Praktische handvatten voor een mobiliteitsbudget

Transcriptie

1 Hoe kunnen uw medewerkers efficiënter reizen? Praktische handvatten voor een mobiliteitsbudget Hoe houden we de uitgaven voor het vervoer van onze medewerkers in de hand? Dat is een van de grote vragen waar HR-afdelingen vandaag de dag voor staan. Hoe voorkomen we nodeloze kilometers, hoge kosten en een onverantwoorde uitstoot van CO2, en hoe ontwikkelen we een beleid dat grip biedt op de situatie, en dat uiteindelijk leidt tot een grotere tevredenheid van alle stakeholders in het bedrijf? Een mogelijke oplossing is het invoeren van een mobiliteitsbudget, een administratiesysteem waarbij medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor de manier waarop zij hun reiskilometers inrichten: per (lease)auto, trein, of fiets, of een combinatie van deze vervoermiddelen. Eventuele besparingen die hieruit voortvloeien, komen ten bate aan de medewerker zelf, terwijl de organisatie als geheel profiteert door een efficiëntere bedrijfsvoering. Veel HR-afdelingen zijn echter huiverig voor het invoeren van een mobiliteitsbudget, omdat er vragen leven waarop niet direct een antwoord kan worden gevonden. In dit whitepaper biedt Workaway u die antwoorden, en ook helpen we u op weg met een eenvoudig door te voeren stappenplan.

2 Reizen is duur, dat is een wet die op de meeste HR-afdelingen maar al te goed bekend is, maar die bij veel medewerkers nog onvoldoende tussen de oren zit. Zowel het woon-werkverkeer als de zakelijke kilometers lopen aardig in de papieren: gemiddeld gaat het bij Nederlandse bedrijven en instellingen om zo n 2000 euro per medewerker per jaar, terwijl een medewerker met een leaseauto de werkgever al snel meer dan euro per jaar kost. Bovendien zijn er aanzienlijke bijkomende kosten, zoals productiviteitsverlies door files en lange reistijden, maar ook beheer- en administratiekosten, zoals het verwerken van declaraties. Het gaat bij mobiliteit dus om grote bedragen, terwijl het lastig blijkt om hier grip op te krijgen. Hiervoor zijn tal van redenen aan te voeren, maar de rode draad is dat er te weinig prikkels zijn die het lonend maken goed te letten op de uitgaven. De nadelen hiervan zijn duidelijk: hogere kosten, tijdverlies en een onnodig grote uitstoot van CO2. Daar is niemand bij gebaat. Een interessant alternatief biedt het mobiliteitsbudget, waarbij de verantwoordelijkheid voor woon-werkverkeer en zakelijk reisgedrag wordt neergelegd bij de medewerkers zelf. Ze krijgen een maandelijks budget toegekend en de gemaakte kosten voor vervoer worden daarvan afgetrokken. Het bedrag dat overblijft, mogen de betrokken medewerkers onder voorwaarden behouden. Bij een eventueel tekort is er sprake van bijbetaling. Een van de voordelen van het mobiliteitsbudget is dat het meeademt met het zakelijk gebruik. Dit betekent dat het budget groter wordt naarmate een medewerker meer klantbezoeken aflegt; dit om te voorkomen dat bezoeken worden afgezegd omdat de grens van het budget is bereikt. Daarnaast laat een mobiliteitsbudget alle vervoersopties open, zowel op het gebied van openbaar vervoer als voor het gebruik van een (lease)auto. Het stimuleren van gewenst gedrag Anders dan veel huidige regelingen voor reiskilometers van medewerkers is een mobiliteitsbudget niet alleen gericht op het vergoeden van de kosten, maar ook op het stimuleren van gewenst gedrag. De huidige praktijk levert te vaak zogeheten perverse prikkels op. De kilometervergoeding is bijvoorbeeld hoger dan de variabele kostprijs, waardoor het loont om veel kilometers te rijden. Ook heeft vergoeding van de werkelijke kosten vaak een negatief effect op de keuze voor slim reisgedrag. Denk bijvoorbeeld aan de tankpas, die duurder tanken langs de snelweg niet ontmoedigt. Een ander voorbeeld: met een leaseauto of zakelijke mobiliteitskaart maakt een werknemer vaak extra kilometers omdat hij of zij zich niet bewust is van de kosten ervan. Een mobiliteitsbudget kent al deze nadelen niet en bevordert juist efficiënt, goedkoop en duurzaam reisgedrag. Goed werkgeverschap en kostenbesparing Dat een mobiliteitsbudget kan werken, blijkt uit een recent onderzoek onder een groep leaserijders in het zuiden van het land. Zij werden financieel beloond als ze gebruik maakten van het openbaar vervoer of als ze zich meldden bij vergaderingen via een elektronische beeldverbinding. De besparingen per medewerker bleken op te lopen tot zo n 100 euro per maand, en bovendien nam het aantal gereden kilometers met tien procent af. Mede op grond van dergelijke cijfers werken steeds meer organisaties met een mobiliteitsbudget. Inmiddels gaat het al om zo n 12 procent van het totale aantal Nederlandse bedrijven en instellingen. Goed werkgeverschap, kostenbesparing en het behalen van de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid behoren voor de organisatie tot de positieve resultaten. Tegelijkertijd zijn ook de medewerkers tevreden, onder meer vanwege een grotere keuzevrijheid, die kan leiden tot meer comfort bij het woon-werkverkeer en bij zakelijke afspraken, dan wel tot interessante besparingen op de eigen uitgaven. Bovendien neemt de flexibiliteit toe, bijvoorbeeld om als leaserijder ook eens de trein te kunnen nemen of zo nu en dan op een andere locatie te kunnen werken.

3 Steeds meer belangstelling Steeds meer organisaties zijn dus actief met een eigen mobiliteitsbudget, maar nog meer bedrijven en instellingen hebben er serieuze belangstelling voor. Uit een recente editie van het Nationale Zakenauto Onderzoek blijkt het om in totaal 28 procent van de Nederlandse bedrijven te gaan. Vaak hebben deze bedrijven en instellingen al een duidelijk zicht op de voordelen van een mobiliteitsbudget, maar dikwijls zijn er ook vragen. Hoe ingewikkeld is het invoeren van een mobiliteitsbudget eigenlijk? Welke partijen moet je erbij betrekken? Hoe duurzaam en toekomstbestendig is het systeem? Hoe zit het met het beheer en de uitvoering? Op deze en andere vragen geven we in dit whitepaper antwoord. Bewezen succes: Bring Your Own Device Administratieve systemen die medewerkers meer verantwoordelijkheid geven voor het kostenbeheer, zijn voor de bedrijfsvoering vaak een succes. Een voorbeeld uit de afdeling ICT betreft de uit de Verenigde Staten overgewaaide methode Bring Your Own Device. Ook veel medewerkers van Nederlandse organisaties maken inmiddels zakelijk gebruik van hardware die ze privé hebben aangeschaft. Als een organisatie besluit een jaarlijks budget ter beschikking te stellen voor ict-apparatuur, kunnen medewerkers zelf beslissen of zij hun eigen laptop en smartphone inbrengen of dat zij deze middelen via de zaak aanschaffen. De vrijheid van medewerkers is hierdoor groter dan wanneer de werkgever deze keuze maakt. De enige voorwaarde bij Bring Your Own Device is dat de medewerkers hun werk goed, veilig en probleemloos kunnen blijven doen, maar in de praktijk blijkt dit meestal goed uit te pakken. Met een mobiliteitsbudget wordt een vergelijkbaar effect bereikt voor zakelijk vervoer. Hoe nu verder? Stappenplan voor een effectief mobiliteitsbudget In de praktijk blijkt dat het invoeren van een mobiliteitsbudget relatief eenvoudig is, vooral als een aantal stappen in de juiste volgorde en in het juiste tempo worden uitgevoerd. Deze stappen hebben betrekking op alle stakeholders in de organisatie, maar vragen wel enig reken- en uitzoekwerk. Indien gewenst kan een deskundige partner als Workaway ondersteuning bieden. Stap 1 Weet wat er speelt Allereerst is het voor een succesvolle invoering van een mobiliteitsbudget noodzakelijk dat er voldoende zicht is op de feiten. Welke regelingen zijn er, bijvoorbeeld voor OV-kaarten, parkeren en leaseauto s, welke medewerkers maken gebruik van die regelingen en welke bedragen zijn ermee gemoeid? Ook kan het zinvol zijn op papier te zetten welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het mobiliteitsbeleid, want deze verantwoordelijkheid is dikwijls op meerdere plekken in de organisatie belegd. Stap 2 Weet wat u wilt Met het op deze manier verkregen inzicht in de feitelijke gegevens wordt het mogelijk een nieuw beleid uit te stippelen. Een centrale vraag daarbij luidt: wat wilt u precies bereiken? Staat kostenbeheersing op de eerste plaats of wilt u uw bedrijf aantrekkelijker maken voor nieuwe en bestaande medewerkers? Wilt u speciale afspraken om duurzaam reizen te bevorderen, bijvoorbeeld met het openbaar vervoer of met de fiets? Een duidelijk en helder beleid, dat weinig ruimte biedt voor tegenstrijdige afspraken en regelingen, is aan te bevelen. Tegelijkertijd moeten de afspraken niet te rigide zijn, want de wereld verandert snel en een al te strikt beleid van vandaag past wellicht niet meer in de wereld van morgen.

4 Stap 3 Regel draagvlak in de organisatie Een nieuw beleid kan niet zonder draagvlak. Dat betekent dat de juiste stakeholders al in een vroeg stadium bij de plannen moeten worden betrokken. Denk daarbij aan de directie, de eventuele fleet manager, de facilitair manager, maar bijvoorbeeld ook aan de ondernemingsraad. Vaak zijn deze collega s al bij de eerste stap, het verkrijgen van meer inzicht, bij de invoering van het mobiliteitsbudget betrokken geraakt. Het terugkoppelen van de verkregen inzichten ( Weten jullie hoeveel geld en tijd we aan slecht werkende regelingen kwijt zijn? ) helpt bij het verkrijgen van draagvlak, evenals een call to action ( Zo kan het niet langer doorgaan! We moeten iets doen! ). Stap 4 Zorg voor passende budgetten De gedachte achter het mobiliteitsbudget is eenvoudig: geef elke medewerker een bedrag voor de eigen vervoerskosten. De medewerker kan dat gebruiken om van A naar B te reizen op de manier die hem het beste uitkomt. Houdt hij geld over, dan is dat bedrag (dat bruto kan worden uitgekeerd) voor hem. Als het budget niet voldoende is, dan zal hij zelf moeten bijbetalen. Een goede optie is om het maandbudget te laten bestaan uit een vast bedrag, dat mede is gebaseerd op de woon-werkafstand. Het budget wordt aangevuld met een kilometervergoeding voor zakelijke reizen, die apart wordt berekend. Het mobiliteitsbudget moet er immers niet toe leiden dat medewerkers die veel op pad zijn niet meer naar afspraken met klanten gaan omdat hun budget op is. Zodra een medewerker ook zakelijk reist, groeit zijn budget dus mee. Fluctuaties in reisgedrag opvangen Een voordeel van de invoering van een mobiliteitsbudget is dat allerlei onnodige en verborgen extra kosten worden geëlimineerd. Naast deze schone lei, lopen de belangen van werkgever en medewerker voortaan meer parallel, waardoor ze beter in balans zijn. Dat maakt het beleid toekomstbestendig. Voorts is het met een mobiliteitsbudget mogelijk fluctuaties in reisgedrag op te vangen zonder directe afrekening met de medewerker en de fiscus. Wat in de ene periode meer wordt gereisd, kan worden gecompenseerd in een andere periode. Periodiek vindt een eindafrekening plaats, waarbij ook eventuele bruto bedragen worden verrekend. Stap 5 Onderscheid werkstijlen Voor het noodzakelijke draagvlak in de organisatie is het van groot belang dat het budget door werknemers met alle verschillende vormen van reisgedrag als redelijk wordt ervaren. Er is immers een verschil tussen de werknemer die de hele dag op kantoor aanwezig is en de collega die een groot deel van de dag onderweg is naar relaties. Het is daarom verstandig om werkstijlen te onderscheiden van medewerkers die een vergelijkbare reisbehoefte hebben. Voor een goede berekening van het budget is het een voorwaarde om de kosten en vergoedingen zo veel mogelijk kilometerafhankelijk te maken. Dit geeft medewerkers namelijk maximale regelruimte. Een budget kan bestaan uit een zakelijke component, een deel voor woon-werkverkeer en een eventueel privédeel. Binnen deze structuur kan een deel vast zijn en een deel flexibel. Maakt iemand veel zakelijke kilometers, dan groeit het budget mee met een bepaald bedrag per gereisde kilometer.

5 Stap 6 Laat medewerkers kiezen Met een juist budget en een breed draagvlak bent u al een heel eind op weg, maar voor een effectieve invoering van een mobiliteitsbudget is het wenselijk dat medewerkers ook iets te kiezen hebben. Dat geldt uiteraard voor de keuze tussen openbaar vervoer, auto en fiets, maar als werkgever kunt u bijvoorbeeld ook besluiten om poolauto s voor zakelijke ritten aan te bieden aan uw medewerkers. Dat betekent dat fietsers en treinreizigers een auto tot hun beschikking hebben voor zakelijke ritten, en dat werknemers niet per se met de auto naar kantoor hoeven te komen als ze later die dag een afspraak hebben met een klant. Ook kunt u het gebruik van fietsen en e-fietsen stimuleren, bijvoorbeeld door een inkoopovereenkomst af te sluiten met een leverancier van elektrische fietsen. Een andere optie is het verstrekken van een mobiliteitskaart aan medewerkers. Deze kan toegang bieden tot openbaar vervoer, parkeervoorzieningen en alle andere gewenste opties. Zo geeft u uw medewerkers alle vrijheid om zelf te kiezen hoe ze reizen. Bovendien prikkelt u ze om op de kosten te letten. Tegoed dat ze niet opmaken, mogen ze immers houden. Bewuster nadenken over reisgedrag Bij de samenstelling van het mobiliteitsbudget kan de werkgever volledig bepalen wat er wel en niet in wordt opgenomen. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om het gebruik van het openbaar vervoer te stimuleren door deze kosten volledig te vergoeden. Uit onderzoek naar de effecten van de invoering van een mobiliteitsbudget blijkt overigens dat medewerkers in alle gevallen bewuster nadenken over hun reisgedrag, waardoor ze minder, anders en schoner gaan reizen. Een mobiliteitsbudget maakt het immers aantrekkelijk om slimmer te plannen en andere keuzes te maken. Daarmee wordt veel onnodig zakelijk verkeer voorkomen. Dat scheelt tijd en geld en vertaalt zich onmiddellijk naar een hogere productiviteit, en bovendien naar minder uitstoot van CO2. Stap 7 Begin klein, met een pilotgroep Op kleine schaal beginnen, met een pilotgroep die alle geledingen van de organisatie vertegenwoordigt, is de beste manier om een mobiliteitsbudget tot een succes te maken. Op deze manier kunt u niet alleen nagaan of de gekozen budgetten passend zijn en is het mogelijk eventuele kinderziekten snel te herkennen, maar ook creëert u ambassadeurs voor het mobiliteitsbudget die weer bijdragen aan een groter draagvlak. Daarvoor is het van belang dat de gekozen maatregelen niet alleen gericht zijn op kostenbeheersing, maar vooral ook op een grotere vrijheid in de manier waarop medewerkers zich verplaatsten. Leg het mobiliteitsbudget daarom uit in positieve termen en effecten. U biedt uw medewerkers flexibiliteit, en de vrijheid om elke dag zelf te beslissen hoe ze naar hun werk of hun afspraken gaan. Daarmee ontstaat een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij het succes van het bedrijf, dat op termijn waarschijnlijk nog meer oplevert dan een besparing op de reiskosten alleen.

6 Stap 8 Regel effectieve ondersteuning van een expert Het invoeren van een mobiliteitsbudget past bij uitstek in een moderne bedrijfsvoering met een nadruk op kostenbeheersing, efficiency, duurzaamheid en tevredenheid van medewerkers. Voor een probleemloze uitvoering, ritregistratie en declaratie zijn handige middelen beschikbaar, zoals Reisbalans van Workaway. Dit platform biedt onder meer een persoonlijke webomgeving voor de deelnemers en de mogelijkheid om gebruik te maken van een app voor de smartphone. Het gebruik van Reisbalans levert flexibiliteit, inzicht, kostenbesparing en meer eigen verantwoordelijkheid van uw medewerkers op, met voordelen voor alle individuele betrokkenen en voor de organisatie als geheel. Een moeiteloze uitvoering Het succes van een mobiliteitsbudget staat of valt met een moeiteloze, multimodale ritregistratie en een inzichtelijke, up-to-date verrekening. Immers, de individueel gemaakte kilometers per vervoermiddel en reisdoel zijn bepalend voor de kosten en vergoedingen. Het gemak en de juistheid van deze administratie bepalen in belangrijke mate de snelle acceptatie binnen de organisatie. Workaway heeft hiervoor alle middelen, kennis en ervaring in huis: een intuïtief platform in de cloud, een ontzorgende service en uiteraard deskundige advisering en begeleiding. Daarbij is de dienstverlening van Workaway strikt kilometerneutraal, dus volledig gericht op het optimaliseren van minder, schoner en goedkoper reizen. Voor meer informatie: Samenvatting De invoering van een mobiliteitsbudget heeft tal van voordelen. Medewerkers hebben binnen hun persoonlijke budget een grote mate van vrijheid en flexibiliteit om zelf de gunstigste manier van reizen te kiezen. Voor de organisatie gelden als voordelen dat de uitgaven beter beheersbaar zijn, en dat het kostenbewustzijn van de medewerker toeneemt, omdat deze direct de gevolgen ondervindt van zijn reisgedrag. Bovendien ontbreken bij een mobiliteitsbudget de verborgen kosten die in de huidige leasepraktijk gewoon zijn, en neemt de CO2-uitstoot aanzienlijk af. Het invoeren van een mobiliteitsbudget is relatief eenvoudig als er een helder en effectief stappenplan aan ten grondslag ligt. Inzicht in de huidige en gewenste situatie vormen daarbij de eerste stappen, evenals het verzorgen van draagvlak in de organisatie. Voorts is het noodzakelijk de juiste budgetten en werkstijlen op te stellen en te onderscheiden, en ook is het effectief om medewerkers een zo groot mogelijke keuzevrijheid te bieden. Tot slot is het raadzaam klein te beginnen met de invoering van het mobiliteitsbudget, en voor een effectieve uitvoering de hulp te zoeken van een expert. Contact Workaway Tel: info@workaway.nl