VEEL GESTELDE VRAGEN LOONOPGAVE

Transcriptie

1 VEEL GESTELDE VRAGEN LOONOPGAVE Inhoudsopgave 1. Inloggen 2. Downloaden lijst 3. Gegevens op de loonopgave download 4. Gegevens aanlevering 5. Uploaden 6. Verschillenlijst 7. Eindafrekening 8. Correcties na eindafrekening Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 1

2 1. Inloggen Ik ben mijn wachtwoord vergeten Op kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via de link nieuw wachtwoord aanvragen. Het nieuwe wachtwoord wordt binnen enkele werkdagen per post naar u verstuurd. Ik kan niet inloggen Mogelijk heeft u nog geen account. U kunt een account aanmaken op Mutaties Online via de link registreren. Het wachtwoord wordt binnen enkele werkdagen per post naar u verstuurd. Uw gebruikersnaam is uw aansluitingsnummer bij PGB. Dit nummer bestaat uit 11 cijfers. Ik kan geen account aanmaken Waarschijnlijk heeft u al een account. Het volstaat om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Heeft u nog geen account? Controleer of u uw gebruikersnaam en/of uw postcode correct heeft ingevuld. U dient altijd de postcode van uw vestigingsadres in te vullen. Ik heb een (nieuw) administratiekantoor U kunt als werkgever uw administratiekantoor machtigen om mutaties en de loonopgave te doen via Mutaties Online. U dient op naar Accountbeheer te gaan en dan te kiezen voor Machtigen administratiekantoor. Uw administratiekantoor moet dan zelf ook een account aanmaken voor Mutaties Online. Het aanmaken van een account is mogelijk via de link registreren. Binnen enkele werkdagen ontvangt het administratiekantoor per post een wachtwoord. Indien u bent overgestapt naar een nieuw administratiekantoor, is dit mogelijk nog niet bekend bij ons. U moet dan eerst per de gegevens van het nieuwe administratiekantoor doorgeven. Het adres is vza@pensioenfondspgb.nl. Wij zorgen er vervolgens voor dat uw nieuwe administratiekantoor wordt gekoppeld aan uw aansluiting. Vervolgens dient u op naar Accountbeheer te gaan en dan te kiezen voor Machtigen administratiekantoor. Uw administratiekantoor moet dan zelf ook een account aanmaken voor Mutaties Online. Het aanmaken van een account is mogelijk via de link registreren. Binnen enkele werkdagen ontvangt het administratiekantoor per post een wachtwoord. U mag er ook voor kiezen om uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord te verstrekken aan uw administratiekantoor. Het administratiekantoor hoeft dan geen eigen account aan te maken. 2. Downloaden lijst Ik krijg de foutmelding er is geen periode waarvoor een nieuwe jaaropgave aangeleverd dient te worden Krijgt u onder de menu-optie vooringevulde loonopgave downloaden geen tijdvak te zien? En krijgt u de foutmelding er is geen periode waarvoor een nieuwe jaaropgave aangeleverd dient te worden? Dan zijn er 2 mogelijke oorzaken. U bent óf niet geselecteerd voor de loonopgave of uw loonopgave is al bij ons aangeleverd. In dat geval staat er misschien een verschillenbestand voor u klaar. Kijk hiervoor onder menu-optie Loonopgave/Verschillenbestand downloaden. Zo niet, neem dan contact met ons op. 3. Gegevens op de loonopgave download Er staan werknemers op de lijst met een foutieve datum in dienst De datum in dienst wijzigt u door een mutatie te doen op het dienstverband in Mutaties Online. Nadat u de mutatie heeft doorgevoerd, kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. De mutatie wordt namelijk meteen verwerkt in de pensioenadministratie van PGB. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 2

3 Er staan werknemers op de lijst die al uit dienst zijn Werknemers die nog geen einddatum dienstverband hebben zijn nog niet afgemeld via Mutaties Online. Nadat u de mutatie heeft doorgevoerd, kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. De mutatie wordt namelijk meteen verwerkt in de pensioenadministratie van PGB. Er ontbreken werknemers op de lijst Werknemers die niet op de lijst voorkomen zijn nog niet aangemeld via Mutaties Online óf de gedane mutatie is nog niet verwerkt door de pensioenadministratie. De gemiddelde verwerkingstijd is 2 werkdagen. Nadat de mutatie is verwerkt op de pensioenadministratie kunt u de loonopgave opnieuw downloaden. 4. Gegevens aanlevering Welke looncomponenten moet ik gebruiken bij het loonbegrip dat wordt uitgevraagd? - Bent u een (grafische) werkgever met loonbegrip B0? Per 1 januari 2016 wordt het pensioengevende salaris vastgesteld op 12 maal het vaste maandsalaris (inclusief persoonlijke toeslag, feitelijk in een jaar uitbetaalde ploegentoeslag en vakantietoeslag), zoals dat geldt per 1 januari van het lopende jaar. Voor bedrijven die per periode ( 4 weken) betalen geldt 13 maal het vaste salaris (inclusief persoonlijke toeslag, feitelijk in een jaar uitbetaalde ploegentoeslag en vakantietoeslag), zoals dat geldt in de 1e periode van het lopende jaar. Bij indiensttreding in de loop van een jaar wordt het salaris (conform bovenstaande methodiek) in aanmerking genomen zoals dat geldt bij indiensttreding. Het loon wordt gemaximeerd op het maximumpremieloon als bedoelt in de Wet financiering sociale verzekeringen. Voor verdere details omtrent het nieuwe loonbegrip verwijzen wij u naar het document Veelgestelde vragen en aanvullende informatie over de wijzigingen in het loonbegrip vanuit de CAO grafimedia 2016 op onze website - Bent u een Kartonnage werkgever met loonbegrip B2? Het brutoloon vermeerderd met een bedrag ter grootte van het loon in natura en kostenvergoedingen dat betrokken wordt in de (collectieve) eindheffing bij de werkgever en waarover geen premieheffing plaatsvindt, dan wel; het loon van de niet (meer) voor de werknemersverzekeringen verzekerde directeur/ grootaandeelhouder van een NV of BV, dat in aanmerking zou zijn genomen als bedoelde verplichtingen nog zouden gelden. - Bent u een VDI werkgever met loonbegrip B2? Het pensioengevend salaris is gelijk aan het vaste salaris per 1 januari van het jaar of latere datum van indiensttreding, op jaarbasis, vermeerderd met de volgende toeslagen: - vakantietoeslag; - eindejaarsuitkering; - overige vaste toeslagen. - Verzekeringen, exclusief het voordeel van privégebruik van een door de werkgever ter beschikking - Bent u werkgever in de sector Groothandel in Bloemen en Planten (GBP) Vul het veld loonbegrip met BM Vul het veld loon met het bruto maandsalaris vermenigvuldigd met 12 (of 13 als u elke 4 weken salaris uitbetaalt) en vermeerderd met de volgende toeslagen: - vakantietoeslag; - eindejaarsuitkering; - overige vaste toeslagen. Let erop dat u bij het invullen van de jaarloongegevens het werkelijk verdiende salaris doorgeeft met het bijbehorende parttime percentage Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 3

4 - Bent u een werkgever met loonbegrip B2 en een pensioenregeling anders dan grafimedia, kartonnage of VDI? B2 is een verzamelloon-begrip. Het wordt gehanteerd voor werkgevers die af willen wijken van het standaard PGB B0 loonbegrip. De inhoud van het pensioengevend salaris is afgesproken en contractueel vastgelegd met u als werkgever. Moet ik een fulltime jaarloon vullen? U geeft altijd het parttime en periode gerelateerde loon door, ongeacht het loonbegrip. Moet ik een gemaximeerd loon opgeven? U geeft altijd het ongemaximeerde loon op. Als er geen contract is voor opbouw boven het voor de regeling vastgelegde maximum dan wordt het loon afgetopt op het maximale pensioengevend loon wat van toepassing is voor de regeling. Welk parttime percentage moet ik opgeven? Als een werknemer gedurende het jaar parttime is gaan werken, geeft u een gemiddeld parttime percentage op voor de in te vullen loonperiode. Bij oproepkrachten zet u de gewerkte uren af tegen de fulltime uren. Hoe geef ik ouderschapsverlof op? De mutatie van ouderschapsverlof geeft u eerst aan ons door. Hiervoor vult u een ouderschapsformulier in. Dit formulier kunt u telefonisch of via de mail bij ons opvragen. U mailt het formulier naar ons met in het onderwerp van de mail: ouderschapsverlof. Heeft u het ouderschapsverlof al aan ons doorgegeven? Dan levert u in de loonopgave alle loonperiodes met en zonder ouderschapsverlof geknipt aan ons aan. Concreet betekent dat dat u voor deze werknemer(s) extra regels toevoegt aan het loonbestand en de juiste periode begin- en einddatum invult in de kolommen K en L. 5. Uploaden Ik kan mijn loonopgave niet uploaden Gebruikt u een Apple computer? Dan kunt u geen bestanden uploaden via Mutaties Online. U mailt ons dan het loonbestand. Dan zorgen wij voor de upload. Vermeld u dan in het onderwerp loonopgave en in de mail het verzoek om het bestand door ons in te laten lezen, omdat u een Apple computer heeft en u dat zelf dus niet kunt. Ik krijg een foutmelding bij het uploaden van mijn loonopgave Afhankelijk van de foutmelding bekijkt u wat er mis is met het loonbestand. Indien het foutenverslag niet duidelijk is mailt u ons het loonbestand, zodat wij kunnen beoordelen wat er mis is. 6. Verschillenlijst Ik krijg de foutmelding De werknemer heeft een periode met loonderving. Pas de tijdvakken aan en geef per periode het juiste loon en PT% op Voor de betreffende werknemer is ouderschapsverlof vastgelegd. Controleer dan de periodes die worden benoemd. Kloppen de periodes die worden genoemd niet? Neemt u dan contact met ons op. Dan corrigeren wij de administratie voor u. 7. Eindafrekening Wanneer kan ik de eindafrekening verwachten? Als de jaaropgave is aangeleverd duurt het ongeveer 5 werkdagen voordat het volledig wordt verwerkt. Als er geen verschillen worden geconstateerd, worden de eindafrekeningsnota s meteen toegezonden. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 4

5 8. Correcties na eindafrekening Mijn eindafrekening klopt niet De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van de door u aangeleverde gegevens. Indien er correcties nodig zijn, kunt u deze mailen naar vza@pensioenfondspgb.nl met als onderwerp loonopgave correcties. Let op: als u eenmaal een eindafrekeningsnota heeft ontvangen, kunt u de correcties niet doorgeven via Mutaties Online. U dient ons altijd een te sturen. Instructie aanlevering loonopgave PGB en ASF 5