Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen Gemeente Simpelveld

Transcriptie

1 Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2008 Stafbureau Planning & Control Januari 2008

2 2

3 Inhoudsopgave Inleiding 4 1. Huidige situatie 5 2. Risicomanagement Begripsbepaling Risico Risicomanagement Risicoprofiel 7 3. Doelstellingen risicomanagement Doelstellingen risicomanagement Kwaliteit en ambitieniveau Risico bepaling Risico identificatie Risicoanalyse en beoordeling Relatieve beoordeling Kwantitatieve beoordeling Risicoprofiel Taken en verantwoordelijkheden Taken en verantwoordelijkheden management Taken risicomanagementcoördinator Taken bestuur (college en raad) Koppeling aan de planning & controlcyclus Weerstandsvermogen Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Beoordeling weerstandsvermogen Implementatie en uitgangspunten Besluitvorming en inwerkingtreding 19 3

4 Inleiding Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) bepaalt dat in begroting en jaarverslag een paragraaf weerstandsvermogen is opgenomen. Conform het BBV zou de paragraaf de volgende aspecten moeten bevatten: - Een inventarisatie van de risico s. - Een inventarisatie van de beschikbare weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. - Het beleid dat de gemeente voert aangaande de weerstandscapaciteit en de risico s. - Het verband tussen weerstandscapaciteit en risico s, uitmondend in een beoordeling van het weerstandsvermogen. Daarnaast is in het kader van de verbetering van de (financiële) bedrijfsvoering, mede voortvloeiende uit het artikel 12-proces, afgesproken een nota risicomanagement en weerstandsvermogen op te stellen om zodoende risicomanagement in te kunnen voeren in de organisatie en conform voorschriften gestalte te kunnen geven aan de paragraaf weerstandsvermogen. Om het weerstandsvermogen te kunnen bepalen moet je enerzijds de weerstandscapaciteit kennen en dien je anderzijds de belangrijkste (van materiële betekenis) risico s inzichtelijk en gewaardeerd te hebben. De weerstandscapaciteit bestaat uit de mogelijkheden en middelen, waarover de gemeente beschikt, om niet begrote kosten te kunnen dekken. Voorbeelden van deze mogelijkheden zijn de post onvoorzien, vrij aanwendbare reserves, bezuinigingen, begrotingsoverschotten, onbenutte belastingcapaciteit en stille reserves. Het beleid ten aanzien van het weerstandsvermogen dient enerzijds om inzicht te verschaffen in de omvang en de opbouw van de weerstandscapaciteit en anderzijds om aan te geven wat de relevante risico s en de eventuele financiële gevolgen van deze risico s zijn. Om daadwerkelijk beleid te voeren dient eerst bepaald te worden hoe het risicoprofiel van de gemeente is opgesteld, wat er tot de weerstandscapaciteit gerekend wordt en hoe het weerstandsvermogen berekend wordt. Vervolgens zal op basis van deze kennis een keuze gemaakt moeten worden welk niveau van het weerstandsvermogen wordt nagestreefd. Deze nota risicomanagement is dus het beleid dat de gemeente voert om de risico s van materiële betekenis te managen, en is in die zin dus een basis voor de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en het jaarverslag. Naast begripsbepaling zullen met dit beleid kaders worden gesteld ten aanzien van de reikwijdte en toepassing van risicomanagement binnen de gemeente. Op die manier zal de implementatie van risicomanagement binnen de gestalte krijgen. In deze nota wordt nader op de bovenstaande onderwerpen ingegaan aan de hand van de volgende hoofdstukken: 1. Huidige situatie 2. Risicomanagment 3. Doelstellingen risicomanagement 4. Risico bepaling 5. Taken en verantwoordelijkheden 6. Weerstandsvermogen In hoofdstuk 7 (implementatie) wordt kort aangegeven hoe in 2008 vorm wordt gegeven aan risicomanagement en in hoofdstuk 8 vindt ten slotte de besluitvorming plaats. 4

5 1. Huidige situatie In de huidige programmabegroting en het huidig jaarverslag is jaarlijks de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen. In deze paragraaf wordt enerzijds inzicht gegeven in de weerstandscapaciteit en zijn anderzijds enkele risico s beschreven. Aangaande de weergave van de beschikbare weerstandscapaciteit, in de paragraaf weerstandsvermogen, kan vermeld worden dat deze in principe voldoet aan de gestelde eisen conform BBV. Voor wat betreft de beschreven risico s is het helder dat hier nog een slag gemaakt moet worden. De focus van de risico s ligt nu veelal op de budgettaire risico s inzake open einde regelingen (WMO, WWB) en zogenaamde dereguleringsvoorstellen van het rijk. Aangaande deze risico s wordt een algemene beschrijving gegeven, veelal omdat de financiële risico s altijd aanwezig zijn door de open eind constructie. Daarnaast worden enige risico s op eigendommen en kapitaalgoederen vermeld. Nu lijkt het erop dat we als gemeente grote risico s lopen die niet in kaart zijn gebracht en die niet zijn afgedekt. Dat is natuurlijk niet zo! We hebben verzekeringen (bijv. brand, aansprakelijkheid etc), we sluiten veelal in contracten zoveel mogelijk risico s uit (bijv. centrumplan, planschade) en we proberen in onze bedrijfsvoering zoveel mogelijk rekening te houden met mogelijk risico s en trachten deze zoveel mogelijk te minimaliseren. Risico s zullen altijd blijven bestaan en deze dien je als gemeente ook te nemen. De gemeente heeft een zorgplicht naar haar burgers toe en om zaken te realiseren zul je vaak, wel bewust, risico s moeten nemen. In principe wordt voor een gedeelte voldaan aan de voorschriften voor de opmaak van de paragraaf weerstandsvermogen. Echter: - er is geen overkoepelend beleid; - er is geen totaalbeeld inzake risicoprofiel (in ieder geval van de belangrijkste risico s); - de risico s zijn niet gekwantificeerd; - er is geen inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit en analoog daaraan de ratio weerstandsvermogen om te bezien of het weerstandsvermogen aan de maat is; Van belang is het derhalve om gestructureerd en op basis van afspraken gestalte te geven aan risicomanagement. In het kader van de verbetering van de (financiële) bedrijfsvoering is daarom geadviseerd een nota risicomanagement en weerstandsvermogen op te stellen. Deze nota moet de kaders geven om in 2008 de belangrijkste risico s, van materiële betekenis, geïnventariseerd en gekwantificeerd te hebben om zodoende het juiste niveau van weerstandsvermogen te kunnen bepalen. 5

6 2. Risicomanagement 2.1 Begripsbepaling Voordat een beleid ten aanzien van risicomanagement vastgesteld kan worden is het noodzakelijk de verschillende begrippen te definiëren. In dit hoofdstuk komen de verschillende begrippen met betrekking tot risico s aan de orde Risico Hieronder volgt een werkdefinitie van wat in het kader van deze nota en de paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting onder de gebruikte begrippen wordt verstaan. Een risico kan worden ervaren als een fenomeen dat latent aanwezig is en dat met een bepaalde kans tot (negatieve) gevolgen voor ons dagelijks functioneren kan leiden en de continuïteit van de organisatie in gevaar kan brengen. Voor een gemeente omvat dit meer dan voor bedrijven, die de risico s tot de zakelijke waarden beperken welke bijdragen aan het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Een gemeente zal onder alle omstandigheden een basisstructuur van voorzieningen voor de lokale samenleving in stand moeten houden en kan derhalve bepaalde keuzes niet uitsluiten. Risico: De kans op het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor een betrokkene. Uit de definitie van een risico volgt dat een goede omschrijving drie elementen bevat: 1) Een kans op het optreden van een gebeurtenis (p<1) Het gaat hier dus om een mogelijke gebeurtenis. Als iets 100% zeker is, is het geen risico meer. 2) Negatieve gevolg De negatieve gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn. We richten ons echter op het in kaart brengen van de financiële gevolgen die de gebeurtenissen met zich meebrengen. 3) Een betrokkene, voor wiens rekening de negatieve gevolgen komen De betrokkene is hierbij de gemeente Simpelveld als organisatie Risicomanagement Bij het nemen van een beslissing om risicomanagement te implementeren is het van belang te weten wat onder risicomanagement wordt verstaan en wat ermee kan worden bereikt. Een werkdefinitie van risicomanagement is: Risicomanagement: Het nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van nadelige effecten die het optreden van risico's met zich mee kan brengen. Risicomanagement is een cyclisch proces dat bestaat uit de volgende stappen 1) identificatie van risico s 2) analyse van risico s 3) beoordeling van risico s 4) maatregelen ontwerpen 5) maatregelen implementeren 6) evalueren en rapporteren Deze stappen moeten op basis van de wetgeving (BBV 2004) minimaal één maal per jaar worden doorlopen. 6

7 Risico-identificatie Evaluatie & rapportage Risico-analyse Maatregelen implementeren Risico-beoordeling Maatregelen ontwerpen Risicoprofiel Risicoprofiel: een overzicht van de risico-eigenschappen van de organisatie minimaal omvattend, de risicodefinities met bijbehorende kansen en gevolgen Door het in kaart brengen en kwantificeren van de belangrijkste risico s ontstaat er een zogenaamd risicoprofiel van de gemeente. Dit profiel is noodzakelijk in de relatie naar het bepalen van het weerstandsvermogen. 7

8 3. Doelstellingen risicomanagement Ten behoeve van het implementeren van risicomanagement in de organisatie kunnen een aantal doelstellingen geformuleerd worden. Aan de hand van deze doelstellingen kunnen ook de resultaten worden bepaald, die met risicomanagement gerealiseerd dienen te worden. De kwaliteit van de te bereiken resultaten hangt samen met het ambitieniveau dat de gemeente nastreeft en de beschikbare capaciteit en middelen waarover wordt beschikt. Kwaliteit / Ambities Doelstellingen risicomanagement Activiteiten Gewenste resultaten Taken / verantwoordelijkheden Capaciteit / middelen 3.1 Doelstellingen risicomanagement Aan de hand van de gehanteerde doelstellingen van risicomanagement kan aan de ene kant het succes of het falen van het risicomanagement gemeten worden, maar aan de andere kant kunnen de doelstellingen gebruikt worden als een basis, een filosofie, om de activiteiten die met risicomanagement gepaard gaan te ondersteunen. De hoofddoelen die de gemeente met risicomanagement nastreeft zijn als volgt geformuleerd: 1. Het inzicht krijgen in de risico s die de gemeente loopt. Dit doel is erop gericht de grootste financiële risico s (van materiële betekenis) die de organisatie loopt in beeld te brengen. Het BBV schrijft voor dat alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie, inzichtelijk moeten zijn ter bepaling van het weerstandsvermogen. 2. Het risicobewustzijn van de (medewerkers) organisatie en bestuur stimuleren en vergroten. Inzicht in de risico s die de gemeente loopt, begint bij het risicobewustzijn van de medewerkers in de organisatie. Als zij risicobewust zijn in hun dagelijkse werkzaamheden, zal het inzicht in de risico s toenemen en kan pro-actief ingespeeld worden op de risico s zodat deze vroegtijdig beheersbaar gemaakt kunnen worden. Ook het bestuur vervult hierin een belangrijke rol. 3. Het beheersen van de risico s die de gemeente loopt binnen de bestaande processen. Door de processen in de organisatie aan risicomanagement te onderwerpen krijgt men meer zicht op de interne organisatie. Door deze te analyseren kan men desgewenst maatregelen ontwerpen om de processen aan te scherpen zodat de organisatie gezond gehouden wordt. 8

9 4. Zorgdragen dat het optreden van risico s zo weinig mogelijk effect heeft op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen Om dit doel te kunnen bereiken zal er binnen de organisatie goed inzicht moeten worden verkregen in die mogelijke gebeurtenissen die negatieve gevolgen voor de gemeente met zich meebrengen. Het gaat hierbij met name om risico s die alleen financiële gevolgen hebben. Daar waar relevant moet ook inzicht zijn in de niet-financiële gevolgen (bijvoorbeeld op politiek, imago of veiligheidsvlak). De focus ligt echter nu op met name de financiële risico s. 5. Het optimaliseren van de risicokosten ( kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades). Door inzicht te verkrijgen in de risico s die de organisatie loopt, de kans dat ze optreden en de bijbehorende kansen en te verwachten gevolgen in te schatten, kunnen de te verwachten risicokosten berekend worden. Door deze te verwachten risicokosten te analyseren kan een betere verdeling tussen verzekeren, zelf dragen en andere beheersmaatregelen bepaald worden. 6. Het weerstandsvermogen binnen de vastgestelde bandbreedtes houden. Dit doel richt zich op het weerstandsvermogen van de gemeente. Het risicoprofiel en de weerstandscapaciteit van de gemeente moet geanalyseerd worden om inzicht te krijgen in het weerstandsvermogen. Met actief risicomanagement kan daarna gewerkt worden aan het verlagen van het risicoprofiel waardoor mogelijk meer ruimte gecreëerd kan worden voor andere doeleinden. 7. Het voldoen aan de wettelijke verplichting (BBV). Dit doel richt zich op de wettelijke verplichting die voortvloeit uit het BBV. De gemeente dient een inventarisatie van de risico s en de weerstandscapaciteit te maken, en bovendien beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s te voeren. 8. Het bevorderen van vertrouwen in de organisatie a. Intern (bij het eigen management en personeel, raad en college) b. Extern (zowel burgers als andere organisaties) Door actief aan risicomanagement te doen kan de gemeente een betrouwbare weerstandsparagraaf opstellen. Zowel het eigen management/personeel, als andere organisaties, en burgers hebben hierdoor inzicht in de risico s die de gemeente loopt en op welke manier deze opgevangen en beheerst worden. Hierdoor kan het vertrouwen in en begrip voor de organisatie toenemen waardoor de gemeente een beter imago krijgt. 9

10 3.2 Kwaliteit en ambitieniveau Risicomanagement draagt bij aan het streven naar continuïteit. Voor de gemeente Simpelveld betekent dit vooral dat zij haar bedrijfsvoering zo goed mogelijk afstemt op toekomstige ontwikkelingen, zonder dat de bestaande dienstverlening nadelig wordt beïnvloed. Daarnaast wil de gemeente Simpelveld met pro-actief risicomanagement voorkomen dat zij voor verrassingen komt te staan, waardoor de bedrijfsvoering nadelig wordt beïnvloed. Het daadwerkelijk realiseren van de doelstellingen heeft tijd nodig om de gewenste effecten te bereiken. Door periodiek het risicoprofiel te actualiseren en het risicobewustzijn in de organisatie te versterken, zal de volledigheid en betrouwbaarheid van het risicoprofiel toenemen. Hiermee kan een steeds betrouwbaarder oordeel over het weerstandsvermogen gegeven worden. Dit zal er uiteindelijk toe moeten leiden dat de gemeente Simpelveld kan zorgdragen dat risico s zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van het lopende beleid en voorzieningen. De implementatie van risicomanagement in de organisatie is weer te geven als een groeimodel. De kwaliteit van zowel het risicoprofiel en de risicomanagement processen, als de activiteiten die gepaard gaan met risicomanagement zal in de tijd verbeteren. Kwaliteit t t+1 t+2 Tijd Van belang is om voorliggend beleidskader risicomanagement vast te stellen en te beginnen met het opstellen van het risicoprofiel van de gemeente Simpelveld. Als startpunt voor 2008 kan gelden dat de grootste risico s in kaart worden gebracht en worden gekwantificeerd. Hierdoor wordt enerzijds een grotere bewustwording gecreëerd in de organisatie en anderzijds kan de gemeente beschikken over een eerste risicoprofiel teneinde het benodigde weerstandvermogen te bepalen en de paragraaf weerstandsvermogen conform BBV op te stellen. 10

11 4. Risico bepaling De eerste doelstelling die in het vorige hoofdstuk gekozen is, vormt meteen ook de belangrijkste basis voor het risicomanagement in de gemeente Simpelveld. Tot op heden zijn risico s maar sporadisch daadwerkelijk in beeld gebracht. De programmabegroting en het jaarverslag worden voorzien van een tekstuele beschrijving van risico s. Er zal daarom een inhaalslag moeten worden gemaakt, waarbij alle risico s van materiële financiële betekenis in beeld worden gebracht. Dit gebeurt bij de risicoidentificatie. Hierbij moet niet worden verwacht dat meteen alle risico s in beeld kunnen worden gebracht. Een organisatie in beweging zal zich op gebieden begeven waarvan de risico s niet direct zullen worden onderkend. 4.1 Risico identificatie Het in beeld brengen van de specifieke risico s kan op diverse manieren plaatsvinden. Enkele voorbeelden: Interview; Workshop; Deskstudy; Schades, analyse schadeverloop; Verzekeringen, bestudering verzekeringsdekkingen; Checklist. Onafhankelijk van de manier waarop de risico-identificatie plaatsvindt, zal het management hierbij betrokken worden. Zij zijn het die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het beleid en daarmee ook voor het beheersen van risico s die doelstellingen kunnen doorkruisen (zie hoofdstuk 5). De aanpak in Simpelveld zal vooralsnog bestaan uit een checklist in combinatie met interviews en/of workshops. 4.2 Risicoanalyse en beoordeling Beoordelen van risico s kan op een drietal manieren plaatsvinden. Zo zijn er risico s die zo complex en veelomvattend zijn, dat enige vorm van beoordeling op het moment dat de gebeurtenis nog niet heeft plaatsgevonden, niet mogelijk is. Vanwege het gebrek aan informatie kan alleen maar een tekstuele beschrijving van het risico worden opgesteld. Deze vorm van beoordeling heet kwalitatieve beoordeling. Risico s waarover meer informatie beschikbaar is omdat ze bijvoorbeeld vaker voorkomen en daarom bekend is wat de gevolgen zijn, kunnen aan een relatieve beoordeling worden onderworpen. De relatieve beoordeling is geschikt om risico s onderling te rangschikken op grootte, de zogeheten risicoscore. Deze risicoscore wordt bepaald door kans en gevolg in klassen in te delen en deze klassen te vermenigvuldigen. Met behulp van de risicoscore kunnen risico s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico s het meest belangrijk zijn om te worden gemanaged. Bij de derde manier om risico s te beoordelen wordt nauwkeuriger dan bij de relatieve beoordeling gekeken naar het geld dat benodigd is om de risico s financieel te kunnen opvangen. Dit is met name van belang in relatie tot de weerstandscapaciteit / het weerstandsvermogen van de gemeente. Deze laatste manier van beoordelen wordt de kwantitatieve beoordeling genoemd. Nagestreefd dient te worden om de risico s van materiële betekenis ook daadwerkelijk kwantitatief te beoordelen om zodoende het juiste weerstandsvermogen vast te kunnen stellen. 11

12 4.2.1 Relatieve beoordeling De relatieve beoordeling van risico s wordt verkregen door kansen en gevolgen in klassen in te delen. M.a.w.: Risicoscore= kans x (tijd+geldgevolg) De klassenindelingen die voor de componenten van deze formule worden gehanteerd kunnen per organisatie verschillen. Dit geldt vooral voor de gevolgklassen (afhankelijk van begrotingstotaal). Voor het bepalen van de risicoscore in de gemeente Simpelveld gaan we vooralsnog uit van de navolgende klassenindelingen. Indien uit de praktijk blijkt dat een andere indeling van toepassing is, zal de indeling worden aangepast. Om risico s te kwantificeren dienen zowel de kans als het gevolg te worden bepaald. Daartoe wordt gebruik gemaakt van referentiebeelden om te bepalen in welke klasse een risico zich bevindt. Aan deze referentiebeelden zijn kanspercentages gekoppeld. Bijvoorbeeld als een risico zich eenmaal in de tien jaar voordoet is de kans op optreden 10%. Hetzelfde geldt als een risico zich eenmaal per jaar kan voordoen wordt dit vastgesteld op 90% (bij 100% is het immers geen risico meer). Indeling kans: Klasse: Referentiebeeld: Kwantiteit: Klasse 1: < of 1 keer per 10 jr. (10%) Klasse 2: 1 keer per 5-10 jr. (30%) Klasse 3: 1 keer per 2-5 jr. (50%) Klasse 4: 1 keer per 1-2 jr. (70%) Klasse 5: 1 keer per jaar of >. (90%) Voor het beoordelen van de kans dat een specifiek risico optreedt, kan gekeken worden naar het verleden of dat het risico zich al eerder heeft voorgedaan. Zijn de activiteiten waarbij het risico zich voordoet al eerder uitgevoerd? Wat zijn de omstandigheden waaronder het risico optreedt? Hoe heeft de risicogevoeligheid zich in de tijd ontwikkeld? Indeling tijd: Tijdgevolgen zijn alleen van belang indien men ook daadwerkelijk op tijd wil sturen. Het kan zijn dat fatale termijnen aan de orde zijn en overschrijdingen van die termijnen dreigen. Hieraan kunnen ook geldgevolgen gekoppeld zijn. Een tijdgevolg kan zich echter ook beperken tot alleen maar vertraging en dus imagoschade. De tijdsfactor wordt in principe alleen bij projecten gehanteerd. Klasse: Klasse 0: Klasse 1: Klasse 2: Klasse 3: Klasse 4: Klasse 5: Bandbreedte: geen tijdgevolg 1 maand 1-2 maanden 2-4 maanden 4-8 maanden > 8 maanden Indeling geld: Voor het bepalen van de bandbreedtes van de klassen wordt voor gemeenten een verband gelegd met de omvang van de begroting. Voor Simpelveld is de totale omvang van de begroting 17 mln. De percentages genoemd achter de bandbreedtes zijn bandbreedtes uitgedrukt in percentages van de begroting van Simpelveld. Klasse: Bandbreedte: Percentages Kl. 0: geen geldgevolg 0% Kl. 1: x < ,05% Kl. 2: 8.500< x < ,05-0,2% Kl. 3: < x < ,2-0,5% Kl. 4: < x < ,5-1,0% Kl. 5: x > > 1,0% 12

13 De maximale risicoscore die aan een risico kan worden toegekend is 50. Dan moet zich zowel een tijd als geldgevolg voordoen, dus 5 x (5+5). Zonder tijdgevolg is dat 25 (5 x (0+5)). voorbeeld: Omdat in de aanloop naar een wijziging van een bestemmingsplan de te volgen procedures niet helemaal zijn gevolgd, bestaat het risico dat als een juridische procedure door een belanghebbende wordt gestart, de rechter kan beslissen tot een gedeeltelijke afkeuring van het bestemmingsplan. Gevolg: vertraging en aanpassing van de planontwikkeling waarvoor al contracten zijn afgesloten. Er zijn reeds aanwijzingen dat een procedure zal worden aangespannen. De risicoscore voor deze aanpassing van het bestemmingsplan is als volgt: Kans : 4 Tijdgevolg : 5 Geldgevolg : 5 Risicoscore :4 x ( 5 + 5) = 40. Kortom: hoe hoger de risicoscore hoe hoger de noodzaak om maatregelen te nemen die het risico beheersen dan wel de financiële gevolgen afdekken Kwantitatieve beoordeling Het geldgevolg in dit voorbeeld bedraagt meer dan ,-. In dit geval is het noodzakelijk om verder aan te geven wat de te verwachten minimale en maximale kosten bedragen. Dit laatste is een kwantitatieve beoordeling. In relatie tot dit voorbeeld: Minimaal nadeel : ,- Verwacht nadeel : ,- Maximaal nadeel : ,- Beoordeling van risico s op de vooromschreven manier geeft een basis voor de omvang van de benodigde weerstandscapaciteit. Indien een risico een structureel karakter heeft dan is kwantificering moeilijker omdat je niet kunt uitgaan van 1 keer. In principe dien je bij een structureel risico de lasten structureel in de begroting op te plussen met dit risicobedrag (bijvoorbeeld bij een open-einde regeling). Veelal is er niet meteen voldoende ruimte om deze bedragen structureel op te plussen in de begroting. Om nu toch dit structurele risico te kwantificeren wordt veelal een factor 2,5 gehanteerd. Dit betekent dat het risicobedrag met 2,5 vermenigvuldigd wordt en als zodanig wordt meegenomen in het weerstandsvermogen. In theorie heeft de gemeente dan 2,5 jaar om het bedrag structureel op te nemen in de begroting. Kan het risico meteen worden opgenomen in de begroting is dit natuurlijk beter. 4.3 Risicoprofiel De risicoscore zal een range bestrijken van minimaal 1 tot maximaal 50. Hoe hoger de risicoscore, des te groter de noodzaak om beheersmaatregelen te nemen. Het is niet nodig om dat voor alle risico s te doen. Een groot deel van de risico s zal bekend zijn en daarvoor zijn hoogstwaarschijnlijk ook beheersmaatregelen genomen in de vorm van verzekeren of de (financiële) gevolgen zijn zo klein dat de exploitatie voldoende dekking biedt. Hoogstens zouden aanvullende maatregelen genomen moeten worden. Van belang is om de grootste risico s (van materiële betekenis) te beschrijven en te kwantificeren. Met als startpunt de risico-identificatie en daarop volgend de analyse en beoordeling ontstaat uiteindelijk het risicoprofiel van de gemeente Simpelveld. Dit risicoprofiel zal de basis vormen voor het bepalen van het weerstandsvermogen van de gemeente Simpelveld. Het is van belang dat dit risicoprofiel actueel blijft. De afdelingshoofden worden primair verantwoordelijk voor dat deel van het risicoprofiel dat op hun eigen vakgebied betrekking heeft. Ten behoeve van het jaarverslag en de begroting is het in ieder geval noodzakelijk dat het risicoprofiel actueel is. 13

14 5. Taken en verantwoordelijkheden Om het hele proces van risicomanagement te starten en structureel in te bedden in de organisatie, zullen de taken en verantwoordelijkheden duidelijk vast moeten liggen. Onduidelijkheid hierin leidt ertoe dat de doelstellingen van het risicomanagement niet of maar voor een gedeelte gerealiseerd zullen worden. In principe is iedereen in een organisatie verantwoordelijk voor het beheersen van risico s. De praktijk laat zien dat een dergelijke organisatiebrede verantwoordelijkheid onvoldoende is om risicomanagement te doen slagen. Daarom moet vooraf duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. De actoren die betrokken dienen te worden bij het proces van risicomanagement kunnen grofweg in twee groepen worden ingedeeld: 1. De groep die primair verantwoordelijk is voor de risico s en de inhoud van risicomanagement, het management (afdelingshoofden en secretaris); 2. De groep verantwoordelijk voor de coördinatie en het proces: de risicomanagementcoördinatoren. Gelet op de organisatiegrootte ligt de 2 e groep op een centrale plaats in de organisatie. Voor onze organisatie is dit het Stafbureau Planning & Control, team financiën (beleid). 5.1 Taken en verantwoordelijkheden management Risicomanagement moet worden gezien als een taak die de gehele organisatie aangaat en waarvoor iedere medewerker zich verantwoordelijk voor moet voelen. In eerste instantie zal het risicomanagementbeleid aan de raad worden voorgelegd ter vaststelling. Vervolgens zal het risicomanagementproces worden opgestart met een inventarisatie van de risico s van materiële betekenis. De risicomanagementcoördinator zal naast de initiërende en coördinerende taak ook een ondersteunend taak uitoefenen. Hieronder valt het aanleveren van bepaalde methoden en technieken, het aanleveren van informatie, het fungeren als vraagbaak, etc.. De uitvoerende taak omvat het signaleren en beheersen van risico s. De basis hiervoor ligt op de werkvloer. In onze organisatie veelal bij de vakafdelingen. De afdelingshoofden weten uit hun ervaring vaak het beste welke risico s er zich kunnen voordoen en hoe ze die moeten inschatten. In onze organisatie zal niet elke medewerker in gelijke mate met risico s in aanraking komen. Niettemin zal het risicobewustzijn vergroot moeten worden. De afdelingshoofden kunnen hierbij een rol spelen door ook tijdens werkoverleg aandacht te vragen voor risico s. Dit kan mede een basis zijn voor afdelingshoofden om het risicoprofiel van hun vakgebieden aan te vullen of te wijzigen. Het organisatiebrede risicoprofiel, van de materieel belangrijkste risico s, dient in de begroting en jaarverslag (paragraaf weerstandsvermogen) opgenomen te worden. Dit ter voldoening aan het BBV. De belangrijkste taken management: - afdelingsprofielen opstellen; - treffen van beheersmaatregelen (indien noodzakelijk); - rapportage risicoprofiel afdeling voor begroting alsmede jaarverslag. Het MT zal de risicoprofielen integraal bezien zodat tevens afdelingsoverstijgende risico s of risico s die niet specifiek onder een afdeling vallen, geanalyseerd en beoordeeld kunnen worden. 5.2 Taken risicomanagementcoördinator Risicomanagement is vanuit de gedachte van integraal management een zaak van het management van de verschillende onderdelen van de organisatie. Maar om risicomanagement effectief te implementeren is het aan te raden om binnen de organisatie iemand te benoemen die toeziet op de gemaakte afspraken en die de verschillende medewerkers kan ondersteunen bij hun taken op een 14

15 voor hen wellicht nieuw vakgebied, en bovendien inhoudelijk een oordeel kan vellen over het risicoprofiel en het managementteam kan adviseren waar het profiel aangescherpt kan worden. De functie van risicomanagementcoördinator wordt bij de gemeente Simpelveld bij het stafbureau Planning & Control, team financiën (beleid) ondergebracht. De belangrijkste taken risicomanagementcoördinator: - centraal initiërend en adviserend optreden bij risicomanagement, zowel beleidsmatig alsmede uitvoerend; - een tweede taak is het kwalitatief vinger aan de pols houden als het gaat om het definiëren en beoordelen van risico s en het overzicht houden over het totale risicoprofiel van de gemeente en het management(team) zonodig hierover adviseren; - (mede) vormgeven van de paragraaf weerstandsvermogen voor jaarverslag en begroting. 5.3 Taken bestuur (college en raad) Het college is uiteindelijk eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gemeente Simpelveld. Jaarlijks wordt de weerstandsparagraaf in de begroting alsmede het jaarverslag opgesteld. De gemeenteraad stelt het risicomanagementbeleid vast. Ook stelt zij de begroting en het jaarverslag met de paragraaf over het weerstandsvermogen vast. De raad geeft daarmee de grenzen aan waarbinnen het weerstandsvermogen van de gemeente Simpelveld moet blijven. De raad is daarmee bevoegd te oordelen over de verhouding tussen alle gezamenlijke risico s en weerstandscapaciteit en daaruit voortvloeiende het benodigde weerstandsvermogen. De raad is in eerste instantie dus niet verantwoordelijk voor de individuele risico s. 5.4 Koppeling aan de planning & controlcyclus Een risicoprofiel is dynamisch. Ieder jaar komen er nieuwe risico s bij en verdwijnen weer risico s. Om een goed en actueel inzicht in het risicoprofiel te hebben en te houden is een koppeling met de P&Ccyclus gewenst. Deze koppeling bestaat reeds aangezien artikel 11 van het BBV de paragraaf weerstandsvermogen voorschrijft. Artikel 11 BBV 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. 2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat ten minste: a. een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; b. een inventarisatie van de risico s; c. het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s. Door nu deze onderdelen in de paragraaf weerstandsvermogen op te nemen wordt voldaan aan artikel 11 BBV en is de vereiste koppeling met de P&C-cyclus gelegd. De vulling van de paragraaf weerstandsvermogen wordt verkregen doordat iedere afdeling ten behoeve van de begroting het risicoprofiel opstelt en aanlevert. Tevens wordt in het jaarverslag over het weerstandsvermogen gerapporteerd. Zouden zich tussentijds belangrijke risico s voordoen dan kan natuurlijk tevens in de bestuursrapportages hiervan melding worden gedaan. Naast de reguliere koppeling aan de P&C-cyclus kunnen uiteraard grote risico s, die zich snel dreigen te manifesteren, terstond gerapporteerd worden. 15

16 6. Weerstandsvermogen Om het weerstandsvermogen te kunnen bepalen moet je enerzijds de weerstandscapaciteit kennen en dien je anderzijds de belangrijkste (van materiële betekenis) risico s inzichtelijk en gewaardeerd te hebben. Het weerstandsvermogen kan onderverdeeld worden in een statisch en een dynamisch weerstandsvermogen. Statisch slaat terug op het begrotingsjaar zelf en dynamisch houdt in dat tegenvallers voor meerdere begrotingsjaren kunnen worden opgevangen. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van maatregelen nog restrisico s overblijven (zie figuur hieronder). Daarnaast geeft het BBV aan dat alleen risico s van materiële betekenis in relatie tot de financiële positie hoeven te worden meegenomen. Feitelijk wordt hier bedoeld dat de kleinere risico s natuurlijk wel in ogenschouw moeten worden genomen, maar dat ze qua risicofinanciering uit de lopende exploitatie worden gefinancierd. Risico s Financieel gekwantificeerd Weerstandscapaciteit Reserves Bezuinigingen/overschotten Onbenutte belastingcapaciteit Onvoorzien WEERSTANDSVERMOGEN In de voorafgaande hoofdstukken is aangegeven hoe de risico s gewaardeerd kunnen worden. Onderstaand wordt aangegeven welke onderdelen van belang zijn om de weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. 6.1 Beschikbare weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit kan worden verdeeld in incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Als componenten van de incidentele- respectievelijk structurele weerstandscapaciteit worden veelal onderstaande onderdelen genoemd: Incidentele weerstandscapaciteit Algemene reserve Vrij aanwendbare reserves Post onvoorzien Structurele weerstandscapaciteit Onbenutte belastingcapaciteit Begrotingsoverschotten Bezuinigingsmogelijkheden De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende drie componenten: a) algemene reserve b) vrij aanwendbare reserve c) post onvoorzien ad. a algemene reserve Van de reserves vormt de algemene reserve normaal gesproken het direct vrij besteedbare deel dat kan worden aangewend ter financiering van opgetreden risico s. De algemene reserve bedraagt per circa ,-. Indien hier het verwachte overschot 2007 wordt bijgeteld dan beloopt de algemene reserve een bedrag van circa ,- (inclusief extra uitkering dividend Essent van december 2007). Dat is een gemiddelde van circa 178,- per inwoner (aantal inwoners per is ). De Provinciale norm voor Simpelveld is circa ,-. De artikel 12 norm is circa ,-. Het provinciale gemiddelde aan algemene reserve (2007) per inwoner is circa 143,- 16

17 ad. b vrij aanwendbare reserves Bestemmingsreserves De bestemmingsreserves belopen een bedrag van circa ,- per Voor een groot gedeelte bestaan deze reserves uit de egalisatiereserves riool en afval en anderzijds uit de reserve personeel (inclusief frictiekosten personeel o.b.v. artikel 12). De aanwendbare weerstandscapaciteit is nihil. Stille reserves en voorzieningen In werkelijkheid kan de beschikbare weerstandscapaciteit van de gemeente hoger zijn. Onder andere door het aanwezig zijn van stille reserves. Stille reserves (tafelzilver genoemd) zijn de meerwaarden van activa die lager dan de marktwaarde zijn gewaardeerd. Meestal moet eerst de bestemming worden gewijzigd om de meerwaarde te kunnen realiseren. Een welbekend voorbeeld hiervan zijn de aandelen Essent. Omdat de omvang van de stille reserves sterk wordt bepaald door marktontwikkeling en de mogelijkheid van verkoop is op dit moment geen sprake van een aanwendbare weerstandscapaciteit. Indien bijvoorbeeld verkoop van de aandelen Essent wel aan de orde is en derhalve sprake is van herwaardering, dan wordt een stille reserve omgezet in een algemene reserve en is er wel sprake van een aanwendbare weerstandscapaciteit. Voorzieningen zijn niet bedoeld ter financiering van risico s, maar vormen een spaarpot voor uitgaven waarvan zeker is dat deze zich zullen voordoen. Voorzieningen maken derhalve geen onderdeel uit van de beschikbare weerstandscapaciteit. ad. c post onvoorzien De post onvoorzien bedraagt voor ,-. Dit bedrag kan gerekend worden tot de weerstandscapaciteit. De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende drie componenten: d) onbenutte belastingcapaciteit e) begrotingsoverschotten f) bezuinigingsmogelijkheden ad. d Onbenutte belastingcapaciteit De omvang van de resterende belastingcapaciteit is de ruimte tussen de feitelijke opbrengst uit het totaal van de onroerende-zaakbelastingen, de rioolrechten en de afvalstoffenheffing enerzijds en anderzijds de opbrengst die de gemeente moet realiseren, indien een beroep is gedaan op een aanvullende bijdrage, op grond van artikel 12 (Fvw). Onroerende-zaakbelastingen Volgens de artikel 12-norm voor 2008 zijn de ozb-inkomsten op peil als het gemiddelde tarief per economische waarde tenminste 3,45 bedraagt. Dit is ontleend aan de septembercirculaire De gemeente Simpelveld overschrijdt dit tarief. Derhalve is er geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Wel kan het tarief van de OZB worden verhoogd ter dekking van structurele lasten. Hiertoe is ook een jaarlijkse indexering als financiële lijn afgesproken. De wettelijke maximering van het OZB-tarief is ingaande 2008 komen te vervallen. Rioolrechten De kosten van de rioleringen worden verhaald via de heffing van rioolrechten. De gemeente hanteert het standpunt dat er sprake moet zijn van een 100% kostendekkend tarief. Derhalve is er geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Afvalstoffenheffing De kosten van afvalstoffenheffing worden volledig gedekt (100%) uit doorbelasting per huisaansluiting. Om de 100% kostendekkendheid te bereiken zal de egalisatiereserve voor een deel worden aangewend. Voor 2008 bedraagt de inzet van de reserve Derhalve is er geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Gelet op bovenstaande kan geconcludeerd worden dat de gemeente geen onbenutte belastingcapaciteit heeft in het kader van de bepaling van de weerstandscapaciteit. 17

18 ad. e begrotingsoverschotten Indien in de begroting te ruime budgetten of onbenutte budgetten staan dan kunnen deze structureel worden ingezet ter dekking van nieuwe lasten c.q. risico s. Indien hiervan sprake is zal dit in de toelichting bij de jaarrekening en tevens in de Berap s worden gemeld. Een begrotingsoverschot kan ook inhouden dat de gemeente ruimte heeft voor nieuw beleid. Deze ruimte zou dan tevens kunnen worden ingezet ter verhoging van de weerstandscapaciteit. ad. f bezuinigingsmogelijkheden. Door middel van een zeer sober beleid is het mogelijk de omvang van de begroting onder het huidige niveau te brengen. Doorvoeren van bezuinigingen betekent wel dat een aantal van de huidige voorzieningen wordt versoberd of afgebouwd. Om dit te bewerkstelligen is echter een aantal jaren nodig om de verschillende voorzieningen af te bouwen. Aangezien de gemeente Simpelveld reeds een bezuinigingsronde in het kader van artikel 12 heeft doorgevoerd, zal de mogelijkheid in principe zeer beperkt zijn. 6.2 Benodigde weerstandscapaciteit Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt verkregen door de risico s te kwantificeren. Niet alle risico s zullen zich tegelijkertijd en in dezelfde mate voordoen. Derhalve kan na de kwantificering volstaan worden met een allround percentage van 60% over alle gekwantificeerde risico s. De uitkomst van de benodigde weerstandscapaciteit wordt vastgelegd in de weerstandsparagraaf. 6.3 Beoordeling weerstandsvermogen Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit (zie ook figuur blz. 14) De benodigde weerstandscapaciteit die uit het risicoprofiel voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Ratio weerstandsvermogen = Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Simpelveld nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Waarderingscijfer Ratio weerstandsvermogen Betekenis A > 2,0 Uitstekend B 1,4 < x < 2,0 Ruim voldoende C 1,0 < x < 1,4 Voldoende D 0,8 < x < 1,0 Matig E 0,6 < x < 0,8 Onvoldoende F < 0,6 Ruim onvoldoende De gemeente streeft ernaar om zo min mogelijk risico te lopen en mits financieel verantwoord zoveel mogelijk risico s af te dekken. Dit betekent dat de gemeente een weerstandsvermogen nastreeft dat tenminste voldoende is. Dat betekent een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waarderingscijfer C. 18

19 7. Implementatie en uitgangspunten Voorliggend risicomanagementbeleid dient structurele inbedding te krijgen in de organisatie. Het voldoen aan de voorschriften van het BBV is een basisvereiste. De volgende uitgangspunten kunnen uit de voorliggende nota worden gehaald: 1. elke afdeling draagt, met behulp van de risicomanagementcoördinator, zorg voor haar risicoprofiel ten behoeve van de begroting en het jaarverslag; 2. alleen de belangrijkste risico s, die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie, worden beschreven en gekwantificeerd (conform artikel 11 lid 1b BBV); 3. bij een structureel risico wordt de factor 2,5 gehanteerd; 4. het allround percentage ten aanzien van de gekwantificeerde risico s bedraagt 60%; 5. de ratio weerstandsvermogen moet tenminste tussen de 1,0 en 1,4 liggen. Dat wil zeggen een waarderingscijfer C (voldoende). Het is zaak om in de eerste helft van 2008 de risicoprofielen op te stellen zodat deze in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting 2009 kunnen worden vermeld. Tevens kan aan de hand van de gekwantificeerde risico s het juiste weerstandsvermogen worden bepaald teneinde te voldoen aan de ratio met waarderingscijfer C (voldoende). 8. Besluitvorming en inwerkingtreding Deze nota kan worden aangehaald als nota risicomanagement en weerstandsvermogen gemeente Simpelveld De nota treedt inwerking ingaande Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Simpelveld in zijn openbare vergadering van 28 februari De griffier, de voorzitter, Mr. J.J.A. Jetten H.G.G. Bogman 19