3-O s: onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar. Onbenutte belastingcapaciteit (OZB) De onbenutte belastingcapaciteit bestaat uit de extra structurele middelen die gegenereerd kunnen worden door de tarieven van de gemeentelijke heffingen te verhogen. De onbenutte belastingcapaciteit kan worden berekend door de maximaal toegestane belastingbaten/- tarieven te vergelijken met de belastingbaten/-tarieven in de gemeente Kaag en Braassem. Voor de maximale tarieven ozb wordt gebruik gemaakt van de normen voor het zogeheten artikel 12 beleid. Een gemeente met een artikel 12 status is een Nederlandse gemeente die onder financiële curatele is gesteld door het Rijk vanwege een structureel slechte financiële situatie. Deze gemeenten moeten hun tarieven verhogen tot een redelijk peil eigen heffingen, willen zij in aanmerking kunnen komen voor extra rijkssteun. Het redelijk peil wordt jaarlijks gepubliceerd in de meicirculaire en in de risicomanagement en weerstandsparagraaf van de gemeentebegroting wordt deze capaciteit jaarlijks berekend. Heffingen Voor heffingen, die niet worden bestempeld als belastingen (de zogenaamde rechten ), geldt dat deze op grond van artikel 229b, lid 1 van de Gemeentewet maximaal 100% kostendekkend mogen zijn. De twee belangrijkste rechten van de gemeente Kaag en Braassem zijn de afvalstoffenheffing en de rioolheffing. Daar het beleid van de gemeente Kaag en Braassem is om 100% kostendekkende tarieven te berekenen zijn deze heffingen niet relevant voor de weerstandscapaciteit. Legesheffing In juli 2007 heeft BZK de handreiking kostentoerekening leges en tarieven gepubliceerd. Dit stuk geeft inzicht in de wijze van doorberekening van kosten in rechten, heffingen en tarieven. Deze mogen eveneens niet meer dan kostendekkend zijn. Ook voor dit onderdeel geldt dat uitgaande van het berekenen van 100% kostendekkende tarieven er geen sprake kan zijn van weerstandscapaciteit. Begrotingsruimte Als de begroting en meerjarenraming sluiten met een positief saldo, is er sprake van begrotingsruimte. Alleen structurele begrotingsruimte kan worden ingezet voor structurele financiële tegenvallers die zich hebben voorgedaan. Bij de begroting voor 2012 is de bezuinigingsoperatie t Kompas doorgevoerd. Met het doorvoeren van de bezuinigingen is er voor de jaren 2012 e.v. ruimte gecreëerd op de (meerjaren) begroting om tegenvallers te kunnen opvangen. Kostenreductie Uitgaande van de veronderstelling dat er zonder dat dit ten koste gaat van het voorzieningenniveau besparingen op de kosten mogelijk zijn, zou hierdoor weerstandscapaciteit kunnen worden vrijgemaakt. De bezuinigingen moeten worden gevonden in besparingen op de inzet van middelen. Bijvoorbeeld door het doelmatiger en doeltreffender inrichten van de bedrijfsprocessen.. De mogelijkheid tot het realiseren van dergelijke bezuinigingen wordt Pagina 13 van 24

14 gerekend tot de structurele weerstandscapaciteit. Bij de gemeente Kaag en Braassem is er In het kader van t Kompas zeer recent al drastisch bezuinigd. De uitkomsten daarvan zijn al begrepen in de begrotingsruimte van de (meerjaren) begroting en behoren daarmee reeds tot de structurele weerstandscapaciteit. Kostenreductie kan indien dit noodzakelijk zou zijn opnieuw worden ingezet als middel om de weerstandscapaciteit te vergroten. Conclusie De weerstandscapaciteit wordt gedefinieerd als alle middelen waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden. Deze capaciteit kent zowel incidentele als structurele componenten. Tot de incidentele componenten worden gerekend: de algemene reserve en de eventueel aanwezige stille en geheime reserves van direct verkoopbaar actief. Tot de structurele componenten behoren: de begrotingsruimte in meerjarig perspectief en de onbenutte belastingcapaciteit. HOOFDSTUK V RISICO S EN RISICOMANAGEMENT 5.1 Inleiding Risicomanagement heeft in de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekregen. In de media worden zaken als de kredietcrisis en vastgoedfraude direct in verband gebracht met (het ontbreken van) een goed systeem van risicomanagement. Ook binnen overheidsorganisaties wordt steeds meer structureel gewerkt aan risicomanagement. Met de komst van het BBV worden gemeentelijke overheden gedwongen om nadrukkelijker na te denken over een vorm van risicomanagement. Een pragmatische, gedegen methode van risicomanagement kan van grote waarde zijn. Het inschatten van mogelijke toekomstige gebeurtenissen en de effecten daarvan kan er voor zorgen dat een organisatie als de gemeente minder wordt verrast en dat zij maatregelen kan nemen zonder de continuïteit van de gemeente en haar dienstverlening in gevaar te brengen. 5.2 Risico s De te beheersen risico s kunnen categorisch als onderstaand worden ingedeeld: RISICO'S (naar categorie) - bedrijfsproces - juridisch / aansprakelijkheid - personeel / arbo - financieel - letsel / veiligheid - product / dienst - imago / politiek - materieel - verbonden partijen/deelnemingen - informatie / strategie - milieu - overige risico's (figuur 3) Risico s naar categorie Pagina 14 van 24

15 Bedrijfsproces Aantasting van de productiecapaciteit vanwege gehele of gedeeltelijke bedrijfsstilstand. Financieel Directe aantasting van de vermogenspositie van de organisatie. Imago / Politiek Aantasting van het vertrouwen in de organisatie als gevolg van een negatieve ontwikkeling en/of negatieve publiciteit. Informatie / Strategie Schade door onvoldoende of incorrecte informatie, waardoor geen of onjuiste besluiten worden genomen. Juridisch / Aansprakelijkheid Aantasting van de vermogenspositie van de organisatie door claims van derden als gevolg van wettelijke -of contractuele aansprakelijkheid. Letsel / Veiligheid Gevoelens van (sociale) onveiligheid, eventueel gevolgd door bedreiging of lichamelijke schade aan personen. Ook risico s met betrekking tot veiligheid in de bredere zin van het woord horen bij deze categorie. Materieel Beschadiging of verlies van gebouwen, installaties, bedrijfsinventaris, transportmiddelen en goederen. Milieu Aantasting van lucht, bodem, water of leefomgeving. Personeel / Arbo Schade door aantasting van de arbeidscapaciteit en kwaliteit van arbeid. Product / dienst Schade, doordat producten en diensten niet aan de gestelde kwaliteitseisen voldoen. Verbonden partijen en deelnemingen Financiële risico s en risico s met betrekking tot producten en diensten die zijn uitbesteed aan andere partijen en organisaties waarin de gemeente participeert. Om bestendig risicomanagement binnen de gemeente te waarborgen is het noodzakelijk dat stelselmatig en consequent dezelfde processtappen in dezelfde volgorde op de daartoe geëigende momenten in de planning & controlcyclus worden doorlopen. 5.3 Integraal risicomanagement In deze nota wordt uitgegaan van het model van integraal risicomanagement. Kenmerken van integraal risicomanagement zijn: Integratie in de organisatie Pagina 15 van 24

16 Het risicomanagement wordt gecoördineerd vanuit de directie/het bestuur en is volledig geïntegreerd in de organisatie van het concern Continu en proactief Risicomanagement is een activiteit die zich permanent ontwikkelt. Er vindt een actieve identificatie plaats van nieuwe risico s Breed aandachtsgebied Alle risico s van de gemeentelijke organisatie worden in het proces betrokken Als leidraad voor dit model wordt als definitie van Integraal Risicomanagement gebruikt: Integraal risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces van identificeren, beoordelen en kwantificeren van risico s, het bepalen en uitvoeren van activiteiten en maatregelen die de kans van optreden en/of de gevolgen van risico s beheersbaar houdt en het evalueren en rapporteren over de verschillende stappen in het proces. Schematisch ziet dit proces er als onderstaand uit: Indentificeren risico's beoordelen (kans en gevolg) evalueren en rapporteren proces risico management kw antificeren (kans x gevolg) implementeren maatregelen ontw ikkelen beheersmaatregelen (figuur 4) Proces risicomanagement Pagina 16 van 24

17 5.3.1 Identificeren risico s In deze processtap worden alle potentiële risico s geïnventariseerd waarbij de categoriale indeling wordt gehanteerd zoals bovenstaand aangegeven. Als basis wordt uitgegaan van de risico s zoals deze zijn opgenomen in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen bij de laatst vastgestelde begroting. In de planning & controlcyclus van de begroting voor het komende jaar zal er telkens een actualisatie plaatsvinden van de voor Kaag en Braassem aanwezig geachte risico s. Ook risico s met niet financiële gevolgen worden geïnventariseerd, dit kunnen bijvoorbeeld risico s zijn waaruit imagoschade of politieke schade kan ontstaan. In de risicotabel van de begrotingsparagraaf worden uitsluitend risico s met een financieel gevolg vermeld. Bij inventarisatie worden ook de risico s meegenomen zonder financiële gevolgen. Indien deze aanwezig zijn dan wordt hiervan in de paragraaf eveneens melding gemaakt Beoordelen kans en gevolg Bij de vorige fase is een beeld ontstaan van de risico s die zich kunnen voordoen. In deze fase moeten de risico s worden geanalyseerd en beoordeeld. Het analyseren van de risico s gebeurt door het ontleden van de mogelijke gebeurtenis: in twee delen: Het vaststellen van de kans dat de gebeurtenis zich voordoet Het bepalen van de impact voor de gemeentelijke organisatie indien de gebeurtenis zich voordoet Voor het bepalen van de kans wordt het onderstaand schema gehanteerd: Klasse Kans (waarschijnlijkheid) Klasse midden 1 Zeer klein (1-20%) 10% 2 Klein (21-40%) 30% 3 Gemiddeld (41-60%) 50% 4 Groot (61-80%) 70% 5 Zeer groot (81-100%) 90% (figuur 5) Klasse kans (waarschijnlijkheid) Voor de beoordeling van de impact van gebeurtenissen worden onderstaande 2 schema s gebruikt, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen risico s met een financieel gevolg en risico s met een niet-financieel gevolg: I Schema voor risico s met financiële consequenties: Klasse Impact financieel a - < b < c < d < e > (figuur 6) Impact gebeurtenis met financiële consequenties Het is wenselijk om voor de in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen op te nemen risico s een ondergrens vast te stellen. De risico s met een financieel risico onder die grens kunnen wel benoemd worden, maar worden niet gekwantificeerd. Voor de gemeente Kaag en Braassem geldt een ondergrens van per geïdentificeerd risico. Pagina 17 van 24

18 II Schema voor risico s met andere dan financiële consequenties: Klasse Impact niet-financieel a Zeer klein b Klein c Gemiddeld d Groot d Zeer groot (figuur 7) Impact gebeurtenis met niet-financiële consequenties Kwantificeren (kans x gevolg) Door de bij de vorige processtap gevonden waarden (kans en gevolg) met elkaar te vermenigvuldigen kan bij deze stap worden overgegaan tot de kwantificering van de geïdentificeerde risico s. Ook hier gebeurt dit met een tweedeling voor risico s met financiële consequenties en risico s met andere schadelijke consequenties voor de gemeentelijke organisatie. I Kwantificering risico s met financiële consequenties: Hiervoor wordt onderstaande tabel gebruikt ter verduidelijking is in deze tabel een cijfervoorbeeld ingevuld van 5 geïdentificeerde risico s (v, w, x, y en z) respectievelijk ingedeeld in risicoklasse 1, 2, 3, 4, en 5 met geschatte financiële impact van respectievelijk , , , en Kwantificering van deze gevonden risico s geeft dan de onderstaande uitkomsten: Risico Klasse Kans (waarschijnlijkheid) Klasse midden Impact financieel Kans x Impact v 1 Zeer klein (1-20%) 10% w 2 Klein (21-40%) 30% x 3 Gemiddeld (41-60%) 50% y 4 Groot (61-80%) 70% z 5 Zeer groot (81-100%) 90% (figuur 8) Kwantificering risico s met financiële consequenties Volgens vorenstaande tabel zouden twee risico s lager zijn dan de ondergrens van Voor de overige drie geldt dat het risico wordt gekwantificeerd op ( ). Bezien kan nog worden of de gemeente behoefte heeft aan het verfijnen van de risicokwantificatie. Dit kan door middel van hiervoor op de markt zijnde toepassingen, zoals het MonteCarlomodel e.d. I I Kwantificering risico s met andere dan financiële consequenties: Als voorbeeld wordt genoemd dreigende imagoschade die kan worden beperkt door een gerichte adequate en snelle communicatie. Van risico s zonder duidelijk financieel gevolg, maar met een groot niet-financieel gevolg kan het van belang zijn er vanuit het management op te gaan sturen Met behulp van een risicoscore kunnen dergelijke risico s worden gerangschikt en wordt inzichtelijk welke van deze risico s het meest belangrijk zijn om te worden beheerst. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule, waarbij de maximale score 25 is (5*5). Risicoscore = inschaling kans x inschaling financieel gevolg Op basis van het indelen van de risico s in bovenvermelde klassen wordt een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix geeft een indicatie van de potentiële impact van het risico. Hieronder wordt een risicomatrix weergegeven die gebaseerd is op bovenvermelde risicoklassen. Hierbij geldt bij het intekenen van een risicoscore dat hoe hoger de risicoscore, hoe donkerder de kleur hoe hoger de prioriteit voor aanpak van het risico is. Pagina 18 van 24

19 Kansklasse. IMPACT zeer klein klein gemiddeld groot zeer groot % % % % % (figuur 9) Kwantificering risico s met niet-financiële consequenties Uit bovenstaande matrix volgt dat risico s vanaf een waarde 1 tot en met 4 vallen in het lichtste gebied van de matrix en worden aangeduid met impact laag (aanvullende maatregelen zijn waarschijnlijk niet noodzakelijk). Risico s met een waarde van 5 tot en met 9 staan in het middengrijze deel van de matrix en worden aangeduid met impact midden (mogelijk zijn hier maatregelen nodig). Vanaf de score 10 tot en met 25 bevinden de geïdentificeerde risico s zich in het donkerste gebied, worden aangeduid met impact hoog en hier zullen er waarschijnlijk aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn. Omtrent deze categorie risico s (met andere dan financiële consequenties) zal over de mogelijke en noodzakelijk geachte maatregelen nader worden geadviseerd Ontwikkelen beheersmaatregelen Nadat de risico s zijn geïdentificeerd, geanalyseerd en waar mogelijk gekwantificeerd is het moment gekomen om beheersmaatregelen te definiëren die gericht zijn op het beheersen van de risico s. Beheersmaatregelen kunnen preventief van aard zijn, gericht op het voorkomen van de gebeurtenis. Voorbeelden daarvan zijn procedures, herinrichting van processen en systemen. Maatregelen kunnen ook curatief zijn, gericht op het beperken van de gevolgen. Voorbeelden daarvan zijn een rampenplan en het afsluiten van verzekeringspolissen. Het is van belang dat de beheersmaatregel in verhouding staat tot de omvang van het risico. Op grond van een kostenbatenanalyse kan ook worden besloten dat bepaalde risico s moeten worden geaccepteerd. Indien de financiële schade goed is te kwantificeren, kan een voorziening worden getroffen. Vaak is een risico niet goed te kwantificeren en moet deze indien er geen andere maatregelen zijn getroffen worden gedekt door het weerstandsvermogen. Indien beheersmaatregelen goed zijn ingevoerd kan er voor worden gekozen om het bedrag dat gedekt moet worden uit het weerstandsvermogen te verlagen. De kans op het zich voordoen van het risico is immers kleiner geworden. Pagina 19 van 24

20 Maatregelen Risico's Onderstaand schema kan ondersteunend zijn bij de keuze van de al dan niet te treffen beheersmaatregelen. Consequenties financieel Consequenties niet-financieel Goed te kwantificeren Bij benadering te kwantificeren Materiele Geringe Belangrijke Geringe betekenis betekenis consequenties consequenties Voorziening creëren Verzekeren Geen AO/IC Geen actie maatregelen actie Bestemmings Overige reserve maatregelen Weerstandsvermogen (Figuur 10) beslisschema beheersmaatregelen Implementeren maatregelen Nadat beheersmaatregelen -en activiteiten zijn bepaald is het moment aangebroken om deze uit te voeren. Prioritering van de uit te voeren maatregelen en activiteiten kan aan de hand van de volgende criteria: Mate van mogelijke impact (financieel en niet-financieel); Politieke en beleidsmatige prioriteit; Urgentie in de tijd uitgezet; Draagvlak binnen de organisatie en het bestuur, Financiële en andere middelen; Personele capaciteit binnen/buiten de organisatie; Maatschappelijke relevantie; Relevantie door wet en regelgeving. Na de prioritering is het zaak om daadwerkelijk tot uitvoering te komen. Voor de uitvoering is van belang dat wordt bepaald: Wie waar voor verantwoordelijk is; Wat het budget per maatregel is; Wat de planning en deadline per maatregel is; Wie er betrokken zijn bij de uitvoering; Wanneer waar over gerapporteerd wordt; Wat het beoogde doel per maatregel is (waar mogelijk in ). Pagina 20 van 24

21 5.3.6 Taken en bevoegdheden In deze paragraaf wordt ingegaan op de organisatie van risicomanagement binnen de gemeente. Allereerst wordt ingegaan op de rollen van verschillende actoren binnen de gemeentelijke organisatie. Daarna worden schematisch de rollen binnen het risicomanagement weergegeven. Rollen en taken 1. De gemeenteraad 2. Het college van B&W 3. De gemeentesecretaris 4. De risico-eigenaar 5. Ondersteuning Ad 1. De gemeenteraad De gemeenteraad heeft een controlerende, kaderstellende (vastgelegd in deze nota), toetsende en toezichthoudende rol. Het college informeert de raad over het risicomanagement via P&C - producten. Hierbij wordt over de top 5 risico s individueel gerapporteerd en over de overige risico s op grote lijnen. Ad 2. Het college van B&W Het college legt aan de raad voor welke beheersmaatregelen worden genomen en welk budget daarvoor toe te kennen. Ad 3. De gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is namens het college opdrachtgever aan de risico-eigenaars ter uitvoering van het risicomanagement. Ad 4 De risico-eigenaar De risico-eigenaar is binnen de ambtelijke organisatie aanspreekpunt voor één of meer risico s. De risico-eigenaar zorgt ervoor dat er wordt gerapporteerd over de risico s. Hij identificeert en kwantificeert. De rol van risico-eigenaar ligt bij de afdelingsmanagers. Dit vanuit het oogpunt van integraal management. De afdelingsmanagers mogen de verantwoordelijkheid voor een risico delegeren naar het niveau van teamleider en niet verder. Ad 5. Ondersteuning Ondersteunend bij het proces van risicomanagement zijn: - de senior cluster financiën - de financial controller Evalueren en rapporteren Het evalueren en rapporteren van het gevoerde risicomanagement is een essentieel onderdeel van risicomanagement. Momenten waarop dit structureel plaatsvindt zijn bij de begroting (actualiseren) en de jaarrekening (verantwoording afleggen). Hierbij kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen worden gesteld: Pagina 21 van 24

22 Begroting In hoeverre is de inschatting van de kans en het maximale effect nog correct? Moet deze worden aangepast naar aanleiding van veranderde omstandigheden? Zijn er nieuwe risico s gesignaleerd? Jaarrekening Als een risico zich heeft voorgedaan was deze dan juist ingeschat? Hoe zat het met de beheersmaatregelen? Hebben de getroffen beheersmaatregelen de beoogde effecten gehad? De rapportagemomenten over risico s lopen hiermee parallel aan de P&C-cyclus. HOOFDSTUK VI WEERSTANDSVERMOGEN 6.1 Inleiding Het weerstandsvermogen is te zien als de capaciteit van de gemeente om de risico s zoals besproken in de vorige hoofdstukken te kunnen afdekken. 6.2 Samenhang weerstandsvermogen en risicomanagement Het weerstandsvermogen geeft een indicatie in welke mate de gemeente in staat is tegenvallers op te vangen. Inzicht in het weerstandsvermogen van de gemeente Kaag en Braassem is dus bijzonder belangrijk om de continuïteit van de organisatie te kunnen garanderen. Of het weerstandsvermogen toereikend is, kan worden bepaald als het risicoprofiel bekend is. Het risicoprofiel omvat alle onderkende risico s voor de gemeente, waarbij per risico de mate van beheersing is vastgesteld om inzicht te verkrijgen in hoeverre een risico daadwerkelijk kan optreden. Vervolgens kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico s, waarvoor we geen maatregelen hebben getroffen (de benodigde weerstandscapaciteit) en de middelen en mogelijkheden die we als gemeente beschikbaar hebben om niet begrote, substantiële kosten financieel op korte termijn af te kunnen dekken (de beschikbare weerstandscapaciteit). 6.3 Beoordeling weerstandsvermogen Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio de gemeente Kaag en Braassem nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel (bron Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement i.s.m. Universiteit Twente). Pagina 22 van 24

23 .Waarderingscode Ratio Betekenis A > 2,0 Uitstekend B 1,4-2,0 Ruim voldoende C 1,0-1,4 Voldoende D 0,8-1,0 Matig E 0,6-0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim onvoldoende (figuur 11) Waarderingstabel ratio weerstandsvermogen Als gemeente streven we na om de impact van de risico s te minimaliseren. Dit betekent dat we een weerstandsvermogen beogen dat ten minste voldoende is. Dat komt neer op een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. Voor risico s met structurele effecten geldt als ondergrens voor de kwalificatie voldoende 1,0 als gemiddelde ratio gedurende de periode van het meerjarenperspectief. Het berekenen en beoordelen van de ratio weerstandsvermogen voor de gemeente Kaag en Braassem gebeurt telkens aan de hand van de op dat moment meest actuele gegevens bij het opstellen van de programmabegroting. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de onderstaande formule: RATIO WEERSTANDSVERMOGEN = BESCHIKBARE WEERSTANDSCAPACITEIT BENODIGDE WEERSTANDSCAPACITEIT Deze ratio geeft de gemeenteraad telkens een goede indicatie om te kunnen beoordelen of nog wordt voldaan aan het gestelde kader m.b.t. het weerstandsvermogen ten opzichte van de in kaart gebrachte en gekwantificeerde risico s. HOOFDSTUK VII PLANNING & CONTROLCYCLUS 7.1 Inleiding Om de gewenste doelen te bereiken ten aanzien van het weerstandsvermogen is het van belang om het brede risicomanagement inclusief weerstandsvermogen op een heldere en verantwoorde manier in de organisatie te verankeren. Op het moment dat zich bijvoorbeeld nieuwe risico s aandienen, moeten deze worden meegenomen in de risico-inventarisatie. Op deze wijze blijft de benodigde weerstandscapaciteit actueel, en beheerst. Even belangrijk is het op om op een verantwoorde manier om te gaan met de beschikbare weerstandscapaciteit. Indien er over de algemene reserve wordt beschikt heeft dat consequenties voor het weerstandsvermogen. Indien dit niet in samenhang gebeurt met de in deze nota gestelde kaders kan dit tot ongewenste daling van de weerstandscapaciteit leiden. In alle adviezen en voorstellen met consequenties voor de begroting of de vermogenspositie van de gemeente zal er tevens in een in het sjabloon op te nemen paragraaf aandacht moeten zijn voor de (financiële of andere risico s. Pagina 23 van 24

24 Er is gekozen om spelregels voor risicomanagement en weerstandsvermogen te beleggen in de P&C cyclus. De verantwoording geschiedt in de reguliere plannen en rapportages. Hierdoor wordt tevens een integrale aanpak mogelijk. 7.2 Koppeling met P&C-cyclus Risicomanagement Voor een effectieve verankering van risicomanagement in de organisatie is goede communicatie van belang. Een inhoudelijke communicatie over de risico s zal plaatsvinden door middel van de planning & controlproducten. Door de koppeling van het risicomanagement aan de P&C -cyclus worden de risico s periodiek onder de aandacht gebracht. Ten eerste in de programmabegroting, in het bijzonder in de paragraaf risicomanagement en weerstandsvermogen. In de programmabegroting gaat het om de mogelijke risico s die het begrotingsbeeld kunnen verstoren en de verwachte omvang van het weerstandsvermogen. Ten tweede vindt in de jaarrekening verantwoording plaats van de risico s zoals die in de programmabegroting zijn benoemd. Ten derde in de tussentijdse bestuursrapportage. Hierin worden in principe alleen die risico s gemeld die, ten opzichte van de begroting, nieuw zijn of die significant afwijken. Ten vierde moet bij het opstellen van een collegeadvies en raadsvoorstel in het sjabloon eventuele risico s worden vermeld. In het sjabloon van collegevoorstellen en raadsvoorstellen wordt een apart kopje risico s opgenomen. De rapportage over risico s is direct gekoppeld aan de planning & controlproducten tenzij materieel wezenlijke zaken zich voor (dreigen te) doen. Dan kan worden besloten een separate notitie aan de raad aan te bieden. Deze notitie loopt via de financiële adviseurs en de gemeentesecretaris Monitoren en bewaken weerstandsvermogen Risico s zijn gekoppeld aan de algemene reserve. Voor nieuwe en niet aan een risico-eigenaar gekoppelde risico s geldt dat bij de programmabegroting deze aan een risico-eigenaar worden toegewezen. Ook zullen de afdelingen in de planning en controlcyclus zelf moeten vaststellen of er aanzienlijke wijzigingen zijn opgetreden in de risico s en daarmee de benodigde weerstandscapaciteit. Afdelingen moeten veranderingen in risico s signaleren en melden. Dit gebeurt via de P&C -cyclus in de programmabegroting. De afdeling Middelen heeft de verantwoordelijkheid om het weerstandsvermogen op concernniveau te bewaken, maar is hiervoor mede afhankelijk van informatie omtrent de geïdentificeerde en beoordeelde risico s van de afdelingen. Pagina 24 van 24

25 7.2.3 Aanpassen weerstandsvermogen Mocht bij het opstellen van een P&C-product worden geconcludeerd dat er geen sprake (meer) is van een financieel verantwoord niveau van het weerstandsvermogen, dan moet er worden bepaald welke maatregelen er wenselijk zijn om dit weer op het gewenste niveau te krijgen. Bezien kan worden of er maatregelen kunnen worden getroffen om de gekwantificeerde risico s te verlagen. Dit kan mogelijk door het treffen van verdergaande beheersmaatregelen; de weerstandscapaciteit te verhogen door het in eerste instantie bestemmen van meevallers en positieve jaarrekeningresultaten als risicobuffer in de algemene reserve. Indien nodig kan een meerjarenbeleid worden ontwikkeld om toe te groeien naar een verbeterde weerstandscapaciteit in de komende jaren. Pagina 25 van 24