1. Gebruikers & voertuigen Hoe voeg ik een gebruiker toe?... 3

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 1. Gebruikers & voertuigen Hoe voeg ik een gebruiker toe? Hoe (ont)koppel ik bestaande gebruikers van/aan meerdere voertuigen? Hoe voeg ik een extra voertuig toe? Hoe wijzig ik een kenteken? Hoe kan ik de instellingen van de herinneringssms jes wijzigen? Garagekaart aanvragen Hoe vraag ik een garagekaart aan? Tankkaart aanvragen Hoe vraag ik een tankkaart aan? Parkeerhistorie Parkeerhistorie inzien Facturen Facturen exporteren naar CSV CSV omzetten naar Excel-bestand Kostenplaats Hoe kan ik een kostenplaats aanmaken? Hoe verwijder ik een kostenplaats? Bloktijden Hoe stel ik bloktijden in? Handleiding Park-line December

3 1. Gebruikers & voertuigen Via de persoonlijke pagina kunt u zelf eenvoudig een gebruikers toevoegen. 1.1 Hoe voeg ik een gebruiker toe? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder 'Beheer' op het menu-item 'Gebruikers'. 3. Klik op 'Voeg een gebruiker toe'. Handleiding Park-line December

4 4. Vul de gegevens in. Kies onder 'Voertuig' of het 06-nummer gekoppeld moet worden aan een nieuw of een bestaand kenteken. 5. Selecteer bij Gebruikersvorm de gewenste abonnementsvorm en kies eventueel voor een kostenplaats. Maak vervolgens een wachtwoord aan (optioneel). Indien u geen wachtwoord aanmaakt, dient de gebruiker een sms-bericht te sturen met de tekst login naar 4111 ( 0.25 p.o.b.). Stel tot slot de alerts naar wens in. 6. Klik op 'Opslaan' om uw wijzigingen te bevestigen. Handleiding Park-line December

5 1.2 Hoe (ont)koppel ik bestaande gebruikers van/aan meerdere voertuigen? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder Beheer op het menu-item Voertuigen. 3. Klik achter het kenteken waar u een gebruiker wilt koppelen op Koppel gebruikers. 4. U krijgt vervolgens een overzicht met de gebruikers die aan uw account zijn gekoppeld. 5. Selecteer de gebruiker die u wenst te koppelen aan het voertuig en klik op het pijltje naar rechts. 6. Indien u een gebruiker wenst te ontkoppelen dient u bij Geselecteerde gebruikers de gebruiker te selecteren en klik op het pijltje naar links. 7. Kies vervolgens Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. Handleiding Park-line December

6 1.3 Hoe voeg ik een extra voertuig toe? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Kies in het linkermenu onder Beheer voor het menu-item Voertuigen. 3. Onder Kenteken toevoegen kunt u het gewenste kenteken invoeren. 4. Klik op Toevoegen om de wijziging te bevestigen. Handleiding Park-line December

7 1.4 Hoe wijzig ik een kenteken? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder Beheer op het menu-item Voertuigen. 3. Kies Wijzig kenteken achter het kenteken dat u wenst te wijzigen. 4. Nadat u het kenteken heeft gewijzigd kiest u Opslaan om de wijziging te bevestigen. Handleiding Park-line December

8 1.5 Hoe kan ik de instellingen van de herinneringssms jes wijzigen? Om u te helpen herinneren aan een lopende parkeeractie biedt Park-line u standaard herinnerings-sms jes. U kunt deze sms jes zelf naar eigen voorkeur instellen via de persoonlijke pagina. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat u elke 2 uur of aan het einde van de dag een herinnerings-sms, of pushbericht wilt ontvangen. Let op: Herinnerings- of waarschuwingsbericht via of push bericht zijn gratis. Ontvangst van deze berichten is naast de service van Apple, Android en Windows Phone afhankelijk van een goede internetverbinding waardoor ontvangst van deze berichten niet door Park-line gegarandeerd kan worden. 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder Beheer op het menu item SMS Berichten. 3. Kies sms alerts en pas de instelling voor de betreffende gebruiker aan. 4. Kies Opslaan om de wijziging te bevestigen. Indien u het sms-profiel voor alle gebruikers wenst in te stellen, dient u de optie Bij alle gebruikers instellen te selecteren. Handleiding Park-line December

9 2. Garagekaart aanvragen Via de persoonlijke pagina kunt u zelf eenvoudig een Park-line Garagekaart aanvragen. 2.1 Hoe vraag ik een garagekaart aan? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Kies in het linkermenu onder Beheer het menu-item Aanvragen. 3. Via het tabblad Garagekaart kunt u kiezen voor welke gebruiker u een Garagekaart wilt aanvragen. 4. Klik op Aanvragen achter de desbetreffende gebruiker. Handleiding Park-line December

10 5. Klik vervolgens onderaan het scherm op Volgende. 6. Controleer uw adres en pas deze eventueel aan en klik op Volgende. Handleiding Park-line December

11 7. Controleer uw bestelling en kies Ja, ga verder met de aanvraag om uw bestelling te bevestigen. Handleiding Park-line December

12 3. Tankkaart aanvragen Via de persoonlijke pagina kunt u zelf eenvoudig een Park-line Tankkaart aanvragen. 3.1 Hoe vraag ik een tankkaart aan? 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder Beheer op het menu-item Aanvragen. 3. Op het tabblad Tankkaart kunt u kiezen voor welke gebruiker u een Tankkaart wilt aanvragen. 4. Klik op Aanvragen achter de desbetreffende gebruiker. Handleiding Park-line December

13 5. Klik vervolgens onderaan het scherm op Volgende. 6. Controleer uw adres en pas deze eventueel aan en klik op Volgende. Handleiding Park-line December

14 7. Controleer uw bestelling en kies Ja, ga verder met de aanvraag om uw bestelling te bevestigen. Handleiding Park-line December

15 4. Parkeerhistorie Via de persoonlijke pagina bieden wij u de mogelijkheid om u parkeerhistorie in te zien. Aan de hand van datum, kenteken en/of telefoonnummer kunt u de parkeerhistorie opvragen. 4.1 Parkeerhistorie inzien 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Kies in het linkermenu onder Overzicht het menu-item Parkeerhistorie. 3. Selecteer een periode en vul het zoekveld verder naar wens in. Klik vervolgens op Zoeken waarna de gewenste data wordt getoond. 4. Indien gewenst, kunt u de parkeerhistorie direct exporteren naar Excel of CSV. Handleiding Park-line December

16 5. Facturen Van al uw Park-line transacties ontvangt u iedere maand één btw-gespecificeerde factuur. Daarbij worden de parkeerkosten uitgesplitst per werknemer en houdt u de volledige controle over de parkeerkosten. U vindt uw Park-line factuur terug op de persoonlijke pagina, onder Overzichten en dan Facturen. Als u op het pdf icoon klikt wordt de factuur geopend. 5.1 Facturen exporteren naar CSV Wij bieden u ook de mogelijkheid om de factuur te exporteren naar een CSV-bestand. 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Klik in het linkermenu onder Overzicht op het menu-item Facturen. 3. Selecteer de factuur die u wenst te expoteren en klik op Exporteren naar CSV. Handleiding Park-line December

17 5.2 CSV omzetten naar Excel-bestand Nadat u de factuur heeft geëxporteerd naar een CSV-bestand, wordt de onderstaande data getoond. 1. Klik op de letter A om de kolom te selecteren. 2. Klik in de Toolbar op DATA en vervolgens op Text to Columns. 3. Nadat u op Text to Columns heeft geklikt, wordt het onderstaande scherm getoond. Selecteer Delimited en klik op Next. Handleiding Park-line December

18 4. Selecteer Tab en Comma en klik op Next. 5. Selecteer General en klik op Finish. Handleiding Park-line December

19 6. Kostenplaats U beschikt al standaard over een gespecificeerd overzicht per gebruiker. Met het inregelen van een kostenplaats kan een groep gebruikers direct aan een gewenste kostenplaats worden gekoppeld. Op deze manier kunnen de parkeer- en tankkosten worden ingedeeld naar de structuur van de financiële administratie. Indien gewenst kan per kostenplaats een eigen beheerder worden aangesteld die zelf de kostenplaats kan beheren en inzicht heeft in de kosten. 6.1 Hoe kan ik een kostenplaats aanmaken? Indien u gebruik wenst te maken van deze functionaliteit, dient u contact op te nemen met uw accountmanager of een te sturen naar sales@park-line.com. Zij kunnen deze functionaliteit inschakelen, waarna u direct op de persoonlijke pagina de kostenplaats(en) kunt aanmaken. 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Kies in het linkermenu onder Bedrijfsgegevens het menu-item Kostenplaatsen. 3. Klik op Kostenplaats toevoegen. 4. Selecteer bij nieuwe afdeling Ja en maak de naam voor de kostenplaats aan. U dient de naam in beide velden in te vullen. U kunt indien wenselijk het tweede veld een andere naam geven, bijvoorbeeld een afdelingsnaam. Kies vervolgens een kostenplaatsbeheerder en klik op Opslaan. Handleiding Park-line December

20 5. Nadat u de kostenplaats heeft opgeslagen, komt u in het onderstaande overzicht. Klik bij de gewenste kostenplaats op het potlood, onder Acties, om werknemers toe te voegen aan de kostenplaats. 6. Selecteer in de rechterkolom bij overigen de gewenste gebruiker(s) en klik op select. Handleiding Park-line December

21 7. De geselecteerde gebruiker(s) wordt in de linkerkolom weergeven bij Werknemers in kostenplaats. Bevestig de wijziging door te klikken op Opslaan. 6.2 Hoe verwijder ik een kostenplaats? Indien u een kostenplaats wenst te verwijderen uit het account, dient u eerst alle gekoppelde gebruiker(s) uit de kostenplaats te Verwijderen en te klikken op Opslaan. Nadat u dit heeft gedaan is het mogelijk om de kostenplaats te verwijderen door op het kruisje te klikken. Handleiding Park-line December

22 7. Bloktijden Met het unieke gebruikersprofiel van Park-line bepaalt u zelf tussen welke tijden uw werknemers gebruik mogen maken van Park-line. Hierdoor kunt u eenvoudig een specifieke groep gebruikers dezelfde parkeerrechten meegeven. U kunt dit naar eigen wens instellen via het gebruikersprofiel op de persoonlijke pagina. Let op: Indien u geen bloktijden instelt hebben uw werknemers 24/7 de mogelijkheid om zakelijk te parkeren. 7.1 Hoe stel ik bloktijden in? Met bloktijden kunt u aangeven op welke tijden uw werknemers zakelijk mogen parkeren. Deze functionaliteit kan worden ingesteld voor al uw werknemers, maar ook voor werknemers afzonderlijk. Indien de bloktijden worden ingesteld, ontvangen de desbetreffende werknemers hier eenmalig een gratis sms over. De bloktijden kunt u via de persoonlijke pagina onder het menu bloktijden instellen. 1. Log in op de persoonlijke pagina. 2. Kies in het linkermenu onder Beheer het menu-item Bloktijden. 3. Selecteer bij Sets een item of maak een nieuwe item aan. Bij het aanmaken van een nieuwe item dient u ook een naam op te geven. Handleiding Park-line December

23 4. Klik op Nieuwe periode toevoegen en geef aan voor welke dag en tijdstip u bloktijden wilt instellen. 5. Selecteer de gebruiker die u wenst te koppelen aan de set en klik op het pijltje naar rechts. Handleiding Park-line December

24 6. Kies vervolgens Opslaan om uw wijzigingen op te slaan. 7. Indien gewenst kunt u aan dezelfde set een extra periode toevoegen. Dit doet u door de stappen vanaf punt 4 te herhalen. Let op: U dient het vakje onder Actief te selecteren om uw bloktijden in te schakelen. Wanneer u Stop selecteert houdt dit in dat de parkeeractie automatisch wordt beëindigd op het moment dat de bloktijden ingaan, ongeacht of uw werknemer nog ergens staat geparkeerd. Handleiding Park-line December