De deelnemers zijn (in enige mate) bekend met social media, maar hoe ga je er als OR mee om?

Transcriptie

1 OR en social media Dit document bevat enige toelichting bij de powerpointpresentatie. Eerst noem ik enkele zaken naar aanleiding van de gedachtenwisseling tussen de deelnemers en mijzelf. Naar aanleiding van de gedachtenwisseling De deelnemers zijn (in enige mate) bekend met social media, maar hoe ga je er als OR mee om? Geheime informatie / geheimhouding Een deelnemer vraagt zich met name af hoe het zit met geheime informatie en geheimhouding. Lijkt op zoek naar een vervanging van intranet, omdat medewerkers lang niet altijd toegang hebben tot intranet, van huis uit bijvoorbeeld. Zij raadt de OR het gebruik van social media in dit opzicht af. We zijn het er over eens dat social media zich inderdaad niet lenen om als hét informatiekanaal te fungeren. De naam zegt het ook al: het is meer het sociale aspect. Bovendien is het in ieder geval bij Facebook zo dat je feitelijk de controle over en misschien ook wel het eigendom van documenten uit handen geeft, het belandt op een Amerikaanse server. Social media lenen zich dus eerder voor informeren dat iets op intranet staat, bijvoorbeeld. Het is een aanvulling, eigenlijk vooral geschikt om zichtbaar te zijn als OR (misschien dan ook specifieker voor jongere medewerkers). Communicatiemiddel voor snelle praktische mededelingen Social media lenen zich goed voor korte mededelingen, maar zijn ook vluchtig: een tijdlijn loopt snel vol. Je kunt er dus niet van uitgaan dat je mensen ook bereikt als je bijvoorbeeld kort voor een bijeenkomst langs deze weg communiceert dat de locatie veranderd is. Bij een van de deelnemers gebeurt dat via sms en dat bevalt goed. Ook Whatsapp is een optie. Dan gaat het wel om organisaties waar alle medewerkers een mobieltje hebben van het bedrijf. Zodat je weet dat ze kúnnen sms en, maar ook om zakelijk en privé gescheiden te houden. Je kunt in een keer een sms naar iedereen sturen, niet alle deelnemers weten zeker of dat op prijs gesteld wordt. Hangt dus ook van je organisatie af. OR-intern Voor communicatie bínnen de OR geldt dat bovengenoemde opties ook mogelijk zijn. Dan ligt het niet voor de hand om een (besloten) community/groep aan te maken via social media. Als je het hebt over informatie verstrekken over actualiteiten of zaken búiten je eigen OR en organisatie, kunnen social media wel interessant zijn. Op Twitter kun je een lijst aanmaken waar je dan als leden bijvoorbeeld accounts aan toevoegt die medezeggenschapsactualiteiten twitteren. En als abonnees de OR-leden. In een lijst vind je dan relevante tweets, dat scheelt zoeken. Op LinkedIn zijn er diverse groepen waarin gediscussieerd wordt over OR-zaken. Interessant, leerzaam, en je komt er ook OR-leden van buiten je eigen organisatie tegen, collega s en andere deskundigen. Hoewel zo n dag als deze natuurlijk altijd extra leuk is, omdat je er mensen in levende lijven tegenkomt. Ludieke acties, verkiezingen Je kunt social media gebruiken voor je verkiezingscampagne en eventuele ludieke acties. Een van de deelnemers noemt ook iets anders: toen alle medewerkers een smartphone kregen, kregen ze in het kader van de OR-verkiezingen ook een hoesje met een ludieke tekst erop. De andere deelnemers vinden dit een leuk en origineel idee. De kern is dan eigenlijk vooral: anders dan anders. Achterban bereiken Een van de deelnemers geeft aan dat zijn OR worstelt met het bereiken van de achterban. De nieuwsbrieven lijken noch digitaal, noch op papier (opgehangen etc.) echt publiek te

2 bereiken. De vraag is wel of bijvoorbeeld een social-media-groep dan wel helpt. Je moet er als OR wel een duidelijk doel mee hebben, en er ook actief mee aan de gang. Privacy Een deelnemer heeft als ervaring dat in een besloten groep ineens iemand erbij zat die er niet bij hoorde, en dat je connecties likes kunnen zien op die pagina, al kunnen ze zelf de berichten niet lezen. Ik heb uitgelegd dat het bij een besloten groep enkel zo is dat mensen die geen lid zijn er niet in kunnen. Ze kunnen wel zien dat de groep er is en ook dat jij er lid van bent. Een pagina kun je liken, want die zijn altijd openbaar (eerder interessant voor promotie). Bij een besloten groep kunnen soms leden ook weer connecties uitnodigen (en hebben dat misschien zelf niet helemaal door) zonder dat de beheerder dat eerst hoeft goed te keuren. Het beste kun je dan een geheime groep maken. Die kunnen anderen ook niet zien. Maar: bínnen een groep kun je natuurlijk wel elkaars profiel zien en wat je dan privé ziet hangt weer af van iemands privacy-instellingen. Daar is niet iedereen zich bewust van. Gevraagd wordt hoe je voorkomt dat iemand rare dingen plaatst. Ik heb geantwoord dat je dat kunt instellen, dat de beheerder dat eerst moet goedkeuren. Zie voor dergelijke informatie de presentatie (print screens). Het is echter wel zinnig om je er bewust van te zijn dat dat wel een indruk van censuur kan geven en dat het bovendien het sociale aspect juist wat belemmert. Mensen krijgen immers niet meteen hun eigen bericht te zien, er kan niet meteen gereageerd worden. Het is afhankelijk van wanneer een beheerder inlogt en het bericht goedkeurt. Het vraagt dus ook om meer beheertijd. Praktisch Een deelnemer werkt voor een organisatie van de overheid die bovendien landelijk opereert. Er is bijvoorbeeld wel een twitteraccount voor het landelijke gebeuren. Er moet dan dus veel afgestemd worden, je kunt niet zomaar iets delen. Ook zijn er mensen betrokken die anoniem willen/moeten blijven. Een andere deelnemer geeft aan dat de bestuurder dwars ligt. Het is de vraag in hoeverre dat terecht is zo lang je geen bedrijfsinformatie op de social media zet, maar het houdt bij korte updates of mededelingen. Ook kaart deze deelnemer als praktisch probleem aan dat het bijhouden ook inhoudt dat je moet weten wanneer mensen uit dienst zijn en die dan moet verwijderen. Dat is op zich wel onderdeel van het bijhouden, maar de vraag is wederom hoe urgent het is wanneer je geen precaire informatie deelt. Het zou wel handig kunnen zijn om bijvoorbeeld maandelijks (ook afhankelijk van de manier waarop hierover in de organisatie geïnformeerd wordt) even de ledenlijst door te lopen. Dat hoeft op zichzelf niet veel tijd te kosten. Zakelijke interne social media zoals Yammer Yammer is tot honderd gebruikers gratis, dus dat zou ook een optie kunnen zijn. Het is wel een nieuw platform dat weer geïntegreerd moet worden in de dagelijkse praktijk, dus meestal wordt dit organisatiebreed ingevoerd. Anders komt het niet van de grond. Een van de deelnemers heeft ervaring met Yammer en is er ook wel positief over. Ik voeg een pdf met een onderzoeksrapport van bureau Evolve hierover bij en een artikeltje erover. (beiden online gevonden). Hierin staat ook een overzicht van gebruikte platforms. Toelichting bij de presentatie Dia: Inleiding : Dit gaat om de verhouding tussen soorten gebruikers. 1% is dan initiator, 9% actief gebruiker/deelnemer, 90% passief of alleen lezend. Deze percentages zijn niet precies

3 kloppend, maar de regel geeft vooral aan hoe het in de praktijk verhoudingsgewijs wel een beetje loopt. Iets om rekening mee te houden. Publiek domein: Het is belangrijk je hier altijd bewust van te zijn. Al weet je zelf heel goed wat wel en niet te communiceren, dat geldt lang niet voor iedereen. Hou het dus licht. Wees ook voorzichtig met het uiten van meningen/standpunten als OR. Het korte en bondige en tekstuele biedt meer dan genoeg ruimte voor misinterpretatie en/of mensen herkennen zich er wellicht helemaal niet in. Verder spelen hier dezelfde do s & don ts die je eigenlijk als ORlid ook al hebt. Niet je persoonlijke visie / situatie te veel naar voren brengen, scheiding van petten et cetera. Dia: Korte berichten zenden en delen: Twitter Over de hashtag (#): Let wel op met algemene termen. Bijvoorbeeld #OR zal zoveel opleveren dat het niet interessant is om op te zoeken. En het wordt als irritant ervaren als een bericht vol hashtags staat. Dia: een groep creëren: Facebook Op Facebook heb je eigenlijk drie mogelijkheden: - Een persoon : dit doen sommigen OR en ook en is op zich niet echt een probleem. Je kunt ook wel het nodige aan privacy instellen. Maar je krijgt wel persoonskenmerken, het past niet helemaal binnen het plaatje. Het is dan wel meer voor zenden, al kunnen mensen wel reageren op wat je neerzet. - Een pagina : deze is altijd openbaar en wordt geliked. Je kunt binnen de pagina niet zien wie de pagina allemaal leuk vinden, maar je kunt het wel zien als het connecties zijn. En iedereen kan de info en de reacties daarop lezen. Ook dit is meer zenden.voorbeelden van pagina s: Ondernemingsraad Leidschendam-Voorburg, Gemeente Ede, Ondernemingsraad VU. - Een groep : dit kan ook besloten. Let op: je hebt besloten en geheim. Bij besloten is de informatie alleen voor leden, maar is het feit dat de groep er is wel bekend voor andere gebruikers en kun je het ook zien als connecties lid zijn. Echt besloten is het pas als je een geheime groep aanmaakt. Voorbeeld besloten groep: Provincie Gelderland. Maar alles is wel gekoppeld aan profielen. Je kunt bij groepen (m.u.v. geheime groepen) zien wie lid is, en dan naar hun profiel gaan. En dan hangt het van hun eigen privacy-instellingen af hoeveel je over iemand te weten komt. Dit is een nadeel van Facebook: behoorlijke vermenging zakelijk-privé. Dia: Twitter voorbeeld OR VU Link naar eigen site, impressies van een discussiemiddag (ik zou standpunten enkel citeren met spreker erbij). Dia: OR BJZ Midden-Brabant Filmpje invoegen, en hier zie je ook de hashtag en het aanspreken van een ander account (die krijgt dan melding dat hij/zij genoemd is en kan weer reageren of retweeten). Dia: OR BJZ Lijst Lijst waarin accounts die actualiteiten publiceren bij elkaar staan. Leden: de gevolgde accounts. Abonnees: degene die de lijst volgen. Dia: voorbeeld private group op LinkedIn Hoogheemraadschap van Rijnland Je ziet algemene informatie, ook korte informatie met doel dat de OR heeft met de groep (aanrader). Wel zie je ook wie uit jouw netwerk lid zijn van de groep. Maar LinkedIn is wel zakelijk georiënteerd.

4 Dia: voorbeeld open groep POR Discussies worden geopend (kan ook door leden als dat door de beheerder zo is ingesteld), reacties, etc. Dit is overigens ook een voorbeeld van een groep die interessant kan zijn om te volgen voor OR-leden. Dia: voorbeeld Facebook VU (pagina) Wat meer ruimte en dus overzicht in een bericht dan bij LinkedIn en Twitter. Aankondiging bijeenkomst, met een aansprekende afbeelding en als evenement aangemaakt waarvoor je je via Facebook kunt aanmelden. Links ook berichten van anderen (dit is een pagina, geen groep, dat kun je o.a. hieraan zien): over de site die eruit ligt. Kan handig zijn via dit medium. Dia: voorbeeld Facebook Leidschendam-Voorburg (pagina) Publicatie agenda vergadering, met een afbeelding passend bij een van de onderwerpen. Spreekt aan. Besloten/geheime groep maken Voor Twitter: heel eenvoudig: aanmaken en instellingen aanpassen. Zie print screens in presentatie (na afsluiting ) Voor LinkedIn: Is iets ingewikkelder. Je kunt een open groep aanmaken waarvan de inhoud voor iedereen op LinkedIn zichtbaar is en waar iedereen aan kan deelnemen als de beheerder dat zo instelt, of een groep alleen voor leden, waarbij je kunt instellen of ze zich zo kunnen aanmelden of dat dat eerst goedgekeurd moet worden door een beheerder. De instellingen zijn wat ingewikkelder dan bij Facebook en Twitter. Het is handig als je hiervoor kiest dat iemand het ook leuk vindt zich hier even wat in te verdiepen. Je kunt overigens met meer mensen een groep beheren (geldt ook voor Facebook). Voor Facebook: Je kunt het direct in het eerste scherm bij het aanmaken van een groep aangeven. De verschillen tussen open-besloten-geheim staan ook aangegeven. Let dus wel op het verschil tussen die laatste twee.

5 Populariteit social media (uit artikel Social media in Nederland 2015: jongeren haken af van Facebook en Twitter Marketing Facts) Jongeren haken af van Facebook en (m.n.) Twitter en gaan naar fotomedia (instagram en Pinterest). Populariteit vooral bij jongeren (fotomedia). Nederlanders in het algemeen zijn wel meer gebruik gaan maken van Facebook (toename met name bij 65 t/m 79 en in iets mindere mate bij 40 t/m 64). Flink minder Nederlanders gebruiken Twitter. Ook hier betreft het het meest jongeren. Redenen afhaken Twitter: het levert de gebruiker te weinig op, of kost te veel tijd, voel me er niet meer thuis. Likes, shares, reacties op Facebook bij artikelen van onlinemarketingplatforms toegenomen. Twitter afgenomen. Linkedin groeit hierin ook. Gebruik Linkedin iets afgenomen, dagelijks gebruik juist licht toegenomen. Facebook: 9,4 mlj, waarvan 6,6 mlj dagelijks Twitter 2,8 mlj, waarvan 1 mlj dagelijks. Vorig jaar: 3,3 mlj en 1,5 mlj. LinkedIn 3,8 mlj, waarvan 0,4 mlj dagelijks