Vragen art. 61 Rvo R. Broos DMP Heusden over uitvoering archivering

Transcriptie

1 Zaaknummer Onderwerp Vragen art. 61 Rvo R. Broos DMP Heusden over uitvoering archivering Collegevoorstel Aanleiding / voorgeschiedenis Raadslid de heer R. Broos (DMP Heusden) stelt in een brief van 21 juli 2016 aanvullende vragen op grond van artikel 61 van het Reglement van orde van de raad over de uitvoering van de archivering. Afweging Het voorstel is om de gestelde vragen te beantwoorden met de bijgaande brief. Voorgenomen besluit Het voorstel is om bijgaand besluit vast te stellen. 1

2 Zaaknummer Onderwerp Vragen art. 61 Rvo R. Broos DMP Heusden over uitvoering archivering BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 13 september 2016 besloten: de vragen van raadslid R. Broos (DMP Heusden) over de uitvoering van de archivering te beantwoorden met bijgaande brief. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. H.J.M. Timmermans 2

3 R. Broos ONS KENMERK: UW KENMERK: UW BRIEF VAN: 21 juli 2016 BEHANDELD DOOR: Nienke van Haasteren ONDERWERP: aanvullende vragen artikel 61 Rvo over uitvoering archivering AANTAL BIJLAGEN: - DATUM: 13 september 2016 VERZ. 13 september 2016 Beste heer Broos, In antwoord op uw brief van 21 juli 2016 vindt u hieronder de beantwoording van uw schriftelijk gestelde aanvullende vragen over de uitvoering van de archivering door de gemeente. Vraag 1 U geeft aan in de beantwoording van de eerder ingediende vragen dat begin juli geëvalueerd zal worden welke voortgang is geboekt. Ik zou u willen verzoeken de evaluatie toe te zenden als deze beschikbaar is. POSTADRES Gemeente Heusden Postbus AA Vlijmen BEZOEKADRES Julianastraat 34 Vlijmen T (073) F (073) E INFO@HEUSDEN.NL DIGITAAL LOKET Bankrelatie NL54BNGH De vraag die in juli geëvalueerd werd is de volgende: Is het mogelijk om de dagelijkse aanwas van digitale zaakdossiers te behandelen? Daartoe is een periode van turven van aanwas van digitale zaakdossiers afgezet tegen het aantal verwerkte (gecontroleerde en gearchiveerde) zaakdossiers door de DIV-medewerkers. Het antwoord op de vraag luidt op basis van de mondelinge bespreking in het betrokken werkoverleg: Ja, gemiddeld genomen zijn we in staat om de dagelijkse aanwas van digitale zaakdossiers te verwerken. Een vervolgperiode van meten is afgesproken om meer zekerheid te verkrijgen op de langere termijn. In januari 2017 zal nogmaals op dezelfde praktische manier de voortgang worden beoordeeld. Aangezien de evaluatie, met uitzondering van het digitale turflijstje, verder dus mondeling van aard is geweest, is er geen relevante documentatie te overleggen. Vraag 2 In het verslag van SALHA blz. 13 is aangegeven dat na de invoering van het digitaal werken (2002) de gemeente is opgehouden met het vormen van analoge dossiers. Hierbij zijn tot 2014 zowel de bewaar- als vernietigstukken met elkaar vermengd'. Binnen de uitgangspunten van archiefbeheer is dit niet wenselijk. Voor de korte termijn is dit wellicht efficiënt maar uiteindelijk is het arbeidsintensiever en Gemeente Heusden gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Indien u daarover inhoudelijk meer wilt weten kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar van onze gemeente (Wet Bescherming Persoonsgegevens, artikel 33 en 34)

4 Ons kenmerk Onderwerp aanvullende vragen artikel 61 Rvo over uitvoering archivering Datum 13 september 2016 Pagina 2 van 4 zal meer tijd nodig zijn om achterstand in te lopen. Klopt het dat dit de oorzaak is van de opgelopen achterstand? Zo niet, wat is dan de oorzaak van de opgelopen achterstand? Heeft u dit in de bovenbedoelde evaluatie meegenomen? De fysieke achterstand van 1192 meter is deels ontstaan nadat in 2002 door de gemeente is besloten om te stoppen met het vormen van analoge dossiers en te focussen op het volledig digitaal werken. Deze beslissing was ook niet zo vreemd, omdat op korte termijn substitutie zou worden geregeld. Dit is in 2006 geregeld voor de te vernietigen archiefbescheiden. Substitutie voor de te bewaren archiefbescheiden zou snel daarop moeten volgen, dit is alleen nog altijd niet geregeld (zie hiervoor ook het antwoord hierna op vraag 3). De achterstand bestaat daarnaast ook uit archief dat medewerkers zelf in hun beheer hadden en pas later over hebben gedragen aan het archief. Verder bestaat de achterstand voor een deel uit de nalatenschap van de voormalige gemeenten Drunen, Vlijmen en Heusden (dit is archief dat gecontroleerd moet worden en daarna gereed gemaakt kan worden om over te brengen naar het Streekarchief). Het wegwerken van deze achterstand is dus niet meegenomen bij de hiervoor genoemde evaluatie, omdat deze evaluatie ging over het wegwerken van de digitale achterstand en niet die van de fysieke achterstand. Vraag 3 In de antwoorden geeft u aan welke maatregelen zijn genomen. Niet genoemd is de maatregel om een vervangingsbesluit (substitutie) aan te vragen zodat stukken niet langer fysiek te hoeven worden gearchiveerd. Waarom is dit vervangingsbesluit niet al veel eerder aangevraagd? Heeft u dit wel overwogen? Wanneer wilt u een verzoek hiertoe indienen? Zoals al gezegd is in 2006 een vervangingsbesluit genomen voor de te vernietigen archiefbescheiden (de omvang daarvan bedraagt tussen de 70% en 90% van ons archief). Er is alleen nog geen vervangingsbesluit voor de te bewaren archiefbescheiden (10% tot 30% van ons archief). De reden dat dit besluit niet eerder is genomen, komt mede doordat er in de afgelopen tien jaar is gewisseld van zaaksysteem en eerst moesten de kinderziektes uit ons huidige systeem gehaald worden voordat scans en registraties met voldoende kwaliteit konden worden geleverd om te voldoen aan de eisen die worden gesteld aan substitutie. Daarnaast hebben het ontbreken van een archiefmodule in het zaaksysteem, ziekte en personele wisselingen ervoor gezorgd dat er de afgelopen drie jaar niemand was om het vervangingstraject verder in gang te zetten of af te maken. De verwachting is dat er eind 2019 (na de implementatie van een nieuw zaaksysteem en het opstellen van een handboek voor vervanging en het doorlopen van de procedure) kan worden overgegaan tot substitutie van de te bewaren archiefbescheiden. Vraag 4 Uit externe informatie heb ik begrepen dat eerder een extern bureau is ingehuurd om de problemen rondom archivering aan te pakken. Wij lezen dit niet terug in uw antwoord (als genomen maatregel). Is het juist dat externe expertise is ingehuurd? Welke opdracht is verstrekt, in welke periode, wat zijn de kosten, wat zijn de resultaten? Het is ons onduidelijk welk extern bureau wordt bedoeld als het gaat over het recente verleden. Een dergelijke opdracht is wel verstrekt rond de herindeling in 1996/1997 aan de bureaus Voorzee en De Boer. Daarna, ook in de afgelopen

5 Ons kenmerk Onderwerp aanvullende vragen artikel 61 Rvo over uitvoering archivering Datum 13 september 2016 Pagina 3 van 4 jaren, is sprake geweest van inhuur van menskracht om ook mee te werken aan het archief als reguliere taak vanwege eerdergenoemde personele bezettingsproblemen. Vraag 5 U geeft aan om in 2017 iemand aan te trekken voor het wegwerken van de fysieke achterstand (met mensen met afstand arbeidsmarkt). Als wij mogen constateren dat de achterstand aan fysiek archief 1192 meter bedraagt (dit zijn zo n 9000 archiefdozen!) en digitale zaken; is het dan niet verstandiger om op een zo kort mogelijke termijn een taskforce te vormen (met stuurgroep) en hiervoor eerder middelen vrij te maken? U geeft immers in uw antwoord aan dat de achterstand te groot is om mee te nemen in dagelijkse werkzaamheden. Zoals in ons vorig antwoord is aangegeven, is de inhuur bedoeld voor het wegwerken van de fysieke achterstand. Deze achterstand van 1192 meter zou met de begrote inzet (één aanstelling voor twee jaar met inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) in twee jaar weggewerkt kunnen worden. Daarnaast wordt de digitale achterstand meegenomen in de dagelijkse werkzaamheden; dit blijkt zoals aangegeven bij het antwoord op vraag 1 nu te werken. In onze eerdere beantwoording hebben we al gemotiveerd waarom we liever praktisch aan de slag gaan en om die reden is er geen taskforce gevormd met stuurgroep. Vraag 6 Als u aangeeft dat u 5 jaar nodig heeft om de achterstand weg te werken wat betekent dit dan voor de dienstverlening aan de burger? Zijn de nog niet gearchiveerde stukken dan in die 5 jaar openbaar raadpleegbaar? Deze worden op dagbasis worden opgeborgen, waarbij de te vernietigen stukken niet worden gesplitst. Zijn gearchiveerde stukken intern raadpleegbaar en vindbaar voor de noodzakelijke gegevensverstrekking aan overige interne processen en zaakdossier? De achterstand die in vijf jaar weggewerkt gaat worden betreft de digitale achterstand. Dit zijn al (digitaal) gevormde zaken die intern raadpleegbaar zijn via het zaaksysteem. Deze zaken hoeven alleen nog gecontroleerd te worden door de medewerkers van DIV op volledigheid, toekenning juiste resultaat en bewaartermijn. Door de energie die de gemeente stak in het volledig digitaal werken, en het dus digitaal vormen van zaken, is er een situatie ontstaan waarbij, ondanks de achterstanden, de dienstverlening richting de burger niet in kwaliteit is achteruitgegaan. De dienstverlening is juist beter geworden omdat iedereen binnen de gemeente de juiste informatie uit het zaaksysteem kan halen. Er is natuurlijk altijd ruimte voor verbetering en de controle van de reeds gevormde zaken zal hier aan bijdragen. Vraag 7 In uw plan van aanpak geeft u aan dat de leverancier (Roxit) stopt met het beheer van het huidige zaaksysteem en dat (op initiatief van leverancier) zal worden overgegaan met een ander zaaksysteem (Greenvalley). Worden de kosten van deze transitie/ conversie dan ook gedragen door de leverancier (immers de afnemer heeft hier niet om gevraagd)? Kan dit juridisch binnen het huidige contract worden afgedwongen? Uit externe informatie is gebleken dat de gemeente Dongen dit wel op deze manier heeft geregeld. Dit leidt uiteraard tot een forse kostenbesparing. Is deze mogelijkheid door de gemeente Heusden al beoordeeld?

6 Ons kenmerk Onderwerp aanvullende vragen artikel 61 Rvo over uitvoering archivering Datum 13 september 2016 Pagina 4 van 4 En zo ja wat is hiervan het resultaat? Bent u bereid om ervaringen uit te wisselen met de gemeente Dongen? We zijn in gesprek met de leverancier onder welke voorwaarden we de overstap naar het overgenomen, en door Roxit voorgestelde, Greenvalley zaaksysteem als werkbare oplossing wensen te accepteren. Of en in welke mate de kosten van de transitie/conversie worden gedragen door de leverancier is onderwerp van gesprek en de uitkomst daarvan is onzeker. Het is wel het streven om het kostenneutraal mogelijk te maken en uw informatie vanuit de gemeente Dongen is daar behulpzaam bij. Het kan echter op basis van de huidige al opgezegde overeenkomst in ieder geval niet worden afgedwongen. Er is wel contact geweest met de gemeente Dongen om informatie uit te wisselen. Daarbij zijn er natuurlijk parallellen zoals dezelfde leverancier en de gewenste overstap naar hetzelfde pakket van dezelfde leverancier. Echter, er is wel één wezenlijk verschil: Heusden is sinds 2002 digitaal en daarmee is populair gezegd de harde schijf veel groter en veel voller met allerlei informatie (metadata, zaakdossiers, opmerkingenvelden, documenten, etc.) en is ons huidige zaaksysteem gekoppeld aan veel meer andere softwarepakketten. Daarmee is de migratie van Heusden vele malen complexer dan die van de gemeente Dongen. Dit betekent dus dat daar helaas ook meer tijd en kosten mee zijn gemoeid. Voor die resultaatverplichting wil de leverancier een redelijke bijdrage in de kosten hebben. Dit is redelijk en verdedigbaar. Mocht de keuze uitvallen op een ander pakket van een andere leverancier, dan zijn de kosten vele malen hoger (zeker de aanbestedingskosten en de implementatiekosten). Resumerend: de constatering was en is, dat ondanks dat we allebei gemeenten zijn, er ook verschillen zijn in oorsprong, aard en omvang van de uitdaging en de nu bedachte aanpak. Met vriendelijke groet, het college van Heusden, de secretaris, de burgemeester, mr. H.J.M. Timmermans drs. J. Hamming

7 Onderwerp: Aanvullende Artikel 61 vragen: uitvoering archivering Geacht college, Op 19 juni heeft DMP-Heusden vragen gesteld over het archiefbeheer, welke op 5 juli beantwoord zijn. Dank voor de beantwoording. Toch hebben wij nog niet alle informatie welke nodig is om vast te stellen of en hoe wij dit verder willen bespreken (informatievergadering of met de betrokken wethouder). Wij twijfelen of de gemeentelijke organisatie de ernst van de situatie voldoende onderkent en voldoende maatregelen heeft genomen of gaat nemen. Wij kunnen nog niet vaststellen in hoeverre dit de dienstverlening aan de burger raakt en kunnen nog onvoldoende vaststellen wat de financiële consequenties zijn en of eerdere investering heeft bijgedragen aan het realiseren van een oplossing. Wij vinden het daarom van belang om aanvullende vragen te stellen (in aanvulling op de eerdere art.61-vragen). Aan: College van B&W gemeente Heusden Kopie aan: Datum 21 juli 2016 Van DMP Heusden 1. U geeft aan in de beantwoording van de eerder ingediende vragen dat begin juli geëvalueerd zal worden welke voortgang is geboekt. Ik zou u willen verzoeken de evaluatie toe te zenden als deze beschikbaar is. 2. In het verslag van SALHA blz. 13 is aangegeven dat na de invoering van het digitaal werken (2002) de gemeente is opgehouden met het vormen van analoge dossiers. Hierbij zijn tot 2014 zowel de bewaar- als vernietigstukken met elkaar vermengd'. Binnen de uitgangspunten van archiefbeheer is dit niet wenselijk. Voor de korte termijn is dit wellicht efficiënt maar uiteindelijk is het arbeidsintensiever en zal meer tijd nodig zijn om achterstand in te lopen. Klopt het dat dit de oorzaak is van de opgelopen achterstand? Zo niet, wat is dan de oorzaak van de opgelopen achterstand? Heeft u dit in de bovenbedoelde evaluatie meegenomen? 3. In de antwoorden geeft u aan welke maatregelen zijn genomen. Niet genoemd is de maatregel om een vervangingsbesluit (substitutie) aan te vragen zodat stukken niet langer fysiek te hoeven worden gearchiveerd. Waarom is dit vervangingsbesluit niet al veel eerder aangevraagd? Heeft u dit wel overwogen? Wanneer wilt u een verzoek hiertoe indienen? 4. Uit externe informatie heb ik begrepen dat eerder een extern bureau is ingehuurd om de problemen rondom archivering aan te pakken. Wij lezen dit niet terug in uw antwoord (als genomen maatregel). Is het juist dat externe expertise is ingehuurd? Welke opdracht is verstrekt, in welke periode, wat zijn de kosten, wat zijn de resultaten? DMP Heusden info@dmpheusden.nl Website: Raadsleden: Martijn van Esch, Johan Meesters, Joost Meijer, Thijs de Laat, René Broos

8 5. U geeft aan om in 2017 iemand aan te trekken voor het wegwerken van de fysieke achterstand (met mensen met afstand arbeidsmarkt). Als wij mogen constateren dat de achterstand aan fysiek archief 1192 meter bedraagt (dit zijn zo n 9000 archiefdozen!) en digitale zaken; is het dan niet verstandiger om op een zo kort mogelijke termijn een taskforce te vormen (met stuurgroep) en hiervoor eerder middelen vrij te maken? U geeft immers in uw antwoord aan dat de achterstand te groot is om mee te nemen in dagelijkse werkzaamheden. 6. Als u aangeeft dat u 5 jaar nodig heeft om de achterstand weg te werken wat betekent dit dan voor de dienstverlening aan de burger? Zijn de nog niet gearchiveerde stukken dan in die 5 jaar openbaar raadpleegbaar? Deze worden op dagbasis worden opgeborgen, waarbij de te vernietigen stukken niet worden gesplitst. Zijn gearchiveerde stukken intern raadpleegbaar en vindbaar voor de noodzakelijke gegevensverstrekking aan overige interne processen en zaakdossier? 7. In uw plan van aanpak geeft u aan dat de leverancier (Roxit) stopt met het beheer van het huidige zaaksysteem en dat (op initiatief van leverancier) zal worden overgegaan met een ander zaaksysteem (Greenvalley). Worden de kosten van deze transitie/ conversie dan ook gedragen door de leverancier (immers de afnemer heeft hier niet om gevraagd)? Kan dit juridisch binnen het huidige contract worden afgedwongen? Uit externe informatie is gebleken dat de gemeente Dongen dit wel op deze manier heeft geregeld. Dit leidt uiteraard tot een forse kostenbesparing. Is deze mogelijkheid door de gemeente Heusden al beoordeeld? En zo ja wat is hiervan het resultaat? Bent u bereid om ervaringen uit te wisselen met de gemeente Dongen? Wij ontvangen graag een aanvullend antwoord op bovenstaande vragen en zien de evaluatie met belangstelling tegemoet. Op basis hiervan zullen wij overwegen of verdere behandeling binnen de raad nodig is. Met vriendelijke groet, Namens fractie DMP Heusden René Broos