Selectieprocedure Secretaris gemeente & OCMW Sint-Gillis-Waas

Transcriptie

1 Selectieprocedure Secretaris gemeente & OCMW Sint-Gillis-Waas Info aan de kandidaten Voorstelling gemeente Sint-Gillis-Waas Sint-Gillis-Waas is een landelijke gemeente gelegen in het noorden van het Waasland, in de provincie Oost-Vlaanderen. In Sint-Gillis-Waas gaan wonen en land- en tuinbouw samen in een gevarieerde natuurlijke omgeving. Meer info vind je op Waarom zou je willen werken in Sint-Gillis-Waas Een job bij gemeente en OCMW Sint-Gillis-Waas betekent werken in een dynamische omgeving waar de tevredenheid van de burger en van de medewerkers centraal staat. Een plek waar je inhoudelijk je steentje kan bijdragen en waar je inspanningen resulteren tot een aangename gemeente om in te wonen en te werken. Binnen gemeente en OCMW Sint- Gillis-Waas stellen zich dagelijks gevarieerde jobuitdagingen die je de mogelijkheid geven om jezelf verder te ontwikkelen en te ontplooien. Voor je geleverde inspanningen krijg je binnen een lokaal bestuur ook heel wat terug. Zo kan je genieten van interessante voorwaarden. Je maandwedde is bijvoorbeeld afhankelijk van je niveau en je anciënniteit. Daarnaast zijn er nog tal van andere voordelen zoals gratis hospitalisatieverzekering, ruime opleidingsmogelijkheden en een gunstige verlofregeling. Wil je ook je steentje bijdragen om van Sint-Gillis-Waas een aangename gemeente en een goed functionerend OCMW te maken? Dan ben jij misschien wel de geknipte persoon om ons team te versterken! Wij zijn momenteel op zoek naar: Een secretaris gemeente & OCMW (m/v/x) 1

2 Kenmerken van de functie functie: Secretaris graad: decretaal salarisschaal: Gemeente klasse 3 tewerkstellingsbreuk: Voltijds (38/38) statuut: Statutair (proefperiode 12 maanden) procedure: Aanwerving Als hoofd van het personeel staat de secretaris in voor de algemene leiding en de interne controle op de werking van de diensten. De secretaris staat tevens aan het hoofd van het managementteam. Het managementteam zorgt voor de ontwikkeling en invoering van een coherente visie op het vlak van organisatie, overlegstructuur, personeel en financiën. Het managementteam staat mee in voor de algemene beleidsvoorbereiding en uitvoering. Dit alles wordt vastgelegd in het strategisch meerjarenplan. 2

3 Advertentie 3

4 Functiebeschrijving Onderstaande functiebeschrijving heeft betrekking op de taken en bevoegdheden van de secretaris binnen de gemeente. Via een beheersovereenkomst is tussen gemeente en OCMW afgesproken dat de gemeentesecretaris bij de pensionering van de huidige OCMWsecretaris (mei 2018) ook de taken en bevoegdheden als OCMW-secretaris overneemt. Eigenschappen Functiebenaming Secretaris Graad Secretaris Niveau en rang Decretale graad Salarisschaal Klasse 3 Type functie Leidinggevend Directe Politieke organen naar bevoegdheid toe leidinggevende Evaluator Het evaluatiecomité (college van burgemeester en schepenen en voorzitter gemeenteraad) Functieprofiel Competenties Samenwerken (kerncompetentie) Betrokken zijn en kwalitatief handelen (kerncompetentie) Oplossingsgerichtheid (kerncompetentie) Teams vormen en richting geven Competenties managen Netwerken opbouwen en onderhouden Overtuigen Conceptueel denken Zin voor ondernemen Organisatiesensitiviteit Scorend vermogen Kennis Basiskennis algemene regelgeving (gemeentedecreet, openbaarheid van bestuur, overheidsopdrachten) Grondige kennis specifieke regelgeving (incl. veiligheid) Basiskennis managementtechnieken Basiskennis gebruik ICT Grondige kennis van de eigen organisatie Grondige kennis specifieke software 4

5 grondige sectorkennis Gedragsvereisten Beschikbaarheid Handelen in overeenstemming met de regels en engagementen nakomen Integriteit Loyauteit Stressbestendigheid en zelfreflectie Vriendelijk en hartelijk zijn Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Op het niveau van de organisatie: Creëren, voorstellen en implementeren van voorwaarden om de verwachtingen van de klanten in te lossen. Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en organisaties, om de globale werking van het gemeentebestuur te optimaliseren. Waken over de kwantiteit en de kwaliteit van de geleverde diensten. Bewaken van de kwaliteitszorg en klachten en meldingen het nodige gevolg geven. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Op het niveau van de organisatie: Organisatieconcept uitdenken en structuur uitwerken en beheren. Verantwoordelijk voor de leiding, organisatie en coördinatie van medewerkers. Transparante processen opzetten, bewaken en bijsturen. Zorgen voor een goede interne communicatie Een goed zicht hebben op de nodige middelen en op dit vlak gepast actie nemen. Faciliteren van een doeltreffende en correcte (politieke) besluitvorming en van de werking van de politieke organen en het managementteam. Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Op het niveau van de organisatie: Strategisch beleidsvoorbereidend werken, dit in de praktijk vertalen en implementeren. Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen. Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen. Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten. 5

6 Positief-kritisch zijn en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie. Medewerks stimuleren in het kader van verbetering en innovatie. Hoofddoel Uitvoeren van de decretale, wettelijke en reglementaire opdrachten van secretaris. De uitoefening van deze functie gebeurt op een efficiënte en doeltreffende, kwalitatieve en klantgerichte, situationele en pragmatische wijze waarbij de verschillende finaliteiten tegenover elkaar worden afgewogen. Taakbeschrijving De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Specifieke taken secretaris: Leidinggevende en coördinerende taken: Behalve de uitzonderingen door de wet bepaald is hij/zij het hoofd van het personeel en bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer, zowel op individueel als op collectief vlak. Staat in voor de algemene leiding en coördinatie van de gemeentelijke diensten rond de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid. Uitvoeren van de beslissingen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen. Instaan voor een geschikte organisatiestructuur. Leiden van het managementteam. Instaan voor het optimaal inzetten van het personeel en voor het tot stand brengen van een maximale inzet en verantwoordelijkheidszin bij alle personeelsleden. Formuleren van doelstellingen en voorwaarden voor een goed sociaal klimaat die stimulerend zijn voor de inzet en de kwaliteit van het personeel. Aandacht hebben voor het welzijn op het werk (stress, pesten, gelijke kansen, ) Strategische taken: Op basis van de prioriteiten van het college van burgemeester en schepenen en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor de strategische nota van het meerjarenplan en de beleidsnota van het budget. Jaarlijks een voorstel van beleidsnota (laten) opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten, opgemaakt door de financieel beheerder. Zorgen voor een adequate en tijdige rapportering naar het beleid. 6

7 Instaan voor een adequate interne en externe communicatie de informatiedoorstroming bevorderen en stimuleren. Onderhouden van goede contacten met relevante instanties en organisaties Het profileren van de gemeente, zodanig dat de positie en het imago van de gemeente wordt versterkt. Uitvoerende taken: Organiseren van de behandeling van de briefwisseling. Organiseren van het gemeentelijk archief. Bijwonen van diverse vergaderingen en de eventuele verslaggeving verzorgen. In overleg met of via de dienstverantwoordelijken alle documenten die aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd, voorbereiden, om een vlotte en effectieve behandeling en besluitvorming te bevorderen en de wettelijkheid en de regelmatigheid te verzekeren. Dit wordt gerealiseerd door: o het opstellen en het voorbereiden van de agenda van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen; o een adequate voorbereiding te verzekeren van de dossiers die op het college gebracht worden en van de ontwerpen van besluit voor de gemeenteraad; o te zorgen dat de beslissingen van de gemeenteraad of het college kunnen worden genomen met inbreng van de in de administratie aanwezige deskundige ambtenaar; o het bijwonen van de zitting van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad; o de verslaggeving van de zitting van het college en van de gemeenteraad; o Opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van: het organogram; de personeelsformatie; de rechtspositieregeling; de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan ; de beleidsnota van een budgetwijziging; Adviserende taken: De gemeenteraad, het college op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak adviseren door: o het wijzen van het bestuur op de gevolgen van hun beslissingen en eventueel alternatieven te formuleren; o te zorgen voor een antwoord op bestuurlijke, juridische en financiële vraagstukken, eventueel na overleg met de leidinggevende, de financieel beheerder en de specifieke deskundige ambtenaar van de diensten. De secretaris weet hiervoor de nodige informatie te verzamelen en deze te vertalen in beleidsadviezen. 7

8 Financieel management en interne controle: Het waarborgen van een effectieve besteding van middelen en een gezonde financiële positie van de gemeente. De decretale verplichte taken met betrekking tot financieel management, andere dan deze vermeld onder de strategische beleidsvoorbereiding, namelijk: o eventuele provisies ter beschikking stellen aan personeelsleden voor betaling van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijkse bestuur; o eventueel onder eigen verantwoordelijkheid één of meerdere medewerkers belasten met de inning van geringe dagontvangsten. o wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole van de uitgaven verrichten bij uitvoering van betalingen; o het geven van betalingsopdrachten aan de financieel beheerder; o een intern controlesysteem organiseren, na overleg met het managementteam, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, de werking ervan verzekeren en bijsturen waar nodig. Is als ambtenaar verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en schepenen. Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te schetsen van de functie en van de belangrijkste taken. De functie kan dan ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd. 8

9 Aanbod Salaris Het salaris bij een openbaar bestuur ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met barema s. Je kan hierover dus niet onderhandelen. Het bestuur houdt wel rekening met de ervaring die je reeds hebt opgedaan bij een vorige werkgever, indien deze relevant is voor deze job. Als de aanstellende overheid de ervaring die je meebrengt uit vorige jobs aanvaardt, dan heeft dat een invloed op je salaris. Anciënniteit uit de overheid wordt sowieso overgenomen. Indien je ervaring hebt opgebouwd binnen de privésector, dan kan deze, na goedkeuring van de aanstellende overheid, overgenomen worden indien deze nuttig is voor de functie en dat voor een maximum van 8 jaar. Je bruto beginsalaris als secretaris van een klasse 3 gemeente bedraagt minimum 5.940,88 EUR en maximum 8.669,80 EUR (inclusief het salariscomplement van 30% bij combinatie van de functie voor gemeente en OCMW). Hieronder vind je de van toepassing zijnde loonschaal (inclusief het salariscomplement) terug: Bruto geïndexeerd maandsalaris , , , , , , , , , , , , , , , ,80 De personeelsdienst kan, op aanvraag, een persoonlijke loonsimulatie maken (personeel@sint-gillis-waas.be) 9

10 Bijkomende voordelen Naast dit competitieve loon zijn er ook nog enkele (extralegale) voordelen: 32 werkdagen betaalde vakantie voor een volledig dienstjaar. De jaarlijkse vakantiedagen worden aangevuld met anciënniteitsdagen: 1 extra dag na 15 jaar dienst, 1 extra dag na 20 jaar dienst en nog 1 extra dag na 25 jaar dienst 14 betaalde feestdagen Maaltijdcheques met een nominale waarde van 6 EUR per cheque Fietsvergoeding en/of volledige terugbetaling gebruik openbaar vervoer woonwerkverkeer; Gratis (basis)hospitalisatieverzekering na 6 maanden in dienst Geschenkencheques bij bepaalde gebeurtenissen. 10

11 Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Toelatingsvoorwaarden Voor toelating tot de betrekking van secretaris bij aanwerving gelden de volgende voorwaarden: 1) Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister, model 1, dat maximaal drie maanden oud is. Als daarop ongunstige vermeldingen voorkomen, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen die hij samen met het uittreksel aan het bestuur bezorgt. De aanstellende overheid oordeelt over de inhoud van het uittreksel en neemt de opmerkingen van de sollicitant in overweging. Bij de beoordeling houdt de aanstellende overheid rekening met het dienstbelang, de waardigheid van de desbetreffende openbare functie en de aard van de te begeven betrekking. 2) De burgerlijke en politieke rechten genieten 3) De Belgische nationaliteit hebben 4) Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moet je: 1) Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; m.a.w. een goede kennis van het Nederlands; 2) Slagen voor de selectieprocedure. Diplomavereiste Voor de functie van secretaris is een diploma nodig dat toegang geeft tot niveau A (masterdiploma of gelijkgesteld) en kan je ten minste 8 jaar nuttige professionele ervaring aantonen in de privésector of de openbare sector, waarvan 4 jaar op managementniveau. 11

12 Selectieprogramma Binnen een openbaar bestuur is er meer nodig dan enkel een sollicitatiegesprek om je te mogen verwelkomen als collega. We zijn ertoe verplicht bepaalde voorgeschreven procedures te volgen. Indien je in deze functie je droomjob ziet, moet je slagen voor een aanwervingsexamen. Het examen bestaat uit een aantal vaste onderdelen. Welke fases dien je te doorlopen? 1. Het indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor de functie, dan kan je deze manier solliciteren: online via : Volgende documenten moet je indienen: CV waarin je aantoont dat je 8 jaar nuttige professionele ervaring in de privésector of bij een openbaar bestuur bezit waarvan 4 jaar op managementniveau motivatiebrief een kopie van het gevraagde diploma een kopie van je identiteitskaart een uittreksel uit het strafregister Model I (maximum 3 maanden oud) Dien je kandidatuur in ten laatste op maandag 30 oktober Op deze datum moet je voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden. De datum van de e-sollicitatie telt. Achteraan deze bundel vind je meer info over hoe je online kan solliciteren. 2. Beoordeling van de binnengekomen kandidaturen A&S Solutions bezorgt alle ontvangen informatie aan het college van burgemeester en schepenen van Sint-Gillis-Waas. Zij beoordelen de binnengekomen kandidaturen en kijken bij deze beoordeling of je sollicitatie voldoet aan alle aanwervingsvoorwaarden. 12

13 3. Samenstelling selectiecommissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit minimum 3 deskundigen. De selectiecommissie voor deze functie bestaat voor minstens twee derden uit externe selectiedeskundigen. Het assessmentgedeelte wordt door een externe selectiedeskundige uitgevoerd. De leden van de selectiecommissie zijn vertrouwd met de vacante functie of hebben kennis van de problematiek en uitdagingen die ermee samenhangen. De selectiecommissie legt in samenspraak het selectieprogramma vast. 4. Het aanwervingsexamen Het aanwervingsexamen is bedoeld om te testen of je geschikt bent voor de functie. Het examen bestaat uit een aantal vaste onderdelen: 1. Het eerste examengedeelte bestaat uit een schriftelijk gedeelte. Op het schriftelijke gedeelte dien je minimum 60% van de punten te behalen en voor elke proef minstens 50% van de punten te behalen. 2. Ben je geslaagd voor het eerste examengedeelte, dan word je uitgenodigd voor het assessment gedeelte. In dit gedeelte worden onder andere de managements- en leiderschapskwaliteiten getest. Dit gedeelte is adviserend. De resultaten van het assessment worden toegelicht aan de selectiecommissie tijdens het mondeling gedeelte. 3. Ben je geslaagd voor het eerste examengedeelte, word je ook uitgenodigd voor het mondeling gedeelte. Op het mondelinge gedeelte moet je ook minimum 60% van de punten te behalen. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. Timing De uiterste inschrijvingsdatum werd vastgelegd op 30 oktober Dit betekent dat je ten laatste op die dag een kopie van je diploma indient en dat wij in het bezit zijn van je CV, motivatiebrief en kopie van je e-id. Het Model 1 van het strafregister kan later nog ingediend worden op de datum van de selectieproef. 13

14 In de week van 13 november 2017 ontvang je van ons een mail met de melding of je kandidatuur werd goedgekeurd. Kan je deelnemen, dan ontvang je samen met deze mail ook de data, locaties en de eventuele leerstof die relevant is voor de examengedeeltes. Het eerste examengedeelte zal (onder voorbehoud) doorgaan in de week van 27 november Er worden geen andere data voorzien, dus wanneer je de concrete data ontvangt, zorg er dan zeker voor dat je deze vastzet in je agenda. Mogen wij vragen om steeds te replyen op de oproepingsmail en te bevestigen dat u deze ontvangen heeft? De aanstelling Uit de geslaagden in de selectieproef stelt de gemeenteraad op advies van de selectiecommissie de meest geschikte kandidaat (m/v/x) aan. Proefperiode 12 maanden vanaf indiensttreding Nog inlichtingen nodig? We hopen dat je een goed beeld hebt gekregen van onze gemeente, organisatie, de functie en de te doorlopen stappen. Wens je nog meer informatie, dan kan je je tijdens de kantooruren steeds wenden tot A&S Solutions, die de organisatie van deze procedure volledig op zich neemt. Jouw contactpersoon daar is Isabel Vanwijnsberghe en is bereikbaar via 09/ of via isabel@assolutions.be. Is alles duidelijk, gebruik dan het online formulier om je kandidatuur te stellen via 14

15 Online solliciteren Solliciteren online kan tot uiterlijk 30 oktober 2017 via het inschrijvingsformulier op onze website (datum e-sollicitatie telt): TIP: Hou uw identiteitskaart bij de hand. Voorzie een digitale kopie (Word document, PDF, scan, ) van de documenten die vereist zijn voor uw sollicitatie. STAP 1: Surf naar de website STAP 2: Klik op de job waarvoor u wil solliciteren. STAP 3: Klik op Solliciteren. STAP 4: U komt in de inschrijvingstool terecht, volg de instructies en klik tenslotte op Sollicitatie indienen. STAP 5 U krijgt een bevestigingsmail. 15