Stappenplan certificering van de MVO Prestatieladder en de CO 2 -Prestatieladder. Datum: Versie: 02

Transcriptie

1 Stappenplan certificering van de MVO Prestatieladder en de CO 2 -Prestatieladder Datum: Versie: 02 Opgesteld door: ing. N.G. van Moerkerk

2 Inhoudsopgave Opbouw niveaus van de MVO Prestatieladder 3 Opbouw niveaus van de CO 2 -Prestatieladder 3 Stappenplan CO 2 -Prestatieladder 4 Stappenplan MVO Prestatieladder 8 Planning 13 Kosten 13 2 / 13

3 Opbouw niveaus van de MVO Prestatieladder: Opstapniveau 1: de organisatie betrekt directe stakeholders bij de organisatie, heeft een nulmeting uitgevoerd en heeft vastgelegd hoe haar MVO-beleid door te ontwikkelen naar niveau 3. Opstapniveau 2: de organisatie betrekt directe stakeholders en hen die betrokken zijn bij uitvoering en is aantoonbaar bezig met het implementeren en borgen van haar MVO-beleid met als doel niveau 3 te bereiken. Niveau 3: dit niveau staat voor het algemeen haalbare voor ieder bedrijf in de branche. De organisatie betrekt ook indirecte stakeholders en beschikt over een gecertificeerd managementsysteem, gebaseerd op minimaal één van de certificatienormen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO of SA Niveau 4: de organisatie heeft in samenspraak met stakeholders brancheoverstijgende doelen geformuleerd en neemt haar verantwoordelijkheid in de keten. Niveau 5: De organisatie bepaalt in overleg met stakeholders hoe haar MVO-doelen verder aan te scherpen en uit te voeren om zich continu te blijven ontwikkelen op MVO-gebied. Een MVO-verslag (extern geverifieerd conform GRI op minimaal niveau B+) en twee gecertificeerde managementsysteem (gebaseerd op minimaal één van de certificatienormen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO of SA 8000) zijn onderdeel van niveau 5. Opbouw niveaus van de CO2-Prestatieladder: Niveau 1, 2 en 3: Het eigen CO2-huis op orde: Deze eerste niveaus van de ladder leiden tot de carbon footprint (scope 1 en 2) van het bedrijf en zijn projecten met reductiedoelstellingen en de nodige interne en externe communicatie en een actieve rol in de sector of keten. Een en ander is gebaseerd op onderzoek inzake eigen energieverbruik met maakbare doelstellingen voor reductie. Met name op niveau 3 en hoger is het extern communiceren een vereiste voor een doeltreffende werking van de ladder binnen de sector en daarbuiten. De blijvende toegankelijkheid van de gepubliceerde informatie verdient expliciete aandacht. Niveau 4: Samen met en voor de sector en/of branche In aanvulling op het inzicht op niveau 3 en lager in de scope 1 en 2 emissies worden op niveau 4 ook scope 3 emissies betrokken. Het karakteristieke van niveau 4 zit hem in innovatieve initiatieven en resultaten voor CO2-bewust handelen en reductie van indirecte emissies, scope 3 gerelateerd. Een en ander op basis van de waardeketengedachte, het innovatieve (nieuwe kennis en inzichten), het samen bijdragen aan reductie; het initiatief nemen/participeren, het bedrijfsgrensoverschrijdend sectoraal denken, het open karakter, de dialoog met de buitenwereld etc. wat in alle aspecten op dit niveau beleidsmatig en planmatig ingevuld moet zijn. Niveau 5: Op maatschappelijk (landelijk) niveau: Met name op dit niveau krijgen de CO2-prestaties een maatschappelijke betekenis: eigen aanbieders doen mee, publiekelijk commitment, samenwerking met GO en/of NGO, bereiken van gestelde doelen etc. 3 / 13

4 In dit stappenplan is als uitgangspunt niveau 2 van zowel de CO 2 - als de MVO Prestatieladder aangehouden. De te volgen procedures met betrekking tot de beide certificeringen vergen onderling een andere aanpak en zijn onderstaand omschreven. De CO 2 -Prestatieladder Het plan van aanpak voor de CO 2 -Prestatieladder bestaat uit 4 fasen. In deze 4 fasen worden de vier stappen van de CO 2 -Prestatieladder behandeld. De 4 stappen zijn: - Invalshoek A, inzicht - Invalshoek B, reductie - Invalshoek C, transparantie - Invalshoek D, participatie De vier stappen voor het begeleiden van de certificering zijn: FASE 1 In de voorbereidingsfase wordt er een startgesprek georganiseerd om te bekijken welke gegevens noodzakelijk zijn voor het invullen van het GHG protocol conform de ISO (invalshoek A). Emissie-inventaris scope 1 & 2 CO 2 -emissies Er dient een emissie-inventaris op basis van het GHG protocol opgesteld te worden. Hierbij worden de scope 1 & 2 CO 2 emissies in kaart gebracht. Opdrachtgever: verkrijgt alle uitstootgegevens van de organisatie/het bedrijf. Hierbij wordt de opdrachtgever begeleid door Mandèl. Mandèl: begeleid de opdrachtgever bij het verkrijgen van alle uitstootgegevens. Mandèl stelt een concept versie op van de CO 2 -emissies volgens het GHG protocol. 4 / 13

5 FASE 2 De eerste CO 2 - emissies zijn verwerkt. Hierdoor kunnen de eerste analyses gemaakt worden voor de reductie doelstellingen (invalshoek B). Tevens wordt een energie management programma opgesteld (invalshoek B). Er wordt gestart met het opstellen van een communicatieplan (invalshoek C). Formulering reductiedoelstellingen Doelstellingen voor de reductie dienen te worden geformuleerd volgens het principe van continue verbetering (Deming cirkel). Opdrachtgever: controleert de doelstellingen van Mandèl en draagt eventueel zelf doelstellingen aan. Mandèl: stelt een aantal voorstellen op voor de opdrachtgever. Deze worden besproken met De pdrachtgever en daaruit volgen een aantal definitieve doelstellingen welke uitgewerkt worden in de procedures. Start opzet communicatieplan Er dient structureel in- en extern te worden gecommuniceerd over de emissie-inventaris en de reductiedoelstellingen. Opdrachtgever: beoordeelt het communicatieplan en draagt het communicatieplan uit binnen de organisatie en zorgt voor een goede uitvoering. Mandèl: stelt een communicatieplan op voor de communicatie over de emissie-inventaris als de reductie doelstellingen. Aanvulling emissie-inventaris De concept versie van de emissie-inventaris wordt verder uitgewerkt op basis van nieuw verkregen informatie. Opdrachtgever: levert gedurende het proces nieuwe informatie voor de emissie-inventaris. Mandèl: verwerkt de gegevens in de inventaris en beoordeeld de inventaris op volledigheid. 5 / 13

6 FASE 3 De emissie-inventaris wordt definitief gemaakt en er wordt gekeken wat de mogelijkheden zijn voor het passief deelnemen aan minimaal één initiatief dat in belangrijke mate verband houdt met de projectenportefeuille(invalshoek D). Aanvulling emissie-inventaris De emissie-inventaris wordt gereed gemaakt. Opdrachtgever: levert de laatste informatie aan voor de emissie-inventaris. Mandèl: verwerkt de informatie in de inventaris en maakt de emissie-inventaris compleet. Reductiedoelstellingen De reductiedoelstellingen worden definitief gemaakt. Opdrachtgever: controleert de definitieve doelstellingen en keurt ze goed. Tevens draagt de opdrachtgever de doelstellingen uit, zowel in- als extern. Mandèl: maakt de doelstellingen in samenspraak met de opdrachtgever definitief en neemt deze op in het energie management programma. Initiatieven in ontwikkelingsprojecten De organisatie dient aan minimaal één initiatief dat in belangrijke mate verband houdt met de projectenportefeuille passief deel te nemen. Opdrachtgever: levert zelf initiatieven aan of neemt reeds deel aan projecten. Tevens communiceert men hierover middels het opgestelde communicatieplan. Mandèl: stelt een aantal voorstellen op voor De opdrachtgever. Deze worden besproken met De opdrachtgever en daaruit volgen een aantal definitieve initiatieven die uitgewerkt worden. 6 / 13

7 FASE 4 Alle documenten voor de certificering van de CO 2 -Prestatieladder zijn gereed gemaakt voor certificering. Initiatieven in ontwikkelingsprojecten De definitieve initiatieven zijn uitgewerkt en verwerkt in zowel het communicatieplan als het energie management programma. Opdrachtgever: controleert de geformuleerde initiatieven en laat ze goedkeuren door de directie. Mandèl: neemt de definitieve initiatieven op in het communicatieplan en het energie management programma. Het communicatieplan Alle definitieve documenten en procedures worden opgenomen in het communicatie plan en deze wordt definitief gemaakt voor certificering. Opdrachtgever: beoordeelt het communicatieplan en zorgt voor een juiste naleving, zowel in- als extern. Mandèl: maakt het communicatieplan definitief voor certificering. Het energie management programma Alle gegevens zijn verwerkt in het energie management programma zodat deze gereed is voor certificering. Opdrachtgever: beoordeelt het energie management programma. Tevens zorgt De opdrachtgever voor een juiste implementatie van het programma binnen Het bedrijf/de organisatie. Mandèl: maakt het energie management programma definitief en gereed voor certificering. 7 / 13

8 De MVO Prestatieladder Het plan van aanpak voor de MVO Prestatieladder bestaat uit 4 fasen, te weten: FASE 1 In de voorbereidingsfase wordt er een startgesprek georganiseerd waarbij een afgevaardigde van Human Resources en een KAM medewerker (samen stuurgroep MVO) aanwezig dienen te zijn. De volgende stappen dienen te worden genomen: 1. Verklaring van de directie Een getekende verklaring van de directie over de entiteiten met NAW gegevens, KVK registratie en de aard van de activiteiten dient opgenomen te worden in het MVO managementsysteem. Mandèl: stelt de verklaring op en neemt de getekende versie op in het MVO managementsysteem. Opdrachtgever: levert de NAW gegevens, de KVK registratie en de aard van de activiteiten aan en zorgt voor een getekende verklaring. 2. Aanstellen projectleider De directie stelt één van de directieleden formeel aan tot projectleider. Opdrachtgever: stelt formeel de projectleider aan. Mandèl: neemt de getekende procedure op in het MVO managementsysteem. 4. Op te stellen procedures: Er dienen een aantal procedures opgesteld te worden ten behoeve van: - het managen van de betrokkenheid van de stakeholders; - het managen van de MVO indicatoren; - het managen van de publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholderseisen; - Het managen van het MVO managementsysteem voor de gehele organisatie. Mandèl: stelt de procedures op voor het managen van de diverse aspecten. Mandèl begeleidt de opdrachtgever bij het naleven van de procedures voor het management systeem. Opdrachtgever: controleert de procedures. De definitieve procedures worden toegepast bij het managen van het MVO management systeem. 8 / 13

9 FASE 2 In de tweede fase worden de procedures en aanvullingen op de aanwezige informatie besproken met de samengestelde stuurgroep MVO. 5. Publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholderseisen vastleggen Alle Publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholderseisen worden inzichtelijk gemaakt, beoordeeld en vastgelegd. Volgens de al reeds geformuleerde procedures (zie punt 4) dient er blijvend te worden voldaan aan de eisen. Met de stakeholders wordt er gecommuniceerd over het beleid. Opdrachtgever: maakt de publiekrechtelijke-, privaatrechtelijke- en stakeholderseisen inzichtelijk. Tevens wordt er gecommuniceerd met de stakeholders over het beleid. Mandèl: beoordeelt de eisen en formuleert deze eisen in het MVO managementsysteem. 6. Procedure voor monitoring effectieve uitvoering van beleid en doelstellingen De procedure voor de monitoring van de uitvoering van het beleid en de doelstellingen dient opgesteld te worden. Het beleid en de doelstellingen dienen onderdeel van de directiebespreking te worden. Mandèl: schrijft de procedure voor in het MVO managementsysteem. Opdrachtgever: zorgt voor een goede uitvoering van de monitoring en de inlichtingen binnen de organisatie. 7. Het verbeteren en bijstellen van het MVO management systeem Er dient een procedure geschreven te worden voor het verbeteren en bijstellen van het MVO management systeem. Mandèl: schrijft de procedure. De procedure wordt opgenomen in het MVO management systeem. Opdrachtgever: zorgt voor een goede uitvoering en de inlichtingen binnen de organisatie. 8. Zorgdragen voor de juiste toepassing van het MVO certificaat en MVO Prestatieladder logo. Er dient een procedure geschreven te worden voor het correct gebruikmaken van het MVO certificaat en het logo van de MVO Prestatieladder. Mandèl: schrijft de procedure voor de juiste omgang met het MVO certificaat en het logo van de MVO Prestatie ladder. De procedure wordt opgenomen in het MVO management systeem. Opdrachtgever: zorgt voor een juiste naleving van de procedure door de organisatie in te lichten. s 9 / 13

10 9. Stakeholder management (deel 1) Het managen van de stakeholders geschied door middel van 8 stappen waarvan de eerste 3 stappen worden behandeld in fase 2. De eerste 3 stappen omvatten: 1. Inventarisatie van alle stakeholders Opdrachtgever: inventariseert de stakeholders Mandèl: begeleid de opdrachtgever en legt de stakeholders vast in het MVO Management systeem. 2. Indeling van de stakeholders o.b.v. bedrijfsactiviteit Opdrachtgever: deelt de stakeholders in o.b.v. bedrijfsactiviteit Mandèl: neemt de indeling op in het MVO management systeem. 3. Analyse van de stakeholders naar belang en invloedsfeer Opdrachtgever: bepaald in welke mate de Stakeholder van belang is en invloed heeft op de organisatie. Mandèl: deelt de stakeholders in op basis van invloed en belang voor de verschillende groepen. 10 / 13

11 FASE 3 De 33 indicatoren worden vastgesteld en er wordt een beleid op gemaakt. De geïnventariseerde stakeholders worden hierbij betrokken. 10. de 33 MVO indicatoren Relevante MVO indicatoren worden bepaald en vastgelegd. De opdrachtgever en Mandèl dienen in overleg te inventariseren wat de huidige status is van de opdrachtgever en waar nog de nodige aandacht aan besteed dient te worden. Opdrachtgever: inventariseert binnen de organisatie wat de huidige status is van elke indicator. Mandèl: schikt de informatie en schrijft tezamen met de opdrachtgever procedures voor het te volgen beleid per indicator. Elke indicator dient: - Transparant vastgelegd te zijn; - Beoordeeld te zijn; - Met de voor niveau 2 vastgestelde waarden/uitkomsten overeen te stemmen; - Waar nodig voorzien te zijn van informatie voor een correctieve actie; Opdrachtgever: inventariseert de benodigde informatie in de eigen organisatie al aanwezig is (0- meting). Vergaart de nodige informatie voor het aanvullen van de indicatoren onder begeleiden van Mandèl. Mandèl: legt per indicator de betreffende gegevens vast in het MVO managementsysteem. Mandèl begeleid De opdrachtgever bij het verkrijgen van de benodigde middelen om aan de gestelde eisen te voldoen. 9. Stakeholder management (deel 2) 4. Stakeholders koppelen aan de 33 indicatoren Mandèl: realiseert de koppeling. Opdrachtgever: controleert of de gemaakte koppeling juist is. 11 / 13

12 FASE 4 Afronding van alle procedures. Alle betreffende werknemers van de opdrachtgever zijn ingelicht betreffende de wijzigingen in de procedures. De beoordeelde gegevens van de stakeholders zijn verwerkt in de procedures. 11. Inlichten van gehele organisatie Het management systeem is gereed voor certificering. Het MVO management systeem dient gepresenteerd te worden aan de gehele organisatie middels een top-down benadering. Opdrachtgever: informeert de gehele organisatie over het MVO management systeem. Mandèl: geeft de werkwijze aan over hoe de organisatie te informeren en te laten beseffen wat het MVO beleid van de opdrachtgever inhoud. 12. Inventarisatie audit Een eerste audit vind plaats waarbij door een gecertificeerd bedrijf wordt bekeken of de organisatie gereed is voor certificering. Deze inventarisatie audit duurt 1 dag. Opdrachtgever: begeleid de auditor gedurende de dag en formuleert de nodige opmerkingen. Mandèl: gaat in samenspraak met de opdrachtgever de opmerkingen verwerken en het MVO management systeem aanvullen/wijzigen. 13. Definitieve audit Opdrachtgever: begeleid de auditor gedurende 5 dagen voor de certificering. Mandèl: bied ondersteuning waar nodig. 12 / 13

13 Planning CO2- en MVO Prestatieladder Voor de MVO prestatieladder en de CO2 Prestatieladder wordt dezelfde planning gehanteerd. De gemiddelde voorbereidingstijd voor de certificering is een half jaar. Wanneer een offerte wordt opgesteld zal worden gekeken hoe de planning definitief wordt opgesteld. De planning zal altijd afhankelijk zijn van de tijdstippen waarop de benodigde gegevens door De opdrachtgever worden aangeleverd. Kosten De kosten voor de begeleiding voor de certificering zijn afhankelijk van de grote en de bedrijfsactiviteiten van de organisatie. Een vrijblijvende offerte zal worden ingediend nadat er een gesprek met de organisatie heeft plaatsgevonden. Voor een prijsindicatie kan altijd contact worden opgenomen met Mandèl ontwikkelingsgroep B.V.. 13 / 13