Deel II: Verbeterpuntenlijst voor de Thuiszorg en de Centra voor wonen en zorg

Transcriptie

1 Deel II: Verbeterpuntenlijst voor de Thuiszorg en de Centra voor wonen en zorg Datum Afdeling Auditor (en) Auditee Aandachtspunt Bevindingen OK? (groen) Bij start van zorg / Opnameproces 1 Bij opname worden altijd de bij Opname in gebruik zijnde vragenlijsten en instructies metde klant doorgenomen. 2 Er is zorgvuldige medicatieoverdracht bij start van de zorg; hiervoor wordt een vast protocol gehanteerd. 3 Voor de hulpverlener is duidelijk welke medicatie een klant gebruikt wanneer de klant daadwerkelijk medicatieondersteuning ontvangt. De medewerker heeft altijd een medicatie-overzichtslijst van de apotheek; deze lijst is compleet en duidelijk. 4 Er is bij het starten van een voorbehouden handeling m.b.t. medicatie altijd een uitvoeringsverzoek van de voorschrijvend arts. 5 Het is duidelijk hoe zelfstandig de klant is t.a.v. medicatiegebruik (BEM classificatie verkorte versie). 6 Bij klanten of huisgenoten waar het niet verantwoord is dat zij zelf bij de geneesmiddelen kunnen, zijn voorzorgsmaatregelen genomen om dit te voorkomen (bv. afsluitbaar kastje). 7 De V&V medewerker neemt geen retourmedicatie van klanten mee; die worden via de apotheek vernietigd. De klant of diens mantelzorger zorgt voor het afvoeren van de medicatie. 8 De geneesmiddelen worden zoveel als mogelijk via baxterzakjes aangeleverd zodra de instelling is betrokken bij de farmaceutische zorg voor de klant. 9 De V&V medewerker vergewist zich ervan dat de medicatie overeenkomt met de medicatie-deellijst. 10 Bij het toedienen van risicovolle stoffen ( bv via een infuus of spuitpomp) wordt er door een tweede bevoegde en bekwame persoon gecontroleerd of het juiste middel in de juiste dosering wordt gegeven. Klant / mantelzorg mag ook de dubbele controle uitvoeren, mits in het zorgplan goed is vastgelegd dat deze keuze zo is gemaakt en deze Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 1 van 9

2 persoon ook capabel is. 11 Er is nooit onduidelijkheid of een geneesmiddel ( ook voor crème of zalf) is verstrekt of toegediend. 12 Klanten krijgen medicatie altijd op de tijdstippen waarop medicatie dient gegeven te worden; de V&V medewerker past hier zijn/haar bezoektijden op aan. ( + en 1 uur is akkoord). 13 Gebruiksinstructies compleet. De huisarts geeft op het recept zelf of in het zorgdossier duidelijke instructies over gebruik zoals doseerinformatie, toedieningswijze, maximale dosering en bij een zo nodig dosering specifieke aanwijzingen voor de indicatie, de maximale dosering en de maximale frequentie per dag. (Denk vooral ook aan crèmes en zalven) 14 Per week leveren. Door per week te leveren en niet in één keer de hele voorgeschreven hoeveelheid, kan beter worden ingespeeld op wijzigingen in medicatie. Dit voorkomt veel verspilling. VIM / MIC en reclamatie 15 Er is een cultuur van Veilig Incident Melden rondom medicatiefouten. Het formulier heeft specifieke vragen in geval van fouten rondom medicatie. 16 Er is speciale aandacht m.b.t. de medicatiefouten; deze worden separaat geëvalueerd om er van te leren en toekomstige fouten te voorkomen. 17 Er vindt terugkoppeling plaats naar de melder betreffende een afhandeling van de MIC /VIM melding. 18 Voor een fout ontstaan bij de apotheek/ leverancier baxter wordt een reclamatieformulier ingevuld en gemeld (of g d naar een centraal mail adres). 19 Er vindt met vaste frequentie (ten minste maandelijks) een analyse van alle VIM en reclamaties plaats en dit wordt naar de manager gerapporteerd. 20 Er is een Review beschikbaar van de 2 meest recente Vim rapportages. 21 In het werkoverleg wordt het thema VIM /MIC standaard besproken. 22 De meldingen worden besproken op elke vergadering van de Commissie Farmacie. Huisartsen krijgen informatie over alle incidenten in voorschrijfbeleid en geneesmiddelendistributie zodat zij ook meedenken over oplossingen ter voorkoming daarvan. Ook valpartijen, agressie, hallucinatie en psychose zijn als meldingen relevant. Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 2 van 9

3 Daarbij spelen vragen zoals: is er een relatie met medicatie, bijvoorbeeld langdurig gebruik van slaap- en kalmeringsmiddelen, hoge doseringen of dubbelgebruik. Klaarmaken en uitzetten geneesmiddelen 23 Het uitzetten van de middelen per patiënt gebeurt in de apotheek door middel van verpakken in Baxterzakjes. De medicijnen per patiënt per innamemoment verpakt, met alle bijbehorende gegevens, zoals naam patiënt, inhoud, toedieningswijze en tijdseenheid van inname. Dit systemen heeft de beperking dat alleen deelbare toedieningsvormen op deze manier verpakt kunnen worden en dat muteren in bestaande rollen door de apotheek moet gebeuren. Dranken, zalven en bijvoorbeeld insuline-injecties vallen hier dus buiten. Aangezien dit gemakkelijk tot fouten kan leiden, is extra aandacht voor afspraken hierover nodig. Toedieningslijsten 24 Er wordt altijd door de apotheek een toedienlijst meegeleverd. AMO meenemen 25 Bij elke wijziging in de medicatie wordt ook een Actueel Medicatie Overzicht (AMO) meegeleverd vanuit de apotheek. 26 De voorschrijver, de huisarts maar ook een waarnemer of specialist, moet altijd over een actueel en volledig medicatieoverzicht kunnen beschikken. Het verzorgingshuis of de thuiszorg regelt dat dit overzicht bij de patiënt aanwezig is op het moment dat de arts een visite doet of wanneer de patiënt het spreekuur bezoekt. Bij bezoek aan een specialist of ziekenhuisopname gaat zo n medicatieoverzicht ook mee. Ontslagrecept en compleet Actueel Medicatie Overzicht van Specialist 27 Bij ontslag uit het ziekenhuis dient de specialist duidelijk aan te geven welke medicijnen wel en welke niet moeten worden voortgezet - dus niet alleen recepten -, zodat de apotheker deze gegevens kan verwerken. Dit lijkt eenvoudig, maar is in de praktijk lastig te bewaken. Het is daarom belangrijk dat het verzorgingshuis duidelijk regelt wie verantwoordelijk is voor het houden van overzicht en voor het doorgeven van wijzigingen aan de apotheek. Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 3 van 9

4 Herhaalrecepten 28 Van de huisartsen mag worden verwacht dat zij herhaalrecepten tijdig aanleveren. Een voor iedereen efficiënte procedure is de afspraak dat de apotheek een overzicht levert van de huidige medicatie en daarbij advies geeft over al dan niet verlengen. De huisarts corrigeert zo nodig die lijst en tekent voor akkoord. De lijst geldt dan als recept. Het gemak van deze procedure mag niet leiden tot automatisme. Het is de verantwoordelijkheid van de huisarts steeds kritisch te kijken of de indicatie voor herhaalreceptuur nog aanwezig is. 29 Herhaalaanvragen vanuit V&V Het verzorgingshuis moet een vaste procedure hebben voor het snel doorgeven van bestellingen; Bijvoorbeeld voor zo nodig medicatie via een vast formulier met alle medicatie voorgedrukt vanuit de apotheek. Wijzigingen 30 Uitgezette medicatie wordt niet tussentijds door een V&V medewerker gewijzigd ook al is dat op voorschrift van de arts. Dit doet de apotheek. 31 V&V medewerker die hulp bij de medicatie biedt, is geïnstrueerd om op vervaldata te letten en hebben hier aandacht voor. Een sticker open vanaf. en houdbaar tot. wordt gehanteerd. 32 De V&V medewerker die hulp bij de medicatie biedt is geïnstrueerd over de wijze waarop geneesmiddelen in de thuissituatie bewaard moeten worden. Delen 33 Delen van medicatie wordt alleen gedaan in overeenstemming met de actuele medicatiedeellijst; let daarbij niet alleen op de datum maar ook op de tijd. 34 De deellijsten worden altijd bij de medicatie bewaard en zijn dus ook aanwezig als er wordt gedeeld. Er wordt onmiddellijk geparafeerd na inname cq na aanreiken (afhankelijk van de BEM). 35 Van alle klanten is in het dossier vastgelegd of ze voor bepaalde medicijnen allergisch cq overgevoelig zijn. Deze informatie staat ook op de medicatiedeellijst 36 De tijden op de deellijst worden zo veel als mogelijk gehandhaafd. Indien medicatie meer dan 1 uur eerder of later wordt aangereikt/ toegediend dan wordt dit genoteerd op de deellijst en wordt een VIM formulier ingevuld (slaapmedicatie vormt uitzondering). Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 4 van 9

5 37 Er wordt niets handmatig bijgeschreven op de deellijst. 38 Bij antistollingsmedicatie wordt zowel de doseerkaart als op de deellijst afgetekend. 39 Bij bezoek aan dagopvang of dagbehandeling neemt de klant niet alleen medicatie mee maar ook de toedienlijst. De begeleiders op deze afdelingen zijn ook bevoegd en bekwaam om medicatie toe te dienen cq aan te reiken en te paraferen. 40 Tot aan het moment van toedienen van de geneesmiddelen bij de klant is op eenvoudige wijze te traceren welke tablet, capsule e.d. welk geneesmiddel betreft. Dus zolang mogelijk in de strip of zakje laten. 41 Per gegeven geneesmiddel wordt geparafeerd na toedienen (cq aanreiken) om zeker te zijn dat de medicatie daadwerkelijk is toegediend/aangereikt. Het is inzichtelijk dat de bewoner de medicatie daadwerkelijk heeft gekregen (aftekenen). Indien voor de bewoner ook toezicht op inname is afgesproken, dient ook daarop controle te zijn. 42 Als een klant een geneesmiddel weigert of uitbraakt o.i.d. wordt dit op medicatiedeellijst vermeld. Ook wordt het gemeld aan de voorschrijver. Zicht op effect en signaleren bijwerkingen 43 De medewerkers moeten weten hoe zij effecten en ongewenste bijwerkingen kunnen signaleren en doorgeven aan de huisarts of de apotheker. Het verzorgingshuis schoolt de medewerkers hierin. De verzorgenden kunnen, door hun dagelijks contact met de bewoner, een belangrijke aanvulling geven op de medicatievoorlichting door de arts, het bevorderen van de therapietrouw en juist gebruik. Bewoners vergeten de door artsen en apothekers gegeven, en veelal eenmalige, informatie immers snel of begrijpen die verkeerd. De verzorgenden moeten ook hiervoor voldoende zijn geschoold. De apotheker kan voor deze scholing zorgen. Er is ook E-learning voor beschikbaar (VIA IVM) Slikproblemen en stampen of malen 44 Van alle klanten is vastgelegd in het dossier wanneer er slikproblemen zijn. Dit wordt ook in het AIS vastgelegd en daarmee op de toedienlijst getoond. 45 Er wordt alleen gemalen of gestampt als op de deellijst vermeld staat dat gemalen mag worden. 46 Van alle klanten met slikproblemen is per product op de toedienlijst vastgelegd of er Copyright 2013 POLOS BV Vught 5 van 9

6 gemalen mag worden; Dit wordt ook in het AIS vastgelegd en daarmee ook getoond op de toedienlijst. 47 De stamper wordt voor en na iedere stampbeurt schoongemaakt en gedroogd. Bijwerkingen 48 Bij een vermoeden van een ongewenste bijwerking a.g.v. de medicatie wordt deze gemeld aan de arts. Beheer Eigen medicatie (BEM) 49 Van elke klant wordt bij de intake bepaald of het verantwoord is indien hij het medicatiebeheer of een deel ervan zelf regelt. 50 Er is een procedure/protocol waarin vastgelegd wordt hoe V&V periodiek per klant vaststelt of deze in staat is om het eigen beheer of een deel hiervan nog op een verantwoorde wijze uit te voeren. 51 Van alle klanten is de BEM classificatie genoteerd in het dossier en doorgegeven aan de apotheek (en evt ook aan de arts); de BEM staat vermeld op de toedienlijst. 52 Bij het starten van de zorg rond medicatie is er altijd op de eerste dag een actueel en volledig medicatieoverzicht, inclusief doseertijden, aanwezig. 53 Het is voor V&V van de afdeling duidelijk wat met elke BEM code wordt bedoeld. 54 Bij het delen houdt men rekening met de BEM codering. 55 Bij BEM codering 5 6 en 7 wordt nooit afgetekend voordat de gift daadwerkelijk gegeven is / toegezien is op inname. Cytostatica 56 Zodra cytostatica worden toegediend (dit staat vermeld op de toedienlijst) treft de medewerker (voor zichzelf) voldoende beschermingsmaatregelen conform het Vilans protocol (zie Intranet van de Instelling). Scholingsprogramma 57 Nieuw personeel wordt, voordat begonnen wordt met delen, op de hoogte gebracht van het farmazorghandboek en de geldende werkwijze. Naast het overbrengen van kennis wordt ook in de praktijk vooraf op bekwaamheid getoetst. Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 6 van 9

7 58 Personeel dat medicatie toedient krijgt de gelegenheid een medicatie cursus te volgen ( bv. E learning). 59 De organisatie heeft een registratie van de bevoegd- en bekwaamheden van medewerkers met betrekking tot handelingen rond geneesmiddelen. 60 Bij V&V medewerkers die hulp geven bij geneesmiddelengebruik van bijzondere toedieningsvormen hebben hier voldoende kennis van en weten hoe de toediening dient te verlopen. 61 De thuiszorgorganisatie heeft een bij/nascholingsprogramma met betrekking tot geneesmiddelen, voorbehouden en risicovolle handelingen voor medewerkers die hulp bieden bij de medicatie. Extern Overleg en Intern Werkoverleg 62 Farmazorg is een vast thema op ieder werkoverleg met als doel om de kennis te vergroten en medicatieveiligheid te bevorderen. 63 Er is een aandachtsvelder farmaceutische zorg per regio / locatie. 64 Er is een gestructureerde samenwerking met een of meerdere apothekers. 65 Er is een gestructureerde samenwerking met een of meerdere huisartsen. Informatie en Communicatie 66 Tijdens het voorschrijven van medicatie geeft de arts de klant informatie over de aard van het toe te dienen geneesmiddel. 67 Tijdens het toedienen van medicatie geeft de V&V medewerker de klant informatie over de aard van het toe te dienen geneesmiddel. 68 Afgesproken en vastgelegd is wie wanneer welke informatie verstrekt aan de klant betreffende de geneesmiddelen. 69 De klant heeft op eenvoudige wijze toegang tot gebruikersvriendelijke geneesmiddeleninformatie over de middelen die hij/zij slikt. 70 De V&V medewerker koppelt relevante informatie over problemen met geneesmiddelgebruik (bv. bijwerkingen) terug met voorschrijver of apotheker. 71 Er is in het zorgdossier schriftelijk informatie aanwezig (bijsluiters en eventueel gebruiksinstructies) over de medicatie die door de klant wordt gebruik en waarbij de medewerker ondersteuning biedt. Deze informatie wordt jaarlijks vervangen. 72 Er wordt alleen medicatie gemalen als er per geneesmiddel een schriftelijke Copyright 2013 POLOS b.drees@polos.nl BV Vught 7 van 9

8 instemming is van de arts zoals op de deellijst vermeld staat. Kennis over geneesmiddelen 73 Van alle middelen is een actuele bijsluiter beschikbaar c.q. in te zien; dit is te bereiken via 74 Er is overal een laatste versie farmacotherapeutisch kompas digitaal beschikbaar via 75 Iedereen die medicatie deelt weet hoe zij/hij toegang tot deze informatie krijgt; iedereen heeft laten zien hoe iets kan worden opgezocht. 76 Synoniemen worden gezocht in het Farmacotherapeutisch Kompas (en niet op een of andere oude lijst). 77 Verzorgenden kunnen op informatie over medicijnen vinden die een aanvulling op de bijsluiter geeft. Medicatiebeoordeling 78 Er is overleg op patiëntniveau tussen APO en HA Huisarts en apotheker evalueren periodiek de medicatie per patiënt. Hiervoor wordt de richtlijn gehanteerd MDR polyfarmacy Er is een EVV bij dit overleg betrokken. Tussentijds worden labwaarden uitgewisseld. Als de hier beschreven werkwijze wordt gevolgd, is een vergoeding mogelijk volgens de M&I-module Polyfarmacie. Protocol 79 Er is één beschrijving van de procedure farmaceutische zorg in the thuiszorg. 80 De protocollen en procedures rondom het medicatieproces worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. 81 De naleving van de protocollen wordt regelmatig gecontroleerd, door de manager. 82 Het protocol voor het toedienen en/of instellen van specifieke middelen zoals insuline is bekend. 83 Het protocol voor pijnbestrijding door middel van pomp of injectie is bekend 84 Medewerkers Instelling weten de protocollen (bv. bij Insuline of pijnbestrijding) te vinden. Copyright 2013 POLOS BV Vught 8 van 9

9 Copyright 2013 POLOS BV Vught 9 van 9