Nota van Inlichtingen 1. Europese aanbesteding Schoonmaakdienstverlening. Stichting Hogeschool voor de Kunsten Utrecht

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 1 Europese aanbesteding Schoonmaakdienstverlening. Stichting Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Opgesteld door: Projectgroep Versie: 1.0 Datum:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemeen Aanvullingen en/of wijzigingen Informatiebijeenkomst Verder verloop procedure Vragen en opmerkingen van Deelnemers en antwoorden en reacties van Opdrachtgever...4 Pagina 2 van 10

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen Deze Nota van Inlichtingen maakt integraal onderdeel uit van de Europese aanbesteding Schoonmaakdienstverlening, die Opdrachtgever op maandag 20 juli 2015 is gestart. In de Nota van Inlichtingen geeft Opdrachtgever antwoord op de door Deelnemer schriftelijk ingediende vragen en reageert Opdrachtgever op opmerkingen die door Deelnemer zijn ingediend. Deelnemers dienden de vragen en opmerkingen, conform het Beschrijvend Document, uiterlijk in op donderdag 20 augustus :00 uur CET. Er zijn 14 vragen en opmerkingen ingediend. Opdrachtgever beantwoordt alle gestelde vragen en reageert op alle ingediende opmerkingen in hoofdstuk 2 van deze Nota van Inlichtingen. 1.2 Aanvullingen en/of wijzigingen Opdrachtgever heeft naar aanleiding van de gestelde vragen een wijziging aangebracht in het Beschrijvend Document, namelijk in paragraaf en in Standaardformulier D conform de beantwoording op vraag 2 van deze Nota van Inlichtingen. Opdrachtgever heeft een nieuwe versie van het Beschrijvend (versie 1.2 d.d. 31 augustus) op Tenderned geplaatst. 1.3 Informatiebijeenkomst Op maandag 24 augustus 2015 heeft de informatiebijeenkomst plaats gevonden. Deze bijeenkomst was toegankelijk voor alle Deelnemers. De verstrekte informatie, inclusief een verslag van de besproken thema s is op Tenderned gepubliceerd. Opdrachtgever raad Deelnemers aan deze atie te bestuderen. De atie maakt integraal onderdeel uit van de Aanbestedingsstukken. 1.4 Verder verloop procedure Conform de planning zoals opgenomen in het Beschrijvend Document kunnen Deelnemers, via TenderNed, uiterlijk voor donderdag 10 september 12:00 CET, zich aanmelden voor het schouwen van de panden. Deelnemers kunnen zoals opgenomen in het Beschrijvend Document nog één maal vragen en/of opmerkingen indienen, via TenderNed, uiterlijk voor woensdag 7 oktober :00 uur CET. Deelnemers hebben na deze datum geen gelegenheid meer voor het indienen van vragen. Voor het verdere verloop van de procedure verwijst Opdrachtgever naar het Beschrijvend Document. Pagina 3 van 10

4 2. Vragen en opmerkingen van Deelnemers en antwoorden en reacties van Opdrachtgever Vraag Vraag heeft 1 Beschrijvend Solvabiliteitseis In het Beschrijvend Document EA Schoonmaakdienstverlening Stichting Hogeschool voor de Kunsten Utrecht, stelt u de eis dat inschrijver een solvabiliteit van 25 % moet overleggen. Het is gebruikelijk bij aanbestedingen om een solvabiliteitsratio op te vragen van maximaal 20%. Bent u bereid dit aan te passen naar de meer gebruikelijke 20%? Opdrachtgever ziet naar aanleiding van uw vraag geen aanleiding om deze eis te versoepelen. Opdrachtgever handhaaft de eis van 25% eigen vermogen t.o.v. vreemd vermogen. 4 van 9

5 2 Beschrijvend Accountantsverklaring Een extra accountantsverklaring opvragen kost veel geld wordt en jaarlijks (na verloop van het boekjaar) pas afgegeven. Om extra Opdrachtgever gaat akkoord met uw voorstel en past de passage in paragraaf als volgt aan: De oude zinsnede is: De Deelnemer dient aan te tonen dat hij een (accountant)kosten te voorkomen, volstaat een verklaring over het laatste boekjaar(2014)? solvabiliteitsratio van minimaal 25% heeft ten tijde van het indienen van zijn Inschrijving. Opdrachtgever vervangt voorgenoemde zin door de volgende zin: De Deelnemer dient aan te tonen dat hij in de afgelopen drie jaar een gewogen gemiddeld solvabiliteitsratio van minimaal 25% heeft. Opdrachtgever hanteert een weging tussen de boekjaren om het gewogen gemiddelde vast te stellen, namelijk 20% in 2012, 30% in2013 en 50% in Daarnaast dient Inschrijver aan te geven of, en zo ja welke, ontwikkelingen in 2015 bij zijn onderneming hebben plaatsgevonden die van invloed kunnen zijn op de solvabiliteit van Deelnemer. Naar aanleiding van deze wijziging volstaat het wanneer de winnende Deelnemer bij het overleggen van de bewijsmiddelen een gewaarmerkte accountantsverklaring over de boekjaren 2012 t/m 2014 afgeeft, dan wel een Graydon rapport of gelijkwaardig waaruit Opdrachtgever kan opmaken dat de Deelnemer aan deze eis voldoet. Opdrachtgever past het Beschrijvend aan, evenals Standaardformulier D Verklaring Solvabiliteitsratio. Alle Deelnemers dienen het gewijzigde Standaardformulier D in te vullen en te ondertekenen en bij te voegen bij de Inschrijving. Pagina 5 van 10

6 3 Beschrijvend 4 Beschrijvend 5 Beschrijvend aansprakelijkheid De gevraagde minimale dekking is in verhouding tot de opdracht erg hoog. Gaat u gezien de opdrachtgrootte akkoord met een minimale dekking van euro met een maximum van euro ? intern milieubeleid Ons milieubeleid is gecertificeerd. Volstaat een afschrift van het certificaat voor een voldoende beoordeling? intern kwaliteitsbeleid Ons kwaliteitsbeleid is gecertificeerd. Volstaat een afschrift van het certificaat voor een voldoende beoordeling? Opdrachtgever ziet naar aanleiding van uw vraag geen aanleiding om deze eis te versoepelen. Opdrachtgever handhaaft de eis zoals beschreven in het Beschrijvend. HKU kiest er voor om ten aanzien van geschiktheidseis E5 en E6 een kwalitatieve uitwerking van 1 A4 van de Deelnemers te beoordelen. In de kwalitatieve uitwerking geeft de Deelnemer aan dat hij adequaat intern beleid heeft en dat hij dit daadwerkelijk uitvoert. HKU kiest voor een lichtere eis met het oog op de toegankelijkheid van de Opdracht voor het MKB, dus niet volledige certificering maar minimaal een adequaat intern beleid dat daadwerkelijk wordt toegepast. Ook Deelnemers die over certificering beschikken dienen een kwalitatieve uitwerking van 1A4 in te dienen. Zie het antwoord op vraag 4. Pagina 6 van 10

7 6 Beschrijvend 7 Beschrijvend 8 Programma van Eisen overnamegegevens U beschrijft hoe u de verrekening van het gemiddeld uurtarief als deze na overname afwijkt van het uitgangstarief. U beschrijft niet hoe eventuele meeruren worden verrekend. Kunt u aangeven hoe u meeruren wilt verrekenen? Van meer-uren is sprake als de gegunde leverancier meer contract uren dienst over te nemen dan dat er voor de opdracht zullen worden ingezet. plan van aanpak De gevraagde hoeveelheid informatie waarvan u verzoekt om die volledig, Kwaliteitsmeetsystee m uitgewerkt, met voorbeelden en toegespitst op HKU vraagt past niet op 2 x A4. We vragen u de ruimte voor het beantwoorden te verdubbelen naar 4 x A U geeft aan voornemens te zijn een onafhankelijk extern bureau in te zetten voor het controleren van de Kwaliteit. Hoe vaak bent u voornemens de kwaliteit volgens VSR-KMS te controleren? Opdrachtgever verrekent geen meeruren. Opdrachtgever ziet op dit moment geen aanleiding om het aantal pagina s te vermeerderen. De frequentie waarop de Kwaliteitsmeting plaats vindt is naar mening van Opdrachtgever niet relevant voor Deelnemer. De Kwaliteit die de Opdrachtnemer levert dient te allen tijde te voldoen aan het door Opdrachtgever gespecificeerde Kwaliteitsniveau. Opdrachtgever is gerechtigd de frequentie waarop de Kwaliteitsmeting plaats vindt naar eigen inzicht te bepalen. In de praktijk verwacht Opdrachtgever dat bij tevredenheid over de Dienstverlening en wanneer Opdrachtnemer het Kwaliteitsniveau structureel realiseert, dat de frequentie waarop Kwaliteitsmetingen worden uitgevoerd omlaag kan worden gebracht, Opdrachtgever is hier echter niet toe gehouden. Pagina 7 van 10

8 9 Programma van Eisen Kwaliteitsmeetsystee m U geeft aan dat een eventuele hercontrole voor rekening van Opdrachtnemer komt. Wat zijn de kosten van deze hercontrole? Dit zal een marktconform bedrag zijn. 10 Beschrijvend 11 Beschrijvend Bewijsstukken div. div. Ten aanzien van het onderbouwen van de verklaringen dient Opdrachtnemer te Eisen aan Deelnemer Hoofd stuk 3 24 e.v. verklaren op het eerste verzoek van Opdrachtgever binnen 72 uur bewijsstukken te zullen overleggen. Mogen we er hierbij redelijkerwijs vanuit gaan dat deze verzoeken niet vlak voor, of tijdens het weekend zullen worden gedaan? Indien Opdrachtnemer voor het voldoen aan Eisen, Uitsluitingsgronden en/of Geschiktheidseisen gebruik wil maken van de gegevens van een holding of moederbedrijf, dient Opdrachtnemer dit enkel aan te geven onder paragraaf van 8.2 van de Eigen Verklaring? Nee, hier kunt u niet vanuit gaan. Opdrachtgever probeert te zijner tijd Deelnemer hierin tegemoet te komen. Een beroep op de Geschiktheidseisen van een gelieerde onderneming (dochter-, zuster of moedervennootschap) kwalificeert als een beroep op een derde, hetgeen door de Deelnemer dient te worden vermeld in zijn Eigen Verklaring. In de Aanbiedingsbrief (A1) geeft Deelnemer de namen van combinanten en onderaannemers aan. Het is niet toegestaan om een beroep te doen op derden voor wat betreft de Uitsluitingsgronden. Indien er Uitsluitingsgronden van toepassing zijn op de Deelnemer, dan leidt dit tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. Pagina 8 van 10

9 12 Beschrijvend 13 Beschrijvend Milieubeleid Opdrachtnemer heeft haar interne Milieubeleid op onder meer de door u te beoordelen Elementen laten toetsen door een daarin gespecialiseerd extern bureau. Dit bureau heeft het interne Miilieubeleid positief beoordeeld en gecertificeerd met het alom erkende certificaat ISO Volstaat het overleggen van een afschrift van ons ISO certificaat om u bij Geschiktheidseis E5: Intern Milieubeleid te overtuigen dat wij een goed milieubeleid hebben en uitvoeren? Kwaliteitsbeleid Opdrachtnemer heeft haar interne Kwaliteitsbeleid op onder meer de door u te beoordelen Elementen laten toetsen door een daarin gespecialiseerd extern bureau. Dit bureau heeft het interne Kwaliteitsbeleid positief beoordeeld en gecertificeerd met het alom erkende certificaat ISO Volstaat het overleggen van een afschrift van ons ISO 9001 certificaat om u bij Geschiktheidseis E6: Intern Kwaliteitsbeleid te overtuigen dat wij een goed kwaliteitsbeleid hebben en uitvoeren? Zie het antwoord op vraag 4. Zie het antwoord op vraag 4. Pagina 9 van 10

10 14 Beschrijvend Toelichting overnamegegevens U geeft aan dat indien na gunning blijkt dat het gemiddelde basisuurloon niet het voorgeschreven 11,80 is, maar bijvoorbeeld 12,30, per uur 0,50 verrekend zal worden. Echter, onze loonkosten bestaan naast het basisuurloon tevens uit een opslag van zo'n 78% voor niet-werkbare dagen en sociale lasten. Dit betekent dat in bovengenoemd voorbeeld onze loonkosten niet 0,50 maar 0,50 x 178% = 0,89 per uur hoger uitvallen. Bent u bereid niet het verschil in basisuurloon te verrekenen, maar het verschil in loonkosten? Opdrachtgever is bereid om het verschil in loonkosten te verrekenen tot een maximum opslagpercentage van 178% van het gemiddelde basisuurloon. Opdrachtnemer dient na gunning een voorstel te doen voor de hoogte van het opslagpercentage en hij dient dit te onderbouwen. Opdrachtgever verrekent alleen de volgende componenten: de looncomponent, vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering, sociale lasten, pensioenen en verplichte lasten die volgen uit de CAO. Opdrachtgever verrekent geen overige componenten die met loonkosten samenhangen zoals reiskostenvergoeding, verhuiskostenvergoeding of andere vergoedingen. Pagina 10 van 10