Zorgverlenerscode voorschrijver/verwijzer of specialisme voorschrijver/verwijzer ontbreekt of is onjuist. Bij elke prestatie kunt u aangeven wie de Vo

Transcriptie

1 Addendum op handleiding EPexpress: Het voorkomen van afwijzingen van declaratiebestanden door VECOZO. VECOZO controleert de declaratiebestanden die u indient op verschillende punten. Sinds kort zijn de punten waarop VECOZO controleert uitgebreid. Het kan dus voorkomen dat een verkeerd gebruik van EPexpress leidt tot afwijzingen van declaratiebestanden. Om dit te voorkomen hebben wij een overzicht gemaakt van de meest voorkomende controles inclusief foutmelding met een uitleg over het vullen van de velden van EPexpress. Voor een volledig overzicht van de werking van EPexpress verwijzen wij u naar de Handleiding EPexpress. U kunt deze bekijken en downloaden vanaf en in de veelgestelde vragen kunt u ook veel informatie vinden. Foutmeldingen van VECOZO en de bijhorende oplossingen: Zorgverlenerscode behandelaar/uitvoerder of specialisme behandelaar/uitvoerder ontbreekt of is onjuist. - In EPexpress vult u initieel de agbcodes bij Instellingen, Configuratie. - Controleer daar eerst of de velden praktijkcode en zorgverlenerscode goed gevuld zijn. AGBcodes bestaan altijd uit 8 posities waarbij bij een praktijk op de derde positie altijd een nul staat. Vult u hier minder dan 8 posities dan vult EPexpress hier automatisch voorloopnullen en dan wordt de declaratie afgewezen. - In de prestaties zelf, wordt het veld uitvoerder gevuld met de waarde die bij Configuratie Instellingen bij Zorgverlener is gevuld. Controleer bij de prestatie of hier de juiste waarde staat. Als dit niet het geval is, pas dan eerst de configuratie aan. Als u dit veld in de prestatie gebruikt om een agbcode van een collega te vullen dan kan dat. Let er dan op dat de code juist is (8 posities, waarvan eerste twee geen nul zijn)

2 Zorgverlenerscode voorschrijver/verwijzer of specialisme voorschrijver/verwijzer ontbreekt of is onjuist. Bij elke prestatie kunt u aangeven wie de Voorschrijver/Verwijzer is en welk specialisme deze zorgaanbieder heeft. Als de cliënt naar u verwezen is, dan vult u óf de agbcode van de verwijzer, óf het specialisme van de verwijzer. Let op! De AGBcode heeft 8 posities en mag (indien gevuld) nooit met 2 nullen beginnen of op 6 nullen eindigen. Het specialisme is meestal 0100, dat is de huisarts. Deze code mag, indien gevuld, nooit met 2 nullen beginnen. Het is makkelijker om alleen het specialisme te vullen dan de AGBcode. Dat is toegestaan. De AGBcode wordt dan automatisch gevuld met 8 nullen. Als de cliënt niet verwezen is, dan laat u deze velden leeg. EPexpress vult deze dan terecht met 8 nullen en respectievelijk 4 nullen. Hieronder vindt u 3 juiste voorbeelden:

3 Voorbeeld juiste vulling er is geen verwijzer:

4 Voorbeeld juiste vulling verwijzer is een huisarts:

5 Voorbeeld juiste vulling, verwijzer is een huisarts waarvan AGBcode bekend en gevuld in EPexpress: Postcode buitenland mag niet gevuld zijn indien postcode Nederland gevuld is. Postcode Nederland mag niet gevuld zijn indien postcode buitenland gevuld is. Code land verzekerde moet gevuld zijn indien postcode buitenland gevuld is. Postcode Nederland mag niet gevuld zijn indien code land is buitenland en andersom. Bij het opvoeren van een nieuwe cliënt in EPexpress moet u ook de postcode en Landcode vullen. Als de cliënt in Nederland woont, vult u de postcode met 4 cijfers en 2 letters en dan wordt het land Nederland automatisch gevuld. Woont de verzekerde in het buitenland? Dan vult u de buitenlandse postcode en selecteert u het land. Verkeerde combinatie van postcode en landcode zorgt voor een afwijzing van de declaratie (bv geen 4 cijfers en 2 letters icm Nederland).

6

7 Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken. Berekend bedrag/declaratie bedrag ontbreekt of voldoet niet aan format. Berekend bedrag mag niet lager zijn dan gedeclareerd bedrag. BTW-percentage declaratiebedrag is onjuist. In EPexpress komt u 3 tariefvelden en een BTW veld tegen. Bij het declaratiebedrag vult u het bedrag dat u van de zorgverzekeraar voor deze prestatie wilt ontvangen. Dit kan inclusief of exclusief de eigen bijdrage zijn. Dit is afhankelijk van de afspraken die u gemaakt heeft met de zorgverzekeraar. Het BTW% wordt doorgaans leeg gelaten. Het berekend bedrag is het bedrag dat u wilt ontvangen, ongeacht wie er betaalt. Dit is inclusief de eigen bijdrage van de verzekerde. Het berekend bedrag is altijd gelijk of groter dan het declaratiebedrag. Het tarief is het bedrag dat u heeft afgesproken voor de betreffende prestatie. Dit is altijd gelijk aan het berekend bedrag.

8 Indicatie debet/credit ontbreekt of is onjuist. Referentienummer voorgaande gerelateerd prestatierecord moet gevuld zijn in geval van creditregel. Debetregel en identieke creditregel in hetzelfde bestand is niet toegestaan. Bovenstaande foutmeldingen hebben te maken met crediteren. Het crediteren is uitgebreid beschreven in de handleiding. Zie pagina 36 (Declaraties crediteren; kwestie van in zijn achteruit.) Prestatiedatum moet kleiner zijn dan of gelijk zijn aan factuurdatum. Op het moment dat u declarabele prestaties gaat Exporteren stelt EPexpress zelf de declaratieperiode (begindatum en einddatum declaratieperiode) vast. Dit gebeurt op basis van de prestatiedatums. Bij het aanmaken van prestaties moet u ervoor zorgen dat er geen prestaties worden aangemaakt met een datum in de toekomst. Controleer vóór het exporteren of de declaratieperiode niet in de toekomst staat en of de begin en einddatum vóór de datum dagtekening staat. Is dit niet goed dan zult u dit in de bron moeten aanpassen, dus moet u nog niet exporteren. U klikt op Afsluiten en past vervolgens de datum in de prestatie aan (via heraktiveren).