Modelleren van roosterwensen

Transcriptie

1 Modelleren van roosterwensen Samenvatting Dit document biedt een model waarmee gestructureerde roosters kunnen worden opgesteld. Voor de roosters die aan de hand van dit model zijn opgezet is het technisch mogelijk om naar Osiris te worden terug geschreven. Het gevolg daarvan is dat deze roosters ook zichtbaar zijn in de rooster- applicaties die de Universiteit Utrecht biedt, zoals de Betaplanner en Mobiele Voorziening. Om het terugschrijven naar Osiris ook praktisch mogelijk te maken moeten de volgende regels in acht worden genomen: Probeer te denken in herhalende patronen Probeer activiteiten die alleen per week verschillen zoveel mogelijk samen te voegen: Figuur 3 Vermijd verspringende starttijden, dagen en weken: Figuur 5 De rationale en hoe dit te doen wordt hieronder uitgelegd en in een paar voorbeelden uitgewerkt. Een nieuw gemodelleerd rooster ziet er dan zo uit: 1/7

2 Modelleren van roosterwensen De opleidingen Biologie en Farmacie van Universiteit Utrecht volgen niet het standaard roosterproces van de universiteit. Applicaties die het rooster tonen hebben als voorwaarde dat de data volgens het standaard proces zijn ingevoerd. Dit heeft als gevolg dat deze applicaties niet te gebruiken zijn voor de studenten van Biologie en Farmacie, omdat de roosters niet volgens dit proces zijn ingevoerd. Dit document is opgesteld om aan te geven wat de grenzen zijn van het standaard roosterproces, zodat er meer inzicht is in de mogelijkheden en moeilijkheden van het proces. Eerst zal behandeld worden hoe Osiris en Syllabus met elkaar communiceren. Vervolgens zal uitgelegd worden hoe de roosters gemodelleerd worden in Syllabus, waarna wordt belicht wat de moeilijkheden zijn voor Syllabus, zodat daar rekening mee kan worden gehouden bij het opstellen van de roosterwensen. Osiris en Syllabus Osiris is het student- administratie systeem van Universiteit Utrecht; in dit systeem staan o.a. de cursussen die de studenten kunnen volgen. Voor deze cursussen worden werkvormen gedefinieerd gecombineerd met het aantal minuten dat het college moet duren. Om een werkvorm aan te maken moet er worden gekozen welk werkvorm- type het is en hoe lang de werkvorm moet duren. Voor het werkvorm- type kan worden gekozen uit de was- wordt lijst opgeleverd door het roosteroptimalisatie project. Er hangen geen technische gevolgen aan het type werkvorm wat hier gekozen wordt; het is enkel bedoeld om de verschillende werkvormen uit elkaar te houden. Deze werkvormen vormen namelijk de brug tussen Osiris en Syllabus. Syllabus is het roosterprogramma van de Universiteit Utrecht; dit is het administratie systeem waarin colleges worden voorzien van een zaal en tijdstip. Vanuit Osiris krijgt Syllabus door welke cursus welke werkvormen heeft. Aan de hand van deze werkvormen worden er meerdere activiteiten gegenereerd; deze activiteiten zijn de entiteiten waarmee gewerkt wordt binnen Syllabus. Bij het terugschrijven van Syllabus naar Osiris worden de activiteiten van Syllabus toegekend aan de werkvormen van Osiris. Figuur 1: De datastroom tussen Osiris en Syllabus. Via de werkvormen worden de activiteiten in Syllabus vertaald naar Rooster data in Osiris. 2/7

3 Activiteiten De werkvormen die vanuit Osiris naar Syllabus worden gestuurd bevatten nog weinig informatie: het werkvorm- type en de lengte in minuten is het enige wat bekend is. Het aanvullen hiervan wordt gedaan op basis van informatie de van de coördinator afkomstig is; dit gebeurt bij het genereren van activiteiten vanuit de werkvormen. De eigenschappen van een activiteit zijn: Werkvorm: zie was- wordt lijst Groepsnummer: Dit is een getal dat aangeeft voor welke groep de activiteit bestemd is. Als er bijvoorbeeld 4 werkcollege- groepen zijn zal het groepsnummer 1, 2, 3 of 4 zijn. Tijd + dag combinatie: Syllabus is week- georiënteerd, wat wil zeggen dat áls een activiteit in een bepaalde week plaats vindt dat het dan op deze tijd+dag - combinatie plaats vindt. Het denken vanuit deze mindset is belangrijk om de werking van Syllabus te begrijpen. In de voorbeelden die volgen wordt deze werking verder toegelicht. Voorbeelden hiervan zijn: Maandag , woensdag , donderdag , etc. Lijst van weken: deze lijst geeft aan in welke weken de activiteit moet plaatsvinden, waarbij week 1 de eerste week van het blok is. Deze lijst kan iedere vorm aannemen en heeft verder geen beperkingen. Voorbeelden: [1..10] (alle weken van 1 t/m 10), [1,3,5,7,9] (alle oneven weken), [1,2,3,5,8] (willekeurige weken), etc. Docent: Hiermee kan je aangeven of colleges door dezelfde of verschillende docenten worden gegeven. Als colleges door dezelfde docent worden gegeven heeft dat als gevolg dat de zalen van de colleges dicht bij elkaar moeten liggen. De docenten zijn aan te geven met de letters: A, B, C, etc. Ter illustratie zal een fictieve cursus worden behandeld. Eerst wordt begonnen met de hoorcolleges, waarna het uitgebreid wordt met werkcolleges en later presentaties en besprekingen. Voorbeeld Hoorcolleges: De cursus heeft een vast hoorcollege en een flexibel hoorcollege. Het vaste hoorcollege van de cursus vindt op donderdag- ochtend plaats voor week 1 t/m 10: Werkvorm: hoorcollege Tijd + dag combinatie: donderdag Lijst van weken: [1,2,3,4,5,6,7,8,9,10] Naast het vaste hoorcollege is er ook een flexibel hoorcollege die alleen op de even weken gegeven wordt (met uitzondering van week 4; deze valt uit vanwege een tentamen) op. Dit wordt als volgt gemodelleerd als activiteiten in Syllabus: Werkvorm: hoorcollege Tijd + dag combinatie: maandag Lijst van weken: [2,6,8,10] 3/7

4 Binnen een activiteit kunnen er geen uitzonderingen gemaakt worden; zou je het flexibele hoorcollege bijvoorbeeld in week 8 van willen hebben in plaats van de gebruikelijke dan moet hier een aparte activiteit voor worden gemaakt: Werkvorm: hoorcollege Tijd + dag combinatie: maandag Lijst van weken: [8] Een ander speciaal geval van de hoorcolleges is in week 6: in deze week wil de coördinator op maandag eerst een hoorcollege hebben van , daarna de studenten 2 uur de tijd geven om dit hoorcollege te verwerken om vervolgens in het standaard hoorcollege van dieper op de stof in te gaan. Om dit te modelleren moet het hoorcollege van maandag worden uitgebreid met week 6, én er moet een zelfstudie- activiteit worden aangemaakt: Werkvorm: zelfstudie Groepsnummer 1 Tijd + dage combinatie: maandag Lijst van weken: [6] Docent: - Voorbeeld Werkcolleges: Naast de hoorcolleges zijn er ook werkcolleges. Het maximum aantal deelnemers voor het werkcollege is in dit geval de helft van het totale aantal deelnemers, hierdoor worden er twee groepen aangemaakt. De werkcolleges moeten in week 1 t/m 4 op dezelfde tijden beginnen, maar in week 5 t/m 8 moeten ze aaneensluitend zijn: Tijd + dag combinatie: Di Lijst van weken: [1,2,3,4] Groepsnummer: 2 Tijd + dag combinatie: Di Lijst van weken: [1,2,3,4] Docent: B Tijd + dag combinatie: Di /7

5 Lijst van weken: [5,6,7,8] Groepsnummer: 2 Tijd + dag combinatie: Di Lijst van weken: [5,6,7,8] Docent: B Roosterwensen in Excel Het volgende format kan worden gebruikt om de roosterwensen uit het voorbeeld te modelleren: Werkcollege 1 di A x x x x Werkcollege 1 di A x x x x Figuur 2: Het voorbeeld uitgewerkt in het model. Iedere activiteit uit het voorbeeld is op een aparte regel gezet. Hierin staan de activiteit- eigenschappen als kolommen; de rijen zijn de activiteiten. In de laatste kolommen geven de kruisjes aan in welke weken een activiteit moet plaats vinden. Op deze manier kan je als coördinator je roosterwensen overzichtelijk en eenduidig weergeven. Verbetering Dit model geeft snel inzicht in waar er verbeteringen in het rooster kunnen worden gemaakt, zodat het rooster overzichtelijker en meer gestructureerd wordt. Het streven hierbij is het vinden van repeterende activiteiten en het samenvoegen van activiteiten (waar mogelijk). Repeterende items Een reeks is een activiteit die in meerdere weken voorkomt. Zo is het hoorcollege op donderdag ochtend uit het voorbeeld een grote reeks (deze beslaat 10 weken), maar is het hoorcollege op de late maandagmiddag ook een (kleine) reeks. Het maken van reeksen geeft het rooster meer structuur en regelmaat. 5/7

6 Voorbeeld repeteren: Het model dat we in Figuur 2Error! Reference source not found. gemaakt hebben kan compacter: de activiteit van de eerste groep kan worden samengevoegd: Werkcollege 1 di A x x x x x x x x Werkcollege 1 di A Figuur 3: De activiteiten van werkcollege groep 1 zijn samengevoegd. De regel met de rode streepjes is samengevoegd met de regel met de groene kruisjes. Door het rooster op deze manier te modelleren wordt duidelijk dat de hoorcollege- activiteiten op maandag ook een kandidaat zijn om samen te voegen. Het is aan de coördinator/owmanager om te bepalen of het éénmalige verschil in starttijd opweegt tegen de verbetering van de structuur van het rooster. Groeperen van activiteiten Naast een hoorcollege en een werkcollege worden er ook presentaties door de studenten zelf gegeven: deze staan gepland voor de weken 1 t/m 4 en 7 t/m 10. De studenten worden in 4 gelijke groepen verdeeld, waarbij groep 1 door dezelfde docent begeleid wordt als groep 2, en groep 3 dezelfde docent heeft als groep 4. De eerste sessie begint om 9 uur s ochtends en om de studenten tegemoet te komen wordt het groepje dat om 9 uur moet beginnen om de week gewisseld. Dit resulteert in het volgende model: Werkcollege 1 di A x x x x x x x x Presentaties 1 wo A x x x x Presentaties 1 wo A x x x x Presentaties 2 wo A x x x x Presentaties 2 wo A x x x x Presentaties 3 wo B x x x x Presentaties 3 wo B x x x x Presentaties 4 wo B x x x x Presentaties 4 wo B x x x x Figuur 4: Presentaties zijn toegevoegd; de starttijden van de groepen alterneert. Er zijn nu meer activiteiten nodig om de presentaties te modelleren dan het hoorcollege en werkcollege bij elkaar opgeteld! Eén manier om het aantal activiteiten te reduceren is door de wisseling van de groepen los te laten: 6/7

7 Werkcollege 1 di A x x x x x x x x Presentaties 1 wo A x x x x x x x x Presentaties 1 wo A Presentaties 2 wo A Presentaties 2 wo A x x x x x x x x Presentaties 3 wo B x x x x x x x x Presentaties 3 wo B Presentaties 4 wo B Presentaties 4 wo B x x x x x x x x Figuur 5: Een halvering in het aantal activiteiten door niet meer te wisselen van starttijden In dit geval moeten de groepen 1 en 3 altijd om 9 uur beginnen en beginnen de groepen 2 en 4 pas om 10 uur. Het aantal activiteiten die nodig zijn om de Presentaties te modelleren is nu gehalveerd! 7/7