De vereniging en haar vrijwilligers

Transcriptie

1 De vereniging en haar vrijwilligers Wat verwacht de vereniging van haar vrijwilligers? Regels en richtlijnen De (naam lidorganisatie) streeft ernaar om ruimte te geven aan ideeën en initiatieven. Regels en richtlijnen moeten een ondersteuning zijn bij het werken aan onze doelstelling, en geen blok aan het been. Wanneer u actief bent voor de (naam lidorganisatie) houdt u zich aan de volgende regels en richtlijnen. Waarborgen van de onafhankelijkheid van informatie De (naam lidorganisatie) geeft onafhankelijke informatie. Dat betekent dat de actieve leden zorgvuldig moeten omgaan met (bijvoorbeeld) informatie over producten en leveranciers. De vereniging moet zelfs de schijn vermijden commerciële belangen te hebben, bijvoorbeeld bij verkoop van bepaalde hulpmiddelen of bij therapieën. Dit ligt vast in artikel 11.1 van de statuten. Een gechargeerd voorbeeld: het is niet wenselijk dat een bezoekdienstmedewerker, die praktische tips geeft aan lotgenoten, zelf een winkel heeft in bepaalde hulpmiddelen. Of dat een vrijwilliger die beroepsmatig yogales geeft aan kankerpatiënten, tijdens haar verenigingswerk cliënten werft. Kortom: als actief lid mag u geen financieel belang hebben bij uw verenigingswerk. Als u twijfelt over uw persoonlijke positie of die van een collega-vrijwilliger in relatie tot commerciële onafhankelijkheid, bespreek dat dan zo snel mogelijk met de regionale voorzitter of de gedelegeerde van de bezoekdienst in uw regio. Wederzijdse proefperiode De vereniging verwelkomt nieuwe vrijwilligers van harte. Bij aanvang van het vrijwillige dienstverband geldt voor beide partijen een proefperiode van zes maanden. Na afloop van de proefperiode wordt in een evaluatiegesprek met de regiovoorzitter/gedelegeerde bezoekdienst op een rij gezet hoe het gaat en wat van beide kanten eventuele verbeterpunten zijn. Na afronding van de proefperiode kan de vrijwilliger zelfstandig namens de (naam lidorganisatie) zijn of haar werk doen. Tijdig rapporteren en administreren Afhankelijk van de taak die vrijwilligers op zich nemen hebben zij verantwoordelijkheid om te rapporteren. Zo moeten de vrijwilligers van de bezoekdienst na een afgelegd bezoek een bezoekdienstformulier toesturen aan de gedelegeerde in hun regio, moeten de gedelegeerden informatie aanleveren die nodig is om het jaarverslag te kunnen schrijven, en moet de penningmeester een jaarrekening voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering. De actieve leden zijn verplicht om de administratieve taken die bij hun werk horen naar behoren uit te voeren.

2 Zorgvuldig financieel beheer Van alle vrijwilligers verwachten wij dat zij aan goed financieel beheer bijdragen door (deel)begrotingen tijdig in te dienen, op de vastgestelde manier te declareren en kostenbewust te werken. Respecteren van privacyregels De vereniging is natuurlijk gehouden aan de Nederlandse privacywetgeving. Die is sinds september 2001 vastgelegd in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De wet stelt de volgende eisen aan registratie en verwerking van persoonsgegevens: de gegevens moeten op een zorgvuldige wijze worden verkregen en verwerkt; er mogen uitsluitend gegevens worden geregistreerd voor welbepaalde, expliciet omschreven en gerechtvaardigde doelen; persoonsgegevens mogen uitsluitend worden geregistreerd en verwerkt met toestemming van de betrokkene. De (naam lidorganisatie) heeft dat bijvoorbeeld vertaald in de strikte gewoonte om nooit namen en adressen van leden aan derden geven, bijvoorbeeld voor een mailing dit verzorgen wij altijd zelf. Het spreekt voor zich dat vrijwilligers alle persoonlijke informatie over lotgenoten als vertrouwelijk behandelen. Wanneer het van belang is dat een ervaring bredere bekendheid krijgt, dient het verhaal geanonimiseerd te worden. Overlegt u hierover altijd vooraf met de gedelegeerde van de bezoekdienst in uw regio. Vrijwillig, maar niet vrijblijvend U heeft de verantwoordelijkheid op u genomen om op vrijwillige basis werkzaamheden te verrichten voor de(naam lidorganisatie). Het feit dat uw werk niet wordt betaald, zegt niets over het belang ervan. Integendeel: werken aan zorg kan alleen door te werken met zorg. De vereniging rekent op u, uw collegavrijwilligers rekenen op u en bovenal: onze achterban, de leden rekenen op u. Wat verstaan we nu onder vrijwillig, maar niet vrijblijvend? Wij verwachten van u dat u: werkt volgens de taakomschrijvingen, regels en richtlijnen die de vereniging heeft vastgesteld; de basale normen en waarden van de vereniging mee uitdraagt, zoals het belang van emancipatie van mensen met een stoma en werken vanuit patiëntenperspectief (zie paragraaf 3.2); werkafspraken in uw agenda bewaakt en bij verhindering voor vervanging zorgt; probeert om u flexibel op te stellen als er incidenteel minder leuke taken moeten worden verricht; opbouwende kritiek geeft en u bereid toont iets te doen met opbouwende kritiek die anderen wellicht op u geven; zich inzet voor goede samenwerking:

3 u zorgt voor goede onderlinge communicatie en afstemming; u accepteert het dat bij verschillen van inzicht niet altijd de oplossing van uw voorkeur kan worden gekozen; u deelt uw kennis met nieuwe vrijwilligers en helpt hen bij het inwerken. U hoeft zich echter niet verplicht te voelen om: taken op u te nemen die u helemaal niet liggen; dag en nacht klaar te staan voor de vereniging en/of voor hulpvragers; vrijwilliger te blijven als u dat niet meer wilt of aankunt. Wat mogen vrijwilligers van de vereniging verwachten? Scholing De (naam lidorganisatie) nodigt u uit voor de introductiecursus voor nieuwe vrijwilligers. Verder is er de jaarlijkse training voor vrijwilligers van de bezoekdienst. Desgewenst kunt u, op kosten van de vereniging, een keuze maken uit het trainingsaanbod van de Nederlandse Federatie van Kankerpatiëntenverenigingen. Dit wordt via de gedelegeerde aan u kenbaar gemaakt. Het dagelijks bestuur bekijkt jaarlijks of er behoefte is aan deskundigheidsbevordering van de gedelegeerden van de bezoekdienst. Onkostenvergoeding De onkosten die u daadwerkelijk maakt voor uw verenigingswerk worden natuurlijk vergoed. U kunt ze declareren via het speciale declaratieformulier (zie bijlage). Uw ingevulde formulier stuurt u naar de gedelegeerde van de bezoekdienst in uw regio, die het na goedkeuring doorzendt naar het secretariaat. Kosten kunnen alleen vergoed worden wanneer u een betalingsbewijs meestuurt. Een uitzondering wordt natuurlijk gemaakt voor autokosten. Vermeldt u dus op uw formulier niet alleen de plaatsen waartussen u reisde, maar vooral ook het aantal afgelegde kilometers. Kosten van openbaar vervoer worden vergoed op basis van het tarief 2e klas. Voor kosten van telefoon-, - en faxverkeer geldt een vastgestelde vergoeding. Wanneer u geen gespecificeerde telefoonnota ontvangt, moet u dus zelf bijhouden hoeveel tijd u voor de vereniging van de telefoon gebruikmaakt. Lunchkosten worden tot een bepaald bedrag vergoed als u een hele dag voor de vereniging onderweg bent. Verzekeringen De (naam lidorganisatie) heeft voor haar vrijwilligers drie verzekeringen afgesloten: een motorrijtuigenverzekering, een ongevallenverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekeringen zijn uiteraard alleen geldig

4 voor schade die is ontstaan tijdens uw vrijwilligerswerkzaamheden voor de vereniging. Motorrijtuigenverzekering Deze is bedoeld om te voorkomen dat u financieel gedupeerd wordt door schade aan uw auto of motorfiets die tijdens uw vrijwilligerswerk is ontstaan en die elders niet te claimen is. Deze verzekering dekt ook in beperkte mate schade door verlies van de no-claimkorting. U dient deze verzekering te zien als aanvulling op uw eigen verzekering. Ongevallenverzekering Wanneer u onverhoopt tijdens de uitoefening van uw werkzaamheden voor de vereniging het slachtoffer wordt van een ongeval, kunt u via deze verzekering een financiële compensatie krijgen. U kunt, in aanvulling op uw eigen verzekering, een beperkte vergoeding van medische kosten krijgen. Bij gehele of gedeeltelijke blijvende invaliditeit of bij overlijden wordt een bedrag uitgekeerd. Aansprakelijkheidsverzekering Wanneer u tijdens uw werkzaamheden voor de vereniging schade veroorzaakt waarvoor u aansprakelijk wordt gesteld, kunt u een beroep doen op onze aansprakelijkheidsverzekering. Wilt u een beroep doen op één van deze verzekeringen? Neem dan contact op met (naam contactpersoon of het secretariaat ). Richtlijnen afscheid bestuursleden, bezoekers en gedelegeerden lb/bezoekdienst Afscheid bestuurslid 1 tot 3 jaar actief: bloemen / fles wijn cadeaubon 15,-- tot 25,-- Bestuurslid actief 3 tot 6 jaar: bloemen / fles wijn cadeaubon 25,-- tot 50,-- Bestuurslid actief langer dan 6 jaar: bloemen / fles wijn cadeaubon 50,-- dasspeld cq. broche Bezoeker: bloemen / fles wijn cadeaubon 15,-- tot 25,-- Afscheid lb-gedelegeerde / gedelegeerde bezoekdienst: bloemen / fles wijn

5 cadeaubon 75,-- dasspeld cq. broche extra financiën tbv afscheidsbijeenkomst (overleg db)