Gaglanden. 1. Inleidinq. Stadsgewest. datum 14 juni Aan Met algemeen bestuur. rekeningcommissie

Transcriptie

1 Stadsgewest Gaglanden Aan Met algemeen bestuur GroteMarktstraat43 Postbus CB DenHaag Telefoon Telefax Internet Bank BNG contactpersoon p, MOrBUW AA. uwkenmerk datum 14 juni 2011 doorkiesnummer Q7Q onskenmerk bijlage(n) onderwerp \/pr*c an wan HP projectnummer rekeningcommissie Verslag van de rekeningcommissie over de werkzaamheden 2010/ Inleidinq. Het Algemeen bestuur van het Stadsgewest Haaglanden (hierna: Haaglanden) heeft in de vergadering van 16 april 2008 de verordening op de rekeningcommissie (hierna: de commissie) vastgesteld. Zij heeft op 30 juni 2010 als leden van deze commissie benoemd mevrouw D. Dekker- Mulder en mevrouw J.W. Groeneveld en de heren G.A. Verspuij, J.H van Oort, A. B. Brussaard, JJ. Trouwborst, J. P. van der Hoeven, R.A.J. van der Meij en AJ A. Wijten. De commissie heeft de heer Verspuij als voorzitter aangewezen. De commissie heeft tot taak: 1. het uitvoeren van het jaarrekeningonderzoek en het opstellen van een verslag hiervan. In dit verslag wordt een advies opgenomen over de vaststelling van de jaarrekening van Haaglanden dan wel een eventueel te vragen voorstel voor een door het algemeen bestuur te nemen indemniteitsbesluit. 2. het, in opdracht van het algemeen bestuur, verrichten van andere onderzoeken uit hoofde van de controlerende functie van het algemeen bestuur. 3. Naast het verslag over het jaarrekeningonderzoek kan de rekeningcommissie het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur informeren over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht.

2 2. Werkwijze commissie Onderstaand treft u het verslag en de aanbevelingen en conclusies van de commissie aan. De commissie heeft kennisgenomen van de jaarstukken 2010 en het daarop betrekking hebbende verslag van bevindindingen van de accountant. De commissie heeft een aantal aanvullende stukken opgevraagd en bestudeerd. De commissie heeft zich in de commissievergaderingen laten informeren over de wijze van beheersing van de processen met behulp van de geautomatiseerde procesbeschrijvingen. Bij de bespreking van de jaarstukken 2010 is de accountant aanwezig geweest om zijn bevindingen en conclusies nader toe te lichten. De accountant heeft een goedkeurende verklaring zowel op het gebied van de getrouwheid als de rechtmatigheid afgegeven en gaf aan dat de organisatie "in control" is. Deze jaarrekening is de eerste, die de accountant heeft beoordeeld, nadat deze de opdracht heeft gekregen. Hij constateerde verdere verbeteringen in de verslaglegging en kon zich verenigen met de gehanteerde schattingen en verslaggevingstoeslagen. 3. Bevindingen en conclusies De commissie spreekt haar waardering uit voor het werk dat Haaglanden in het kader van de financiele verslaglegging heeft verricht. De commissie komt met betrekking tot de jaarrekening 2010 tot de volgende bevindingen en conclusies en gaat tevens in op de vorig jaar naar aanleiding van het jaarverslag en de jaarrekening 2009 genoemde punten. Tevens gaat de rekeningcommissie in op het door haar verrichte onderzoek naar de procesbeheersing. 1. De jaarstukken a. de rekeningcommissie is van mening dat de geleverde prestaties en bereikte resultaten gedetailleerder kunnen worden beschreven. Kwaliteit mag zeker genoemd worden. b. Bij de analyse van de begrotingsafwijkingen valt de grote afwijking op binnen het programma Mobiliteit, namelijk 185 mln. minder lasten ten opzichte van de primitieve begroting, ofwel bijna 50%. Het gaat hier met name om de vertraging van de subsidiedeclaraties van infrastructurele werken van de gemeenten, waardoor de subsidieuitgaven achterblijven. De rekeningcommissie is van mening dat de overschatting van de ramingen een structureel karakter lijkt te hebben en dat het, mede uit het oogpunt van de liquiditeitsprognose, gewenst is dat er strakker geraamd gaat worden. Zij adviseert het dagelijks bestuur om op dit punt met nadere maatregelen te komen en zal in het najaar een eigen onderzoek dienaangaande starten. Onderzoek geeft aan, dat projecten "pas" worden betaalbaargesteld als de laatste actie conform specificaties is uitgevoerd. Fasering in betaalbaarstelling van de einddeclaratie kan dit euvel mogelijk verminderen. 2. Het verslag van bevindingen over De controlerend accountant is op basis van zijn onderzoek gekomen tot een goedkeurende verklaring op zowel getrouwheid als rechtmatigheid. De rekening bevat geen materiele fouten en is opgesteld conform de huidige regelgeving. De organisatie is "in control". De commissie heeft kennis genomen

3 van de stand van zaken met betrekking tot het vorige verslag van bevindingen en kan akkoord gaan met de voortgang. De commissie verzoekt het dagelijks bestuur te bewerkstelligen dat ook bij de samenwerkingsverbanden van het Stadsgewest, zoals Bereik!, de voor het Stadsgewest geldende aanbestedingsregels worden toegepast. De commissie neemt de aanbeveling van de accountant over om het treasurystatuut aan te passen aan de Ruddo-regels en verzoekt het dagelijks bestuur een wijziging voor te bereiden. De commissie stelt het dagelijks bestuur voor een nota aan de rekeningcommissie voor te bereiden om te komen tot een afspraak over het al of niet uitbrengen van de in de Financiele Verordening opgenomen nota's over reserves en voorzieningen en verstrekte subsidies. 3. Afdoening aanbevelingen De rekeningcommissie heeft kennis genomen van de afdoening van haar conclusies en aanbevelingen van het rapport van de rekeningcommissie De rekeningcommissie is van mening dat de liquiditeitsprognoses verder verbeterd kunnen worden als meer inzicht wordt verkregen in de stand van de gesubsidieerde projecten van gemeenten. De commissie heeft de invoering van een ondergrens voor een controleverklaring bij subsidies vastgesteld; hiermee is deze aanbeveling uitgevoerd. 4. Bedrijfsvoeringsonderzoeken De rekeningcommissie heeft geconstateerd dat binnen het Stadsgewest Haaglanden hard wordt gewerkt aan een proces van certificering en dat inmiddels de veertig financieel meest risicovolle processen zijn beschreven. Ook zijn hierbij organisatieverbeteringen ingevoerd. De commissie stelt het dagelijks bestuur voor ook de andere processen op deze wijze aan te pakken. De bevindingen van de commissie naar aanleiding van dit onderzoek wordt als bijlage gevoegd. De rekeningencommissie is van mening dat deze hoge mate van kwalitatief werken een belangrijke basis is om succesvol te werken aan de vorming van de Metropoolregio. 5. De commisie heeft kennis genomen van de beeindiging van het BOR-fonds op 31 december 2011 en van het risico dat de overgebleven gelden aan het ministerie van I & M moeten worden teruggestort en verzoekt het dagelijks bestuur met klem en tijdig met een voorstel te komen om deze gelden voor de regio te behouden. 4. Aanbevelingen en conclusies a. De rekeningcommissie is van mening dat jaarverslag en jaarrekening een voldoende inzicht geeft in de uitvoering van de begroting en financiele positie van Haaglanden. De volgende verbeterpunten worden aanbevolen: i. Een verdere detaillering van de prestaties. ii. Een verbetering van de liquiditeiten-ramingen. b. De rekeningcommissie geeft het dagelijks bestuur in overweging:

4 Het risico van terugstorten van de BOR-gelden per ultimo 2011 te ondervangen door in overleg te treden met het ministerie van I & M en/of door het aangeven van alternatieve besteding. De financiele verordening aan te passen aan de RUDDO regelgeving. De procesbeschrijving en verbetering van de bedrijfsvoering voort te zetten en deze als sterke inbreng te benutten voor de vorming van de Metropoolregio. iv. De noodzaak van de in de financiele verantwoording genoemde nota's te beschouwen. c. De rekeningcommissie is van mening dat de door de accountant in het verslag van bevindingen geformuleerde aanbevelingen voor de organisatie onverkort dienen te worden opgevolgd. De commissie wenst over de voortgang getnformeerd te worden. Advies Op grand van haar onderzoek adviseert de commissie: a. het algemeen bestuur de rekening 2010 met een voordelig resultaat van , na reguliere toevoegingen en onttrekkingen aan reserves, conform vast te stellen. De commissie spreekt zich niet uit over de voorgestelde verdeling van dit voordelig resultaat. b. Het algemeen bestuur de aanbevelingen van de rekeningcommissie zoals verwoord in de vorige paragraaf te onderschrijven en het dagelijks bestuur de opdracht te geven deze nader uit te werken c. het dagelijks bestuur te verzoeken tussentijds de rekeningcommissie te informeren over de voortgang van de hierboven genoemde aandachtspunten en aanbevelingen. De voorzitter van de rekeningcommissie,

5 Bijlage 1 van het verslag van de rekeningcommissie 2010/2011. Het gebruik van procesbeschrijvingen voor efficiency-onderzoeken. Algemeen. De wet dualisering gemeentebestuur van 28 februari 2002 heeft een aanzienlijke aanpassing van de gemeentewet gegeven. In het kader van de verbetering van het financiele beheer is Art 213 a gemeentewet opgenomen, namelijk: "het college verricht periodiek onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur." Vanuit dit artikel kennen de gemeenten het doelmatigheidsonderzoek vanuit de Raad. (gemeentelijke rekenkamer) Voor de WGR en WGR+ gelden deze regels echter niet: op grand van het overgangsartikel Villa lid 1 is de gemeentewet voor 6 maart 2002 bepalend (het bevriezingsartikel). Echter de artikelen 186 t/m 213 zijn door lid 2 wel van toepassing verklaard. (begroting en rekening) Artikel 213 a is hierbij dus klaarblijkelijk uitgezonderd. Met andere woorden, de bij gemeenten gebruikelijke verplichte efficiency-onderzoeken zijn voor het Stadsgewest niet verplicht. Toch lijkt het zinvol om de bedrijfsvoering van het Stadsgewest periodiek onder de loep te nemen. De rekeningcommissie heeft daar in diverse vergaderingen op aangedrongen. Omvang en werking. In de eerste jaren na 2002 is door het Stadsgewest ervaring opgedaan met efficiency-onderzoeken bij sectoren. Door middel van interviews is een eerste beeld verkregen van de werkwijze en vervolgens zijn aanbevelingen gedaan. Door de beperkte bezetting van sectoren bleek deze aanpak niet goed te werken: vrij gemakkelijk kon de getnterviewde worden getraceerd, wat de discussie over de verbeteringen aanzienlijk bemoeilijkte. Vanaf 2005 heeft het onderzoek zich gericht op typen functies: zo is de bezetting van de secretariaten in relatie tot de grootte van de sector en de bedrijvigheid gemeten en zijn verbeteradviezen gedaan. Deze adviezen zijn vrijwel geheel overgenomen. Het gaat dan om bereikbaarheid, onderlinge vervanging e.d. Ook is een onderzoek gedaan naar de overhead. Op basis van objectieve kengetallen voor gemeenten en andere WGR-gebieden is vastgesteld dat de overhead aanvaardbaar en op enkele punten zelfs te gering was. In 2007 heeft het Stadsgewest, omdat alle gelijksoortige functies waren onderzocht, een verbetermethodiek ingevoerd, het zogenaamde INK-model. De eerste fase in dat model is de beschrijving van de processen. Als duidelijkheid over de processen bestaat, kunnen verbetervoorstellen worden gedaan: bijvoorbeeld in de routing, maar ook voor de beheersing van de risico's. De rekeningcommissie heeft aangegeven kennis te willen nemen van deze verbetermethodiek. In de vergadering van de rekeningcommissie van 22 februari heeft de senior-beleidsmedewerker AO/IC een presentatie gehouden over het werken met procesbeschrijvingen bij SGH. Als belangrijkste processen zijn de inkoopprocessen gepresenteerd, waarbij de beschrijving in de webbased applicatie Comm'antwerd getoond. Een van de doelen van deze processen is het voldoen aan wet- en regelgeving; namelijk het rechtmatigheidaspect. Daarnaast is de implementatie in de organisatie incl. standaardformats en digitaal inkoopdossier aan de orde geweest. Bij de presentatie zijn vragen gesteld over de werking.

6 De commissie stelt daarbij het volgende vast: 1. De probleemstelling Artikel 213.a GW verplicht een openbaar lichaam tot efficiencyonderzoeken. Hoewel dit artikel in strikte zin niet van toepassing is op het Stadsgewest heeft het Stadsgewest een jarenlange ervaring op dit gebied. De objecten van de gehanteerde methodiek zijn de verschillende (productie) processen. 2. De aanpak Als eerste activiteit zijn alle processen binnen het Stadsgewest getnventariseerd en gecategoriseerd. Er is onderscheid gemaakt tussen besturende, primaire en ondersteunende processen. Op basis van een risico-analyse is een prioriteitsstelling gemaakt. Vervolgens heeft elk proces een proceseigenaar gekregen en zijn procedures afgesproken over bevoegdheden, onderhoud en dergelijke. Tenslotte is begonnen met de feitelijke vastlegging. 3. De resultaten In totaliteit zijn ruim 150 processen onderkend. Hiervan zijn er 50 als (financieel) risicovol aangemerkt. Al deze processen zijn inmiddels beschreven en vastgesteld, inclusief de verbeteringen. De procesbeschrijvingen zijn voor elke medewerker elektronisch beschikbaar en worden gebruikt bij het inwerken van nieuw personeel, als informatiebron voor het behandelen van documenten en voor de vastlegging van de mandaatregeling, kennisbron voor (typen) aanbestedingen en dergelijke. De commissie trekt de volgende conclusie: 1. Door het gebruik van de INK-methodiek voldoet het Stadsgewest aan de (niet-verplichte) efficiency-onderzoeken zoals genoemd in artikel 213 a GW. 2. De gepresenteerde aanpak voldoet aan de door de rekeningcommissie te stellen eisen, met name de prioritering op financieel meest risicovolle processen. 3. De beschrijving van processen heeft naast bedrijfsmatige effecten ook een belang voor de controlerend accountant en de interne controle. 4. Door de algehele beschikbaarstelling wordt bevorderd dat medewerkers een ruimere blik krijgen op het functioneren van de processen en hun deskundigheid nog verder kunnen vergroten. De commissie beveelt aan: 1. De procesbeschrijvingen voor zover zinvol verder ter hand te nemen en daarbij met het onderhoud een aanvang te nemen. 2. De methodiek, voor zover daar behoefte aan is, ter kennis te brengen van gemeenten en de stadsregio Rotterdam om daarbij een succesvolle start te kunnen maken met de regiovorming van Metropool.