ABAB-Internetboekhouden: Handleiding Elektronisch Factureren

Transcriptie

1 ABAB-Internetboekhouden: Handleiding Elektronisch Factureren In plaats van het afdrukken van verkoopfacturen op papier, is er nu ook de mogelijkheid om uw facturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen. Uw klant ontvangt dan een met daarin de factuur als PDF bestand. Elektronisch factureren kan tijd en kosten besparen en kan ook toegevoegde waarde bieden aan de snelheid en professionaliteit van uw facturatie richting uw klanten. Elektronisch versturen kan ook voor de aanmaningen gebruikt worden. Voordat we kunnen beginnen met elektronisch factureren dienen er een aantal instellingen aangepast te worden. 1. Instellingen debiteuren Als u facturen elektronisch wilt versturen dient dit per debiteur aangegeven te worden. Via bestand, debiteuren opent u de debiteur en via het tabblad instellingen kunt u aanvinken dat de facturen per mail verstuurd dienen te worden. Hier kunt u ook aangeven dat de aanmaningen per mail gestuurd dienen te worden voor de betreffende debiteur. Hierna sluit u de stamgegevens van de debiteur. Vanuit de helpdesk kunnen we deze instellingen ineens aanzetten voor alle debiteuren dus als u bij alle debiteuren de facturen en/of aanmaningen elektronisch wilt versturen kunt u bellen met de helpdesk zodat wij dit ineens aanpassen. Naast deze instelling dient bij de debiteuren ook ingesteld te worden welk(e) adres(sen) gebruikt dienen te worden. Om deze te koppelen klikt u via Bestand, debiteuren op zoeken, adressen. (Het kan zijn dat er via het tabblad algemeen bij de debiteur al een zakelijk adres gekoppeld is maar dit wordt niet gebruikt voor elektronisch factureren. Alleen bij Team licenties wordt dit wel gebruikt) Via het scherm adressen kunt u via Ctrl-n of rechtermuisknop, toevoegen, een adres toevoegen. Dan komt u in onderstaand scherm. 1

2 Bij type kiest u via het pijlknopje voor Definitieve facturen. (Als het adres dadelijk gekoppeld is kunt u hetzelfde uitvoeren voor Aanmaningen) Daarna klikt u op het knopje Aan In het volgende scherm klikt u op het vergrootglas knopje bij het veld Van: Dan verschijnt de lijst debiteuren waar we de betreffende debiteur aanklikken en sluiten met OK. Als we dan in het vorige scherm op de knop Aan-> klikken wordt het zakelijke adres van de debiteur gevuld mits dit in de stamgegevens gevuld is. Dit kunt u nog handmatig aanpassen als u wilt. Als er niets gevuld wordt kunt u het ook zelf intypen. Als u wilt dat elke factuur naar meerdere adressen tegelijk gestuurd wordt kunt u achter het adres het teken ; zetten en het volgende adres typen. (Hier heeft u ook de mogelijkheid om de mail Cc-> naar iemand te sturen) Als u op OK klikt en daarna nog een keer OK, is dit adres gekoppeld voor het versturen van de elektronische facturen van deze debiteur. 2

3 2. Instellingen Naast de instellingen bij de debiteuren dient u ook in te stellen wat u onderaan uw berichten wilt tonen bij de s die naar de debiteuren verzonden worden. Dit kunt u instellen via Opties, Instellingen, instellingen. Dan verschijnt het onderstaande scherm. Hier dient u uw eigen adres bij Afzender in te vullen. Daarnaast kunt u ook een tekst ingeven die voortaan onder elke mail staat die u via elektronisch factureren en elektronisch aanmanen verstuurd naar de betreffende debiteuren. Via de knop tekst wijzigen heeft u verschillende opties om daar een tekst of evt. logo te koppelen. Voor meer informatie over de mogelijkheden van deze voettekst kunt u de helpdesk raadplegen. 3. Instellingen Taalcode De laatste instelling die gewijzigd dient te worden kunt u vinden via Document, stamgegevens administratie. U klikt in het scherm dat verschijnt en typt de letter t in. Dan komt u bij Taalcodes. Via de OK knop komt u in de lijst Taalcodes. 3

4 Hier staat altijd minimaal 1 taalcode; de standaardtaalcode. Deze standaardtaalcode kunt u openen via dubbelklikken, F6 of rechtermuisknop of rechtermuisknop, openen. In de taalcode klikt u op het tabblad Facturering. Daar ziet u onderaan het veld; sjbl verk. Fact. Via het knopje vergrootglas kiest u voor het sjabloon NL e-factuur en klikt u op OK. (Als u ook met aanmaningen werkt heeft u hiervoor ook een tabblad waar u het sjabloon kunt koppelen.) Via de knop OK slaat u de taalcode op en bent u klaar. ( Als u meerdere taalcodes heeft dient u dit meerdere keren uit te voeren.) U kunt nu het scherm taalcodes en het scherm stamgegevens administratie sluiten. 4. Hoe ga ik nu elektronisch factureren? Nu de instellingen allemaal goed staan kunt u beginnen met het elektronisch factureren. Dit werkt hetzelfde als de normale facturering. Via Bestand, Handel, verkoopfacturen, selecteren we één of meerdere facturen met de spatiebalk. Via rapporten kiest u voor definitieve facturen. Pas in het scherm waar we normaliter de printer kunnen selecteren ziet u iets nieuws. Hier staat namelijk een optie bijgekomen: Elektronisch factureren. Als u deze optie selecteert kunt u onderin op de knop versturen klikken. 4

5 Daarna verschijnt zoals altijd nog het scherm met de knop voltooien. Wanneer u op voltooien klikt wordt de factuur definitief geboekt en wordt er een mail gestuurd naar het e- mailadres van de debiteur zoals u het gekoppeld heeft in de stamgegevens van de debiteur. Wanneer er bij een debiteur niet is aangevinkt dat er elektronisch gefactureerd mag worden of geen adres gekoppeld is zoals hierboven aangegeven zal er bij versturen een melding komen zoals onderstaand voorbeeld. Hij zal dan bij versturen de standaardprinter gebruiken voor het document van de betreffende debiteur. Als het versturen is gelukt zal/zullen de factu(u)r(en) in pdf formaat, als bijlage(n), aan de mail zijn toegevoegd. De mail is ondertekend met uw eigen persoonlijke handtekening die u eerder heeft ingesteld. De pdf documenten zijn zoals u gewend bent terug te vinden via Bestand, Verkoopfacturen, Zoeken, Kopiedocumenten. De debiteur kan de ontvangen mail ook beantwoorden, dit antwoord komt binnen in de mailbox van het adres wat u heeft ingegeven als afzender via Opties, Instellingen, instellingen. Het elektronisch versturen van aanmaningen werkt op dezelfde manier door bij afdrukken te kiezen voor Elektronisch aanmanen. U dient dan ook bovenstaande instellingen doorgenomen te hebben. Mocht u verdere vragen hebben over de functionaliteit van elektronisch factureren kunt u contact opnemen met de helpdesk via