Algemeen Plan van Aanpak Business Project

Transcriptie

1 Tijdens ons vorig gesprek hebben wij veel informatie gekregen over uw wensen voor het informaticagebeuren in uw bedrijf. Wij hebben op basis hiervan een plan van aanpak gemaakt. Hierin staat wat wij zoal zullen realiseren en hoe we dit gaan doen. Dit plan van aanpak staat open voor veranderingen. Vandaag gaan wij dit plan aan u voorstellen en kan u suggesties maken om onze verwachtingen van het project op elkaar af te stemmen. Op basis van deze suggesties kunnen wij een plan van aanpak maken waar zowel u als opdrachtgever en wij als opdrachtnemer het over eens zijn. Dit plan zullen wij na ons gesprek opstellen en aan u bezorgen in een Aanleiding en achtergrond van het project Deze opdracht is ontstaan uit een vraag van vzw Den Brand. Deze vzw verzorgt opvang en begeleiding voor licht mentaal gehandicapten en er zijn vestigingen in Mol, Lier en Herentals. Het delen van gegevens tussen de verschillende vestigingen loopt erg stroef omdat er tussen de computers geen netwerk bestaat. De gegevensoverdracht verloopt momenteel via een webruimte waarop het personeel de bestanden zet, zodat anderen die er later af kunnen nemen. Na een eerste gesprek met administratief directrice Cindy Van Vlerken en informaticabeheerder Philippe Verschueren, lijkt het duidelijk dat het opzetten van een netwerk tussen de vestigingen een goede oplossing zou kunnen zijn. Het is dus duidelijk dat er nood is aan een netwerk om het delen van bestanden op een efficiënte manier te laten verlopen. Ook de algemene communicatie zal hierdoor verbeteren. Maar er zijn ook enkele factoren waarmee we zeker rekening moeten houden, zoals het budget en het beheer. Den Brand beschikt maar over één informaticabeheerder en het 1

2 systeem moet dus door hem onderhouden worden. Voor de volgende jaren brengen we zeker een mogelijke groei van de vzw in rekening. De KH Kempen organiseert tijdens het laatste jaar Toegepaste Informatica het vak, waarin de studenten een analyse maken van een vooropgesteld project. Zij zoeken een oplossing voor het probleem van Den Brand. Als derdejaarsstudenten willen we altijd onze kans grijpen om onze kennis te verbeteren en ervaring op te doen in het werkveld. Dit heeft voor beide partijen voordelen: de studenten zullen deze analyse kosteloos opmaken voor de vzw, maar voor de studenten zelf is dit ook een unieke ervaring om een echte business case te realiseren. 2. Verwacht resultaat (shared vision) Wij gaan per team een advies formuleren over een oplossing waardoor zij met een beperkt budget een informaticanetwerk in vzw Den Brand kunnen realiseren. We moeten ook rekening houden met het toekomstbeeld van de vzw, zodat eventuele uitbreidingen gemakkelijk kunnen verlopen. Het advies is een aanbeveling van een beveiligd netwerk waarbij een firewall ongewenste toegang van buitenaf vermijdt om zo de privacy van het bedrijf en de gebruikers te beschermen. Alle gebruikers moeten toegang hebben tot dit netwerk, dat ook centrale printerservice voorziet. Ook moet er de mogelijkheid zijn om bepaalde sites, die niet op de werkvloer thuishoren, te blokkeren. Het advies over gegevensbeheer gaat over hoe men optimaal de bestaande gegevens kan opslaan met oog op verbetering van de communicatie tussen vestigingen. Zo kunnen alle gebruikers die de benodigde rechten hebben die gegevens raadplegen. De gebruikers krijgen toegang tot de gegevens naargelang hun functie. Het management 2

3 moet alle informatie kunnen raadplegen, de gewone gebruikers alleen wat dat voor hun bestemd is. Er wordt ook geadviseerd dat de software overal dezelfde is, met dezelfde versie, zodat er geen problemen kunnen voorkomen op vlak van bestanden die niet kunnen gelezen worden of onbekende functionaliteiten. Na de analyse en het advies is er de mogelijkheid tot een opvolgend project waar een aantal studenten tijdens de stageperiode deze analyse in praktijk kunnen omzetten. Het advies zet Den Brand ook in een betere onderhandelingspositie voor volgende projecten. 3. Business Case Het is de missie van Den Brand om de nood aan opvang voor volwassen personen met een handicap in te vullen en hierbij willen zij de kwaliteit van het bestaan voor deze personen helpen verbeteren. Dit doen zij door de personen zelf vorm en inhoud te laten geven aan hun eigen bestaan. Ze mogen zelf kiezen aan welke projecten ze deelnemen zodat ze zelf hun nut in de maatschappij mogen bepalen. Om dit te ondersteunen is een goed beheer van informatie nodig. Als alle informatie van betere kwaliteit is en ten allen tijde beschikbaar is zullen de opvoeders een beter inzicht krijgen in de noden van de mensen en beter voor hen kunnen zorgen. Hierdoor stijgt de productiviteit en is er meer ruimte om personen met een handicap te helpen om hun plaats te vinden in de maatschappij. Normaal zouden er veel kosten gaan naar het formuleren van een advies. Er is geen zichtbaar resultaat, maar het is noodzakelijk en consultants 3

4 kosten veel geld. Daarom is dit een ideale kans voor Den Brand, omdat wij het gratis doen. Dat wil niet zeggen dat we er niets voor in de plaats krijgen want voor ons is dit de ideale kans om ervaring op te doen. Wij vragen enkel een beetje van de kostbare tijd van de informaticaverantwoordelijke en de administratief directeur. Dankzij de 5 degelijke adviezen van de verschillende teams, krijgt Den brand een beter beeld van hun mogelijkheden voor hun informatica. Hierdoor krijgt Den Brand een sterkere onderhandelingspositie tegenover andere softwareleveranciers. Het project is ook een goede voorbereiding voor de 2 stage studenten, die een oplossing gaan implementeren voor Den Brand. 4. Fasering (zie ook PBS en PFD) Het finaal advies is opgesplitst in de volgende 4 fasen: 1. Advies over netwerkmanagement 2. Advies over netwerkinfrastructuur 3. Softwareadvies 4. Opleiding In de eerste fase geven we advies over netwerkmanagement. Hierin beschrijven we welke serverspecificaties en serversoftware volgens ons vzw Den Brand het beste schikt. We geven ook een advies over hoe Den Brand het beste gebruikers kan beheren. Daarna geven we advies over de te gebruiken software en als laatste is er de opleiding om het systeem te kunnen gebruiken. 4

5 Vervolgens geven we in de tweede fase een aanbeveling over de netwerkinfrastructuur. Hieronder verstaan we het netwerkinfrastructuur, de routers, de bekabeling etc.. Hierbij geven we een advies over de infrastructuur, de randapparatuur en de beveiliging van het netwerk. 5. Projectafbakening Voor dit project hebben we beslist welke onderdelen er wel en niet in de analyse passen. Onderdelen die wel verwerkt zullen worden, staan onder binnen de scope, degene die niet van toepassing zijn onder buiten de scope. Binnen de scope: Voorstel voor gebruikersbeheer Voorstel voor netwerkinfrastructuur Voorstel voor beveiliging van het netwerk Voorstel voor softwarepakketten Buiten de scope: Applicaties: er zal geen tijd besteed worden aan het analyseren van applicaties, voor bijvoorbeeld personeelsbeheer. Draadloos internet: er zal geen tijd besteed worden om een voorstel af te leveren tot een draadloos internet. We gaan ons bezig houden om een flexibel, en gebruiksvriendelijk voorstel voor een bekabeld netwerk voor te leggen. Implementatie en aankoop: deze analyse wordt gemaakt voor een vervolgproject, de implementatie en aankoop van de netwerkinfrastructuur hoort niet bij dit project. Opleidingen: Er zullen geen opleidingen gegeven worden. 5

6 6. Omschrijving van de primaire doelgroep De primaire doelgroep is de werknemers van Den Brand. Hieronder verstaan wij de werknemers in alle vestigingen(lier, Herentals, Mol). Zij gebruiken de huidige infrastructuur om bestanden te bewaren en te delen met andere personeelsleden in andere vestigingen. De primaire doelgroep is opgedeeld in 4 groepen: Administratief personeel Boekhouding personeelsdienst sociale dienst Opvoedend personeel Projectverantwoordelijke en opvoeders Directie Informatica-verantwoordelijke Voor deze gebruikers is informatica enkel ondersteunend, daarom is het extra belangrijk dat het systeem vlot loopt en dat ze weten hoe ze ermee moeten werken. We zullen een analyse opstellen over de mogelijkheden om documentatie, opleiding en een helpdesk te voorzien. 7. Derden: andere stakeholders De belanghebbenden van dit project zijn uiteraard Den Brand en zijn personeel. Het is hun werkwijze waaraan geschroefd zal worden en het uiteindelijke doel is om een systeem af te leveren waarmee ze kunnen werken en dat hen hun werk laat uitvoeren. De bewoners zijn onbewust ook stakeholders in de project, het gaat namelijk om hun gegevens die gebruikt worden. Ze hebben er dus baat bij dat we een veilig systeem ontwikkelen. Hun persoonlijke en medische gegevens moeten goed beschermd worden. 6

7 Vanuit Den Brand is er geregeld communicatie met het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, het VAPH en de Centrale Registratie van Zorgvragen, de CRZ. Verder ook iedereen die iets met Den Brand te maken heeft, zij hebben er namelijk baat bij dat de vzw optimaal zijn werk kan doen. 8. Partners Onze belangrijkste partner is de informaticabeheerder van de organisatie. Hij is onze primaire bron van informatie en weet als enige hoe het huidige systeem draait. Hij slaagt er al jaren in om te voorzien in de noden van het personeel op informaticagebied en het is noodzakelijk dat hij voldoende betrokken wordt in dit project zodat hij dit kan verder zetten. Na de implementatie zal hij instaan voor het beheer en het onderhoud. Het is dus cruciaal om ervoor te zorgen dat hij over de nodige informatie en documentatie beschikt om dit te kunnen doen. Andere partners zijn de studenten die deze opdracht als stage zullen uitwerken, we maken namelijk het voorbereidend werk voor hen. Ze moeten de volledig en correct geïnformeerd worden om het project te kunnen realiseren. 9. Informatie en rapportering Tussentijdse rapportering: Als we extra informatie nodig hebben vragen we dat eerst aan onze coach, meneer Verhaegen. Momenteel is hij de tussenpersoon die eventuele vragen verstuurt naar de opdrachtgever. De groep rapporteert eerst aan de groepsleider die contact heeft met de groepscoach. 7

8 Plan Van : Het Plan van wordt op zaterdag 16 oktober naar de coach gestuurd. Om dit op te stellen hebben we een gesprek gehad met de opdrachtgever. De coach stelt verbeteringen voor. De verbeterde versie van het PVA zal aan de klas gerapporteerd worden op dinsdag 19 oktober. Daarna zal het voorstel aan de opdrachtgever gepresenteerd worden op woensdag 27 oktober. Deze stelt verbeteringen voor om een definitief plan af te spreken. Eindrapport: Het eindrapport zal tijdens de examenperiode voorgesteld worden aan de coach en de opdrachtgever. Dit in de vorm van een mondelinge presentatie en een rapport. Formele planning Wat Wanneer Hoe Aan wie Eerste gesprek Gesprek Cindy Van Vlerken, ICT Coördinator Plan Van voorstellen Gesprek met opdrachtgever Cindy Van Vlerken Eindrapport Week van 20 Voorstelling van december Finale presentatie Week van 24 januari het eindproject Finale presentatie 8

9 10. Product Breakdown Structure (PBS) van het project 9

10 11. Product flow diagram (PFD) van het project 10

11 12. Projectorganisatie Het business project Den Brand bestaat uit 5 projectteams. Deze teams zijn samengesteld uit een aantal studenten van een verschillende afstudeerrichting. Daardoor creëer je een evenwichtig team met leden die elk hun unieke skills hebben. Elk team heeft een projectleider en een secretaris. Deze rol wordt na de herfstvakantie gewisseld. De projectleider zorgt ervoor dat het team goed functioneert, zodat het resultaat aan de vereisten voldoet. De projectleider verzorgt ook de communicatie met de opdrachtgever. Zij stellen het plan van aanpak voor aan de klant. De secretaris centraliseert alle informatie in het dossier. Hij zorgt ervoor dat het dossier altijd ordelijk is en up-to-date. Verder zijn er ook nog een aantal leden, die de opdrachten uitvoeren die door de projectleider worden opgegeven. Deze functie is vooral uitvoerend. 13. Risicoanalyse Change management Change management binnen het bedrijf kan voor de nodige problemen zorgen. Wij gaan onze opdrachtgever steeds voldoende informeren en iedereen erbij betrekken. Beperkte kennis Er is een beperkte kennis op vlak van informatica dus zorgen we voor advies op maat. Budget Als de voorgestelde oplossing over het budget gaat, dan zal het niet goedgekeurd worden door de opdrachtgever. Er zullen duidelijke berekeningen en afspraken gemaakt worden over wat aangekocht wordt en wat niet. 11

12 Er wordt een budget van ingepland voor informatica. In dit budget hoort ook netwerkapparatuur. We moeten niet alleen kijken naar de kostprijs van het toestel maar ook naar extra benodigdheden zoals de inktvullingen. Tijd Voor de analyse is de tijd beperkt door vooropgestelde deadlines. Het project moet in 13 weken gerealiseerd worden. Er zal een planning worden opgesteld. Samen met de nodige documentatie zal dit ervoor zorgen dat het implementatie-team onmiddellijk aan de slag kan. 14. Overige commentaar De vzw zal waarschijnlijk korting kunnen krijgen op licentie, ze gingen dit verder bekijken en iets laten weten. Er is ook een materiaallijst beschikbaar gesteld waarin kort omschreven staat over wat voor soort materiaal ze beschikken. Daaruit kunnen we afleiden dat ze over goede toestellen beschikken en dat de besturingssystemen nog heel courant zijn. 12