Lean werken. Dingen eenvoudig maken is moeilijk, dingen ingewikkeld maken is veel eenvoudiger. e-pocket

Transcriptie

1 MARIANNE H.M. SMITS e-pocket Lean werken Dingen eenvoudig maken is moeilijk, dingen ingewikkeld maken is veel eenvoudiger Gaan doen wat ertoe doet: een stappenplan 5 Tips om te beginnen Hoe lean is jouw werkplek? Tips voor lean werken met minder formulieren DOEN W OE DOET! Leane we ken op he sec e a aa DOEN WAT ERTOE DOET! Leaner werken op het secretariaat Bron: managementsupport.nl en het boek Lean werken van Marianne Smits

2 Gaan doen wat ertoe doet: een stappenplan Aan de slag met lean werken? Neem dan niet de wensen van je omgeving als uitgangspunt, maar begin met heel precies kijken waar je een waardevolle bijdrage kunt leveren. Dan doe je wat ertoe doet. Trainer Marianne Smits geeft je een handig stappenplan als leidraad. 1. Ventileer je ideeën en werf ambassadeurs Start je verbeteringstrajecten bij voorkeur niet alleen, maar betrek enthousiaste collega s erbij. Op die manier bundel je de kennis en ervaring van iedereen die deelneemt aan jouw project. En dat hoeven niet per se alleen managementassistenten te zijn. Belangrijk bij de keuze van de teamleden is dat ze zich ambassadeur moeten voelen van doen wat ertoe doet. Ventileer daarom je idee zo breed mogelijk in de organisatie. Bespreek het tijdens de lunch, publiceer erover op het intranet of verspreid je idee via de interne social media. Zo kan iedereen die mee wil denken zich gelijk aanmelden als ambassadeur/teamlid. 2. Stel (eventueel) een plan van aanpak op Er zijn organisaties die hechten aan een formele aanpak van alles wat aandacht verdient. Herken je hierin je eigen organisatie, dan is het handig om een plan van aanpak op te stellen waarin je helder en duidelijk omschrijft wat je doel is en hoe je dit denkt te realiseren. Zet op papier wat het probleem is, hoe je het gaat oplossen, wat de planning en fasering is, hoe je de financiering van het project voor elkaar wilt krijgen en wat het communicatieplan is. 3. Stel je projectteam samen Formeer een projectteam uit de personen die zich hebben aangemeld als ambassadeur. Wie kan en wil daadwerkelijk investeren in het project door er tijd voor vrij te maken? Met hen samen start je. 4. Doe klantenonderzoek Start met het onderzoeken wat je klanten belangrijk vinden. Je kunt immers niet klakkeloos besluiten betaalde taken of werkprocessen niet meer uit te voeren. Door onderzoek te doen naar welke diensten essentieel zijn, zorg je ervoor dat je veilig kunt bezuinigen op zaken die minder belangrijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld interviews houden of collega s vragenlijsten laten invullen. Start pas met een onderzoek als je bereid bent met de resultaten ervan daadwerkelijk iets te gaan doen. Anders wek je verwachtingen bij je klanten die je daarna niet waarmaakt. 5. Breng de huidige taken in beeld Maak een overzicht van alle taken die je momenteel uitvoert. Het

3 totaaloverzicht kun je naast je functieomschrijving leggen waardoor je kunt toetsen of je overzicht volledig is. 6. Maak een verdeling naar generieke taken en specifieke taken Door een verdeling te maken creëer je een handvat voor de volgende stap, het selecteren van taken of verspillingen die je het eerst wilt aanpakken. Een voorbeeld: het maken van interne een-op-een agenda-afspraken. In steeds meer organisaties is dit een taak die niet meer door de managementassistent wordt uitgevoerd, want een manager kan net zo eenvoudig zelf een afspraak maken met één andere persoon uit de organisatie. 7. Selecteer de taken of verspillingen die je het eerst wilt aanpakken Je hebt nu een overzicht met op te lossen knelpunten. Bespreek met je projectteam wat jullie als eerste gaan aanpakken. 8. Koppel je prioriteitenlijst terug Je hebt nu in kaart wat ertoe doet. De juiste start is gemaakt. Lean secretariaat: 5 tips om te beginnen Een lean secretariaat: dat willen we allemaal wel. Maar waar moet je beginnen met verbeteringen aan te brengen? Marianne Smits, schrijver van het boek Doen wat ertoe doet, geeft 5 tips. tips Tip 1: Agendabeheer optimaliseren Het maken van afspraken hoort bij de kerncompetenties van een managementondersteuner. Toch gaat er op ieder secretariaat veel tijd verloren wanneer afspraken moeten worden verplaatst, omdat essentiële gegevens ontbreken in de afspraak. Het is daarom handig om een aantal spelregels te hanteren bij het maken van afspraken in de agenda. Tip 2: Digitaal documentbeheer Aan het zoeken naar informatie die je hebt gezien maar die je niet kunt vinden, besteedt de gemiddelde werknemer meer dan 25 minuten per dag. Dat is meer dan twee werkweken per jaar. Dit kost bedrijven 1853 euro per jaar voor élke werknemer! Aldus een onderzoek door Mindjet, waarover Managersonline publiceerde. Met het op een juiste manier organiseren van het documentbeheer verdien je dus harde euro s voor je werkgever. Tip 3: Vergadertijd verkorten Managers besteden gemiddeld een derde deel van hun werktijd aan vergaderen. Het is maar de vraag hoe effectief al deze overleggen zijn.

4 Dragen ze bij aan het doel waar je organisatie of afdeling voor staat? Jij als managementassistent kunt handvatten aanreiken om de vergadertijd te reduceren en de effectiviteit te verhogen. Tip 4: Fysiek indien nodig, digitaal waar het kan Het plannen van een spoedbijeenkomst met meer dan drie personen is op veel secretariaten een grote uitdaging: thuiswerkdagen, vrije dagen, opaof omadagen of simpelweg andere afspraken én de benodigde reistijd maken het soms bijna onmogelijk snel te kunnen handelen. Denk anders: organiseer een videovergadering. Dit bespaart reistijd en kan vanaf elke locatie. De deelnemers heoven dan niet meer te reizen. Dit bespaart tijd (en geld). Skype (voor bedrijven) of Facetime maken het gemakkelijk om zon meeting te organiseren, zowel voor het secretariaat als voor de deelnemers. tips Tip 5: Weg met de bureaucratie In de loop der tijd hebben we met zijn allen hulpmiddelen ontwikkeld die op dat moment heel logisch en nuttig leken. Denk bijvoorbeeld aan het formulier voor het vastleggen van functioneringsgesprekken. Vaak ontwikkeld om een handvat te hebben voor het voeren van een gesprek. Inmiddels is bij sommige organisaties een P&O-functionaris belast met het bijhouden welke manager nog hoeveel van deze formulieren moet indienen in plaats van inhoudelijk te checken of tijdens het gesprek de juiste onderwerpen zijn besproken. Dit kan toch niet de bedoeling zijn. Tips om die bureaucratie te voorkomen: Start samen met je collega-managementondersteuners een inventarisatie van formulieren of andere hulpmiddelen. Bekijk vervolgens of ze nog een doel dienen, dus nog van toegevoegde waarde zijn. Bedenk of het een en ander niet eenvoudig digitaal te maken is. Zijn de hulpmiddelen overbodig geworden, communiceer dit dan en laat ze vervallen. ORGANISEER EEN VIDEOVERGADERING. DIT BESPAART REISTIJD EN KAN VANAF ELKE LOCATIE. DE DEELNEMERS HEOVEN DAN NIET MEER TE REIZEN. DIT BESPAART TIJD (EN GELD).

5 Hoe lean is jouw werkplek? Creatieve mensen hebben geen rommel, ze hebben overal ideeën liggen. Je kent deze uitspraak vast wel. Toch heeft de manier waarop onze werkplek is ingericht invloed op onze effectiviteit en efficiency. Richt je werkplek zo lean mogelijk in met de 5S-methode. Organiseer je werkplek zo dat je alles binnen 30 seconden kunt vinden en weer terugleggen. De 5S-methode helpt je om dit te bereiken. Dit is de methode: Sorteren Schikken Schoonhouden Standaardiseren Stabiliseren Sorteren Je start met sorteren. Bekijk alles wat zich op je bureau bevindt. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk, hoort niet op de werkplek. Als je iets niet gebruikt, is het overbodig. Denk bijvoorbeeld aan de perforator. Omdat je inmiddels veel digitaal werkt hoef je niet meer frequent gaatjes te maken in papier. Na de eerste selectie sorteer je de overgebleven zaken. Alles krijgt een vaste plek, zodat je bijna blind alles kunt pakken als je het nodig hebt én weer precies op dezelfde plaats kunt terugleggen. Hou ook hier de 30 seconden in gedachten. Dit in verband met eventuele looptijden, zoals naar een kast waarin je hulpmiddelen hebt liggen. Schikken Berg alles zo op dat de benodigde zaken makkelijk te pakken en op te bergen zijn. Denk maar eens aan de inrichting van je keukenkastjes. Daarin staan de borden, kopjes en pannen die je het vaakst gebruikt ook op de makkelijkst bereikbare plek. Schoonhouden en schoonmaken Door je werkplek schoon te houden, start je telkens op een prettige en frisse manier met je werk. Dat is niet alleen prettig voor jezelf, maar ook voor de collega die op de plek wil gaan zitten waar jij net gewerkt hebt. Bovendien ziet het kantoor er dan netjes uit en dat is belangrijk als er klanten op bezoek komen. Standaardiseren Dit betekent dat je met elkaar afspraken maakt hoe een bepaalde werkplek ingericht is en dat je er samen voor zorgt dat dit zo blijft.

6 Stabiliseren Dit is niet alleen het stimuleren om de vernieuwde situatie in stand te houden, maar ook om volgens de denkwijze van 5S te blijven werken. Visualiseer en rapporteer de doorgevoerde verbeteringen op de werkplek. Zo wordt voor iedereen duidelijk wat er met deze methode bereikt is of te bereiken valt. Stabiliseer vervolgens door regelmatig een 5S-audit uit te voeren. Tips voor lean werken met minder formulieren Formulieren worden gebruikt omdat ze gemakkelijk verwerkbaar zijn. Maar tegelijkertijd bieden ze weinig ruimte voor extra informatie en werken ze vertragend. Wees daarom kritisch op het gebruik van formulieren. Marianne Smits geeft 4 tips om het aantal formulieren terug te dringen. Het gebruik van formulieren verschilt per organisatie. Een meer formele, strak geleide organisatie maakt meestal meer gebruik van formulieren dan een kleinere organisatie die een hoge mate van vrijheid kent. Dit geeft al iets aan over het nut van een formulier. We gebruiken ze omdat de invulvakken aanzetten tot het volledig invullen van alle gegevens, en omdat alle informatie op dezelfde manier aangeleverd wordt. Maar juist het statische karakter zorgt ervoor dat er weinig ruimte is voor creativiteit. En als er al een vakje is voor het toevoegen van een extra antwoord, dan kan het digitale systeem vaak niet omgaan met deze losse informatie. Bovendien werken formulieren vertragend. Je hoort regelmatig je moet eerst het formulier invullen, anders kunnen we je niet verder helpen. 4 tips Het kan geen kwaad om kritisch te kijken naar formuliergebruik. 4 tips: Start samen met je collega managementassistenten een inventarisatie van formulieren of andere hulpmiddelen. Bekijk vervolgens of ze nog een doel dienen, dus nog van toegevoegde waarde zijn. Bedenk of een en ander niet eenvoudig digitaal te maken is. Zijn de hulpmiddelen overbodig geworden, communiceer dit dan en laat ze vervallen.

7 Lean werken Winst: zo bespaar je niet alleen kosten, verbonden aan de hulpmiddelen, maar je vergroot ook het werkplezier. Je collega s zijn je dankbaar. Lean werken op het secretariaat Alle tips in deze e-pocket komen uit het boek van Marianne Smits Doen wat er toe doet, leaner werken op het secretariaat. DOEN DOET! DOEN WAT ERTOE DOET! Leaner werken op het secretariaat MARIANNE H.M. SMITS Het boek behandelt effectief werken, gelardeerd met voorbeelden uit de praktijk. Het boek bevat behalve gereedschappen voor het opsporen van verspilling, een stappenplan, hoe je kunt beginnen, wie je kunt betrekken en hoe je dat op een goede manier doet. Het gaat in op de 7 bekende eigenschappen van Covey van effectief leiderschap. Zo leer je je grenzen te verleggen en creëer je professionele onafhankelijkheid voor jezelf. In het laatste hoofdstuk licht Marianne Smits haar visie toe voor de toekomst van managementondersteuning: ze bespreekt de linking pin, de topper onder de ondersteuners. Klik hier om het boek te bestellen Lean werken de training Mariannes training Lean op het secretariaat is populair en zit altijd vol. Dat komt denk ik omdat de deelnemers zelf allerlei verspillingen leren signaleren en er direct en energiek mee aan de slag kunnen. Klik hier voor meer informatie over de training Ook op managementsupport.nl geven we regelmatig tips over leaner werken op het secretariaat. Je blijft hiervan automatisch op de hoogte door je aan te melden voor de gratis wekelijkse nieuwsbrief.