Zorgregelbestanden Handleiding

Transcriptie

1 Zorgregelbestanden Handleiding Voor: Gemeenten Datum: 31/01/2017 Versie: 1

2 PAGINA 2 VAN 7 Inleiding Het CAK stelt periodiek een zorgregelbestand beschikbaar aan de gemeenten. Met het zorgregelbestand kunt u de declaraties, die ingediend zijn door de zorgaanbieders, vergelijken met de gegevens die de zorgaanbieders bij het CAK aanbieden. In deze handleiding worden de verschillende begrippen in het zorgregelbestand toegelicht. De zorgregelbestanden worden geplaatst op de applicatie Porta. U kunt de applicatie benaderen via Mijn CAK Zakelijk. Vragen? Heeft u vragen over de zorgregelbestanden? Neemt u dan contact op met de CAK Servicedesk Dataverkeer Ketenpartner via of via servicedesk@hetcak.nl. We zijn op werkdagen bereikbaar van 9:00 uur tot 17:00 uur.

3 PAGINA 3 VAN 7 Opmaak bestanden Het bestand bevat de onderstaande kolommen. Op de eerste regel van het bestand worden deze kolomnamen getoond. Niet elke kolom is op iedere regel gevuld, dit is namelijk afhankelijk van de soort zorg. Persoonsgegevens (1 t/m 6) Periode zorgafname (7 t/m 9) Gegevens zorgaanbieder (10 t/m 13) Regeling (14) Vervolgens is altijd een van deze 3 delen gevuld: Zorggegevens in zorguren (15 t/m 17) Zorggegevens H&V (18 t/m 23) Zorggegevens opname (24 t/m 27) Nr. Kolomnaam 1. BSN 2. Achternaam 3. Voorletters 4. Voorvoegsel 5. Geboortedatum 6. Overlijdensdatum 7. Maand 8. Zorgperiode 9. Zorgweek 10. Aanduiding bestand 11. Dossiernummer 12. Zorgaanbieder WZA-code 13. Zorgaanbieder naam 14. Regeling 15. Productcode 16. Productomschrijving 17. Geleverde zorg 18. PGB 19. H&V-groep code 20. H&V-groep naam 21. Totale kosten 22. Periodieke kosten 23. Aantal perioden 24. Type perioden 25. Datum vanaf 26. Datum t/m 27. Aantal dagen per week

4 PAGINA 4 VAN 7 Definities Gemeente De gemeente waar de klant volgens Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP) op moment van zorg ingeschreven is. Dit is ook de gemeente waar de eigen bijdrage van de klant aan wordt afgedragen. Beschermd wonen is hierop een uitzondering. Deze eigen bijdrage wordt afgedragen aan de centrumgemeente. Beschermd wonen klanten komen alleen terug in het bestand van de centrumgemeente en niet in het bestand van de regiogemeente waar de klant ingeschreven staat volgens de BRP. Kijk voor de indeling van de (centrum)gemeenten op de website van het ministerie van Binnenlandse Zaken: (externe link). Als de klant nog niet geverifieerd is bij de BRP dan kijkt het CAK naar de gemeente die is aangegeven bij de registratie van de klantgegevens door de zorgaanbieder of de gemeente. Klanten Bij het CAK geregistreerde klanten die voor hun zorg een eigen bijdrage moeten betalen, of al betaald hebben. Persoonsgegevens De gegevens van de klant zoals dit in de BRP staat geregistreerd. In het bestand gaat het om de velden: BSN, Achternaam, Voorletters, Voorvoegsel, Geboortedatum en Overlijdensdatum. Dit zijn de actuele gegevens zoals ze bij het CAK bekend zijn, dit kan verschillen met de gegevens op het moment van zorg of het moment van registratie bij het CAK. Maand/Week Voor de opnamegegevens (beschermd wonen en kortdurend verblijf) wordt de zorg geregistreerd in maanden in plaats van zorgperioden. Deze zorggegevens worden daarom niet in zorgperioden getoond, maar als maand waarin de zorg is afgenomen. Zorgperiode/week Zorgperiode en week waarin de klant de zorg heeft ontvangen. Het jaar waarin de afgenomen thuiszorg wordt geregistreerd, het zorgjaar, wijkt af van het kalenderjaar. Een zorgjaar loopt niet gelijk aan een kalenderjaar en wordt niet ingedeeld in 12 maanden, maar in 13 perioden van meestal 4 weken. Eens in de 5 jaar bestaat zorgperiode 13 uit 5 weken. Periodedatum Begindatum van de zorgperiode/maand waarin de zorg is geleverd. Aanduiding bestand Bestandsnaam van het aangeleverde bestand. Dossiernummer Nummer van het dossier wat de gemeente hanteert voor aanlevering via de H&V-standaard.

5 PAGINA 5 VAN 7 Zorgaanbieder WZA-code/AGB-code De WZA-code of AGB-code wordt gebruikt als aanduiding van een zorgaanbieder of gemeente die zorg levert voor de Wmo. Dit nummer wordt uitgegeven door het CAK. Deze code begint altijd met 68xxxx voor gemeenten. Regeling De regeling waarvoor de klant een eigen bijdrage moet betalen; Wmo of overgangsregeling Wmo2015. Pgb Indicatie of financiering van zorg loopt via een pgb of via zorg in natura: J/N. Dit wordt door gemeenten bij het CAK geregistreerd voor de H&V-klanten. Productcode en -omschrijving De productcode is het type afgenomen zorg. Het CAK hanteert bij de berekening het tarief dat is aangeleverd bij de productcode. Kijk in de conversietabel voor een overzicht van alle bijdrage plichtige producten. Geleverde zorg Bij het CAK geregistreerde zorg waarvoor de klant een eigen bijdrage moet betalen, of al betaald heeft. Dit zijn de aantallen die de zorgaanbieder bij het CAK heeft aangeleverd. Eventuele correcties zijn hierin verwerkt. Voorbeeld: de zorgaanbieder heeft eerst het aantal 10 aangeleverd en later nog 2 extra aangeleverd, dan staat in het bestand het aantal: 12. H&V groep code en naam Sinds de invoering van de Wmo kunnen gemeenten het CAK een eigen bijdrage laten opleggen voor gebruik van Hulpmiddelen & Voorzieningen. Onder een hulpmiddel verstaan we een middel als ondersteuning voor een zorgafnemer (de klant) bij het dagelijks leven. Bijvoorbeeld een scootmobiel. Een voorziening is een maatregel die de klant ondersteunt bij het dagelijks leven. Bijvoorbeeld een vergoeding voor verhuiskosten. Hulpmiddelen en Voorzieningen zijn onderverdeeld in verschillende groepen. Tot en met 2014 mocht de gemeente onder de H&V-codes 1 t/m 10 registreren. Vanaf 2015 moeten onder de H&V-codes 11 t/m 23 geregistreerd worden. Omdat een eigen bijdrage voor H&V voor langere periode opgevoerd kan worden, kunnen de codes 1 t/m 11 na 2014 ook nog voorkomen. Categorieën tot met 2014: H&V Groep Code H&V Groep Naam 0. Onbekend 1. Bruto PGB HbH 2. Bruto PGB Vergoeding Alfahulp 3. Bruto Vervoer 4. Bruto Wonen 5. Bruto Verhuiskosten 6. Bruto Overig 7. Bruto Eigen Aandeel 8. Netto PGB HbH

6 PAGINA 6 VAN 7 9. Netto PGB Vergoeding Alfahulp 10. Netto Eigen Aandeel Categorieën vanaf 2015: H&V Groep Code H&V Groep Naam 0. Onbekend 11. Hulp bij huishouden 12. Begeleiding 13. Persoonlijke verzorging 14. Kortdurend verblijf 15. Woondiensten 16. Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden / gezin 17. Dagbesteding 18. Vervoersdiensten 19. Overige groepsgerichte ondersteuning 20. Overige maatwerk arrangementen 21. Vervoersvoorzieningen 22. Woonvoorzieningen 23. Overige hulpmiddelen Totale kosten Voor een geleverd hulpmiddel of voorziening worden kosten gemaakt. De gemeente geeft bij Totale kosten aan hoe hoog deze kosten zijn. Periodieke kosten Voor een geleverd hulpmiddel of voorziening moet de klant een bijdrage betalen. Met Periodieke bijdrage wordt aangegeven hoe hoog de eigen bijdrage is die per periode aan de klant moet worden opgelegd. Uiteraard betaalt de klant nooit meer dan de maximale periodebijdrage. Aantal perioden Het aantal perioden dat de klant de periodieke bijdrage moet voldoen. De periodieke bijdrage X het aantal perioden mag niet groter zijn dan de totale kosten. Type verblijf Met ingang van zorgjaar 2015 wordt onder de Wmo ook zorg geregistreerd waarbij de klant verblijft in een instelling. Het gaat hierbij om kortdurend verblijf, maatschappelijke opvang en beschermd wonen. De gemeente registreert deze verblijfrecords met naar type verblijf 01 = Maatschappelijke Opvang (MO) mogen niet worden getoond in deze rapportage 02 = Beschermd Wonen (BW) nieuw 03 = Kortdurend Verblijf (KV) overgangsrecht (maximaal 1 jaar) 04 = Beschermd Wonen (BW) overgangsrecht (maximaal 5 jaar)

7 PAGINA 7 VAN 7 Datum vanaf en Datum t/m De periode van opname van een klant wordt geregistreerd met de ingangsdatum van de zorg (datum vanaf) en de einddatum van de zorg (datum t/m). Aantal dagen per week Aantal kalenderdagen dat de klant gemiddeld per week zal verblijven in de instelling. Dit wordt door de gemeente bij het CAK geregistreerd.