Herhaalmodule voor Pharmacom

Transcriptie

1 Mediq Herhaalmodule voor Pharmacom Algemene werkinstructie

2 Inhoud Inleiding... 2 Instructie instellen parameters herhaalmodule... 3 Activeren van de menukeuze herhaalservice per medewerker... 3 Instellen parameters... 4 Vastleggen van teksten op het afhaal- en bezorgbriefje... 5 Herhalen bij niet-medicom huisartsen... 8 Stoppen herhaalservice Instructie patiënt en medicatiestatusregel(s) toevoegen aan de Herhaalservice Patiënten toevoegen aan de herhaalservice Wijze informeren patiënt herhaalmodule Medicatiestatusregels selecteren voor Herhaalservice Medicatiestatusregels met herhaaltegoeden Instructie batch herhaalservice Opbouwen batch herhaalservice Raadplegen/muteren Batch Herhaalservice Klaarzetten van de herhaalbatch voor verwerking in de herhaalpost Instructie verwerking herhaalbatch in Herhaalpost Verwerking regels uit de herhaalbatch Bijlagen I. Inschrijfformulier / checklist herhaalmodule II. Aanvraag jaarrecept huisarts P a g i n a

3 Inleiding De module herhaalservice in Pharmacom maakt proactief herhalen mogelijk. Met deze module kan zowel de volledige medicatie van de patiënt als een gedeelte proactief herhaald worden. Er wordt periodiek een herhaalbatch opgebouwd waarin aflopende medicatie terecht komt. De huisarts accordeert de herhaalmedicatie elektronisch wanneer deze een Medicom- Pharmacom koppeling heeft. Huisartsen met een ander huisartsinformatiesysteem dan Medicom kunnen fiatteren op recept aanvraagbriefjes of een A4 fiatteringslijst. Dit document bevat verschillende instructies voor het juiste gebruik van de herhaalmodule in Pharmacom. Alvorens een patiënt voor de herhaalmodule van de apotheek in aanmerking komt, moet er toestemming zijn van de huisarts. Daarnaast moet de patiënt het inschrijfformulier tekenen om akkoord te geven. Een voorbeeld van een inschrijfformulier is te vinden in bijlage I. Bespreek de medicatie en leg vast op het Inschrijfformulier welke in het systeem komen en tot wanneer er voorraad is. Geef indien nodig overbruggingsmedicatie mee. 2 P a g i n a

4 Instructie instellen parameters herhaalmodule Activeren van de menukeuze herhaalservice per medewerker Indien de menukeuze Herhaalservice niet beschikbaar is, kan deze per medewerker geactiveerd worden: 1. Selecteer D Systeembeheer apotheek. 2. Selecteer 7 Beheer medewerk(st)ers Pharmacom. 3. Ga op de assistent code staan welke geactiveerd moet worden en druk op enter. 4. Kies Menu Functies. 5. Ga op Dagelijkse verwerking staan en druk op enter. 6. Ga op de laatste regel herhaalservice staan en druk op enter. I. De menukeuze en alle onderliggende menu s worden geactiveerd. 7. Wijzig de functies door op de gewenste regel te gaan staan en J te typen. 8. Sla de gewijzigde instellingen op met F8. 3 P a g i n a

5 Instellen parameters 1. Selecteer 2 Receptverwerking. 2. Selecteer G Herhaalservice. 3. Selecteer R/M parameters herhaalservice. Vul de gewenste waarden voor de verschillende parameters in: a. Startdagen selecties herhaalservice: Geef aan op welke dag(en) er herhaalbatches (selecties) dienen te worden opgebouwd en voor hoeveel dagen er aflopende medicatie moet worden geselecteerd; Bij meerdere startdagen moet het totaal altijd gelijk zijn aan 7 dagen. Bij één startdag moet het totaal 7 of een veelvoud hiervan zijn. b. Aantal dagen tot eerste signaleringsperiode: geef het aantal dagen op tot de start van de eerste signaleringsperiode. Binnen deze periode moet de patiënt geïnformeerd worden over de herhaalrecepten die vanaf een bepaalde datum klaar staan, de herhalingen moeten worden ingevoerd in de herhaalpost en fiattering door de huisarts moet worden gedaan. c. Extra signaleringsperiode: Dit is een periode na de signaleringsperiode. Aflopende medicatie met data binnen deze periode wordt nog meegenomen in de huidige batch. Dit geldt dan voor de reeds geselecteerde patiënten en medicatie die gekenmerkt is voor de herhaalservice. Deze medicatie wordt dan alsnog meegenomen in de batch zodat de patiënt niet te vaak terug hoeft te komen naar de apotheek. d. Aantal dagen gereed voor afleverdatum: Het aantal dagen voor de afleverdatum dat de geselecteerde recepten klaar moeten (moet kleiner zijn dan de signaleringsperiode). e. Aanmaken adressen bestand: i. N = geen adressenbestand, alleen A6 informatiebriefjes.

6 ii. D = Een adressenbestand wordt middels een download naar de PPCOMM directory overgezet. iii. V = Een adressenbestand dient aangemaakt te worden dat via e-mal verzonden zal worden. f. Sla de gewijzigde instellingen op met F8. Vastleggen van teksten op het afhaal- en bezorgbriefje Wanneer de patiënt zijn medicatie af kan halen, wordt er een afhaal- of bezorgbriefje verstuurd. Voor zowel het afhaal- als het bezorgbriefje kan er een standaard koptekst, middentekst en staarttekst worden vastgelegd. 1. Selecteer 2 Dagelijkse verwerking. 2. Selecteer G Herhaalservice. 3. Selecteer R/M vaste teksten herhaalservice. 4. Kies het gewenste tekstgedeelte van het afhaalbriefje of bezorgbriefje (1 t/m 6). 5. Typ de tekst en sla de gewijzigde instellingen op met F8. 6. Bij de keuzes 1 t/m 6 wordt aangegeven of er gebruik gemaakt kan worden van de (bv. (bv. 27 augustus 7. Sla met F8 de de gewijzigde tekst op. 5 P a g i n a

7 Hieronder is een voorbeeld weergegeven van de tekst die kan worden vastgelegd. 6 P a g i n a

8 7 P a g i n a

9 Herhalen bij niet-medicom huisartsen 1. Selecteer A Onderhoud bestanden. 2. Selecteer 3 Onderhoud voorschrijvers. 3. Kies W (Wijzig). 4. Kies de gewenste voorschrijver door te zoeken met F7 of typ de gewenste code van de arts. 8 P a g i n a

10 5. Er kan gekozen worden voor een B (Fiatteringsbriefje herhaalbatch) of een L (Fiatteringslijst herhaalbatch). Fiatteringslijsten per voorschrijver moeten handmatig worden afgedrukt via: i. Selecteer 2 Dagelijkse verwerking. ii. Selecteer A Overzichten. iii. Selecteer 7 Afdrukken fiatteringslijst herhaalbatch. iv. Kies met F7 de juiste voorschrijver. 9 P a g i n a

11 v. Sla met F8 de gewijzigde instellingen op. vi. Druk twee keer op enter vii. Akkoordeer door J in te typen. viii. Sluit af met F8. Stoppen herhaalservice 1. Selecteer 2 Dagelijkse verwerking. 2. Selecteer G Herhaalservice. 3. Kies R/M parameters herhaalservice 4. Druk op F9 en selecteer Herhaalservice stoppen door enter. 5. Kies S (van stoppen). De herhaalservice wordt nu gestopt. 10 P a g i n a

12 Instructie patiënt en medicatiestatusregel(s) toevoegen aan de Herhaalservice. Patiënten toevoegen aan de herhaalservice Patiënten kunnen alleen meedoen aan de herhaalservice van de apotheek van inschrijving. Controleer daarom of de patiënt bij uw apotheek is ingeschreven. 1. Selecteer 1 Balieverwerking. 2. Selecteer de juiste patiënt op Geboortedatum. 3. Kies F5 Relatiebeheer en selecteer Onderhoud patiënt. 4. Kies S (Stamgegevens patiënt) 5. Kies 22 (Deelname herhaalservice) en typ J. 6. Indien een patiënt geblokkeerd moet worden voor de herhaalservice kan gekozen worden voor B en J na 22. Patiënten met één van de volgende statussen kunnen NIET geselecteerd worden voor de Herhaalservice: D (patiënt uit de dienstwaarneming), I (Incidenteel), O (Overleden), V (Verhuisd) en X (Onvolledig ingevulde patiëntgegevens). Wijze informeren patiënt herhaalmodule 1. Selecteer 5 Patiëntenbeheer. 2. Selecteer 1 Onderhoud patiënten. 3. Selecteer de juiste patiënt. 4. Selecteer P (Pharmacom ). 5. Selecteer rubriek 11 Informeren HHS. 6. Kies B voor Brief en M voor Mail. Controleer wanneer er M geselecteerd wordt of er onder onderhoud patiënt een adres is ingevuld. 11 P a g i n a

13 Medicatiestatusregels selecteren voor Herhaalservice Medicatiestatusregels die geselecteerd kunnen worden voor de herhaalmodule zijn regels voor actuele en continue medicatie, medicatie die minimaal één keer is afgeleverd, medicatie die niet is gestopt en medicatie waarvan het daggebruik ingevuld is (>0). 1. Kies 2 dagelijkse verwerking. 2. Kies G Herhaalservice. 3. Kies 4 R/M Medicatiestatus. Wanneer een patiënt meedoet aan de herhaalservice staat er HS+ in het scherm. Bij HSB is de herhaalservice geblokkeerd en bij een leeg vak doet de patiënt niet mee. 12 P a g i n a

14 Er kan per regel van de medicatiestatus weergegeven worden of deze meegenomen moet worden voor de herhaalservice. Dit gaat als volgt: 1. Ga op de regel staan die aangepast moet worden. 2. Kies W (Wijzigen). 3. Kies C (Herhaalservice). 4. Kies F8 om de wijziging te bevestigen. Medicatieregels geselecteerd voor de herhaalservice worden weergegeven met een h (tussen de kolommen S (soort) en T (type)). Medicatiestatusregels met herhaaltegoeden Medicatiestatusregels met herhaaltegoeden kunnen meegenomen worden in de herhaalservice. Deze regels worden op het intern overzicht niet per arts, maar per patiënt op een aparte pagina (onder een aparte voorschrijver ZZZZZ) verzameld. De regels kunnen wel gewoon via de herhaalpost worden verwerkt. Hierbij wordt automatisch gesignaleerd dat het een medicatieregel met een herhaaltegoed betreft en in dat geval wordt geen fiatteringsverzoek naar de Medicom-huisarts verstuurd. Zodra het herhaaltegoed op is, wordt wel een fiatteringsverzoek naar de huisarts gestuurd. 13 P a g i n a

15 Instructie batch herhaalservice Opbouwen batch herhaalservice 1. Kies 2 Dagelijkse verwerking. 2. Kies G Herhaalservice. 3. Kies 5 R/M Herhaalbatches. 4. Kies F9 voor het menu Herhaalservices. 5. Kies N (Nieuwe herhaalbatch opbouwen). 6. Via F8 start de opbouw van de nieuwe herhaalbatch. Voor de geselecteerde patiënten (voor de herhaalservice) worden de regels geselecteerd waarvan de theoretische einddatum in de eerste signaleringsperiode valt. Ook medicatiestatusregels met een theoretische einddatum voor de eerste dag van de signaleringsperiode worden meegenomen in de batch. Deze regels worden gekenmerkt door!. Let op! Bij het opbouwen voor een nieuwe batch worden regels van een nog niet uitgevoerde batch NIET meegenomen. Raadplegen/muteren Batch Herhaalservice. 1. Kies 2 Dagelijkse verwerking. 2. Kies G Herhaalservice. 3. Kies 5 R/M Herhaalbatches. 4. Kies F9 voor het menu Herhaalservices. 5. Via W (Wijzigen herhaalbatch) kunnen er nieuwe patiënten of medicatiestatusregels toegevoegd worden, die gekenmerkt zijn voor deelname aan de herhaalservice: 14 P a g i n a

16 6. Kies P (voor patiënt toevoegen). 7. Roep de juiste patiënt op. 6. Bevestig met enter. Of 9. Ga op de patiënt staan waarvoor een nieuwe regel toegevoegd moet worden en kies N (voor Nieuwe regel ). 10. De medicatie toegevoegd aan de herhaalservice wordt geselecteerd door op de juiste regel te staan en enter te kiezen. 15 P a g i n a

17 Bij toegevoegde nieuwe regels staat er een +-teken achter de kolom Hoeveelheid. Het is ook mogelijk om de hoeveelheid te wijzigen met W. Vul de gewenste hoeveelheid voor de medicatie in en kies F8. Er staat een * voor de medicatie waarvan de hoeveelheid gewijzigd is. Let op! In de medicatiestatus van de patiënt blijft de originele hoeveelheid staan. Daarnaast worden wijzigingen in de medicatiestatus automatisch doorgevoerd in de herhaalservice. Klaarzetten van de herhaalbatch voor verwerking in de herhaalpost Voor het afdrukken van overzichten voor de herhaalbatch: 1. Kies 2 Dagelijkse verwerking. 16 P a g i n a

18 2. Kies G Herhaalservice. 3. Kies 5 R/M Herhaalbatches. 4. Kies P (printen). Hierbij zijn de A6-briefjes Afhaalbriefjes of bezorgbriefjes afhankelijk van de instellingen bezorggegevens van de patiënt onder Onderhoud Patiënt Bezorginformatie. Op het interne overzicht staan alle medicatiestatusregels die meegenomen zijn in de herhaalbatch, op volgorde van voorschrijvend arts en daarbinnen gesorteerd op patiënt. 5. Wanneer er geen wijzigingen meer aangebracht hoeven te worden kan de herhaalbatch klaargezet worden voor receptverwerking. Dit kan gedaan worden door K (Klaar zetten voor receptverwerking) te kiezen. 6. De herhaalbatch is terug te halen T zolang de batch nog niet verwerkt is. 17 P a g i n a

19 Instructie verwerking herhaalbatch in Herhaalpost Verwerking regels uit de herhaalbatch 1. Kies Dagelijkse verwerking. 2. Kies E Herhaalpost. 3. Kies B voor het verwerken van een Herhaalbatch. 4. De batches die klaar staan voor verwerking worden weergegeven in het volgende scherm: 18 P a g i n a

20 5. Geef Enter op één van de herhaalbatches en alle patiënten worden automatisch gemarkeerd. 6. Om te starten met de verwerking kies H (herhalen). Er verschijnt een medicatieoverzicht van de eerste patiënt. 7. Vanuit de status kunnen medicatieregels herhaald worden via F8. 8. Wanneer de regels voor de eerste patiënt zijn afgehandeld, wordt de medicatiestatus van de tweede patiënt automatisch geopend in de herhaalbatch. 9. Het is hierdoor niet mogelijk om tussendoor weg te gaan uit de verwerking. De herhaalbatch moet in één keer verwerkt worden. Tip: Indien er geen tijd is om de volledige batch in één keer te verwerken kan in het scherm met patiënten een deel gedemarkeerd worden zodat deze op een later moment verwerkt kunnen worden. Wanneer één van de patiënten eerder zijn medicatie nodig heeft (bijv. i.v.m. vakantie) kan deze gemarkeerd worden. (De)markeren kan als volgt: 1. Kies F9. 2. Kies M (Markeren als verwerkt) voor demarkeren. 3. Kies F9 markeren patiënt. Wanneer een herhaalbatch volledig is verwerkt in de herhaalpost, wordt deze herhaalbatch in de herhaalservice (bij R/M Herhaalbatches) automatisch gemarkeerd als uitgevoerd. 19 P a g i n a

21 Bijlagen I. Inschrijfformulier / checklist herhaalmodule Patiëntgegevens Naam Adres Geboortedatum BSN Telefoon Huisarts Medicatie Toe te voegen aan herhaalmodule: Naam Sterkte Dosering Genoeg t/m Privacy Ondergetekende gaat akkoord dat: Zijn/haar gegevens worden bewaard voor het uitvoeren van de herhaalmodule Met andere zorgverleners over de herhaalmodule overlegd kan worden, waarbij eventueel gegevens worden gedeeld Zijn/haar contactgegevens worden gebruikt voor mededelingen door/over de herhaalmodule. Deze mededelingen kunnen vertrouwelijke informatie bevatten. Voorwaarden Ondergetekende gaat ook akkoord met de regels en voorwaarden die betrekking hebben op de herhaalmodule. Patiënt verklaart dat alle wijzigingen in medicijngebruik, ziekenhuisopname, zwangerschap, vakantie, wijzigingen in NAW-gegevens zo spoedig mogelijk wordt doorgegeven aan de apotheek. Akkoord en ondertekening Handtekening Naam: Handtekening: Datum: 20 P a g i n a

22 Uitvoering Geef Uitleg aan patiënt Eerste levering via herhaalmodule (recepten genereren in apotheek) Overbruggingsmedicatie (zorg voor voorraad tot 2 weken na start herhaalmodule) NAW-gegevens aanpassen Profielen invoeren (zie aparte instructie) Aanmeldformulier naar huisarts (met bestellijst) ZZHERH invoeren (om in te scannen) Opmerking herhaalmodule invoeren Alles laten inscannen (inschrijf-, aanmeldformulier, bestellijst, faxbevestiging) Opmerkingen (bijv. bezorgen) Notificatie per ( of afhaal/bezorgbrief) 21 P a g i n a

23 II. Aanvraag jaarrecept huisarts Aan Huisarts Patiëntgegevens Naam Adres Geboortedatum BSN Bovenstaande patiënt wil graag een jaarrecept aanvragen. Aanvraag jaarrecept Hij/zij krijgt de medicatie in de bijlage automatisch herhaald gedurende een jaar. U krijgt jaarlijks een lijst ter ondertekening. Deze geldt voor de apotheek als nieuw jaarrecept. Eventuele wijzigingen kunt u hierop noteren. Tussentijdse wijzigingen kunt u als recept naar de apotheek sturen. Voor andere medicatie zal de patiënt een recept aanvragen. Gelieve het overzicht in de bijlage te accorderen en terug te faxen. Met vriendelijke groeten, Mediq Apotheek.. T: F: 22 P a g i n a