Handleiding vragenlijst zelfevaluatie Registratie Niet-Ingezetenen 2016

Transcriptie

1 Handleiding vragenlijst zelfevaluatie Registratie Niet-Ingezetenen 2016 Versie 1.0 Datum 30 maart 2016 Status Definitief

2 Vraag 1 Inschrijving in en actualisering van de RNI zijn processen die met veel precisie uitgevoerd dienen te worden. Om de kwaliteit hiervan te waarborgen moeten hiervoor duidelijke werkinstructies bestaan. Deze moeten ingaan op de invoer van de gegevens, de controle van de ingevoerde gegevens en het wijzigen van de ingevoerde gegevens. Vraag 2 Wanneer een burger aangifte doet dient de medewerker RNI eerst de identiteit van die burger deugdelijk vast te stellen. Het vaststellen van de identiteit vindt bij voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of een vreemdelingendocument), of een geldig Nederlands rijbewijs. Hierbij dienen de echtheidskenmerken altijd te worden gecontroleerd, de foto dient vergeleken te worden met de persoon en de handtekening van de persoon dient vergeleken te worden met de handtekening op het id-bewijs. De gegevens op het idbewijs dienen weer vergeleken te worden met de gegevens in de BRP. Als er twijfel is over de identiteit dient er altijd een onderzoek naar de identiteit te worden gestart. Vraag 3 Als de identiteit niet deugdelijk kan worden vastgesteld dient het verzoek tot inschrijving te worden afgewezen en mag in geen geval in behandeling worden genomen, ook mag er geen BSN worden uitgereikt in deze gevallen. Vraag 4 Iedere ingeschreven heeft recht op inzage van zijn gegevens en het recht op inzage in de verstrekte gegevens. In de wetgeving zijn op enkele elementen daarvan weliswaar uitzonderingen gemaakt, maar de basis is toegankelijkheid en openheid voor de betrokkene zelf. Het kan tot schade en juridische aansprakelijkheid leiden als persoonsgegevens in dit verband worden verstrekt aan een ander dan de ingezetene zelf. Het verzoek tot inzage wordt binnen 4 weken behandeld en uitgevoerd. Bij het geven van de inzage in de gegevens moet u als gemeente eveneens actuele en historische afnemersindicaties opvragen en informatie over verstrekkingen aan overheidsorganen of derden via de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (GBA-V Full Service) geven. Pagina 2 van 6

3 Vraag 5 De kwaliteit van de op te nemen gegevens op het moment van een inschrijving is van groot belang. De volgende elementen dienen verwerkt te zijn in de procedures voor de bijhouding van de RNI: De identiteit dient deugdelijk te worden vastgesteld. Gegevens mogen alleen worden opgenomen na een juiste identificatie met een geldig id-bewijs en als gecontroleerd is dat de persoon niet in aanmerking komt voor inschrijving in de BRP, dit is het geval als deze korter dan 4 maanden in Nederland woont in een aangesloten periode van 6 maanden of helemaal niet in Nederland woont. Het is van belang dat bij een nieuwe inschrijving iedereen in persoon verschijnt en dat gecontroleerd wordt dat de nietingezetene niet staat ingeschreven in de BRP. Bij minderjarigen (<16) dient vastgesteld te worden dat de aanwezige volwassene de wettelijk vertegenwoordiger is van het kind. Als het sofinummer bekend is in de beheervoorziening BSN dient dit nummer overgenomen te worden als BSN. De controle hierop en op de ingevoerde gegevens dient te worden uitgevoerd door een andere medewerker dan degene die het dossier heeft aangelegd. Vraag 6 Het periodiek toetsen van gebruikers van de basisregistratie personen werkt kwaliteitsbevorderend. Dit kan gebeuren door een deskundige van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, door een deskundige collega of door een inhoudelijke deskundige collega van een andere gemeente. Dit alles moet worden gezien in het licht van het (waar)borgen van kwaliteit. Vraag 7 Aanbevolen wordt om elke mutatie te controleren op correcte uitvoering. In eerste aanleg worden gegevens gemuteerd door een medewerker die meer GBA/BRP specifieke kennis heeft. Aan de hand van de brondocumenten moeten alle mutaties door een andere medewerker worden gecontroleerd. Om de kwaliteit van de gegevensverwerking te verhogen moet van iedere mutatie een bevestiging verzonden worden naar de betrokkene. Dit kan in de vorm van een uittreksel. Actualiseringen en mutaties mogen alleen worden doorgevoerd op de RNI-categorieen en verzoeken tot actualiseringen of correcties mogen alleen worden geaccepteerd als er een kopie van het ID- Pagina 3 van 6

4 bewijs is bijgevoegd en als betrokkene zelf het verzoek heeft ondertekend. Vraag 8 Een inschrijving in de RNI dient altijd binnen een werkdag te worden verwerkt, hier kan alleen van afgeweken worden als de noodprocedure in werking is gesteld. De termijn voor de verwerking is in die gevallen maximaal 5 dagen. Vraag 9 Tussen de dag waarop een niet-ingezetene vraagt om een afspraak op zo kort mogelijke termijn en de dag waarop de afspraak plaatsvindt mogen maximaal vijf werkdagen liggen. Er kan door de gemeente een of tweejaarlijks een zogenaamde piekperiode aangewezen worden. Hierdoor kan de termijn tussen het maken van een afspraak en de inschrijving gedurende de piekperiode maximaal 8 werkdagen bedragen. Vraag 10 Toegang tot gegevens krijg je niet zomaar. Daarvoor is het noodzakelijk en vereist dat vooraf wordt gecontroleerd of deze toegang en het gebruik functioneel nodig is en wettelijk is toegestaan. De autorisatiebevoegde RNI dient voor het aanmaken van een autorisatie altijd de volgende controles uit te voeren: - Nagaan of de aanvrager over de benodigde RNI kennis bezit zoals aangegeven in het convenant - Nagaan of het autorisatieformulier volledig is ingevuld - Nagaan of de juiste autorisatie is aangevraagd - Bij vertrokken personen nagaan of de autorisatie is ingetrokken Vraag 11 Bij een verzoek tot inschrijving dienen alle relevante documenten meteen te worden ingescand. Vraag 12 Om de kennis op het gebied van bron- en reisdocumenten op peil te houden is het van belang regelmatig periodieke bijscholing, training (on-the-job) en/of workshops te volgen. Vraag 13 Pagina 4 van 6

5 De papieren voorraad BSN s dient (behalve tijdens een systeemstoring) zich altijd in een brand- en inbraakwerende ruimte te bevinden. Vraag 14 Om zeker te zijn dat er nooit een gebrek is aan BSN s dienen minimaal eens per half jaar (en meteen na een systeemstoring) de aantallen op voorraad zijnde BSN s zodanig te worden gecontroleerd dat er altijd een minimale voorraad beschikbaar is voor twee dagen. Alleen eigen RNI-BSN s mogen worden gebruikt. Het is niet toegestaan BSN s van andere gemeenten of BSN s die bedoeld zijn voor de BRP te gebruiken. Vraag 15 Het is niet toegestaan om onder een andere autorisatie dan de eigen autorisatie te werken. Vraag 16 Als een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet het document voor onderzoek worden ingenomen dit geldt voor zowel (buitenlandse) brondocumenten als voor iddocumenten. Vraag 17 Als een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet altijd contact opgenomen worden met de politie. In voorkomende gevallen wordt ook de Directie Recherche van de Landelijke Eenheid van de Nationale Politie (v/h KLPD) bij het onderzoek naar de (mogelijke) valsheid van het document ingeschakeld. Vraag 18 Het verwerken van gegevens in de RNI verlangt van de betrokkenen kennis van wet- en regelgeving, toepassingsmogelijkheden, instructies en voorschriften. Het is daarom van belang dat bij de uit te voeren taken is bepaald aan welke eisen de betreffende medewerker moet voldoen om de taak uit te mogen voeren. Theoretische kennis en vaardigheden zijn goed te definiëren en behoren als toets te worden gebruikt zowel bij de aanstelling van een medewerker, het contracteren van een externe medewerker en het opstellen van een opleidingsplan. Pagina 5 van 6

6 Vraag 19 Voor het secuur verwerken van inschrijvingen zijn diverse opleidingen en cursussen beschikbaar. Voor specifieke RNI inschrijvingen zijn de IDP training en de RNI module verplicht. Vraag 20 Het doen van inschrijvingen in de RNI vergt een specifieke RNIkennis. Voor het doen van actualiseringen en correcties in de RNI is echter ook GBA/BRP specifieke kennis nodig. Het is dan ook noodzakelijk dat minimaal een medewerker die bij de RNI inschrijvingen is betrokken een cursus GBA/BRP specialist heeft gevolgd. Vraag 21 Omdat het bij RNI inschrijvingen gaat om specialistische kennis is het van belang deze kennis op peil te houden. Dit kan alleen door regelmatig inschrijvingen te doen. Aanbevolen wordt om iedere medewerker minimaal maandelijks minstens 10 inschrijvingen te laten doen. Ook dient iedere medewerker regelmatig zowel in de rol als eerste medewerker RNI als in de rol als tweede medewerker RNI taken uit te voeren. Vraag 22 Jaarlijks worden er voor de senior baliemedewerker 6 tot 8 kwaliteitsoverleggen georganiseerd. Hiervan dienen er minimaal 4 per jaar te worden bezocht om de kwaliteit van de medewerkers te garanderen. Ook worden er jaarlijks 2 loketoverleggen voor de managers georganiseerd, deze dient minimaal een keer per jaar bezocht te worden om redelijk op de hoogte te kunnen blijven. Pagina 6 van 6