Siemens Industry Mall. Administratie handleiding voor Administrator Vennootschap (CM Company Manager)

Transcriptie

1 Siemens Industry Mall Administratie handleiding voor Administrator Vennootschap (CM Company Manager) Page: 1 of 16

2 Inhoudstafel 1 VOORWOORD GEBRUIKERSADMINISTRATIE Creatie van een nieuwe gebruiker Gebruikersgegevens aanpassen Gebruiker wissen Gebruikers checken en uitprinten BEHEER VAN DE VENNOOTSCHAPSADRESSEN Beheer van het bedrijfshoofdadres Beheer van standaard leveringsadressen Leveringsadressen uitwissen Leveringsadressen uitprinten/in een bestand bewaren BEHEER VAN DE KLANTARTIKELNUMMERS Manuele ingave van klantartikelnummers Opladen van een bestand met klantartikelnummers Klantartikelnummer uitwissen Page: 2 of 16

3 1 Voorwoord De Industry Mall van Siemens laat u toe om een volledig overzicht van onze produkten te krijgen. U kunt er zowel technische als commerciële gegevens terugvinden. Indien u niet over een login beschikt, kunt u geen prijzen zien, nog offertes aanvragen of bestellingen plaatsen/opvolgen. Om over een login te beschikken moet u dus een registratieaanvraag plaatsen. Weet wel dat u over een klantennummer (1000xxxxxx of 2020xxxxxx) moet beschikken bij Siemens. Dit vindt u terug op al onze verkoopsfacturen. De eerste persoon die in naam van uw firma een aanvraag tot registratie doorstuurt, wordt automatisch administrator van uw bedrijf. Dit betekent dat Siemens hem specifieke rechten toekent zodat hij de nodige administratieve taken van zijn firma kan uitvoeren. Een gewone gebruiker binnen uw firma kan de in dit document uitgelegde taken niet uitvoeren. Concreet betekent dit dat hij het beheer van alle andere gebruikers van de Industry Mall binnen uw bedrijf zal moeten waarnemen. Eventuele aanvragen tot registratie van deze gebruikers die bij Siemens terechtkomen, zullen in principe geweigerd worden. Onder gebruikersbeheer wordt verstaan : Creatie van deze gebruikers Aanpassing van hun gegevens (bv adres) Toekennen en aanpassen van hun rechten Naast het gebruikersbeheer wordt er ook van de administrator verwacht dat hij bepaalde bedrijfsspecifieke informatie beheert in de Industry Mall databank, zoals het beheer van de klantartikelnummers (indien uw bedrijf met andere produktnummers werkt dan onze officiële artikelnummers) en de verschillende vennootschapsadressen (hoofdadres en leveringsadressen). Dit document dient als ondersteuning voor het uitvoeren van alle taken die de bedrijfsadministrator binnen de Industry Mall dient uit te voeren. Mocht u vragen of problemen ondervinden, aarzel niet met ons contact te nemen mailto:ebusiness.be@siemens.com Page: 3 of 16

4 2 Gebruikersadministratie 2.1 Creatie van een nieuwe gebruiker 1. Sluit u aan op de Industry Mall als company administrator via het menu Aanmelden 2. U bent nu aangesloten. Als u de cursor op de naam van uw bedrijf plaatst, verschijnen uw klantnummer en uw profiel. 3. Open menu Administratie Gebruikers 4. De lijst van de reeds bestaande gebruikers verschijnt op het scherm. Page: 4 of 16

5 5. Klik op menu Gebruiker toevoegen. 6. Het venster Gebruiker toevoegen wordt getoond. Ga door de 4 volgende stappen door telkens op de knop verder te klikken. Stap 1 Bedrijf selecteren : hier worden uw klantennummer & naam herhaald. Klik gewoon op Verder Stap 2 Gebruikersgegevens => vul minstens de velden met een * in en klik op Verder Page: 5 of 16

6 Stap 3 Toegang tot het systeem : o Gebruikersnaam = naam te gebruiken bij het aansluiten op de Mall o Wachtwoord = 8 karakters minimum. Tenminste 3 verschillende types karakters (hoofdletters, kleine letters, cijfers & speciale karakters (vb. +=/:.). o Taal : voorkeurtaal die de gebruiker krijgt na het aansluiten. Kan steeds door hem (vast) gewijzigd worden via zijn gebruikersgegevens of in elke pagina van de Industry Mall. Page: 6 of 16

7 Stap 4 Rollen en rechten : In dit scherm gaat u de rechten van de gebruiker bepalen. Hiervoor moet u eerst een rol selecteren. Deze staat bovenaan. Vb. Customer BE (gewone gebruiker). De gekozen rol bevat reeds een aantal rechten. Om de rechten te overlopen en/of aan te passen (toevoegen : aanvinken/verwijderen : uitvinken), moet u op de verschillende blokken onderaan klikken. Indien u niets wenst aan te passen, kunt u direct op Einde klikken. De gebruiker is dan aangemaakt. Vb. Detail blok Bestelling : Vb. Detail blok Orderoverzicht : Page: 7 of 16

8 2.2 Gebruikersgegevens aanpassen Eens de gebruiker is aangemaakt, wordt deze toegevoegd aan de lijst van de bestaande gebruikers. Indien u hem niet ziet, klik op de knop refresh of selecteer opnieuw Administratie gebruikers. Om de gegevens aan te passen, klik op de Naam van de gebruiker. Onderaan worden zijn gegevens weergeven. Klik op de verschillende blokkeren om het gewenste veld te bereiken. Vb. dit veld laat toe om de gebruiker actief of inactief te zetten (login niet mogelijk!). Enkel hier kunt u de status van de gebruiker op actief zetten. Aanvinken is niet mogelijk in het scherm hierboven! Page: 8 of 16

9 Vb. Indien de s binnen uw bedrijf aangepast worden (.be wordt..com) moet u dit veld voor alle gebruikers van uw bedrijf aanpassen. Vb. Indien u mails van de Mall wenst te ontvangen voor orderbevestigingen en dergelijke. Opmerking : De wijzigingen worden enkel van kracht indien de gebruiker eerst aflogt en dan opnieuw aanlogt op de Industry Mall. 2.3 Gebruiker wissen Indien een gebruiker uw firma verlaat of van functie veranderd, raden wij u aan om zijn login uit de Mall te verwijderen. Selecteer het gewenste vak links en klik in het menu op Gebruiker verwijderen. Page: 9 of 16

10 Bevestig met ok. 2.4 Gebruikers checken en uitprinten Select menu Meer Afdrukken Page: 10 of 16

11 3 Beheer van de vennootschapsadressen Verschillende adressen kunnen onderhouden worden in de Mall als administrator. Het hoofdadres van uw bedrijf Standaard leveringsadressen. Dit zijn in principe leveringsadressen die op regelmatige wijze gebruikt worden. Indien er voor bepaalde bestellingen een ander leveringsadres moet gebruikt worden, kunt u deze in de winkelwagen ingeven en, indien nodig, vanuit de winkelwagen in de databank bewaren. 3.1 Beheer van het bedrijfshoofdadres 1. Selecteer Administratie Bedrijven -> Tab Adressen 2. Het adres met bevat het hoofdadres van uw bedrijf. 3. Pas eventueel de nodige velden aan via Details weergeven Page: 11 of 16

12 4. Bevestig met de knop Opslaan. 3.2 Beheer van standaard leveringsadressen 1. Selecteer Administratie Bedrijven 2. Klik op de tab Adressen om de verschillende leveringsadressen van uw bedrijf te raadplegen en/of aan te passen. 3. Om bijkomende leveringsadressen aan te maken, klik op Adressen toevoegen 4. Vul de verschillende velden in en bevestig met de knop OK. Page: 12 of 16

13 3.3 Leveringsadressen uitwissen Indien u een leveringsadres uit de databank wenst te verwijderen, selecteer het gewenste vak links en klik op menu Adres verwijderen. Bevestig met ok. 3.4 Leveringsadressen uitprinten/in een bestand bewaren Selecteer Menu Meer Afdrukken of Als Excel exporteren 4 Beheer van de klantartikelnummers Indien u eigen artikelnummers toegekend hebt aan onze Siemens productnummers, kunt u deze gebruiken op verschillende plaatsen in de Mall : Bv. Wanneer u producten opzoekt of wanneer u producten in de winkelwagen ingeeft. Om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheden, moet u echter een lijst onderhouden die de relatie weergeeft tussen uw artikelnummer en het Siemens productnummer. Dit kan op twee manieren gebeuren : Hetzij door manuele ingave Hetzij door het opladen van een Excel file 4.1 Manuele ingave van klantartikelnummers 1. Selecteer menu Administratie Bedrijven 2. Klik op de tab Klantartikelnummer 3. U krijgt het volgende scherm. Page: 13 of 16

14 Vb. voor bedrijf MijnFirma de gebruiken artikelnummer SIE-P2312 ingeven in de winkelwagen. De Mall zal dit produkt automatisch vertalen naar 6AV6643-0DD01-1AX1. 4. Om een bijkomende lijn in te geven, klik op Nr. toevoegen 5. Geef in uw artikelnummer, het Siemens artikelnummer en de uw persoonlijke beschrijving. 6. Bevestig met OK 4.2 Opladen van een bestand met klantartikelnummers 1. Stap 1 : bereid het op te laden bestand Selecteer op menu Meer Als Excel exporteren op het formaat van het bestand te krijgen. Dit kunt u doen zelfs indien er nog geen data zichtbaar zijn in het venster. Page: 14 of 16

15 U krijgt het volgende Excel bestand (indien geen data voorhanden, enkel de kolomtitels): Geef de nieuwe data in het bestand Bewaar het bestand op uw computer 2. Stap 2 : laad het bestand in de Industry Mall op Klik op Lijst uploaden U krijgt het volgende venster. Browse om uw bestand te zoeken Bevestig met de knop Lijst uploaden Page: 15 of 16

16 4.3 Klantartikelnummer uitwissen Om bepaalde nrs uit de lijst te schrappen, vink de gewenste vakken en selecteer Verwijder nr. Bevestig met ok. Om de volledige lijst uit te wissen, selecteer direct menu Alle nummers verwijderen. Page: 16 of 16