Altijd op de hoogte van belangrijke events met

Transcriptie

1 Altijd op de hoogte van belangrijke events met alerts in SAP Business One Wilt u als manager op de hoogte worden gesteld als er wordt afgeweken van gestelde budgetten of minimale winstmarges? Bent u inkoper en zou u graag geattendeerd willen worden wanneer de voorraad zakt onder een bepaald niveau? De alerts functie in SAP Business One is een handige tool om alarmfuncties in te stellen voor geselecteerde gebruikers. Uw alerts Naast het personaliseren van uw menu, cockpits en sneltoetsen in SAP Business One is het mogelijk om alarmfuncties in te stellen als bepaalde gebeurtenissen zich voordoen binnen het systeem. Deze alarmfuncties kunnen per gebruiker worden ingesteld en dus worden aangepast aan de wensen en eisen per functie en afdeling binnen uw bedrijf. Alerts in SAP Business One Er zijn twee typen alerts in SAP Business One. Standaard zijn er verschillende vooraf gedefinieerde alerts beschikbaar. Daarnaast kunt u als gebruiker uw eigen alerts instellen op basis van goedkeuringsmethoden als aan bepaalde condities wordt voldaan. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat u een melding ontvangt wanneer de betalingstermijn van dertig dagen is verstreken voor facturen met een waarde boven de Functie activeren U kunt alerts activeren in Alarmfuncties via de module Beheer. Onderstaand venster zal openen. Door * te zoeken in het Naam zal een overzicht worden getoond met de door SAP Business One gedefinieerde alerts.

2 Door een keuze te maken uit de lijst met standaard alerts zal de betreffende alert verschijnen in het Naam veld. U kunt deze alert activeren door het veld Actief aan te vinken. In de kolom met gebruikers kunt u aangeven wie, en op welke wijze, er een melding dient te worden verzonden. U heeft de keuze uit een interne melding binnen SAP Business One of externe meldingen per , SMS of fax. Let op dat alerts alleen kunnen worden verzonden naar gebruikers die zijn gedefinieerd in het venster Gebruiker Definitie. Om externe meldingen succesvol te laten werken is het van belang om in dit venster adresgegevens in te vullen.

3 Uw persoonlijke alerts definiëren U kunt diverse typen alerts instellen op basis van uw eigen specificaties. U kunt deze alerts configureren door middel van een query die u heeft gedefinieerd in het venster Querybeheer. Volgt u de volgende stappen om succesvol een zelf gedefinieerde alarmfunctie op te stellen: 1. Schakel naar de modus Toevoegen in het scherm Alarmfuncties. 2. Geef een Naam op voor de alarmfunctie. 3. Zorg dat u het vakje Actief inschakelt om de alert te activeren. 4. Selecteer de gebruikers voor wie deze melding dient te worden geactiveerd en bepaal per gebruiker op welke wijze u de alert wilt versturen. 5. Door de frequentie te definiëren geeft u het tijdsinterval op tussen de alerts. U kunt eventueel ook een prioriteit bepalen. 6. Om een verslag van de meldingen te raadplegen via Overzicht meldingen/alerts is het van belang Historie opslaan te selecteren. Als u deze niet aanzet, zal iedere nieuwe alert de vorige overschrijven. 7. Vervolgens kunt u een Query openen vanuit Query beheer. In dit geval selecteren we de query Alerts facturen > 5000 >30dgn vanuit de map Alarmfuncties. 8. De query is nu gekoppeld aan de alert zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld.

4 De Alarmfunctie zal van kracht worden zodra u deze toevoegt. Praktische toepassing U heeft een alert ingesteld, en nu? Hoe kunt u deze functie in uw voordeel gebruiken? Alerts zullen worden getoond in uw startscherm. Zo niet, dan kunt u een overzicht raadplegen via Venster > Overzicht meldingen/alerts. Vanuit het overzicht kunt u in één oogopslag zien welke meldingen u heeft ontvangen en op welke datum. Door deze alerts te openen kunt u de brondocumenten en eventuele zakenpartner informatie weergeven. U kunt van hieruit direct doorklikken naar de basisdocumenten, in dit geval klantorders met een waarde boven de 5000 die vandaag zijn toegevoegd. U kunt ook een terugkoppeling geven op basis van een alert. Zo kunt u bijvoorbeeld een bericht verzenden naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers met het verzoek telefonisch contact op te nemen om één en ander te bespreken. Dit kunt u doen door op Doorsturen te klikken. Het venster Bericht zenden zal openen zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld.

5 U kunt hier uw bericht schrijven, ontvangers selecteren en eventueel bijlagen toevoegen. Het tabblad Gegevens bevat een directe link naar het brondocument van waaruit de alert werd getriggerd. Op deze manier hebben u en de ontvanger(s) een compleet beeld van de situatie. Alerts kunnen op ieder gewenst moment worden aangepast of uitgezet. Let op dat het toevoegen van documenten niet wordt voorkomen door het instellen van een alert. Deze functie heeft als doel te informeren nadat een gebeurtenis heeft plaatsgevonden. SAP Business One mobiele app Werkt u vanaf uw desktop en uw mobiele apparaat? Dan zullen alerts ook worden getoond vanaf de mobiele applicatie. Op deze manier bent u altijd op de hoogte van voor u belangrijke gebeurtenissen in SAP Business One.