1. INLEIDING PROCESBESCHRIJVING PO NAAR VO HET MAKEN VAN EEN OKR EN TOEVOEGEN AAN HET DOD OKR TOEVOEGEN AAN HET DOD

Transcriptie

1 HANDLEIDING OKR MAKEN + TOEVOEGEN AAN DOD + VERSTUREN DOD

2 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING PROCESBESCHRIJVING PO NAAR VO HET MAKEN VAN EEN OKR EN TOEVOEGEN AAN HET DOD OKR TOEVOEGEN AAN HET DOD DOD( S) PER MAIL VERSTUREN EÉN MAIL PER DOD( S) GECOMPRIMEERDE MAP MET DOD S

3 1. INLEIDING Deze handleiding beschrijft het proces van een verhuizing van een leerling van het PO naar het VO én hoe u een DOD (Digitaal Overdrachts Dossier) kunt aanmaken en versturen. Het DOD is bedoeld voor de digitale uitwisseling van leerlinggegevens tussen scholen onderling. Ook beschrijft deze handleiding hoe het OKR in ParnasSys aangemaakt kan worden en hoe deze toegevoegd dient te worden aan het DOD. 2. PROCESBESCHRIJVING PO NAAR VO Dit proces beschrijft de te ondernemen stappen voor de digitale uitwisseling van gegevens op het moment dat een leerling de overstap maakt van het PO naar het VO. Deze overstap zal in de meeste gevallen plaatsvinden aan het einde van het achtste leerjaar en is dus tijdsgebonden. 1. Op uw school worden de scores van niet-methodegebonden toetsen per leerling geregistreerd en in ParnasSys vastgelegd. Vrijwel alle toetsen zijn voorzien van een overeen gekomen toetscode. Deze code dient om deze gegevens tussen scholen uit te kunnen wisselen. 2. Op basis van behaalde resultaten en bevindingen formuleert u een advies voor een keuze in het VO. Dit advies wordt aan de ouders/verzorgers van de leerling meegedeeld. 3. De ouders/verzorgers en u bereiken in goed overleg overeenstemming over dit advies. 4. De ouders/verzorgers oriënteren zich op de onderwijsmarkt en kiezen een school/instelling in het VO, gebaseerd op uw advies. 5. De ouders/verzorgers melden hun kind aan op het VO. In veel gevallen zal deze aanmelding door het VO worden bevestigd. 6. Het VO vraagt nu bij u om het dossier van de leerling. U kunt nu de aanmaak van een voorlopig DOD opstarten. Deze stap heeft de volgende aandachtspunten: a. afstemming met het VO over de volgende punten: i. het DOD wordt gebruikt in plaats van een papieren versie; ii. welk wachtwoord wordt gehanteerd (BRIN-code); iii. welk adres de ontvanger wil gebruiken. b. U vult het DOD met de relevante gegevens. Dit bestaat minimaal uit een set overeengekomen gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en de toetsgegevens. c. Eventueel relevante documenten worden toegevoegd. d. Het pakket maakt nu een DOD aan in XML-formaat. e. Het DOD wordt voorzien van een wachtwoord wat alleen bekend is bij het VO dat dit DOD zal ontvangen. f. Voorafgaand aan de verzending kunt u zien welke informatie uiteindelijk door middel van het DOD aan het VO wordt verzonden. g. De verzending vindt vervolgens plaats waarbij de inhoud wordt voorzien van encryptie (versleuteling). Alleen de gebruikers van het DOD zijn in het bezit van de decoderingsleutel. De verzending vindt plaats per , dus is altijd een directe verbinding tussen een verzender en een ontvanger. h. U kunt besluiten om voor verzending de DOD s van meerdere leerlingen in één bericht samen te voegen. Na ontvangst door het VO zullen de volgende stappen plaatsvinden: het lezen van de ontvangen DOD; controle van de gegevens met de aanmelding door de ouders/verzorgers; het eventueel inlezen van de gegevens in de applicatie van het VO. 7. Op school wordt de eindtoets afgenomen van de leerling en in het leerlingvolgsysteem geregistreerd. 8. Aan de hand van de uitkomst van de eindtoets wordt een definitief advies geformuleerd voor de schoolkeuze en wordt deze aan de ouders meegedeeld. 9. U stuurt nu het definitieve DOD aan de school voor het VO. Indien het definitieve advies sterk afwijkt van het voorlopige advies, kan het zijn dat het DOD aan een andere school verzonden dient te worden dan waar het voorlopige DOD aan verzonden is. Het proces om tot een te verzenden DOD te komen, bevat de volgende aandachtspunten: a. afstemming met het VO over de volgende punten: i. dat het DOD wordt gebruikt in plaats van een papieren versie; ii. welk wachtwoord wordt gehanteerd (BRIN-code); iii. welk adres de ontvanger wil gebruiken. 2

4 b. U vult het DOD met de relevante gegevens. Dit bestaat minimaal uit een set overeengekomen gegevens, zoals naam, adres, woonplaats en de toetsgegevens. c. Eventueel relevante documenten worden toegevoegd. d. Het pakket maakt nu een DOD aan in XML-formaat. e. Het DOD wordt voorzien van een wachtwoord wat alleen bekend is bij het VO dat dit DOD zal ontvangen. f. Voorafgaand aan de verzending kunt u zien welke informatie uiteindelijk door middel van het DOD aan het VO wordt verzonden. g. De verzending vindt vervolgens plaats waarbij de inhoud wordt voorzien van encryptie (versleuteling). Alleen de gebruikers van het DOD zijn in het bezit van de decoderingsleutel. De verzending vindt plaats per , dus is altijd een directe verbinding tussen een verzender en een ontvanger. h. U kunt besluiten om voor verzending de DOD s van meerdere leerlingen in één bericht samen te voegen. 10. Het VO beraadt zich over de aanmelding en de ontvangen gegevens om tot een besluit voor inschrijving te kunnen komen. Indien de leerling niet zal worden toegelaten zal het VO in overleg treden met de ouders/verzorgers en eventueel met u. 11. Het VO leest het definitieve DOD in, in de applicatie die op het VO voor dit doel wordt gehanteerd (Magister). De leerling wordt hierbij aan de juiste opleiding en opleidingsperiode gekoppeld. 12. De ouders ontvangen een bevestiging van de inschrijving van het VO. 13. De leerling wordt geplaatst in het rooster op het juiste niveau in de opleiding. Belangrijk: vaak is er geen sprake van een voorlopig DOD, maar kan gelijk het definitieve DOD verstuurd worden. Dit is afhankelijk van het tijdspad. 3. HET MAKEN VAN EEN OKR EN TOEVOEGEN AAN HET DOD Open de leerlingkaart van de leerling van wie u een OKR wilt maken door op de naam van de leerling te dubbelklikken. Ga naar het tabblad Begeleiding en klik op Onderwijskundig rapport. Kies onderaan voor de optie Onderwijskundig rapport toevoegen. 3

5 Het onderwijskundig rapport kan ingevuld worden. Let op alle tabbladen, welke apart geopend moeten worden. Het is wenselijk om in het veld Anders, namelijk het brugklasadviestype te vermelden. In het vak Opmerkingen is plaats om de eventuele afwijkende wens van de ouders te vermelden. 4

6 Let op: de bijlagen 1 (leerwegondersteunend of praktijkonderwijs/voortgezet speciaal onderwijs) en 2 (leerlinggebonden financiering) van het OKR kunnen toegevoegd worden aan het DOD, maar deze dienen ondertekend te worden door de ouders. De papieren versie dient dus apart meegestuurd te worden. Klik, nadat alles is ingevuld, linksonderaan op Opslaan. Het volgende scherm opent zich. 5

7 Automatisch staat het onderwijskundig rapport vermeld op de leerlingkaart bij Documenten. Het document zit echter nog in ParnasSys en kan op deze manier nog niet meegestuurd worden met het DOD. Daarvoor moet het toegevoegd worden als bestand. Dat gaat als volgt. Klik vanuit de leerlingkaart weer op het tabblad Begeleiding en vervolgens op Onderwijskundig rapport. Het volgende scherm opent zich. Klik vervolgens op Afdrukken PDF. Het onderwijskundig rapport verschijnt. Kies daarin voor de optie Een kopie opslaan. 6

8 Kies een locatie op uw computer waar u het bestand wilt opslaan en kies een juiste bestandsnaam. Nu moet het bestand geïmporteerd worden in ParnasSys ten einde het met het DOD mee te sturen. Ga hiervoor naar de betreffende leerling en klik op Map en kies linksonderaan voor de optie Nieuw document. 7

9 Selecteer Bestand en klik op Volgende. Klik op Bladeren en ga op zoek naar het bestand wat u heeft opgeslagen. 8

10 Selecteer het bestand, klik op Openen en vervolgens op Volgende. Er verschijnt een melding of u door wilt gaan, waarbij u op OK klikt. Vervolgens verschijnt er een scherm met onder andere twee gele vakken. Deze moeten verplicht ingevuld worden. De ene is een aanduiding voor de datum (staat al ingevuld) en bij de andere kunt u het onderwerp invullen. Vervolgens klikt u op Opslaan. Er is nu een bestand aangemaakt wat meegestuurd kan worden met het DOD. 9

11 4. OKR TOEVOEGEN AAN HET DOD Open de leerlingkaart van de betreffende leerling. Ga naar Map en kies voor Nieuw document. 10

12 Selecteer de optie Digitaal Overdrachts Dossier. Vervolgens klikt u onderin uw scherm op volgende. Op deze pagina kunt u een aantal keuzes maken. U bepaalt hier welke gegevens en documenten in het DOD opgenomen worden. Markeer het selectievak bij de gegevens om deze in het DOD op te nemen. Nu ziet u onderaan de optie om een vinkje te zetten voor OKR. Hiermee wordt het OKR meegestuurd met het DOD. Klik daarna op Voltooien. Bij de definitieve verzending is het aan te bevelen om alle opties aan te vinken. U bepaalt zelf welke bestanden u mee wilt sturen, door deze te markeren onder De volgende bestanden meesturen:. U kunt hier nu geen bestanden toevoegen. De bestanden dienen eerst aan de map van de leerling te zijn toegevoegd. 11

13 Bij de pincode vult u de code in die met de ontvangende school is overeengekomen (in Zeeuws Vlaanderen is dit de BRIN-code van de betreffende basisschool). Hiermee beveiligt u het bestand tegen het lezen door onbevoegden. Alle resultaten van toetsen die zijn voorzien van een overeengekomen DOD-toetscode kunnen worden geëxporteerd. Dit betekent dat vrijwel alle in ParnasSys aanwezige toetsen van Cito, Aarnoudse, Brus, De Klepel en PI-Dictee kunnen worden meegestuurd. Nadat u uw keuzes heeft gemaakt, selecteert u onderin het scherm Voltooien. Het kan zijn dat er een soort van foutmelding komt. Klik dan op de link om het DOD op te slaan. U krijgt nu de mogelijkheid om het bestand op te slaan of te openen. Hoe dit scherm er uitziet is afhankelijk van de webbrowser die u gebruikt. Maakt u gebruik van Internet Explorer dan ziet u dit venster. 12

14 Gebruikt u Mozilla Firefox dan ziet u dit venster. Gebruikt u een andere webbrowser, dan kan het venster afwijken van deze voorbeelden. Kies voor de optie om het bestand op te slaan. U slaat hiermee het bestand op uw eigen computer of netwerk op. Kies een locatie die u eenvoudig kunt terugvinden. Vooral wanneer u meerdere DOD s naar een school wilt versturen, is het aan te raden hiervoor een aparte map aan te maken (bijvoorbeeld met de naam van de VOschool waar de DOD s voor bestemd zijn). U kunt via de knop terug onderin uw scherm terugkeren naar de documenten van de leerling. Inhoud DOD individuele leerling bekijken In de lijst met documenten staat nu ook het DOD dat u zojuist heeft aangemaakt. U kunt de inhoud van het DOD vanuit deze lijst bekijken door op de regel van het bestand te klikken. Welke gegevens worden getoond, is afhankelijk van de keuzes die zijn gemaakt bij het genereren van het DOD. Alleen de gegevens die toen zijn geselecteerd kunnen worden getoond. Het door u opgeslagen bestand is beveiligd. Dit kunt u dus niet inzien. Per mail kunt u nu de aangemaakte DOD-bestanden aan de juiste VO-school verzenden. Indien u gebruik heeft gemaakt van de afgesproken pincode (=BRIN-code), zal alleen een geautoriseerde ontvanger de bestanden kunnen openen en inlezen in de op school gebruikte applicatie. 13

15 5. DOD( S) PER MAIL VERSTUREN Wanneer u de verschillende DOD s in een specifieke map heeft gezet (bijvoorbeeld met de naam van de VOschool) kunt u deze per mail versturen aan de betreffende VO-school. Hier zijn verschillende manieren voor. 5.1 Eén mail per DOD( s) Indien het aantal te versturen DOD s klein is, kan er gekozen worden om per DOD een mail te versturen of om de DOD s te versturen in één mail. Open hiervoor u mailprogramma, maak een nieuwe mail aan en voeg de betreffende DOD( s) als bijlagen aan de mail toe. 5.2 Gecomprimeerde map met DOD s Indien het aantal DOD s groot is (boven de tien), is het handiger om de DOD s te verzamelen in één map. Dit, omdat anders de mailserver van de basisschool óf van de VO-school een foutmelding kan geven in verband met een te hoog aantal bijlagen. Om de DOD s in één map te zetten, kies eerst voor Start Deze computer. Ga naar de map, waarin u de DOD s heeft opgeslagen. Selecteer hierin de DOD s welke u wilt versturen aan de VO-school (CTRL + A indien het gaat om alle DOD s in de betreffende map). Klik daarna op uw rechtermuisknop op één van de DOD s in het blauw gemarkeerde vlak. Klik op Kopiëren naar Gecomprimeerde map. 14

16 N.B.: dit kan eventueel ook met WinZip of RAR. U kunt de map hernoemen naar bijvoorbeeld DOD naam basisschool, zodat het voor de ontvangende VOschool duidelijk is van welke basisschool de DOD s afkomstig zijn. Via uw mailprogramma kunt u deze gecomprimeerde map met daarin de DOD s als één bijlage versturen aan de VO-school. Kies een goede plaats op de computer uit waar u het DOD opslaat en kies een goede bestandsnaam. 15

17 Het is handig om in de bestandsnaam de naam van de leerling te vermelden (gebeurt mogelijk automatisch). Voeg vervolgens het DOD als bijlage toe in de mail. Vermeld in de tekst ook de naam van uw school, zodat de ontvangende VO-school weet van welke basisschool ze mail ontvangen. Nog enkele afspraken: de DOD s worden per leerling verstuurd, dus één mail met daarin één DOD; een DOD moet gecodeerd worden. Afspraak is om hiervoor het BRIN-nummer van de school te gebruiken. De VO-scholen zijn hiervan op de hoogte; de mailadressen van de VO scholen waar het DOD naar toe gestuurd kan worden zijn: - Reynaertcollege: rcaanmelding@reynaert.nl; - De Rede: aanmelding-okr@derede.nl; - Zeldenrust-Steelantcollege: aanmelding@zsc.nl. 16