Communicatieplan. CO 2 -prestatieladder Reijm Groep I B.V. Conform 2.C.1, 2.C.2, 2.C.3 en 3.C.2. Niveau 3

Transcriptie

1 Communicatieplan Conform 2.C.1, 2.C.2, 2.C.3 en 3.C.2 Gedocumenteerd intern en extern communicatieplan van CO 2 -prestatieladder Reijm Groep I B.V. Niveau 3 Auteur(s): F. Reijm (Reijm Groep I B.V.) A.T. Zweers (A.T. Zweers Services) M. de Lange (Nedcon Organisatieadvies B.V.) Document nummer : CO Revisie : 1.0 Datum : 5 november 2014 Definitief rapport Pagina 1 van 9

2 Inhoudsopgave: blz. 1. Introductie 3 2. Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Overzichtbelanghebbenden 4 3. Media Interne communicatie Medewerkersbijeenkomsten Nieuwsbrieven Internet Externe communicatie Internet Actieve deelname in werkgroepen Gesprekken met overheidsorganen 7 4. Uitvoering Doelstellingen en beleid Verantwoordelijkheden Interne communicatie Externe communicatie 8 Pagina 2 van 9

3 1. Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering op de CO 2 -prestatieladder bij Reijm Groep I B.V.. Het document geeft een beschrijving hoe de communicatie als bedoeld onder 3.C.2 beschreven in het document CO 2 -prestatieladder Samen zorgen voor minder CO 2 - Handboek 2.2 uitgebracht door SKAO is geregeld, binnen Reijm Groep I B.V. en de daaronder vallende werkmaatschappijen Reijm Nieuwerkerk B.V. en Reijm Garage B.V. Interne en externe communicatie over de CO 2 -footprint en de kwantitatieve reductiedoelstellingen worden gecommuniceerd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in verschillende communicatie-uitingen. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Taken zijn daarbij toegewezen aan functionarissen. In hoofdstuk 2 worden de doelstellingen en de verschillende doelgroepen benoemd en uitgewerkt. In hoofdstuk 3 worden de verschillende media beschreven, die zullen worden gebruikt. In hoofdstuk 4 worden de verantwoordelijkheden en taken beschreven en wordt een planning gegeven. Pagina 3 van 9

4 2. Doelstellingen en doelgroepen 2.1 Communicatiedoelstelling Het communicatiedoel rondom de certificering op de CO 2 -prestatieladder is het structureel overbrengen van het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf. Dit communicatieplan bevat de vastgelegde taken en verantwoordelijkheden en de wijze van communicatie. Communicatie houdt in: Informeren Overtuigen Activeren Relatieonderhoud Om de communicatie vorm te geven zijn diverse acties uitgezet. Deze kunnen per doelgroep verschillend zijn. 2.2 Overzicht belanghebbenden Groep belanghebbenden Wat betekent deze belanghebbende voor ons bedrijf? Wat is de link met ons CO 2 -reductiebeleid? Intern Medewerkers Werken aan energiebesparing en CO 2 -reductie is een taak van iedere medewerker van het bedrijf. Communicatie is een hulpmiddel voor overdracht van kennis en informatie. Omdat onze organisatie klein is zijn de lijnen kort. In december 2014 zal tijdens een personeelsbijeenkomst (met alle medewerkers) gesproken worden over de CO 2 -prestatieladder, de wens om het bedrijf te certificeren en op welke wijze dit gerealiseerd kan worden. Van deze bijeenkomst zal een verslag worden gemaakt. Extern (partners die verbandhouden met de projectenportefeuille, die belang hebben bij de reductie van energie en verbruik en partners om mee samen te werken aan CO 2 -reductie) Pagina 4 van 9

5 Klanten, afnemers, opdrachtgevers Leveranciers, onderaannemers Overheden en regelgevers Concurrenten, branchegenoten Directe omgeving locatie Media Overig De informatie die extern verstrekt wordt gaat met name over: De CO 2 -footprint en trends in de CO 2 - emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten. Doelen, ambities en maatregelen ten aanzien van CO 2 -reductie. Doorwerking naar de projecten. Op welke manier externe belanghebbenden kunnen bijdragen aan de CO 2 -reductie van ons bedrijf. Deelname aan initiatieven. Voortgang en resultaten. Wij zullen niet alleen eenzijdig communiceren, maar ook in gesprek gaan met belanghebbenden over onze inspanningen. Eventuele suggesties, opmerkingen en kritiek zijn welkom, aangezien wij daarvan lerren. Samen kunnen we bovendien meer bereiken dan alleen. Via onze website informeren wij onze medewerkers, externe belanghebbenden en andere geinteresseerden over onze inspanningen op het gebied van CO 2 -reductie. De klanten waar wij de meeste projecten voor uitvoeren (Gemeentes en Waterschappen) kennen wij al jaren. Wij spreken hen regelmatig, in het kader van nieuwe of lopende projecten. Gebruik van brandstof en energie in de projecten kan dan onderdeel zijn van het gesprek. Pagina 5 van 9

6 3. Media Voor het informeren van de verschillende doelgroepen, worden verschillende media ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 3.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men volgende media: Direct via medewerkers bijeenkomsten. Geschreven via nieuwsbrieven, via en digitale toolboxmeetingen. Geschreven via berichten op papier en digitaal. Internet Medewerkersbijeenkomsten Tijdens de medewerkersbijeenkomsten wordt de CO 2 -uitstoot en de voortgang van de doelstellingen als onderdeel besproken en gedeeld met het voltallige personeel. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Minimaal eenmaal jaar vindt er een personeels-bijeenkomst plaats Nieuwsbrieven De CO 2 -footprint wordt minimaal eenmaal per half jaar aan het personeel gecommuniceerd door middel van een nieuwsbrief. De inhoud van deze nieuwsbrief bevat minimaal: Het geformuleerd energiebeleid. De huidige status van de gerealiseerde CO 2 -emissie en energieverbruik. De geformuleerde doelstellingen op het gebied van energie en CO 2 -reductie. Voortgang ten opzichte van de doelstellingen. Reductiemogelijkheden, zowel bedrijfsbreed als op project- en persoonlijk niveau. Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren. Trends van energieverbruik en CO 2 -uitstoot Internet Op internet is een aparte CO 2 - en link Duurzaamheid gecreëerd. ( Op deze pagina worden alle projecten in het kader van CO 2 - en energieverbruikreductie beschreven. Daarbij wordt tevens de voortgang op dit gebied weergegeven. In de nieuwsbrief zal regelmatig naar deze website worden verwezen voor meer informatie. Pagina 6 van 9

7 3.2 Externe communicatie Externe communicatie is afhankelijk van de doelgroep. De volgende media worden onderscheiden: Internet ( Actieve deelname en initiatie van werkgroepen. Gesprekken met externe belanghebbenden Internet Reijm Groep I B.V. heeft voor haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden een CO 2 -website ingericht op internet. De website bestaat uit een aantal onderdelen: Informatie: Informatie over het beleid, doelstellingen en voortgang op het gebied van CO 2 -uitstoot en energiereductie worden gepubliceerd. Dit gebeurt minimaal halfjaarlijks of, bij grote afwijkingen, meerdere keren per jaar. Deelname in initiatieven: voor belanghebbenden is het mogelijk te participeren in initiatieven die door Reijm Groep I zijn geïnitieerd voor het reduceren van CO 2 - uitstoot en energieverbruik Actieve deelname in werkgroepen Binnen de maatschappelijk omgeving waarin de organisatie opereert, zijn er diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren. Reijm Groep B.V. participeert in die initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van groenvoorzieningen voor een actieve bijdrage in de werkgroepen. Zij communiceert in deze werkgroepen tevens haar eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Reijm Groep I heeft een eigen initiatief: Zie het document SKI Sector Keten Initiatief Gesprekken met overheidsorganen Er gaan gesprekken plaatsvinden met o.a de onderstaande overheidsorganen: Gemeente Zuidplas Gemeente Gouda Hoogheemraadschap Schieland Krimpenerwaard Hoogheemraadschap Delfland Gemeente Capelle aan den IJssel Gemeente Bodegraven Gemeente Waddinxveen Gemeente Papendrecht Gemeente Bergambacht Pagina 7 van 9

8 Doelstelling van de gesprekken is: Het CO 2 -reductiebeleid Reijm Groep I benoemen en daarbij mogelijkheden in het kader van CO 2 -reductie aan te geven. De geformuleerde punten van zorg bespreken. Daar waar mogelijk gezamenlijk initiatieven te ontplooien om te komen tot CO 2 - reductie. 4. Uitvoering In dit hoofdstuk wordt de uitvoering van de communicatie beschreven. Verantwoordelijk voor de algehele communicatie is de heer F. Reijm. 4.1 Doelstellingen en beleid Een maal per jaar wordt het volgende getoetst en vastgesteld middels een Directiebesluit: Energiebeleid. Energiereductiebeleid. CO 2 -reductie doelstelling (bijstelling meerjarenplan). Ieder half jaar wordt de volgende informatie geactualiseerd (verantwoordelijk: KAMmedewerker): CO 2 -prestatieresultaten scope 1 en 2. Voortgang resultaten versus doelstellingen. Diverse lopende projecten en initiatieven om CO 2 -uitstoot te reduceren. 4.2 Verantwoordelijkheden Namens Reijm Groep I B.V. is de KAM-medewerker algeheel verantwoordelijk voor het communicatieplan. Dit betekent onder andere dat deze persoon checkt of de termijnen en inhoud worden gerealiseerd. Pagina 8 van 9

9 4.2.1 Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 1.1 Medewerkers bijeenkomst Minimaal jaarlijks KAM-medewerker met CO 2 en energie op de agenda externe deskundige 1.2 Directie overleg CO 2 en energie op de agenda Minimaal jaarlijks Algemeen directeur 1.3 Nieuwsbrief personeel Minimaal halfjaarlijks KAM-medewerker 1.4 Website Minimaal halfjaarlijkse update KAM-medewerker Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke 2.1 Internet Update halfjaarlijks KAM-medewerker ( 2.2 Actieve deelname in werkgroepen Huidig niet van toepassing Managementteam Pagina 9 van 9