Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

Transcriptie

1 RAPPORT Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema Wouter De Jonghe VAZG

2 INHOUD 1 INLEIDING 3 2 EVALUATIE DOELSTELLINGEN 4 3 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT REGIO TURNHOUT 10 4 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT LIMBURG MEDICATIESCHEMA 19 5 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT AALST 34 6 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT ZENNELAND 41 7 ADVIES AAN DE WERKGROEP ICT 50 8 BIJLAGEN VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

3 1 INLEIDING Vitalink is het Vlaamse platform van de zorg- en welzijnssector voor het veilig delen van gezondheids- en welzijnsgegevens. Het platform wordt uitgebouwd met partners uit de zorg- en welzijn, de privésector en andere overheden. Op de Eerstelijnsgezondheidszorgconferentie (december 2010) werd duidelijk dat er oplossingen nodig waren om efficiënter met elkaar te kunnen samenwerken en om gegevens veilig en gemakkelijk te kunnen delen. Om aan die behoefte te beantwoorden werd er samen met de sector beslist om Vitalink te bouwen. Ook de verdere uitbouw van het platform wordt aangestuurd door de sector, via het Samenwerkingsplatform Eerstelijnsgezondheidszorg. Via Vitalink kunnen zorg- en welzijnsmedewerkers belangrijke informatie over patiënt/cliënten delen. Zo werken ze beter samen en krijgt de zorggebruiker (patiënt/cliënt) de beste begeleiding. Via toepassingen, aangeboden door mutualiteiten en andere organisaties, kan de zorggebruiker (patiënt/cliënt) de gegevens uit Vitalink consulteren en kan deze zijn zorg zelf mee opvolgen. Dankzij Vitalink, via een integratie in een softwaretoepassing, beschikt iedere zorg- en hulpverlener over correcte en volledige informatie. De actoren in de zorg beslisten om een pilootproject op te starten rond het uitwisselen van het medicatieschema. Hiervoor werd in december 2011 een oproep gelanceerd naar alle Vlaamse zorgverleners om een kandidaatstelling in te dienen. Vier multidisciplinaire pilootgroepen werden dan rond april 2012 geselecteerd voor het project. Met een vertraging van 2 maanden beschikten zorgverleners en gebruikers in 4 regio s (Turnhout, Aalst, Limburg, Brusselse Rand) vanaf januari 2013 over een eerste testversie van hun aangepaste software om dit te kunnen realiseren in de praktijk. De effectieve uitwisseling op terrein kon pas starten eind april 2013, 4 maanden na de initieel afgesproken startdatum. Gedurende 6 maanden, tot 30 oktober 2013, testten enthousiaste zorgverleners in 4 pilootregio s hun specifieke business case rond het Vitalink Medicatieschema uit op het terrein. Eind juni vond reeds een technische evaluatie van het Vitalink-Platform plaats. Tijdens deze evaluatie werd gevalideerd of de uitwisseling van het medicatieschema correct verloopt (tussen Vitalink platform en software eindgebruiker). De actoren in de zorg, vertegenwoordigt door de Werkgroep ICT, verklaarden dat de uitwisseling van het medicatieschema met het Vitalink platform correct werkt. De actoren in de zorg formuleerden wel een nood aan visualisatierichtlijnen voor producenten van software om Vitalink correct te gebruiken en uit te rollen. Deze bijkomende richtlijnen werden begin augustus 2013 gepubliceerd in de cookbooks van Vitalink. Dit rapport heeft tot doel het project Vitalink, en het pilootproject Vitalink Medicatieschema in het bijzonder, te evalueren. Het resultaat is een advies gericht aan de leden Werkgroep ICT zodat ze een gemotiveerde beslissing kunnen nemen over het beschikbaar stellen van het Vitalink Medicatieschema aan alle actoren in zorg en de zorggebruikers (patiënt) (zie pagina 50). Dit rapport is opgebouwd uit volgende onderdelen: 1. Evaluatie van de verschillende doelstellingen (Vitalink, medicatieschema en pilootproject) 2. Zelfevaluatie door de 4 pilootregio s 3. Advies aan de leden van de Werkgroep ICT 4. Bijlagen met de resultaten uit de bevragingen en andere rapporteringen Voor meer informatie over Vitalink kunt u steeds terecht op onze website 1 Beslissing van de Werkgroep ICT van 26 juni VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

4 2 EVALUATIE DOELSTELLINGEN 2.1 Toelichting bij de evaluatie Om de pilootprojecten op een objectieve manier te kunnen opvolgen en evalueren werden voorafgaand, in samenwerking met de pilootprojecten zelf en met een gespecialiseerd adviesbureau, een aantal doelstellingen en indicatoren vastgelegd. Er werden drie hoofddoelstellingen bepaald: een algemene doelstelling voor Vitalink een specifieke doelstelling voor het Vitalink Medicatieschema een doelstelling voor het pilootproject Elke doelstelling wordt onderverdeeld in een aantal categorieën. Voor elke categorie werd een objectief, een indicator en een meetmethode bepaald. Hiermee wordt oa. nagaan in welke mate Vitalink de verschillende behoeftes van de actoren in de zorg heeft ingevuld in termen van gegevensdeling en multidisciplinaire samenwerking. Tijdens het project werd via verschillende kanalen op verschillende tijdstippen feedback ontvangen door de pilootprojecten over het gebruik van het medicatieschema op Vitalink. Deze feedback werd gebruikt om de doelstellingen te evalueren. De kanalen van feedback waren de volgende: Maandelijkse rapportering door de pilootprojecten, aangevuld met statistische gegevens van het platform Projectoverleg tussen de pilootprojecten (6-wekelijks) Technische evaluatie door de werkgroep ICT met input van de pilootprojecten (juni 2013) Voor- en nabevragingen(via enquêteformulieren) bij zorgverleners en patiënten (april tem september 2013, in samenwerking met de universiteiten) Zelfevaluatie door pilootprojecten (oktober 2013) 2.2 Doelstelling Vitalink De doelstelling van Vitalink is om de vlotte samenwerking tussen de verschillende zorgactoren binnen de eerstelijn te ondersteunen en te faciliteren door op een efficiënte manier gegevens over de patiënt te delen, de kwaliteit en de beschikbaarheid van de gegevens te verhogen, met behulp van ICT-toepassingen en netwerken, en zo de administratieve lasten te verminderen, waar de patiënt ook verblijft. Deze doelstelling werd daarom opgesplitst in de volgende categorieën: Samenwerking Gegevensdeling Kwaliteit beschikbaarheid gegevens administratieve lasten burger 4 73 VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

5 2.2.1 Samenwerking Objectief: Verbetering van de samenwerking tussen de verschillende zorgactoren bij het verzorgen van de patiënt. Indicatoren: Frequentie en kwaliteit van de contacten tussen alle betrokken actoren Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 1 en 2 bij nabevraging) en feedback pilootregio s (Resultaten zie bijlage op pagina 52) In de nabevraging bij 74 zorgverleners werd gepeild naar kwaliteit en frequentie van de communicatie tussen zorgverleners sinds het gebruik van het Vitalink-medicatieschema. Conclusie: Uit de bevraging blijkt dat de zorgverleners geen verslechtering van de kwaliteit en frequentie van de communicatie ervaren. Van een echte verbetering is nog geen sprake. Uit de feedback van de pilootprojecten komt naar voren dat de samenwerking en communicatie tussen de betrokken actoren op het terrein is verbeterd door het realiseren van een pilootproject rond een bepaalde business case Gegevensdeling Objectief: Een vlotte uitwisseling van de gegevens over een patiënt tussen de zorgverleners voor medicatieschema s die al in Vitalink bestaan. Indicatoren: Aantal actoren per medicatieschema (lezen en schrijven) Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform) (Resultaten zie bijlage op pagina 53) Op het platform wordt gemeten hoeveel verschillende gebruikers (zorgverleners, zorggebruikers en organisaties) de informatie van dezelfde patiënt hebben opgevraagd (en toegevoegd/aangepast) in een bepaalde maand. Dit geeft een indicatie in welke mate gegevens worden gedeeld. Conclusie: Uit de metingen en de feedback van de pilootregio s blijkt dat er gegevensdeling plaats vindt via Vitalink, zij het relatief beperkt. Een indicator om dit na te gaan is te kijken hoeveel zorgverleners gedurende één maand het medicatieschema van een bepaalde patiënt hebben geraadpleegd of gewijzigd. In de maandseptember bijvoorbeeld werd het medicatieschema van 232 patiënten geraadpleegd of gewijzigd. Die maand waren bij 39 van de 232 patiënten twee actoren betrokken. Bij 6 patiënten waren er 3 of meer actoren die hun medicatieschema raadpleegden of wijzigden Kwaliteit (duidelijkheid en correctheid van een schema) Objectief: Up-to-date en correcte gegevens die de werkelijke situatie weergeven Indicatoren: (1) overeenkomst tussen het medicatieschema en de realiteit (welke medicamenten gebruikt de patiënt in het echt?) en (2) de algemene kwaliteit van het medicatieschema Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes bij zorgverleners (vraag 6 bij de voorbevraging en vraag 3 bij de nabevraging) en bij zorggebruikers (vraag 6 & 7 bij de voorbevraging en vraag 4 & 5 bij de nabevraging) (Resultaten zie bijlage op pagina 55) 5 73 VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

6 In de voorbevraging, voor de start van gegevensdeling via Vitalink, werd aan 211 zorgverleners en 280 zorggebruikers gevraagd of ze een lijst of schema (of andere hulpmiddel) bijhielden van de medicatie die dient ingenomen te worden door hun patiënten. 76% van de zorgverleners beschikte over een lijst of schema. Bijna de helft van de zorgverleners maakte een papieren versie van het medicatieschema op. Bijna een vijfde van zorgverleners maakte een elektronische versie op van het schema. Bij de zorgverleners werd vervolgens bij de start gepeild naar de duidelijk van hun eigen schema, en bij het einde werd gevraagd naar de duidelijkheid van het Vitalink Medicatieschema. 20% van de zorggebruikers gebruikt een lijst of schema en bijna de helft gebruikt een pillendoos als hulpmiddel bij het innemen van medicatie. Een zeer kleine minderheid, 2%, beschikt reeds over een elektronische versie van het medicatieschema. Ook bij deze doelgroep werd gepeild naar de duidelijkheid van hun eigen schema en het Vitalink Medicatieschema. Bijkomend werd gevraagd om aan te geven of het schema overeen komt met de geneesmiddelen die ze effectief nemen. Conclusie: Uit de voor- en nabevraging blijkt dat een grote meerderheid van de zorgverleners zowel hun eigen schema als het Vitalink Medicatieschema duidelijk vinden. Het verschil tussen de voor- en nabevraging geeft wel aan dat er ruimte is om de duidelijkheid te verbeteren. Dezelfde conclusie geldt ook voor de duidelijkheid ervaren door de zorggebruikers. Deze doelgroep geeft wel aan dat het eigen schema beter overeenkomt met de geneesmiddelen die ze effectief innemen dan het Vitalink Medicatieschema. Ook hier is dus ruimte voor verbetering. Uit de feedback van de pilootprojecten komt naar voren dat er verschillende behoeften bestaan in het visualiseren van de medicatie bij de verschillende actoren. De huidige visualisatie van het schema volstaat voor artsen en apothekers. De verpleegkundigen verwachten eerder een toedieningsschema van medicatie. En de zorggebruikers tenslotte willen een zo duidelijk mogelijk schema, op maat van hun mogelijkheden om dit te begrijpen Beschikbaarheid gegevens Objectief: Elk medicament dat een patiënt gebruikt wordt opgenomen in het schema, met de informatie die er bijhoort (dosis, frequentie, duur, ). Indicatoren: Volledigheid van het medicatieschema per medicatie-element Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij voorbevraging en vraag 4 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage op pagina 60) Aan de zorgverleners werd gevraagd om zowel hun eigen schema (voorbevraging) en het Vitalink Medicatieschema (nabevraging) te beoordelen op hun volledigheid. Hiermee wordt gepeild in welke mate ze de informatie uit het medicatie vertrouwen. Conclusie: De meerderheid, 70%, van de 74 bevraagde zorggebruikers, geeft aan het Vitalink Medicatieschema volledig is. Dit is minder dan bij hun eigen opgemaakt schema. Dit kan er op wijzen dat er nog geen volledig vertrouwen bestaat in het Vitalink Medicatieschema VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

7 2.2.5 Administratieve lasten Objectief: Het gebruik van Vitalink laat toe directe en indirecte tijdswinsten te boeken Indicatoren: (Perceptie van) tijdwinsten (direct en indirect) Meetmethode: Via enquêtes zorgverleners (vraag 7 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 61) In de nabevraging werden de zorgverleners bevraagd over de administratieve last, ivm de administratie m.b.t. het medicatiebeheer voor hun patiënten. Er werd nagegaan in welke mate deze administratieve last is toegenomen tijdens dit project. Conclusie: De zorgverleners geven duidelijk aan dat de administratie m.b.t. het medicatiebeheer voor hun patiënten is toegenomen. Hier ligt een uitdaging voor producenten van software om ervoor te zorgen dat deze administratie efficiënter kan. Ook zorgverleners dienen na te denken over hun zorgprocessen en het beheer van een elektronisch medicatieschema hierin een plaats te geven Burger Objectief: Actieve deelneming van de patiënt door consultatie van het medicatieschema stimuleren (1), de therapietrouw verhogen (2), betere zorg ervaren (3) Indicatoren: Percentage van patiënten die over een afgedrukte versie van het medicatieschema beschikken, stijging van de therapietrouw, mate van verbetering van de zorg aan de patiënt Meetmethode: Via steekproeven en enquêtes bij zorgverleners (vraag 3 bij voorbevraging en vraag 8 bij nabevraging) en bij zorggebruikers (vraag 3 & 8-11 bij voorbevraging en vraag 2-3 & 6-9 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 62) Aan de hand van een voor- en nabevraging werd aan de zorgverleners gevraagd een inschatting te geven van de therapietrouw van hun patiënten. De zorggebruikers werden via verschillende vragen bevraagd in welke mate ze trouw hun medicatie innemen. Conclusie: De duurtijd van dit project bleek te beperkt om verschillen vast te stellen in de therapietrouw van zorggebruikers. De resultaten van de voor- en nabevraging zijn gelijklopend VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

8 2.3 Medicatieschema De doelstelling van het medicatieschema is om een overzicht te geven van alle medicatie die een patiënt op een bepaald moment inneemt, en om per individueel medicament, aan te geven gedurende welke periode, wanneer en welke dosis moet ingenomen/toegediend worden (duur, frequentie en dosering) Beschikbaarheid en performantie van het platform Objectief: Vitalink (en het medicatieschema) is steeds beschikbaar voor de betrokken zorgactoren Indicatoren: Indicatoren over beschikbaarheid en performantie in het Service Level Agreement (SLA)met de technische beheerders van Vitalink Meetmethode: Via Vitalink (statistische gegevens platform) (Resultaten zie bijlage pagina 65) Op het platform wordt continu de beschikbaarheid en performantie van het platform gemeten. In de SLA werd bepaald dat de beschikbaarheid minstens 99,00% moet zijn. Dit komt overeen met per jaar een maximale totale onbeschikbaarheid van 3,65 dagen. Voor de performantie werd overeengekomen dat dit minsten 95,00% moet bedragen en dat de responstijd kleiner of gelijk aan moet zijn dan 4 sec. Conclusie: De gevraagde beschikbaarheid en performantie worden gehaald. De resultaten worden sterk beïnvloed door de consultatie van externe services zoals STS en controle van de therapeutische relatie via ehealth-platform. Het resultaat van 94,72% in januari 2013 was volledig te wijten aan de trage antwoordtijd van de therapeutische relatie service. Nadien werden correcties aangebracht door het ehealth-platform. 2.4 Pilootproject Het pilootproject medicatieschema zelf heeft als belangrijkste doelstellingen: De werking van de vooropgestelde gegevens- en communicatiestromen tussen de huisarts, apotheker, thuisverpleging en thuiszorg verifiëren; De werking van het Vitalink platform aantonen; De weergave van de diverse functionaliteiten (consulteren, wijzigen en valideren van het medicatieschema) met de datastructuur verifiëren; Een projectaanpak op te stellen die bij volgende Vitalink-projecten moet toelaten om alle partijen op een efficiënte manier te betrekken; Elementen van antwoorden en aandachtspunten formuleren over hoe het medicatieschema verder uit te rollen in Vlaanderen VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

9 2.4.1 Werking gegevens- en communicatie-stromen Objectief: Snelle en probleemloze communicatie- en gegevensstromen (1) en data kunnen opladen en opvragen (2) Indicatoren: Snelheid van uploaden, responssnelheid, aantal errors "Data validatie of encryptie, aantal errors te wijten aan de software van de eindgebruiker Meetmethode: Via Vitalink, softwareleveranciers en bevraging zorgverleners (vraag 10/11/12/13 bij nabevraging) (Resultaten zie bijlage pagina 66) De zorgverleners werden bevraagd over hun ervaring en problemen bij het raadplegen van het medicatieschema via Vitalink. Ook de duur van het doorsturen en opvragen van een Vitalink Medicatieschema werd bevraagd. Conclusie: Ondanks het feit dat de performantie en de beschikbaarheid van het platform beantwoordt aan de afgesproken voorwaarden, blijkt dat veel zorgverleners dit om diverse redenen anders ervaren. Zo ervaren zorgverleners regelmatig problemen met de toegang tot Vitalink. Ook de duur van het doorsturen en opvragen van gegevens wordt als te lang ervaren door minstens een vijfde van de bevraagde zorgverleners Werking Platform Objectief: De toegang tot Vitalink gebeurt probleemloos voor de mensen die het recht hebben op toegang en dit op een continue basis Indicatoren: SLA indicatoren over beschikbaarheid en performantie Meetmethode: Via Vitalink en enquêtes (statistische gegevens platform) Zie ook Beschikbaarheid en performantie van het platform op pagina 8. Conclusie: De gevraagde beschikbaarheid en performantie worden gehaald. De werking van het platform werd reeds positief geëvalueerd tijdens de evaluatie eind juni VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

10 3 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT REGIO TURNHOUT 3.1 Korte omschrijving Het samenwerkingsverband wil aantonen dat het mogelijk en nuttig is om een elektronisch "Medicatieschema" ter beschikking te stellen voor patiënten die verschillende medicamenten moeten nemen, met de bedoeling het juiste gebruik ervan te bevorderen en te evalueren. We willen zowel patiënten betrekken die reeds professionele hulp krijgen bij het klaarzetten of toedienen van medicatie, als patiënten die deze hulp nog niet krijgen. Bovendien willen we de mogelijkheid aantonen van het ter beschikking stellen van een medicatieschema van patiënten die consulteren in de huisartsenwachtpost, en willen we bij de wachtartsen peilen naar de meerwaarde van dergelijk schema. 3.2 Business case Het samenwerkingsverband wil een correct en up to date medicatieschema op een gemakkelijk consulteerbare wijze beschikbaar stellen aan patiënten die nood hebben aan een dergelijk schema en aan de zorgverleners van deze patiënten. Twee huisartsen in opleiding worden nauw betrokken bij de voorbereiding en de evaluatie van het project. Zij hebben een MANAMA thesis gemaakt om het project te beoordelen. De opvolging van de patiënten gebeurt tijdens een voor- en een nameting aan de hand van een vragenlijst die peilt naar het geneesmiddelengebruik bij de patiënt, om de te verwachten positieve effecten van het medicatieschema te objectiveren. Een andere vragenlijst wordt gehanteerd door de zorgactoren en de softwarepartners om de doeltreffendheid, de gebruiksvriendelijkheid en de juiste werking van de software en het communicatieplatform af te toetsen. In een experimentele opstelling zal door de partners ook nagegaan worden of toegang tot de medicatieschema s van de patiënten op Vitalink ook beschikbaar is vanuit de software van de huisartsenwachtpost voor het raadplegen, wijzigen en al dan niet valideren van deze schema s. Bovendien zal een representatieve groep van artsen die werken in de wachtpost bevraagd worden naar hun appreciatie ta deze medicatieschema s. 3.3 Doelstellingen 3.4 Partners We willen door het steeds ter beschikking hebben van een juiste en up to date medicatieschema de correcte inname van geneesmiddelen bevorderen en zo het behandelingseffect verhogen. We willen de verschillende zorgverstrekkers rond patiënten met een uitgebreide medicatie nauwer laten samenwerken. We willen de werking van het proefproject MEDICATIESCHEMA in het bijzonder en van VITALINK in onze regio uittesten. We hopen op die manier mee te kunnen sturen om een belangrijke herwaardering van de eerstelijn te bekomen. Actoren in de zorg: Huisartsenvereniging Regio Turnhout Kempische Farmaceutische Kring Apotheken De Volksmacht CVBA Wit-Gele Kruis Antwerpen Vereniging Zelfstandige Verpleegkundigen Noorderkempen VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

11 3.5 Gebruikers Producenten van software HDMP Health one (huisartsen) Escapo cvba (apothekers) Farmad (apothekers) CEGEKA (huisartsen) CORILUS NV (huisartsen en apothekers) Officinall N.V. (apothekers) Wit-Gele Kruis Antwerpen (verpleegkundigen) HealthConnect (verpleegkundigen en zorggebruikers) Zorggebruikers Vlaams Patiëntenplatform Kennisinstellingen: Universiteit Antwerpen: Centrum voor Huisartsgeneeskunde Antwerpen (ELIZA) Doelgroep Aantal gebruikers mrt apr mei juni juli aug sep Actoren in de zorg Huisartsen Medidoc HealthOne WinDoc (via HealthConnect-viewer) Apothekers Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ViaNova / Verpleegkundigen Care4nurse Adem 2 2 Voorzieningen WGK AFDA (Antwerpen) x x x x x x x Zorggebruikers (patiënten) HealthConnect Totaal aantal gebruikers VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

12 3.6 Evaluatie Algemene doelstellingen De producenten van de EMD s zijn pas begonnen aan de integratie van Vitalink in hun programma, op het ogenblik dat het project al gestart was. Hierdoor is vanaf het begin een onoverkomelijke achterstand opgelopen in het uitwisselen van medicatieschema s tussen de verschillende actoren. Bovendien bleken de EMD-ontwikkelaars, en zeker in de beginfase ook de andere softwarepakketten veel technische moeilijkheden te ondervinden om enerzijds een vlotte connectie met het ehealth-platform mogelijk te maken, anderzijds om een werkbaar schema ter beschikking te stellen. Dit leidde tot een hele reeks fouten in de opgeladen medicatieschema s. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaal? De algemene doelstellingen werden niet gehaald Specifieke doelstellingen Beschikbaarheid gegevens Objectief: Aantal medicatieschema zichtbaar in de wachtpost is meer dan 90% Indicatoren: Medicatieschema s oproepbaar in wachtpost (doel: bij alle 30 patiënten) De connectie tussen de wachtpostsoftware en Vitalink is slechts in experimentele omstandigheden tot stand kunnen gebracht worden. We hebben niet de mogelijkheid gehad om dit op de opgeladen medicatieschema s uit te testen. Conclusie: De specifieke doelstellingen werden niet gehaald. Samenwerking Objectief: Inbreng van 20 huisartsen en 30 apothekers Indicator: Aantal huisartsen en apothekers in duo Objectief: Minimaal 10 cases waarin VPK betrokken is bij medicatieschema Indicator: Registratie van cases door VPK Conclusie: De samenwerking tussen de verschillende actoren was prima ; de kwaliteit van de EMDsoftware liet niet toe om voldoende medicatieschema s op te laden die door 2 of meer partijen konden gebruikt worden. Er zijn slechts een beperkt aantal medicatieschema s die door meer dan één zorgverstrekker konden bekeken worden VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

13 3.6.3 Algemene evaluatie van het project Planning De planning is niet kunnen gevolgd worden, door het achterblijven van de EMD-aanpassingen. De richtlijnen voor visualisatie en ingave werden slechts in de loop van het project op punt gesteld, en werden onvoldoende geïmplementeerd in de softwaretoepassingen. De nieuwe versie van het cookbook was dan ook maar beschikbaar begin augustus Bovendien blijkt het omzetten van deze richtlijnen in bruikbare EMD-aanpassingen nog bemoeilijkt te worden door het ontbreken van een aantal nodige Kmehr standaarden. Middelen We hebben het aantal vergaderuren ( en voor een deel ook de verplaatsingen die gemaakt werden ) opgelijst. In bijlage vindt u een Excel file met ( nog verre van volledige) gegevens. Het is wel duidelijk dat het niet de hoeveelheid middelen, maar wel de inzet van de stuurgroep en de zorgverleners geweest, is die dit project hebben gedragen. Enkele cijfers ( en deze zijn een stevige onderschatting, omdat niet alle stuurgroepleden hun inbreng hebben genoteerd): 143 uren vergadertijd, wanneer we dit vermenigvuldigen met het aantal aanwezigen op die vergaderingen komen we aan 552 uren vergaderen voor de leden van de stuurgroep samen. Projectleider Leo Geudens legde ongeveer 3000 km af (met auto of met trein) om al die vergaderingen bij te wonen. Bovendien was hij buiten die vergaderingen -gedurende de voorbije (bijna) twee jaren ook gemiddeld 4.12 uur/week bezig met (administratief) thuiswerk rond Vitalink ( 398 uren in totaal). Samenwerking, organen en structuur De samenwerking tussen de verschillende leden van de stuurgroep was optimaal. Zelden een groep mensen gezien die in dergelijke moeilijke omstandigheden toch gemotiveerd en enthousiast bleef samenwerken. Communicatie De communicatie binnen de stuurgroep, met de verschillende zorgverstrekkers, met de andere pilootprojecten en met Vitalink zelf is prima verlopen. De communicatie met de softwareontwikkelaars is vanaf het begin moeilijker geweest. Vooral met de EMD-ontwikkelaars was dit ondermaats, vanaf het moment dat het duidelijk werd dat zij er met de resources die zij daarvoor hadden voorzien, geen volwaardige integratie in Vitalink zouden kunnen bewerkstelligen. Gedane beloften werden zeer laattijdig of niet nagekomen. Vitalink is duidelijk geen prioriteit voor hen. Door de aanslepende problemen met de software en het ontbreken van respons van andere zorgverstrekkers hebben een aantal gebruikers in de loop van het project afgehaakt. Ik ben ook verschillende malen Vitalink gaan voorstellen op allerhande symposia en congressen. Ik heb moeten ervaren dat Vitalink voor de meeste toehoorders ( huisartsen, specialisten, zorgtrajectpromotoren,.) nog een (heel) ver-van-mijn-bed-show is. Maar tegelijkertijd heb ik op verschillende plaatsen ook verzuchtingen gehoord om over een platform als Vitalink te kunnen beschikken, om allerhande projecten rond multidisciplinaire communicatie te kunnen opzetten VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

14 Opleiding Aan de hand van de informatie die we in de kick off hebben kunnen bezorgen en via telefonische hulplijnen en enkele bezoeken ter plaatse is dit eigenlijk zonder problemen verlopen, met uitzondering natuurlijk van de voor ons onoplosbare software problemen. Een aantal van de problemen was gelinkt aan de hardware- of het besturingssysteem dat de gebruikers hanteerden ( MAC gebruikers, installatie van kaartlezers op oudere Windows systemen) Overzicht producenten van software voor productie-omgeving Vitalink De ervaring die we tijdens het pilootproject hebben opgedaan, laat ons niet toe om definitief te besluiten welke software-toepassingen een correct medicatieschema kunnen produceren, opladen naar en inlezen vanuit Vitalink. Zonder verlenging van de testperiode is het onmogelijk om het medicatieschema in productie te stellen. Tijdens deze verlengde testperiode moeten voldoende schema s tussen verschillende zorgverstrekkers kunnen uitgewisseld worden, om een correcte evaluatie mogelijk te maken. Volgende toepassingen kunnen verder gebruikt worden in een nieuwe testfase, maar ook hier zijn nog aanpassingen nodig conform aan de richtlijnen voor visualisatie en ingave Medidoc Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ViaNova Care4nurse Adem WGK AFDA (Antwerpen) HealthConnect Health one : de huidige versie laat niet toe om deze applicatie te gebruiken, ook niet in testomstandigheden. De geproduceerde medicatieschema s verminken de schema s die door de toepassingen van andere zorgverleners worden geproduceerd. NB. In de patiëntenviewer van HealthConnect dook een probleem op met het visualiseren van discontinue medicatieschema s. De oorzaak waarom in de patiënten viewer dit als dusdanig getoond is het gebruik van frequency als onderdeel van het Kmehr bericht. Wanneer dit niet aanwezig is, zou alles volgens verwachting getoond worden. Om niet te wachten op een definitieve oplossing zorgt HC er nu voor dat de interne logica van de patiënten viewer wordt aangepast (waarschijnlijk zoals ook anderen dit doen): Indien er een <frequency> (dagelijks) aanwezig is, tezamen met <daynumber> als regimen wordt de frequency niet gebruikt om het gedefinieerde regimen te herhalen (volgens het gedefinieerde dagelijkse ritme). Het patroon bepaalt m.b.v. <daynumber> wordt dan gebruikt. Dit is een voorlopige oplossing, die op dit ogenblik de beste kansen biedt om vooruit te gaan VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

15 3.6.5 Aandachtspunten Het ontbreken van een universele connector voor de verschillende e-toepassingen die op de zorgverleners afkomen. Dit maakt het voor de softwareontwikkelaars bijzonder moeilijk om deze applicaties correct te integreren in hun pakketten. De nog steeds te ingewikkelde manieren om de basisdiensten van ehealth te kunnen gebruiken, met name een certificaat te bekomen of te vernieuwen ( gebeurt nu meestal door een of andere helpdesk en dit is vaak betalend voor de zorgverstrekkers ) certificaten te bekomen voor instellingen zoals wachtpost of preventiecentrum in Turnhout, zodat deze ook kunnen gebruik maken van Vitalink en de ehealthboxen een informed consent aan te maken ( is zware belasting voor zorgverlener, eventueel kunnen de mutualiteiten deze dienstverlening op zich nemen) een therapeutische relatie aan te maken ( inzonderheid voor verpleegkundigen op huisbezoek) patiënten met een vreemde nationaliteit hebben geen toegang tot de basisdiensten therapeutische relatie gekoppeld aan GMD: niet werkzaam binnen groepspraktijken Het taalgebruik op de websites van ehealth: hier moet dringend een communicatiedeskundige zijn/haar licht over laten schijnen Het gebrek aan impact van VAZG en van de pilootgroepen op de softwareproducenten Het gebrek aan organisatie en middelen binnen Domus Medica om als koepelorganisatie haar rol te kunnen opnemen. Domus Medica beschikt over de kennis om dit te doen, maar niet over de middelen. De representatieve artsensyndicaten hebben wel de middelen maar niet de knowhow Lessons learned Waar we vertrokken zijn met het idee dat de problemen zich vooral zouden situeren bij de zorgverleners ( onvoldoende interesse, problemen om voldoende kandidaten te vinden), hebben we vastgesteld dat het uiteindelijk de softwareproducenten zijn, die moeilijkheden hebben ondervonden om een goede integratie te maken. Voor enkelen was Vitalink bovendien duidelijk geen prioriteit. We hebben ook vastgesteld dat er geen middelen voorhanden waren om deze softwareontwikkelaars te overtuigen om toch de nodige aanpassingen te doen. We hadden noch financiële argumenten, noch impact via labelingscriteria of wat dan ook. Een voor de hand liggende conclusie aan de hand van de opgedane ervaringen - is mijns inziens dan ook dat de ICT-werkgroep gezien de beperkte middelen een te ambitieuze keuze heeft gemaakt door het medicatieschema te selecteren voor het pilootproject Eigenlijk beschouwde de werkgroep dit medicatieschema als een opstapje naar de SUMEHR. Hier is toentertijd onvoldoende over nagedacht: in de SUMEHR is wel een actuele medicatielijst opgenomen, maar dit is absoluut niet te vergelijken met een medicatieschema zoals de pilootgroepen dit NU voor ogen hebben. Het inzicht hierin is tijdens het project progressief duidelijker geworden (zie bv. de richtlijnen omtrent ingave en visualisatie). Vermoedelijk hebben ook de EMD-producenten dit onderscheid pas laattijdig opgemerkt, en werden de nodige aanpassingen in hun pakketten daardoor ook onderschat. De bestaande voorschrijfmodules in de EMD s zijn niet geschikt om een uitgebreid medicatieschema te produceren, en zeker niet om gestructureerde data uit andere toepassingen op een volwaardige manier te integreren in het dossier VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

16 Waarschijnlijk had een eenvoudiger opdracht voor het pilootproject ( vb. het uitwisselen van een aantal gestructureerde parameters in het kader van de zorgtrajecten), veel minder problemen opgeleverd en evengoed de mogelijkheden van Vitalink als communicatieplatform kunnen aantonen. Een andere voor de hand liggende conclusie is dat er dringend werk moet gemaakt worden van mechanismen om huisartsen eindelijk moderne, performante EMD-software ter beschikking te stellen. Er zijn té veel EMD s, de versnippering op de markt is veel te groot waardoor zelfs de grootste producenten niet over de nodige middelen beschikken om broodnodige aanpassingen tijdig te realiseren. Het huidige systeem van labeling van EMD s is een voorbeeld van hoe het niet moet: die beantwoordt noch aan de noden van de actuele gezondheidszorg, noch aan de noden van de gebruikers. Deze labeling focust op het voldoen in labo-omstandigheden aan de criteria, en helemaal niet op de outcome: het daadwerkelijk gebruik van het EMD tijdens de consultatie. Deze labeling loopt enkele jaren achter op de evoluties op het terrein, waar deze eigenlijk proactief zou moeten anticiperen op die ontwikkelingen: het actieplan voor de informatisering van de gezondheidszorg zet hiervoor de bakens uit VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

17 3.7 Conclusie Conclusie: Heeft het pilootproject zijn vooropgestelde business case kunnen uitvoeren en werden de doelstellingen gehaald? Het pilootproject heeft zijn vooropgestelde business case niet kunnen uitvoeren en de doelstellingen werden niet gehaald. Hebben de gebruikers binnen het pilootproject voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn? De gebruikers binnen het pilootproject hebben niet voldoende vertrouwen dat de uitgewisselde gegevens correct zijn: het risico op mogelijk levensbedreigende fouten hypothekeert de uitrol Andere conclusies zijn: - Vitalink als communicatieplatform werkt naar behoren - de zorgverleners blijven overtuigd van de unieke waarde van het project, en vragen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat het Vitalink-project toch kan worden voortgezet. -Het project medicatieschema heeft een verlenging van de testperiode nodig. Hiervoor dient voldoende budget vrijgemaakt te worden. -Andere toepassingen ( Vaccinnet, Sumehr, nieuwe applicaties) kunnen parallel worden opgestart. -het medicatieschema dient vooral in de EMD s van de huisartsen beter geïntegreerd te worden, aan de hand van de richtlijnen voor ingave en visualisatie van de multidisciplinaire werkgroep, zodat een vlotte bi directionele uitwisseling met de toepassingen van andere actoren mogelijk wordt. 3.8 Vervolgacties Bij het opstarten van nieuwe projecten dient er goed te worden nagedacht ( in samenwerking met de koepelorganisaties die over de knowhow beschikken) om op zoveel mogelijk problemen te kunnen anticiperen. Ook dient er goed nagedacht te worden over de financiële implicaties van het project voor alle actoren. 1. Voor het project medicatieschema : verlenging van de testfase aan de hand van duidelijke richtlijnen omtrent standaarden ( ingave en visualisatie). Hiervoor dient voldoende technische ondersteuning en budget voorzien te worden 2. Vaccinnet kan naar Vitalink worden getransplanteerd om brede toepassing op het terrein te forceren. Ook hier is een betere integratie in de eindgebruikerssoftware noodzakelijk. 3. Sumehr is in theorie een aantrekkelijk project, maar de meeste artsenpakketten zijn te weinig stringent naar registratie ( codering) en structurering om een behoorlijk Sumehr te kunnen produceren. Huisartsen hebben hier nog een belangrijke weg af te leggen VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

18 Onderstaande actoren dienen deze acties te realiseren: 1. De overheid dient voldoende middelen vrij te maken voor het realiseren van het project: vrijwilligerswerk heeft grenzen 2. De overheid dient te zoeken naar incentives om zorgverstrekkers die betrouwbare gegevens ter beschikking stellen te belonen : vb. koppeling met automatische verlenging van het GMD, voor huisartsen koppeling met Mycarenet wat toelaat om optie derdebetaler eenvoudig af te handelen 3. De koepelorganisaties van de verschillende zorgverstrekkers dienen betrokken te worden bij de promotie en de verdere uitrol van ehealth en bijzonder in de onderhandelingen met de softwareleveranciers. Deze organisaties moeten hiervoor voldoende middelen krijgen: zo niet zullen ze op dezelfde obstakels stuiten als de pilootprojecten. Bovenstaande acties dienen binnen de volgende termijnen gerealiseerd te worden: 1. de tijdstabel zoals die in actieplan werd vastgesteld geeft de richtlijnen aan 2. ter beschikking stellen van universele connector : 3 maanden 3. ehealth: vlottere beschikbaarheid van de ehealth basisdiensten: 3 maanden 4. ehealth: opname van Vitalink in de homologatiecriteria voor labeling : 12 maanden 5. VAZG verlenging project medicatieschema : 12 maanden, mits voldoende ondersteuning van softwarehuizen en zorgverleners ( evt. met IWT ondersteuning) VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

19 4 EVALUATIE VITALINK PILOOTPROJECT LIMBURG MEDICATIESCHEMA 4.1 Business case Vitalink, een initiatief van de Vlaamse Overheid en een nieuw elektronisch platform voor het delen van gegevens in de zorg- en welzijnssector, wordt vanaf dit najaar onderworpen aan 4 pilootprojecten. Het Vitalink pilootproject Limburg Medicatieschema bouwt voort op een bestaand project rond het gebruik van het papieren medicatieschema. Zo n 100-tal patiënten uit Zuidoost-Limburg, die minstens 3 geneesmiddelen innemen worden betrokken bij het project. Wat betreft de eerstelijnszorgverleners is er een samenwerking met het LMN Zuidoost-Limburg en de huisartsen (software Cegeka/Pro_doc en Corilus/Medidoc), apothekers (software Farmad, Corilus, Officinal, Escapo), thuisverpleegkundigen (Wit-Gele Kruis met software Vlaams Diensten Centrum; VP groep met software Jpl solutions) en verzorgenden (Familiehulp en Landelijke Thuiszorg) in de regio s Riemst, Bilzen, Hoeselt en Tongeren. De patiënt wordt vertegenwoordigd door het Vlaams Patiënten Platform. Cubigo zal een viewer ontwikkelen voor de patiënt via het Cubigo platform. Om het draagvlak te vergroten wordt ook de tweede lijn betrokken bij het project, met name het AZ Vesalius te Tongeren. Het pilootproject wordt wetenschappelijk ondersteund door de Universiteit Hasselt en de Provinciale Hogeschool Limburg. Projectcoördinatie gebeurt door het Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond (KLAV) nl. dr. lic. Leen Hulshagen en ing. Jan Lenie. Er werden 3 belangrijke doelstellingen geformuleerd in het project. Vooreerst is het de bedoeling een eenduidig, volledig en actueel medicatieschema ter beschikking te stellen voor patiënten en zorgactoren ter verbetering van patiëntveiligheid. Daarnaast zullen alle eerstelijnszorgactoren betrokken worden om het elektronisch medicatieschema bij contact met de patiënt te actualiseren en zo de onderlinge communicatie te verbeteren. Tenslotte zullen op een wetenschappelijke manier zowel de valkuilen van implementatie, de onderlinge communicatie als de verbetering van de patiëntenzorg bestudeerd worden. De experimentele fase van het project start in het najaar van 2012 en loopt gedurende 6 maanden. Metingen zullen hoofdzakelijk gebeuren aan de hand van enquêtes voor zorgverlener en patiënt. De zorg van de patiënt staat centraal en de patiënt zal in het project steeds een medicatiemapje krijgen met een uitprint van het actuele en verstaanbaar medicatieschema. ICT-spelers voorzien technologie/software, maar het zijn de patiënten en zorgverstrekkers in het werkveld die zullen participeren/testen in het project VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

20 4.2 Doelstellingen Algemene doelstellingen De algemene doelstellingen van dit project zijn: 1. het implementeren van een eenduidig, volledig en actueel medicatieschema ter verbetering van de patiëntveiligheid. De patiënt krijgt, samen met zijn zorgactoren, toegang tot het medicatieschema ter ondersteuning van zijn behandeling (doelstelling 1). 2. Alle eerstelijns zorgactoren, zijnde de apothekers, huisartsen, verpleegkundigen en verzorgenden, worden betrokken om dit elektronisch medicatieschema bij contact met de patiënt te actualiseren met mogelijks een communicatie verbetering tot gevolg (doelstelling 2). 3. Op een wetenschappelijke manier worden zowel de valkuilen van de implementatie, de communicatie als de verbetering van de patiëntenzorg bestudeerd (doelstelling 3) Specifieke doelstellingen De algemene doelstellingen werden onderverdeeld in specifieke doelstellingen. Doelstelling 1 Om deze 1ste doelstelling te bereiken, werden een aantal deeldoelstellingen geformuleerd. Na de officiële bekendmaking van de selectiebeslissing zal de stuurgroep samengeroepen worden om een plan van aanpak te bespreken en wordt er een oproep gedaan aan betrokken zorgverleners om medicatieschema s aan te leveren waarmee testsets zullen gemaakt worden. Vervolgens zullen testscenario s gemaakt worden in de werkgroep ICT. Een lay-out van een medicatieschema zal vastgelegd worden in samenspraak met zorgverleners en patiënt. Oplaadbaarheid, aanpasbaarheid en opvraagbaarheid zal per software pakket vervolgens uitgetest worden naar het Vitalink platform. Daarna zal de uitwisselbaarheid tussen verschillende software pakketten nagegaan worden. Voor aanvang van het eigenlijke project zal nagegaan worden of testscenario s correct worden uitgevoerd. In kader van de 1ste doelstelling, zal er, tijdens het project, een inventarisatie van falende processen naar Vitalink gebeuren. Hiervoor zullen het aantal updates en raadplegingen die slagen en niet slagen, gemeten worden (1ste, 2de en 3de lijn). Voor de processen die niet lukken, wordt er een klassering gemaakt tussen conflict (er bestaat reeds een medicatieschema op het platform), communicatiefout ( dit is een time-out, het platform is even niet operationeel), probleem therapeutische relatie en de melding dat er geen medicatieschema is. Deze laatste melding kan terecht of onterecht zijn. Bij onterechte meldingen wordt dit onderzocht. Bovendien zullen het aantal contactmomenten en contactmomenten waarop er kwaliteitsverbeteringen aangebracht zijn per type zorgverlener, gemeten worden. Aangezien een apotheker een duidelijke meerwaarde betekent voor het medicatiegebruik en medicatieschema, zullen voornoemde metingen ook gebeuren specifiek voor de apothekers. Ook zal er gemeten worden hoeveel validaties er voor een patiënt noodzakelijk en niet noodzakelijk zijn. Hierbij zal ook gemeten worden hoeveel keren een contactname met de arts gebeurt door een apotheker, verpleegkundige of verzorgende. Vervolgens zal er nagegaan of een validatie al dan niet gebeurt. Tijdsduur van openstaan van validatie zal ook geanalyseerd worden. Hierbij zal ook gemeten worden of een validatie dan gepaard gaat met al dan niet een wijziging in een medicatieschema. Ook zal nagegaan en gemeten worden welk type zorgverlener per patiënt een medicatieschema opstart Bovendien zal er gemeten worden per patiënt hoeveel 1ste uitgifte begeleidingen plaatsvinden bij de apotheken VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

21 Omdat de patiënt toegang krijgt tot het medicatieschema (verstaanbaar en uniform voor alle patiënten), zullen per patiënt het aantal afdrukken per contactmoment met apotheken en artsen gemeten worden. Ook zal de elektronische toegankelijkheid voor de patiënt naar het medicatieschema nagegaan worden. Tenslotte is het ook belangrijk de patiënt een verstaanbaar medicatieschema aan te bieden. Hiervoor zullen er metingen naar usability/ bruikbaarheid gebeuren bij patiënten en zorgverleners. Omdat er papieren versies van het medicatieschema in omloop zullen zijn, zal de al dan niet overeenkomst gemeten worden met de elektronische versie op het platform door de zorgverlener. Aangezien de patiënt gesensibiliseerd wordt zijn medicatiemapje mee te nemen bij elk contact met een zorgverlener, kan dit geanalyseerd worden. Ook zal de snelheid van opvraagbaarheid en oplaadbaarheid van medicatieschema s nagegaan worden. Eventuele uitschieters (> 3 seconden) zullen onderzocht worden. Bovendien zal de volledigheid van medicatieschema s nagegaan worden bij patiënt en zorgverlener. Er zal bestudeerd worden of alle velden van een medicatieschema correct en met relevante informatie al dan niet worden ingevuld. Doelstelling 2 Specifiek voor de 2de doelstelling zal de multidisciplinaire samenwerking gemeten worden. Hiervoor zal per patiënt het totaal aantal zorgverleners en het aantal type zorgverleners gemeten worden. Bovendien zal nagegaan worden hoeveel raadplegingen per type zorgverlener per patiënt gebeuren. Doelstelling Partners Tenslotte zal voor de 3de doelstelling, zoals reeds vermeld, een lay-out van medicatieschema voor patiënt vastgelegd worden in samenspraak met zorgverleners en patiënt. Bruikbaarheid en verstaanbaarheid voor de patiënt en verzorgende is belangrijk. Tijdens het project zal de efficiënte van samenwerking gemeten worden. Aangezien elke zorgverlener zijn verantwoordelijkheid wil nemen, zou er een probleem kunnen zijn dat overlap tussen verschillende verantwoordelijkheden eventueel kan leiden tot een negatief effect op teameffectiviteit. Belangrijk zal ook zijn, in het kader van de 3de doelstelling, belasting van administratie te meten bij elk type zorgactor (1 ste en 2de lijn). Specifiek voor de patiënt en zorgverleners zal de algemene tevredenheid voor en na het project vergeleken worden alsook bij de patiënt de therapietrouw gemeten worden. Ook zal de tevredenheid rond geneesmiddelenbezorgdienst aan de patiënt door de apotheker onderzocht worden. Actoren in de zorg: Artsen LMN Zuidoost-Limburg Apothekers KLAV Verpleegkundigen (WGK en VP groep) Verzorgenden (Familiehulp en Landelijke Thuiszorg) Ziekenhuis (AZ Vesalius) Producenten van software Pro_doc (CEGEKA) Corilus Medidoc VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

22 Farmad Corilus Pharmawin Officinall VDC JPL solutions Familiehulp CUBIGO Zorggebruikers Patiënten (Vlaams Patiënten Platform (VPP) en Limburgs Platform voor Zelfhulp en Ontmoetingsgroepen (LPZO)) Kennisinstellingen: UHasselt PHL Andere: Listel 4.4 Gebruikers Opmerking: Alhoewel wij kunnen nagaan of Vitalink succesvol geïnstalleerd werd bij de zorggebruikers, kunnen we nooit zeker zijn of Vitalink gebruikt wordt en er uitwisseling is. Doelgroep Aantal gebruikers mrt apr mei juni juli aug sep Actoren in de zorg Huisartsen Medidoc ProDoc Apothekers Corilus Pharmawin Farmad Twin Officinal ViaNova Verpleegkundigen Care4nurse 1 0 Voorzieningen WGK Limburg x x x x x x x Familiehulp x x x x x x x Zorggebruikers (patiënten) Cubigo Totaal aantal gebruikers VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema

23 4.5 Evaluatie Algemene doelstellingen Doelstelling 1 Implementeren van een eenduidig, actueel medicatieschema ter verbetering van patiëntveiligheid. Conclusie: In welke mate werden de algemene doelstellingen van dit pilootproject gehaald. Het platform Vitalink kan eenduidigheid niet afdwingen en ons pilootproject is dus afhankelijk van de implementatie door de softwareleveranciers. Ons pilootproject heeft inspanningen geleverd omtrent het bekomen van een eenduidig medicatieschema. Er werden richtlijnen opgesteld voor de visualisatie van de patiënten lay-out. In het pilootproject werd er een uniform medicatieschema voor de patiënt gehanteerd hetgeen ook met het VPP werd overeen gekomen. Er werden 2 acceptatietesten (11/12/2012, 18/12/2012) en, specifiek voor ons pilootproject, 1 piloottest (19/03/2013) georganiseerd. Bovendien werd er een testperiode voorzien voor uitrol van het pilootproject Limburg. Voordat de uitrol startte, vond er een evaluatievergadering plaats (26/03/2013) om de problematieken te bespreken die dan vervolgens naar de softwarehuizen werden gecommuniceerd De eenduidigheid van een medicatieschema blijft echter een belangrijk aandachtspunt voor ons pilootproject: Bij het begin van het project ontbraken richtlijnen voor de interpretatie van het medicatieschema. In het Vitalink project werden we geconfronteerd met verschillende partijen en software leveranciers voor dezelfde beroepsgroepen. Deze dienden dezelfde interpretatie van het medicatieschema te maken. Dit bleek moeilijk te zijn. Hiertoe zijn een aantal oplossingen. Een oplossing zou kunnen zijn dat de interpretatie van het medicatieschema voor de patiënten lay-out door een centrale interpretatie-service of connector gebeurt waardoor de eenduidigheid verhoogt. Het invullen van een medicatieschema is niet overzichtelijk en moeilijk (welke velden gebruiken, volgorde van velden die aangeklikt moeten worden). Er dienen nog meer ingaverichtlijnen voor de softwareleveranciers / zorgverleners opgesteld te worden om het medicatieschema/vitalink correct en zo eenduidig mogelijk te gebruiken. Bij het vaststellen van een interpretatie probleem op een medicatieschema is het zeer moeilijk, onmogelijk te detecteren of dit aan een foute ingave door de zorgverlener of aan de interpretatie van de opvrager ligt (bv. patiënt kijkt naar zijn medicatieschema via de viewer en detecteert fouten). Indien er een centrale interpretatie-service voorzien is, kan deze evaluatie wel gebeuren. De gegevens voor een medicatieschema moeten vanuit het Elektronisch Medisch Dossier en het Lokaal Farmaceutisch Dossier getransponeerd worden. Dubbele ingave moet vermeden worden (in 2 richtingen) en betere integratie in de software is noodzakelijk. In het begin van het project werden er wijzigingen aan de kmehr gevraagd maar dit bleek geen optie te zijn. Om de eenduidigheid van het medicatieschema te verbeteren zijn er op het einde van het project opnieuw een aantal wijzigingen aan de kmehr standaard voorgesteld. Deze wijzigingen zijn echter nog in bespreking. Er moet kunnen gegarandeerd worden dat de release van een nieuwe kmehr versie voor de zorgverlener naadloos kan gebeuren. Er dient vastgelegd te worden hoe het proces voor de invoering van de nieuwe kmehr versie zal verlopen, zodat dit niet tot blokkeringen voor de zorgverstrekker kan leiden. Dit houdt volgens ons in dat de release van een nieuwe kmehr VITALINK Evaluatie pilootproject Vitalink Medicatieschema