Checklist conferentie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Checklist conferentie"

Maria Martha van Beek
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Checklist conferentie Congresleider (naam, telefoon, ) Secretariele ondersteuning (naam, telefoon, ) Datum conferentie Titel Onderzoeksprogramma Goedkeuring programmacöordinator Aantal te verwachten deelnemers Deelnemingskosten Annuleringskosten Binnen welke termijn mogelijkheid annuleren en nog administratiekosten? Aantal sprekers en namen Uitnodiging sprekers Reiskostenvergoeding sprekers 1

te verwachten deelnemers Deelnemingskosten Annuleringskosten Binnen welke termijn mogelijkheid

2 Gewenste locatie en aantal benodigde zalen Reservering locatie NB Het reserveren van de Sterrewacht dient via de ServiceDesk te geschieden Check ook of na het evenement nog een andere bijeenkomst aansluitend in de zaal is gepland. Reservering bewegwijzeringsborden, kapstokken, registratietafel en stoelen. Reservering hotel ja/nee voorkeur voor hotel: Eventueel aan te vragen subsidie (door de congresleider zelf te verzorgen) Indienen begroting bij MI NB: Afdracht van 17,5% over alle X inkomsten (subsidie en congresgelden) Deze afdracht is oa bestemd voor zaalhuur, ondersteuning, personele lasten etc. Daarnaast komen ook de kosten voor het innen van de congresgelden voor rekening van het congres. Op basis van deze afdracht en kosten dient er een reële begroting opgesteld te worden, en de fee vastgesteld te worden. De overhead en kosten zijn ook kosten die de faculteit en universiteit werkelijk maken. 2

Reservering hotel ja/nee voorkeur voor hotel: Eventueel aan te vragen subsidie (door de congresleider zelf te verzorgen) Indienen begroting bij MI NB: Afdracht van 17,5% over alle X inkomsten

3 SAP nummer (Aanvragen van het congressapnummer) Subsidieaanvraag Eindafrekening subsidie Alleen LUF subsidie kan door het MI worden ingediend en afgerekend NB Betrek met het opmaken van de begroting de afdeling FEZ. De tijdige eindafrekening van de subsidie is een verantwoordelijkheid van de congresleider zelf. Het Meijers Instituut kan eventueel deadlines bewaken Flyer Papieren versie / digitaal 8 weken voor conferentie aanlevering ingredienten 6 weken voor conferentie Aantal flyers (bij papieren versie) Productie flyers (bij papieren versie) Verzending flyers (bij papieren versie) Adressen voor verzending flyers (bij papieren versie) (aanlevering adressen, 8 weken voor conferentie) Registratie Ontvangstbevestiging pers-bericht/kranten Per / digitaal aanmeldingsformulier Gaat via automatische bericht na aanmelding op website (overleg voor tekst met conferentieleider) 3

Het Meijers Instituut kan eventueel deadlines bewaken Flyer Papieren versie / digitaal 8 weken voor conferentie aanlevering ingredienten 6 weken voor conferentie Aantal flyers (bij papieren versie)

4 Diner met sprekers en referenten Catering (koffie, thee, lunch, borrel) graag aangeven wat wordt gewenst Bundel Verdere gegevens op overzicht van die bundel Congresmap Opnemen in planning en deadlines bewaken Ja / nee Verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de stukken Tafelnaambordjes sprekers/forumleden ja/nee badges deelnemers Inhoud badges (naam met voorletter, titel) Deelnemerscertificaat Ja Ja / Nee Bloemen in de zaal Bewegwijzering in locatie Cadeaus sprekers (in overleg) Geluidsinstallatie/microfoons Vaak is dit in de zaal aanwezig en gaat het hoofdzakelijk om het inhuren van Arris v.d. Bent 4

sprekers/forumleden ja/nee badges deelnemers Inhoud badges (naam met voorletter, titel) Deelnemerscertificaat Ja Ja / Nee Bloemen in de zaal

5 Overheadapparatuur/beamer idem Overig (excursies etc.) Activiteitcode s WiFi Internet toegang (Sterrewacht) Gastaccounts aanvragen bij Thomas/Birgit ja/nee Fotograaf Assistentie tijdens het congres zelf (papieren) Flyer laten checken door: Programma coordinator Congresleider Mirjam Sombroek De congresleider is zelf verantwoordelijk voor assistentie (van eigen secretaresse of studentassistent) tijdens het congres; deze assistentie betreft werkzaamheden zoals ontvangen van gasten; inschrijving ter plekke; uitreiken programma s, badges en congresmappen; nalopen catering; bediening eventuele audio/videoapparatuur etc. Aankondiging op schermen in de hal programma/informatie plaatsen op website + registratie via website Informatie mailen naar M&C voor e- nieuws Tekst dient de congresleider zelf aan te leveren, wij kunnen linken maken. 5

coordinator Congresleider Mirjam Sombroek De congresleider is zelf verantwoordelijk voor assistentie (van eigen secretaresse of studentassistent) tijdens het congres; deze assistentie betreft

6 Evenement aanmelden op de internationale evenementen website (Engelstalig) ( m) Evenement met belangrijke sprekers doorgeven aan het bestuurssecretariaat Informatie mailen naar Studenten e- nieuws Evenement met veiligheidsrisico? (omstreden auteurs/sprekers) Ja / Nee Doorgeven aan Dorien v. Wissen. 6

ht m) Evenement met belangrijke sprekers doorgeven aan het bestuurssecretariaat

Vergelijkbare documenten

Checklist A-conferentie

Checklist A-conferentie Congresleider (naam, telefoon, email) Secretariele ondersteuning (naam, telefoon, email) Datum conferentie Titel Onderzoeksprogramma Aantal te verwachten deelnemers Deelnemingskosten