Organisatie Arbo en Milieu bij de Universiteit Leiden

Transcriptie

1 De Demingcyclus als hulpmiddel bij risicobeheersing A. Noort, J.H.W. Maasen Adres : Interne Arbodienst Universiteit Leiden, Postbus 9500, 2300 RA Leiden a.noort@arbodienst.leidenuniv.nl Organisatie Arbo en Milieu bij de Universiteit Leiden Bij de Universiteit Leiden is de verantwoordelijkheid voor arbeidsomstandigheden en milieu door het College van Bestuur (CvB) gemandateerd aan de decentrale eenheden (faculteiten, diensten). De decentrale eenheden zijn daarmee zelf verantwoordelijk voor hun arbo- en milieubeleid en daaruit voortvloeiende acties. De eindverantwoordelijkheid ligt nog wel bij het College, ondermeer omdat de milieuvergunningen voor de decentrale eenheden op hun naam staan. De decentrale eenheden hebben zelf arbo- en milieucoördinatoren of consulenten in dienst. Bij de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen hebben die vanwege de meer complexe arbo- en milieurisico s vanzelfsprekend een hoger opleidings- en kennisniveau dan bij de andere faculteiten, die deze personen meestal inhuren van het Universitair Facilitair Bedrijf. De Interne Arbodienst (IAD) adviseert en ondersteunt het CvB en de decentrale eenheden. Waar nodig formuleert de IAD centraal beleid, zoals bijvoorbeeld in de Regeling Bedrijfshulpverlening en de Kaderregeling Arbo en Milieumanagement. De regelingen worden door het CvB vastgesteld. Decentrale eenheden moeten zich aan deze regelingen houden. Kenmerken AM-zorg bij de universiteit De Universiteit Leiden kent geen centraal Arbo- en Milieuzorgsysteem. Arboen milieuzorg willen de (de)centrale eenheden wel, maar niet zo opgetuigd als de ISO-norm dat voorschrijft. Certificering is zeker geen doel. Men streeft er naar zo weinig mogelijk ballast rondom de arbo- en milieuzorg te hebben; dus geen handboeken en zo weinig mogelijk procedures. De basis voor de arbo- en milieuzorg is afkomstig uit de centrale Kaderregeling Arbo- en Milieumanagement. Hierin staan de vijf hoofdlijnen waaraan de decentrale zorgsystemen moeten voldoen: de beleidscyclus. De Kaderregeling is gebaseerd op de Plan Do Check

2 Act cyclus (PDCA) uit de ISO-normen (de Demingcirkel). De Kaderregeling is vastgesteld door het College van Bestuur en te downloaden van de website van de Interne Arbodienst ( Decentrale beleidscyclus Volgens de Kaderregeling moet iedere decentrale eenheid minstens beschikken over de volgende vijf documenten: Actuele RI&E (maximaal vijf jaar oud en getoetst door de Interne Arbodienst). De IAD heeft de afgelopen jaren voor alle decentrale eenheden een RI&E opgesteld. Inmiddels is de RI&E nieuwe fase ingegaan; de RI&E wordt nu uitgevoerd door de decentrale eenheden zelf, eventueel met ondersteuning door de IAD. De IAD heeft nog wel enkele toetsingsmomenten (RIE-scan, toetsing RI&E, toetsing PvA). Bij de RIE-scan wordt door de deskundigen van de IAD in overleg met de decentrale eenheid bepaald welke onderdelen uit de oude RIE aan vervanging toe zijn. Actueel Plan van Aanpak. Het PvA moet ieder jaar door de decentrale eenheid worden geactualiseerd. Uitvoering. De uitvoering van actiepunten uit het PvA door de decentrale eenheden moet aantoonbaar zijn, bijvoorbeeld in projectbeschrijvingen of -verslagen. Evaluatie. Na een jaar wordt bekeken of de uitvoering (naar tevredenheid) is verlopen. Deze evaluatie kan worden uitgevoerd in het (arbo- en milieu)jaarverslag van de decentrale eenheid, maar kan ook een extra kolom in het Plan van Aanpak zijn waarin de voortgang / afronding is beschreven of worden meegenomen in bestuurlijke kwartaalrapportages. Directiebeoordeling. Het faculteitsbestuur of de directie van de eenheid beoordeelt jaarlijks of de doelen zijn gehaald en stelt nieuwe doelen / prioriteiten voor het komende jaar. Deze worden verwerkt in het Plan van Aanpak, waarna de cyclus weer opnieuw begint. Het Plan van Aanpak wordt ook aangevuld met gegevens uit een nieuwe (deel) RI&E of andere (externe) onderzoeken. Centrale beleidscyclus Op centraal niveau wordt een soortgelijke cyclus aangehouden: Risicoprofiel: in dit document staan de risico s die in de RI&E s van meerdere decentrale eenheden zijn geconstateerd. Dergelijke risico s kunnen vragen om een meer centrale aanpak. Niet zelden zijn het gebouwgebonden

3 of organisatorische risico s. Dit document wordt eens per vier jaar geactualiseerd. Eind 2004 is het tweede Risicoprofiel verschenen. Arbo- en Milieuplan: op basis van de risico s uit het Risicoprofiel wordt een Arbo- en Milieuplan opgesteld. Hier worden acties gekoppeld aan een verantwoordelijke dienst of eenheid binnen de universiteit. Bij centrale diensten wordt daarbij ook een tijdpad aangegeven; decentrale eenheden moeten de acties opnemen in hun eigen Plan van Aanpak. Eind 2004 is het Arbo- en Milieuplan verschenen. In de jaarlijkse Arbo- en Milieurapportage worden onder andere de vorderingen van de acties uit het Arbo- en Milieuplan beschreven. Jaarlijks beoordeelt het College van Bestuur de vorderingen in de Management Review en stelt eventueel het uitvoeringsplan of het beleid bij. De uitkomsten van de Management Review worden weer verwerkt in het Arbo- en Milieuplan, waarna de cyclus opnieuw begint. In de Management Review kunnen ook nieuwe risico s (uit bijvoorbeeld nieuwe RI&E's) en inzichten (bv. Gewijzigde wetgeving of andere in- en externe factoren) worden meegenomen. Stand van zaken In 2004 is een nieuw Risicoprofiel samengesteld. Op basis daarvan is een nieuw Arbo- en Milieuplan opgesteld. Belangrijke punten daaruit, samen met een overzicht van de vorderingen van de actiepunten uit de Management Review van 2003, staan in de Management Review van 2004.

4 Audits Vanaf 2006 zal de Interne Arbodienst audits gaan uitvoeren bij de decentrale eenheden. De audits richten zich op de vijf hoofdpunten uit de Kaderregeling: RIE PvA uitvoeringsplannen evaluatie, jaarverslag directiebeoordeling. Het idee is de scope van de audit in overleg met de decentrale eenheid vooraf vast te leggen in een zogenaamde scorecard. Op deze scorecard wordt de stand van het gewas vastgelegd in kwantificeerbare prestatie-indicatoren. Mogelijk worden de doelen voor meerdere jaren op deze scorecard vastgelegd. De laatste jaren is auditervaring opgedaan met thema-audits op het gebied van bedrijfshulpverlening en Legionella. In 2005 vindt een tweede ronde BHV-audits plaats. Na een aanvankelijke huivering worden deze audits door de decentrale eenheden als nuttig ervaren. Ook is een eerste ronde audits van de Legionella-zorg uitgevoerd: voldoen de installaties en beheersmaatregelen aan de eisen om besmettingen met Legionella te voorkomen. Alle audits (gaan) worden uitgevoerd door getrainde auditors van de IAD. 3 medewerkers van de IAD hebben daarvoor een cursus Auditor gevolgd bij Lloyds, 2 de cursus Lead Auditor. Management Review In 2003 en 2004 is een Management Review (MR) voor de centrale organisatie uitgebracht in de vorm van een brief van het College van Bestuur aan de decentrale eenheden en centrale diensten. In de brief staan enkele belangrijke risico s genoemd waarvan aan de decentrale eenheden en centrale diensten wordt gevraagd deze binnen een bepaalde periode aan te pakken. In de tweede MR is een overzicht gegeven van de vorderingen van de knelpunten uit de eerste MR. Daaraan zijn weer enkele nieuwe knelpunten toegevoegd, gebaseerd op het nieuwe Risicoprofiel en AM-plan. De Management Review wordt, evenals het Risicoprofiel en het Arbo- en Milieuplan, opgesteld door de Interne Arbodienst, besproken in het Arboteam en vastgesteld door het College van Bestuur. De MR wordt door de voorzitter van het CvB ondertekend en aan de decentrale eenheden en belanghebbende centrale diensten gestuurd. De Management Review is er nu nog vooral op gericht extra aandacht te vragen voor enkele spoedeisende of belangrijke zaken uit het Arbo- en

5 Milieuplan. Het doel is dat het CvB ook een daadwerkelijk oordeel geeft over de stand van arbo en milieuzorg bij de universiteit. In het Arboteam zitten: de algemeen directeur Bestuursbureau (met mandaat van het CvB), hoofd Interne Arbodienst, directeur Vastgoed, manager HRM, directeur bedrijfsvoering W&N, secretaris Arboteam.