Vacature hoofdmedewerker administratie en planning. (C4-C5, contractueel) Met aanleggen aanwervingsreserve, geldig voor 2 jaar

Transcriptie

1 Vacatures Hoofdmedewerker administratie en planning Omschrijving Vacature hoofdmedewerker administratie en planning (C4-C5, contractueel) Met aanleggen aanwervingsreserve, geldig voor 2 jaar CC De Factorij is een gloednieuw centrum dat de deuren opent in april Het nieuwe cultuurcentrum is op zoek naar een gedreven en nauwkeurige verantwoordelijke Administratie en Planning om het jonge team te versterken. Het cultuurcentrum bestaat uit verschillende zalen waaronder een grote theaterzaal met 700 zitplaatsen en verschillende kleinere gebouwen op andere locaties. De Factorij wil een centrum voor de toekomst bouwen, dat de vinger aan de pols houdt van maatschappelijk evoluties en dat dicht aanleunt en verweven is met haar publiek, bezoekers en artiesten. Gemeente Zaventem is een plek in volle ontwikkeling die gekenmerkt wordt door een enorme diversiteit. Er zijn veel verschillende nationaliteiten met elk uiteenlopende achtergronden en interesses. De Factorij zoekt een verantwoordelijke Administratie en Planning die een klantvriendelijk beleid voor de verschillende doelgroepen kan uittekenen en die ervoor zorgt dat de administratie van het centrum efficiënt en vlot loopt. Een nauwkeurige, pro- actieve en stressbestendige persoonlijkheid met sterke communicatievaardigheden stuurt een team van onthaalmedewerkers aan en zorgt voor een vlotte planning van alle activiteiten die in het centrum plaatsvinden zodat De Factorij in de meest optimale omstandigheden haar kerntaken kan uitvoeren.

2 1. Wat zijn de toelatingsvoorwaarden? Om toegelaten te worden tot de vacante functie bij gemeente Zaventem dient de kandidaat aan volgende voorwaarden te voldoen: Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren (via getuigschrift van goed zedelijk gedrag); De burgerlijke en politieke rechten genieten; Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie; De bewijsstukken worden later opgevraagd en alleen van de geslaagde kandidaten. 2. Welke zijn de voorwaarden voor aanwerving? Om in de vacante functie aangesteld te kunnen worden, dient de kandidaat aan volgende aanwervingsvoorwaarden te voldoen: Je bent minimaal in het bezit van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld. Je vult dit aan met minimaal 3 jaar professionele ervaring in een vergelijkbare functie bij voorkeur in de culturele sector Slagen voor de selectieprocedure; Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli De kandidaten moeten het bewijs leveren dat ze aan de diplomavereiste voldoen voor de deelname aan de selectieprocedure. Voor de deelname aan de selectieprocedure volstaat een kopie of een gewoon afschrift voor de bewijzen. De aanstellende overheid beoordeelt de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten tot de selectieprocedure worden toegelaten. De kandidaten die geweigerd worden, worden daarvan op de hoogte gebracht met vermelding van de reden voor de weigering. Kandidaten die een bewijs van gelijkstelling of gelijkwaardigheid van diploma of een attest van kennis van de Nederlandse taal moeten leveren, moeten hieraan voldoen uiterlijk op het einde van de selectieprocedure. Onder voorbehoud

3 kunnen zij toegelaten worden tot de procedure. 3. Wat houdt de functie in: concrete taken? 1. Coördinatie administratie Je bent eindverantwoordelijke voor de algemene administratie van het centrum en zorgt voor een efficiënt beleid. Je volgt alle administratieve aspecten goed op, je verwerkt alle voorhanden gegevens en bewaakt de administratieve taken van je collega's Je beheert de contracten met de artiesten, verenigingen en partners en zorgt voor een vlotte afhandeling Je stelt per kwartaal rapporten op en helpt bij de opmaak van het jaarverslag Je brengt alle interne werkprocessen in kaart en zorgt voor een analyse van de publiekcijfers Je bereidt samen met collega's mee de administratieve opstart van het centrum voor 2. Planning Je bent de eindverantwoordelijke/administrator van het planningssysteem. Je bent betrokken bij de opstart en implementatie en bent het aanspreekpunt voor je collega's inzake het systeem Je voert alle informatie, data en gegevens in het systeem in en houdt dit up-to-date Je beheert de agenda en volgt samen met de onthaalmedewerkers het e- mail- en telefoonverkeer op 3. Onthaal Je coördineert en stuurt de onthaalploeg aan en schakelt jezelf mee in in de planning Je zorgt voor een vlot, efficiënt, klantvriendelijk en warm onthaal Je stelt de werkplanning op van je collega's en maakt afspraken omtrent een klantvriendelijke dienstverlening Je blijft waakzaam voor de noden en behoeften van de bezoekers en het publiek 4. Financiën

4 Je verzamelt en beheert alle financiële documenten van het centrum Je kan goed werken met cijfers Je maakt samen met een aantal andere collega's bestelbonnen op, stelt offertes op en onderzoekt steeds de beste prijs/kwaliteit Je zorgt voor een vlotte en correcte input van financiële documenten in de software systemen Je plaats bestellingen van materialen, ondersteunt de personeelsadministratie en beheert de administratieve afhandeling van overheidsopdrachten en aanbestedingen 5. Ondersteuning Je ondersteunt je collega's maar wijst hen ook op hun administratieve verantwoordelijkheden Je kan probleemoplossend denken om een zeer nauwe samenwerking aan te gaan met de directeur en te helpen waar nodig 4. Wat verwachten wij van jou? Je bent verantwoordelijk voor een vlotte, efficiënte en klantvriendelijke administratie dat het cultuurcentrum toestaat om in optimale omstandigheden haar kerntaken uit te voeren Je bent een belangrijk aanspreekpunt en spilfiguur in de organisatie: je bewaart steeds het overzicht, je denkt pro- actief na over mogelijke verbeteringen, je blijft waakzaam en staat open voor een continue bijsturing van administratieve processen Je bent planmatig zeer sterk Je bent zeer stipt, ordelijk en punctueel Je bent flexibel en vindt het niet erg om af en toe 's avonds te werken Je hebt leidinggevende capaciteiten en kan goed in team werken Je bent een duidelijke communicator en kan op diplomatische wijze je collega's aan-en bijsturen Je hebt een grote passie voor de kunsten en cultuur Je hebt originele ideeën en praktische, logische oplossingen Je goede pc vaardigheden en bent snel weg met softwaretoepassingen Je bent een enthousiasmerende persoonlijkheid en bent makkelijk aanspreekbaar Je bent resultaatsgericht en integer 5. Hoe ziet de selectieprocedure eruit? De selectieprocedure bestaat uit een vergelijkend examen met:

5 Een schriftelijk en mondeling gedeelte Voor elk gedeelte vijftig procent van de punten behalen en zestig procent op het geheel. 6. Wat hebben wij jou te bieden? Weddenschaal: C4-C5: Min euro max euro (bruto per maand) Voltijdse functie in contractueel dienstverband Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en fietsvergoeding Interessante verlofregeling (min. 32 dagen) Relevante ervaring (ook uit de privé) wordt meegenomen Je bent minimaal in het bezit van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld en vult dit aan met minimaal 3 jaar professionele ervaring in een vergelijkbare functie bij voorkeur in de culturele sector 7. Hoe gebeurt de kandidatuurstelling? Bezorg tegen uiterlijk 18 september 2016 uw cv, motivatiebrief en een kopie van uw diploma's via Voor meer informatie: personeelsdienst, Koen Naulaerts, tel. 02/ of koen.naulaerts@zaventem.be