Gebruikershandleiding: Het invoer van waarnemingen

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding: Het invoer van waarnemingen Aan de basis van het gebruik van het Key Control Dashboard ligt in de meeste gevallen het uitvoeren van een waarneming. Het zijn deze uitgevoerde waarnemingen die binnen het Key Control Dashboard gecentraliseerd en eenduidig worden vastgelegd. Het basis proces van de invoer van een waarneming ziet er als volgt uit: Vanuit het navigatiescherm navigeert u naar de plek waar de waarneming vastgelegd dient te worden. o o o Eerst wordt een proces (workflow) geselecteerd. Vervolgens de juiste activiteit binnen dit proces. Hierna wordt de key control geselecteerd waarop de waarneming betrekking heeft. Via het formulier nieuw audit bevinding wordt vervolgens de uitgevoerde waarneming in het Key Control Dashboard ingevoerd. voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 1

2 Selecteer een proces Na te zijn ingelogd kom je standaard binnen in het menu, waarbij je My Business selecteert. Binnen My Business navigeer je linksboven in de menubalk naar Dashboards om Gemeente processen te kiezen. Via het zonnetje kun tu navigeren tussen processen en een andere tijdperiode kiezen. Het zonnetje treft u linksboven in de menubalk. Kies het gewenste proces door er op te klikken en klik vervolgens op Workflow Kiezer. voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 2

3 Nadat het selecteren van een proces worden alle onderdelen ingeladen: Proces overzicht: hierin wordt het proces, alle activiteiten en de betrokken afdelingen van dit proces weergegeven ICOR: hierin wordt van de selectie (proces of activiteit) informatie verstrekt over de benodigde inputs, controls, outputs en resources. Key Controls: Hierin wordt van de selectie (proces of activiteit) alle key controls weergegeven. Audit bevindingen: Hierin wordt van de geselecteerde key control de audit bevindingen weergegeven. Prestatie overzicht: Hierin wordt van de selectie (proces, activiteit of key control) de statistieken getoond. Rapporten / Documenten: Hierin staan de beschikbare documenten en rapporten. voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 3

4 Selecteer een activiteit (in proces overzicht) Na het selecteren van een proces wordt deze ingeladen. U ziet het geselecteerde proces weergegeven. Een proces is opgebouwd uit verschillende activiteiten (de rechthoekige blokjes) welke met elkaar in verbinding staan. De verschillende activiteiten kunnen kleuring bevatten afhankelijk van ingevoerde waarnemingen. Deze kleuring is het resultaat van ingevoerde waarnemingen. Activiteiten zijn aan afdelingen gekoppeld. In dit voorbeeld kunt u zien dat de geselecteerde activiteit verwerk huurcontract onder de afdeling Bouw en Wonen staat. Voor de invoer van een waarneming moet binnen een proces de juiste activiteit geselecteerd worden. 1. Klik op een activiteit om deze te selecteren. * Aan de rechterkant in het onderdeel proces overzicht zijn er instrumenten om het proces eventueel te vergroten of te verkleinen. ** Om weer het hele proces te selecteren klikt u in het proces net buiten een activiteitblokje. voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 4

5 Selecteer een key control (in key controls) Na het klikken op een activiteit worden de bijbehorende key controls ingeladen in het onderdeel Key Controls. Klik op de gewenste key control. De key controls zijn de beheersmaatregelen en bestaan uit: Naam: naam van de beheersmaatregel Type: er zijn key controls en tax controls Omschrijving: tekstuele omschrijving van de beheersmaatregel Norm: aantal keer dat de controle op jaarbasis uitgevoerd moet worden voor support: 5

6 Voer een waarneming (in audit bevindingen) Nadat op de gewenste key control is geklikt, worden de audit bevindingen weergegeven. Om een nieuwe audit bevinding toe te voegen klikt u op de plus. Bestaande audit bevinding bewerken U kunt een bestaande audit bevinding bewerken door deze te selecteren en vervolgens op de potlood te klikken. U komt dan terecht in het formulier audit bevinding waarna u gegevens kunt wijzigigen en vervolgens kunt opslaan (of annuleren). Nieuwe audit bevinding toevoegen Om een nieuwe audit bevinding aan te maken klikt u op het plus teken. U komt dan terecht in het formulier audit bevinding waarna u de gegevens kunt invoeren en de nieuwe audit bevinding kunt opslaan (of annuleren). Audit bevindingen filteren Met het pijltje naar boven kunt u, indien gewenst, nog een selectie maken van de audit bevindingen die in het element audit bevindingen worden weergegeven. voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 6

7 Nieuw audit bevinding formulier (via Audit bevindingen) Nadat u op het plusje hebt geklikt wordt het formulier nieuw audit bevinding geopend. U gaat nu de uitgevoerde waarneming invoeren. Audit bevindingen zijn de geregistreerde waarnemingen van de uitgevoerde controles op de beheersmaatregelen. Audit bevindingen moeten altijd op een key control geregistreerd worden en bestaan uit: Auditor: persoon die de controle heeft uitgevoerd, dit veld is verplicht Datum: aangegeven datum waarop de controle heeft plaatsgevonden, deze staat standaard op vandaag. Beschrijving waarneming: beschrijving van de waarneming over de uitgevoerde controle, dit veld is verplicht. Financiële omvang: materialiteit van de waarneming in euro's. Bevinding: of er een bevinding is ja (Oranje signaal) of nee (Groen signaal). Omschrijving bevinding: tekstuele omschrijving van de bevinding. Actie: tekstuele omschrijving van de uitgevoerde of te ondernemen actie n.a.v. de bevinding. Conclusie: tekstuele conclusie van de waarneming over de uitgevoerde controle. U moet minimaal de velden auditor en beschrijving waarneming invullen om een nieuwe audit bevinding op te slaan. Na het invullen van het audit formulier kunt u het formulier rechtsonder opslaan (of annuleren). voor support: keycontroldashboard@yellowtail.nl 7