Handleiding 360 feedback. Informatie voor de gebruiker van het 360 feedback instrument bij de Avans gesprekkencyclus

Transcriptie

1 Informatie voor de gebruiker van het 360 feedback instrument bij de Avans gesprekkencyclus

2 pagina 2 van 6 Colofon

3 pagina 3 van 6 datum auteurs Linda Lemmens status Definitief (geactualiseerd d.d )

4 pagina 4 van 6 1 Algemene informatie 1.1 Doel Het begrip 360 feedback heeft geen eenduidige definitie. Veelal wordt er met het begrip bedoeld: het verzamelen en beschrijven van terugkoppeling over het functioneren van een medewerker; gegeven door een aantal personen met verschillend perspectief (vanuit een verschillende rol) op het functioneren. Het doel van 360 feedback is inzicht te krijgen in de mening over jouw functioneren van verschillende personen om je heen die in je werk met jou te maken hebben. Maar niet alleen de mening van anderen is belangrijk. Vooral verschillen tussen de feedback van anderen en de verschillen tussen jouw eigen beeld en dat van anderen kunnen je nuttige informatie opleveren. De informatie vanuit de 360 feedback kun je gebruiken ten behoeve van je eigen ontwikkeling in de werksituatie. De beste toepassing van dit instrument is dan ook ontwikkelingsgericht en gekoppeld aan de functioneringsronde van de gesprekkencyclus. De uitkomsten geven input voor het functioneringsgesprek en kunnen je helpen samen met je leidinggevende doelen te stellen. 1.2 Achtergrond Voor medewerkers is er nu een eenvoudig formulier beschikbaar om 360 feedback te kunnen faciliteren. Het formulier neemt je in verschillende stappen mee door het proces. Deze korte handleiding vormt een aanvulling op het formulier. Onderstaand vind je dezelfde stappen terug als op het formulier, waarbij steeds per stap een toelichting en/of tips worden gegeven. 2 Toelichting per stap 2.1 Vooraf Ga je aan de slag met 360 feedback in het kader van de gesprekkencyclus, maak dan voordat je begint duidelijke afspraken met je leidinggevende over welke informatie input zal zijn in het gesprek, welke informatie je zal delen en hoe je dat doet. 2.2 Stap 1 De feedbackgevers De feedbackgevers zijn degenen die jou voorzien van een terugkoppeling over je functioneren. Je kunt deze feedbackgevers zelf kiezen of in overleg met je leidinggevende samen bepalen. Om de feedback zoveel mogelijk 360 graden te laten zijn is het aan te raden in ieder geval je leidinggevende of coördinator feedback te laten geven en daarnaast één of meer directe collega s of medewerkers van andere afdelingen waar je mee samenwerkt. Indien van toepassing zijn interne of externe klanten of medewerkers die voor jou opdrachten uitgevoerd hebben ook een optie als feedbackgever.

5 pagina 5 van 6 Aan te raden is om niet meer dan 5 feedback gevers te kiezen, want bij meer dan 5 respondenten kost de verwerking erg veel tijd en levert de extra informatie waarschijnlijk niet veel nieuws meer op. Wees je ervan bewust dat de feedbackgevers niet anoniem blijven. Het risico daarvan is dat ze wellicht minder eerlijk durven zijn. Het voordeel is dat er geen geheimzinnigheid rond de informatie is en dat je de feedbackgevers nog om aanvullende feedback kunt vragen als dat nodig is. 2.3 Stap 2 Specifieke extra onderwerpen of competenties De standaard feedback vragen zijn algemeen en niet gericht op specifieke taakinhoud of competenties. Het aanvullen van specifieke onderwerpen of competenties is optioneel en kan in stap 2 gedaan worden. Extra onderwerpen en vragen kun je zelf of in overleg met je leidinggevende bepalen. Wellicht zijn er binnen jouw organisatieonderdeel onderwerpen of competenties die extra aandacht krijgen. Het is een mogelijkheid dit in de 360 graden feedback mee te nemen. Bij stap 2 vul je een korte omschrijving in van de onderwerpen of competenties die je wilt aanvullen. Natuurlijk moet er wel per onderwerp of competentie een gerichte vraag bedacht worden die je zelf en jouw feedbackgevers gaan beantwoorden. Deze vraag vul je in op de verwerkingstabel onderaan het formulier en op de vragenlijst voor jouw feedbackgevers in bijlage Stap 3 De vragenlijst over jezelf Bij deze stap ga je eerst zelf de vragen beantwoorden over jezelf. Wanneer het moeilijk is om de antwoorden kort en bondig te formuleren, kun je deze ook eerst uitschrijven en later in de verwerkingstabel samenvatten. Probeer je antwoorden specifiek en duidelijk te formuleren. Onderbouw je antwoord het liefst met concrete voorbeelden van gedrag dat je hebt laten zien en de gevolgen daarvan. 2.5 Stap 4 De vragenlijst voor feedbackgevers De vragenlijst voor de feedbackgevers kan in deze stap verstuurd worden. De lijst kan digitaal verstuurd worden als bijlage bij een mail, of kan geprint worden. De feedbackgever kan natuurlijk zowel digitaal als op papier de feedback weer aanleveren. Indien gewenst maak je hier afspraken over. Belangrijk is om de feedbackgever altijd de keuze te laten of hij of zij feedback wil geven. Leg daarbij ook duidelijk uit wat de reden is dat je feedback vraagt en wat je met de feedback gaat doen. Geef ook aan dat het geven van feedback niet anoniem is. Het is aan te raden om een datum te stellen waarop je het ingevulde formulier graag retour hebt. Je kunt dan zelf plannen wanneer je verder werkt aan het verwerken van je feedback. Als er zaken in de feedback staan die je niet duidelijk zijn, vraag de feedbackgever dan of hij of zij je hier wat meer over kan vertellen.

6 pagina 6 van Stap 5 Het samenvatten van de feedback Het samenvatten van de feedback is niet gemakkelijk, vooral wanneer de feedback van verschillende personen uiteenlopend is. Probeer toch om de essentie van de feedback weer te geven. Benoem ook verschillen in de antwoorden van verschillende personen. In deze stap hoef je nog niet te interpreteren of verklaringen te zoeken voor feedback of voor de verschillen tussen antwoorden van verschillende personen. Probeer zo objectief als mogelijk om bondig de resultaten weer te geven. 2.7 Stap 6 Conclusies In deze laatste stap bekijk je het totaalplaatje in de verwerkingstabel. Aandachtspunten zijn: Komen er voor jou verrassende uitkomsten uit de feedback en kun je deze feedback voor jezelf verklaren? Zijn er verschillen te ontdekken tussen de feedback van de verschillende feedbackgevers en weet je waar deze verschillen vandaan komen? En wellicht het belangrijkst: zijn er verschillen (positief of negatief) tussen de feedback van anderen en jouw eigen antwoorden? Waar denk je dat deze verschillen vandaan komen? De bovenstaande punten komen terug in de verwerkingstabel. De vragen die daar geformuleerd zijn kunnen je helpen om de 360 graden feedback te interpreteren. Wanneer je de eerste drie vragen beantwoord heb, zijn er wellicht voor jezelf actiepunten ontstaan. Deze kun je noteren bij de laatste vraag in de verwerkingstabel. 3 Na de uitvoering van de 360 feedback De resultaten van de 360 feedback, zowel je eigen antwoorden en de feedback van anderen als de conclusies die je getrokken hebt, staan bij elkaar in de verwerkingstabel. Deze informatie kan dienen als input voor het functioneringsgesprek dat je gaat voeren met je leidinggevende. Deze zorgvuldige procedure zou natuurlijk moeten kunnen leiden tot gerichte ontwikkelafspraken die uiteindelijk in het verslag van het functioneringsgesprek opgenomen worden. Deel dus ook tijdig de afgesproken informatie met je leidinggevende.