PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR

Transcriptie

1 PLANET AGILE 17E BPUG SEMINAR.

2 Lean toegepast op PRINCE2 Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk) Martin van Borselaer Mens-, organisatie- en procesverbeteraar Projectmanager/verandermanager & coach PRINCE2 Practitioner ScrumMaster Lean Six Sigma Green Belt Oracle ICT integratie specialist - SOA/BPM Nieuwegein 2

3 Lean toegepast op PRINCE2 Projectmanagement is waste (maar noodzakelijk) Achtergrond Vanuit mijn praktijkervaring Sinds 2009 MSP + PRINCE2 + Agile/Scrum 3x audit, 2x gateway Tevreden opdrachtgevers, tevreden projectmanager Doel Wat gaan we leren? PRINCE2 beter op maat maken Slimmere (meer effectieve) projecten Betere resultaten Inhoud Wat gaan we doen? Lean introductie Lean oefenen Lean toepassen op projectmanagent 3

4 Wat is lean? Lean is een filosofie en vooral manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen. Lean is een methode met een verzameling tools. Lean is een continu verbeterproces. Lean is (in het begin) contra intuïtief, het is vooral een andere manier van denken. 4

5 Lean is all of the above Methode/Systeem Mensen Continu verbeterproces Waarde en verspilling Manier van denken / filosofie Meer Waarde Kwaliteit Klanttevredenheid Medewerkerstevredenheid Minder Doorlooptijd Kosten 5

6 Lean wordt overal toegepast Medical Project Management Service Startup Construction Manufacturing Software Development IT Integration Six Sigma Accounting 6

7 Waarde vermeerderen door reduceren waste Idee (Waarde) Vastgesteld door eindklant! Voice of the customer Zand weghalen Genieten! 7

8 WASTE Vormen van waste Transport Mura variatie Muri overbelasting Muda verspilling Voorraad Beweging Wachten Overproductie Overbewerking Kwaliteitsproblemen Capaciteiten van mensen 8

9 Proces Analyse value/waste Waardeanalyse Vraag Processtap Voice of the business Stap a Creëren van waarde? Ja Vasthouden Stap b Nee Noodzakelijk? Ja Reduceren Voice of the customer Product Nee Nee Verwijderen 9

10 Functioneel ontwerp schrijven Opdracht: maak functioneel ontwerp Praten met klant 16 uur FO schrijven (1 e dag) 16 uur FO schrijven (2 e dag) 16 uur Voorbereiden quality review 3 uur Individueel lezen en vragen terugsturen 8 uur 8 uur 8 uur 1 uur 1 uur 67 uur Functioneel ontwerp Bevestiging akkoord 23 uur 2 e versie lezen 19 uur FO aanpassen en akkoord vragen 1 uur quality review 47 uur Vragen bundelen 1 uur 1 uur 2 uur 2 uur 1 uur 10

11 Functioneel ontwerp schrijven (analyse) Opdracht: maak functioneel ontwerp Praten met klant 16 uur FO schrijven (1 e dag) 16 uur FO schrijven (2 e dag) 16 uur Voorbereiden quality review 3 uur Individueel lezen en vragen terugsturen 8 uur 8 uur 8 uur 1 uur 1 uur 67 uur Functioneel ontwerp Bevestiging akkoord 23 uur 2 e versie lezen 19 uur FO aanpassen en akkoord vragen 1 uur quality review 47 uur Vragen bundelen 1 uur 1 uur 2 uur 2 uur 1 uur Process Cycle Efficiency = Waarde tijd 16 uur = Totale doorlooptijd 241 uur = 6,6 % 11

12 Het gevaar van suboptimalisatie FO schrijven lean gemaakt Theory of constraints / Kritieke Pad Is FO schrijven het grootste probleem? Was het FO eigenlijk wel nodig? Wat zijn de afhankelijkheden met FO schrijven? Wordt de keten verbeterd? Optimize the whole

13 PRINCE2 Optimize the whole Directing a project Starting Up a project Initiating a project Controlling Stage Managing Stage Boundaries Closing a project Projectbeheersing optimaliseren Managing Product Delivery Waste PM is responsible for day to day management Value Product Delivery Delivery proces optimaliseren 13

14 Productie versus productontwikkeling Aspect Productieproces Productontwikkeling Business Case Bekend Moet bewezen worden Risico s Kwaliteit/scope Weinig bekend en onder controle Iedere keer hetzelfde product met dezelfde kwaliteitseisen Doorlooptijd Exact bekend Onzeker Aanpak Variatie (Lean Six Sigma) Steeds hetzelfde proces uitvoeren en verbeteren Minimaliseren verschillen in tijd/kosten/kwaliteit Veel Controle is uitdaging Eenmalig/uniek product met onzekere eisen R&D fail fast, learn fast Juist opzoeken (waarde vaststellen) projecten 14

15 Waarde We hebben een lean productontwikkelproces nodig Risico s toetsen Waarde vaststellen Snel in gebruik nemen Bewezen product met aangetoonde waarde Lean V Model Tijd 15

16 Lean productontwikkeling: Agile/Scrum Pull op basis van Business Value Opleveren naar productie Continu verbeteren Sprint planning Sprint Demo Lessons Learned Product Backlog Sprint Backlog 16

17 Projectbeheersing vanuit Agile/Scrum Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart Sprint rapportage Sprint resultaat Release planning Lessons learned + verbeteracties Hindernissen Kosten Kwaliteit Sprint planning Sprint Demo Lessons Learned Product Backlog Sprint Backlog 17

18 PRINCE2 Wat missen we nog vanuit PRINCE2? Directing a project Starting Up a project Initiating a project Controlling Stage Managing Stage Boundaries Closing a project Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart Managing Product Delivery Product Delivery Sprint rapportage Sprint resultaat Release planning Lessons learned + verbeteracties Hindernissen Kosten Kwaliteit 18

19 Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (1) Artifact/Proces Scrum PRINCE2 PID Niet voorgeschreven Gewoon doen, leunen op product delivery proces voor wat betreft inrichting PRINCE2 Business Case Risico s Opstarten en initiëren project Voorgeschreven, maar niet vastgesteld wijze waarop Niet voorgeschreven, maar grotendeels automatisch afgedekt Niet voorgeschreven Expliciet maken in PID, onderdeel iedere sprint rapportage Toch expliciet maken met risicolog. Opnemen bij sprint rapportage of maandrapportage. Gewoon doen, blijft altijd nodig 19

20 Wat missen we nog vanuit PRINCE2? (2) Artifact/Proces Scrum PRINCE2 Controlling stage Managing Stage Boundaries Daily Scrum overleg Task Board Burndown Chart Sprint planning/scope Sprint demo Sprint Retrospective Gebruik maken van Scrum instrumenten Sprint rapportage gebruiken Sprint planning = fase plan Closing a project Niet voorgeschreven Gewoon doen Directing a project, Stuurgroep! Alleen Product Owner Verschillende opties mogelijk: PO = Executive PO = Senior User 20

21 Even toetsen: is het nog wel PRINCE2? Principe Voortdurende zakelijke rechtvaardiging Leren van ervaringen Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden Managen per fase Manage by exception Productgerichte aanpak Aanpassen aan de projectomgeving Uitwerking Zeer sterk door iedere sprint opleveren werkend product Expliciet onderdeel van Scrum Beschreven in PID Projectmanager is ScrumMaster (of stuurt aan) Sprint = fase Ja Product Backlog Item = Product/Work Package Eventueel product op Epic niveau Ja zeker! PRINCE2 lean maken door eerst Product Delivery proces lean te maken, daarna aanvullen waar nodig 21

22 Is het nog wel Agile/Scrum? Ja! Praktijkervaring: 100% Agile/Scrum Team ziet het verschil niet. Audit externe Scrum coach Coaching is niet nodig. Scrum goed geïmplementeerd 22

23 Conclusie (1) projecten lean maken 1. Product delivery lean inrichten 2. Grip binnen product delivery inbouwen 3. Projectmanagement zo lean mogelijk aanvullen Lean project 23

24 Conclusie (2) skillset projectmanager Projectmanager lean projecten Verandermanagement Projectmanagement Begrijp het product/proces Agile/Scrum Basiskennis lean 24

25 Dank u wel Heeft u nog vragen? 25