Rapport van het inspectiebezoek aan Argo GGZ te Lochem, november Utrecht, maart 2016

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Argo GGZ te Lochem, november 2015 Utrecht, maart 2016

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding inspectiebezoek 3 2. Methodiek Toetsingskader Methode van toezicht 3 3. Resultaten toezicht Vooraf Elektronisch voorschrijven (EVS) Toelichting Medicatieoverdracht Toelichting Verantwoordelijkheid Toelichting Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten 7 4. Conclusies Hoofdconclusie Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling Conclusie ten aanzien van medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten 8 5. Handhaving 8 Pagina 2 van 9

3 1 Aanleiding inspectiebezoek Medicatieveiligheid is in het Meerjaren Beleidsplan van de Inspectie voor de Gezondheidszorg benoemd als één van de speerpunt voor het toezicht. Rationele Farmacotherapie (RFT) is een van de onderdelen van medicatieveiligheid. Onder RFT wordt verstaan het verantwoord, evidence-based voorschrijven van medicatie op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier (inclusief patiëntkarakteristieken én het actuele medicatieoverzicht), de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep of het formularium. Voor RFT zijn minimaal de volgende voorwaarden noodzakelijk: - de verantwoordelijkheden zijn goed belegd - het actuele medicatieoverzicht is beschikbaar - er vindt tijdens het voorschrijven (elektronische) medicatiebewaking plaats - er vindt een medicatiebeoordeling plaats bij risicovolle (polyfarmacie) patiënten. Het doel van het toezicht is te oordelen of wordt voldaan aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. 2 Methodiek 2.1 Toetsingskader Het toetsingskader dat is gebruikt bij het inspectiebezoek is gebaseerd op normen die zijn afgeleid van de volgende richtlijnen en handreiking: - Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008). ActiZ, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Later ook: de FNT, NMT, VGN. - Handreiking Verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerking in de zorg (2010). KNMG, V&VN, KNOV, KNGF, KNMP, NIP, NVZ, NFU, GGZ Nederland, NPCF - Multidisciplinaire richtlijn Polyfarmacie bij Ouderen (2012).NHG, NVKG, OMS, IVM, KNMP, V&VN, Verenso, CG-Raad, Ephor, NIV, NVALT, NVMDL, NVvPO, NVVC, NVR, NVvP, UnieKBO, V&VN, Achmea. - Veilige principes in de medicatieketen (2012) + addendum (2014). ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN. - Richtlijn Elektronisch voorschrijven (2013).GGD Nederland, GGZ Nederland, KNMG, KNMP, KNOV, LHV, NHG, NPCF, NVAVG, NVZ, NVZA, OMS, V&VN, Verenso, VGN, VHN. 2.2 Methode van toezicht Om te beoordelen of aan de normen voor verantwoord voorschrijven van medicatie is voldaan is een gesprek gevoerd met de directeur van ArgoGGZ en met een van de voorschrijvend psychiaters. 3 Resultaten toezicht In dit hoofdstuk leest u de resultaten van het toezicht aan uw locatie in Lochem. Tijdens het bezoek zijn de volgende vier toezichtthema s getoetst: 1. Elektronisch voorschrijven 2. Medicatieoverdracht Pagina 3 van 9

4 3. Verantwoordelijkheidsverdeling 4. Medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Elk thema bestaat uit een aantal normen. In onderstaande tabellen is per thema aangegeven aan welke normen is voldaan en aan welke niet. Per thema is een toelichting gegeven. 3.1 Vooraf Vanaf 2012 bieden de medewerkers van Argo GGZ in de Achterhoek basis- en specialistische- GGZ behandelingen aan. Naast de hoofdlocatie te Lochem zijn er tevens locaties in Bathmen en in Groenlo. Ten tijde van het toezichtbezoek werden kinderen, volwassenen en ouderen behandeld. Per jaar zijn ongeveer 600 DBC s geopend, en worden zo n 300 patiënten ingeschreven. Bij ArgoGGZ werken 15 ervaren, BIG-geregistreerde beroepsbeoefenaren (veelal met een parttime dienstverband), waaronder twee psychiaters. Deze zijn verantwoordelijk voor het medicamenteuze- en voorschrijfbeleid. Naar schatting wordt voor 60% van de patiënten medicatie voorgeschreven. Het traject om HKZ-certificatie te verkrijgen is inmiddels afgerond. 3.2 Elektronisch voorschrijven (EVS) Norm Oordeel De voorschrijver voert medicatiebewaking uit tijdens het voorschrijven met behulp van een EVS (waarbij het EVS voldoet aan de actuele eisen met betrekking tot functionaliteit uit de richtlijn EVS) niet Er is een prospectieve risico-analyse aanwezig waarmee inzichtelijk is gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze beheerst worden. niet Toelichting In het verleden hadden de voorschrijvend psychiaters de beschikking over een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) dat was gekoppeld aan het VCD Online DCB systeem. De beide psychiaters waren niet tevreden met dit systeem. Tevens hebben ze de instelling begin 2015 verlaten. De toegang tot het EVS was vervolgens niet meer gegarandeerd. De nieuw aangestelde psychiater heeft daardoor geen gebruik meer kunnen maken van het EVS en de recepten in Word getypt en uitgeprint. Medicatiebewaking kan daarom niet via een EVS plaatsvinden, maar gebeurt door middel van het Farmacotherapeutisch Kompas en door zo nodig overleg met de apotheker. Ten tijde van het inspectiebezoek was de toegang door middel van een nieuw wachtwoord tot het EVS weer mogelijk. Per januari 2016 wil de directie echter overstappen op het EVS FarMed, dat aan het bestaande EPD kan worden gekoppeld. De behandelaars/voorschrijvers gebruiken ook nog papieren dossiers. Zorgmail is beschikbaar ten behoeve van de huisartsen, maar niet ten behoeve van alle apothekers. Pagina 4 van 9

5 Er is geen prospectieve risicoanalyse uitgevoerd. Deze analyse wordt medio 2016 uuitgevoerd. Opmerking inspectie: bij een prospectieve risico-analyse kan aandacht worden besteed aan de volgende risico's: a. Het actueel medicatieoverzicht is niet elektronisch beschikbaar (ook door onverwachte uitval van systemen, elektriciteit etc). b. Informatie bevat fouten als gevolg van handmatig overtypen van gegevens. c. Verschillende interpretatie van termen (bv. dosering verschillend gecodeerd). d. Schijnveiligheid, fenomeen: het systeem voert de medicatiebewaking uit dus het is waar. e. Onkundig gebruik: voorschrijver weet niet hoe het systeem werkt. f. Onvoldoende of onbetrouwbare koppeling met laboratoria die bloedspiegelbepalingen uitvoeren. g. Onvoldoende 'finetuning' van het systeem op de doelgroep waardoor gebruikers te veel of te weinig signalen krijgen. h. Er is onvoldoende/ geen visie op inzet van ICT in zorgproces. Er is geen informatiebeleid. i. Onduidelijkheid over de manier waarop validatie van systeem plaatsvindt. Het is van belang dat schriftelijk kan worden aangegeven op welke wijze deze risico s worden beheerst worden door de instelling/voorschrijvers. 3.3 Medicatieoverdracht Norm Oordeel De voorschrijver gebruikt op moment van voorschrijven een actueel medicatieoverzicht wel Het actueel medicatieoverzicht moet z.s.m. maar zeker binnen 24 uur beschikbaar zijn voor zowel voorschrijvers als andere zorgverleners in verband met de overdracht naar de volgende schakel. wel Als de voorschrijver nieuwe medicatie voorschrijft, medicatie aanpast of medicatie stopt dan zal de voorschrijver dit moeten registreren op het actueel medicatieoverzicht, zodanig dat het medicatieoverzicht compleet en actueel blijft. wel De voorschrijver geeft reden voorschrijven mee op recept (bij de lijst van 23 werkzame stoffen waarvoor dat in de geneesmiddelenwet art is vastgelegd). niet Indien een zorgverlener (voorschrijver) bij een patiënt nader onderzoek heeft laten uitvoeren naar de nierfunctie, deelt hij afwijkende nierfunctiewaarden mee aan de daartoe door de patiënt aangewezen apotheker (conform geneesmiddelenwet art. 6.10). niet Toelichting Pagina 5 van 9

6 De patiënt wordt niet verzocht bij de intake een actueel medicatieoverzicht mee te nemen, maar wordt gevraagd aan te geven welke medicatie wordt gebruikt. In aanwezigheid van de patiënt belt de psychiater vervolgens de betreffende apotheek om deze informatie te verifiëren. Een recept wordt als worddocument gegenereerd en aan de patiënt overhandigd. Een enkele keer wordt het recept g d. In reactie op het signaal van de inspectie dat dit minder veilig is dan faxen, is toegezegd over te gaan op het faxen van recepten. Dat zal per december 2015 gebeuren. Een actueel medicatieoverzicht kan altijd via de apotheek binnen 24 uur worden opgesteld. Bij ontslag neemt de secretaresse de actuele medicatie over in de brief aan de huisarts. Wijzigingen in de voorgeschreven medicatie noteert de psychiater in de rapportage. Doordat alleen de psychiater dit uitvoert is in de praktijk het zicht op deze eventuele recente wijzigingen voldoende aanwezig. De voorschrijver geeft op het recept geen indicatie aan zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Over de noodzaak hiervan zijn de psychiaters niet geïnformeerd door de apothekers. Opmerking inspectie: in de geneesmiddelenwet (artikel 6.11) is aangegeven dat voor 23 werkzame stoffen de indicatie/reden van voorschrijven moet worden vermeld op het recept. De reden hiervoor is de volgende: Voor deze middelen geldt dat de bepaling van de nierfunctiewaarden van belang is voor, onder andere, het bepalen van de dosering. Zo krijgt de apotheker beter zicht op deze (in die zin risicovolle) middelen (zoals lithiumcarbonaat). Het was aanvankelijk als proef door de (toenmalig) minister van VWS gestart. Het is daarna wet geworden. De bedoeling was deze procedure bij meerdere middelen toe te passen bijvoorbeeld voor middelen waarbij leverfunctiebepalingen noodzakelijk zijn. Bij afwijkende nierfunctiewaarden vindt zo nodig overleg plaats met de huisarts. Afwijkende waarden worden niet standaard gemeld aan de apotheker. 3.4 Verantwoordelijkheid Norm Oordeel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie het aanspreekpunt is. wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie de inhoudelijke (eind)verantwoordelijkheid heeft. wel Het is voor de patiënt of diens vertegenwoordiger duidelijk wie op het gebied van de medicatie belast is met de coördinatie (zorgcoördinator). Niet getoetst Er zijn in aanwezig(e) samenwerkingsverband(en) afspraken over taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de medicatie. niet Pagina 6 van 9

7 3.4.1 Toelichting De patiënt wordt bij de psychiater uitgenodigd, in verband met het voorschrijven van medicatie en het hoofdbehandelaarschap. Hierover wordt de patiënt mondeling geïnformeerd. Eventuele onduidelijkheden hierover kunnen door het secretariaat worden beantwoord. De patiënt ontvangt geen folder, waarin de betreffende verantwoordelijkheden zijn opgenomen. Er zijn geen geformaliseerde samenwerkingsafspraken met huisartsen en/of apothekers. 3.5 Medicatiebeoordeling bij kwetsbare polyfarmacie patiënten Norm Oordeel Samenwerkingsafspraken over medicatiebeoordeling tussen voorschrijvers en apothekers zijn vastgelegd. Niet van toepassing Voorschrijvers en apothekers voeren medicatiebeoordelingen uit bij patiënten die voldoen aan de selectiecriteria op basis van de richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen'. In ieder geval alle patiënten van 75 jaar en ouder, die 7 of meer geneesmiddelen chronisch gebruiken en een verminderde nierfunctie (egfr < 50 ml/min/ 1,73m2) hebben krijgen een medicatiebeoordeling. Niet van toepassing Zorgverleners voeren systematisch en aantoonbaar medicatiebeoordelingen uit. Niet van toepassing Het minimum aantal medicatiebeoordelingen dat zorgverleners jaarlijks uitvoeren is gebaseerd op het gedefinieerde groeimodel voor de jaren Niet van toepassing Toelichting Er is waarschijnlijk maar bij één oudere patiënt sprake van polyfarmacie. Mocht het aantal polyfarmacie patiënten toenemen dan moeten de voorschrijvende psychiaters het medicatiebeleid conform de richtlijnen aanpassen. Opmerking inspectie: bij de medicatiebeoordeling volgens de Multidisciplinaire richtlijn 'Polyfarmacie bij ouderen' zijn de volgende stappen van belang (uitvoering, vastleggen in EPD): - Farmacotherapeutische anamnese (gesprek zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) - Farmacotherapeutische analyse (beoordeling farmaceutische gegevens onder andere op basis actueel medicatieoverzicht en zelfzorggebruik) - Opstellen farmacotherapeutisch behandelplan (in overleg met huisarts en apotheker) - Vaststellen farmacotherapeutisch behandelplan (terugkoppelen zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger) - Follow-up en monitoring (zorgverlener-patiënt, of diens vertegenwoordiger). Pagina 7 van 9

8 4 Conclusies 4.1 Hoofdconclusie De inspectie is van oordeel dat Argo GGZ ten dele voldoet aan de voorwaarden om verantwoord medicatie te kunnen voorschrijven. De medicatie werd voorgeschreven op basis van de indicatie, het actuele patiëntdossier en de actuele farmacotherapeutische behandelrichtlijnen van de beroepsgroep. De inspectie ziet geen risico s op onverantwoorde zorg en de medicatieveiligheid lijkt gewaarborgd voor de patiënt. 4.2 Conclusie ten aanzien van elektronisch voorschrijven Argo GGZ maakte ten tijde van het inspectiebezoek nog geen gebruik van de bewakingsfuncties van een EVS. Medicatiebewaking werd vooralsnog buiten het EVS door de voorschrijvend psychiater geborgd. Dit kan echter risicovoller zijn voor patiënten dan een goed werkend elektronisch bewakingssysteem. Aangegeven werd dat men voornemens was per januari 2016 het EVS Farmed te gaan implementeren. Er is geen prospectieve risicoanalyse gemaakt ten aanzien van het EVS. 4.3 Conclusie ten aanzien van medicatieoverdracht Op het moment van voorschrijven is van elke patiënt een actueel medicatieoverzicht beschikbaar. De voorschrijver geeft op het recept geen indicatie aan zoals bedoeld in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet. Afwijkende nierfuncties worden niet standaard aan de apotheker doorgegeven. 4.4 Conclusie ten aanzien van de verantwoordelijkheidsverdeling De regie en verantwoordelijkheden zijn voldoende goed belegd en duidelijk voor de patiënt. 4.5 Conclusie ten aanzien van de medicatiebeoordeling bij kwetsbare (oudere) polyfarmacie patiënten Tijdens het bezoek waren er geen risicovolle patiënten in behandeling waarbij een medicatiebeoordeling plaats had moeten vinden. Argo GGZ heeft over medicatiebeoordelingen geen samenwerkingsafspraken met de apothekers. Pagina 8 van 9

9 5 Handhaving De inspectie verzoekt u binnen een termijn van drie maanden (i.c. gerealiseerd per 1 juni 2016) de volgende maatregelen te treffen: De implementatie van een EVS met volledige bewakingsfuncties te hebben afgerond. De inspectie verzoekt u binnen een termijn van zes maanden (i.c. gerealiseerd per 1 september 2016) de volgende maatregelen te treffen: Voer van iedere patiënt de volledige medicatie in het EVS in. Maak een prospectieve risicoanalyse waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke risico s het EVS heeft en hoe deze risico s worden beheerst; Formuleer en implementeer beleid over het vermelden van de indicatie op het recept bij medicatie, zoals genoemd in artikel 6.11 van de geneesmiddelenwet; Formuleer en implementeer beleid over het melden van afwijkende nierfuncties aan de apotheker; Ga na welke samenwerkingsafspraken kunnen worden gemaakt voor medicatiebeoordelingen bij oudere patiënten met polyfarmacie, indien meerdere ouderen met polyfarmacie in behandeling worden genomen. De inspectie ontvangt graag uiterlijk 1 juni 2016 van u een overzicht van de verbetermaatregelen die wel en die niet zijn gerealiseerd om een EVS met volledige bewakingsfuncties in te voeren. De kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid wordt zo nodig getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek of kan tijdens regulier toezicht worden getoetst. Pagina 9 van 9

10 > Retouradres Postbus DA Heerlen Argo GGZ T.a.v. de directie Pand 260 Walderstraat BJ LOCHEM Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Datum 30 augustus 2016 Onderwerp Verbetermaatregelen Rationele Farmacotherapie Ons kenmerk. Geachte directie, De Inspectie voor de Gezondheidszorg heeft op 13 november 2015 een toezichtbezoek bij uw instelling uitgevoerd in het kader van het toezicht op de Rationele Farmacotherapie. Op 1 maart 2016 heeft de inspectie u de definitieve rapportage gestuurd met onder andere een handhavingsparagraaf. Hierin was opgenomen dat de inspectie graag uiterlijk 1 juni 2016 een overzicht van u ontvangt van de verbetermaatregelen die wel en niet zijn gerealiseerd om een elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) met volledige bewakingsfuncties in te voeren. Omdat uw reactie uitbleef, heeft ondergetekende op 15 augustus 2016 telefonisch overleg met u gehad. Op 24 augustus 2016 ontving de inspectie alsnog uw schriftelijke reactie over de stand van zaken wat betreft het invoeren van een EVS. Uit uw reactie is op te maken dat de implementatie van een EVS met volledige bewakingsfuncties niet per 1 juni 2016 is afgerond, maar dat Argo GGZ sinds juni 2016 deelneemt aan een pilot van het EVS via het elektronisch patiëntendossier, aangeleverd door uw leverancier VCD Healthcare-online DBC. In uw brief geeft u aan dat wordt gewerkt aan een prospectieve risicoanalyse en dat u na de pilotfase overgaat op het definitieve EVS en dat dan een prospectieve risicoanalyse gereed zal zijn. U geeft aan de inspectie op de hoogte te stellen op het moment dat dit is gerealiseerd, maar u geeft hierbij echter geen termijn aan waarbinnen deze verbetering in het voorschrijfbeleid is gerealiseerd. De inspectie verzoekt u daarom uiterlijk 1 november 2016 nogmaals een overzicht te sturen van de verbetermaatregelen die wel en niet zijn gerealiseerd om een EVS met volledige bewakingsfuncties in te voeren. Tevens kan de kwaliteit en veiligheid van uw medicatiebeleid zo nodig worden getoetst door middel van een aangekondigd of een onaangekondigd inspectiebezoek. In de veronderstelling u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, Coördinerend specialistisch inspecteur Pagina 1 van 1

11 > Retouradres Postbus DA Heerlen Argo GGZ T.a.v. de directie Pand 260 Walderstraat BJ LOCHEM Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Datum 29 december 2016 Onderwerp V ; overzicht verbetermaatregelen Rationele Farmacotherapie Ons kenmerk. Geachte directie, Op 31 oktober 2016 informeerde u de Inspectie voor de Gezondheidszorg per brief over de verbetermaatregelen die zijn ingezet om het veilig voorschrijven van medicatie te verbeteren, naar aanleiding van de conclusies uit het onderzoek dat door de inspectie op 13 november 2015 bij uw instelling is uitgevoerd Op 19 augustus 2016 had u de inspectie al geïnformeerd over de tot dan toe ingezette verbetermaatregelen. Deze betroffen in het bijzonder de deelname aan een pilot van een EVS geleverd door de leverancier van uw Elektronisch Patiëntendossier en de start van het maken van een bijbehorende prospectieve risicoanalyse. Uit uw brief van 31 oktober 2016 blijkt dat er problemen waren met de werking van het EVS en dat de leverancier de toegang tot het systeem tijdelijk had geblokkeerd. Tevens gaf u aan dat de versie van het EVS dat in de pilot-fase werd gebruikt, feitelijk de definitieve versie is waarmee u werkt. De prospectieve risicoanalyse verwachtte u eind december 2016, of begin januari 2017 klaar te hebben. Tegen deze achtergrond ontvangt de inspectie graag uiterlijk 1 februari 2017 van u een overzicht stand van zaken aangaande de toepasbaarheid van het EVS en het resultaat van de prospectieve risicoanalyse (graag met vermelding van registratienummer V ). In de veronderstelling u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, Hoogachtend, p.o. coördinerend specialistisch inspecteur Pagina 1 van 1