4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma Prop Beplantingswerken v.o.f.

Transcriptie

1 4.A.2 en 3.B.2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma Prop Beplantingswerken v.o.f. 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 1/7

2 Inhoud Inhoud Inleiding Energiebeleid CO2-prestatieladder Organisatie van de carbon footprint Uitvoering Energieaspecten Energieverbruik Prop Scope 1 en Energieverbruik in de keten Energie reductiekansen Referentiejaar Doelstelling Monitoren en beoordelen Interne audits Externe audits Management review Feedback Stuurcyclus A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 2/7

3 1 Inleiding Deze rapportage geeft inzicht in het kwaliteitsmanagement plan (eis 4.A.2) en energiemanagement programma (eis 3.B.2) van Prop. Kwaliteitsmanagement plan Het kwaliteitsmanagement plan gaat in op het borgen van de kwaliteit van de Carbon Footprint en Scope 3 emissies. Gebaseerd op hoofdstuk 6 van de NEN-EN De generieke doelstelling van het kwaliteitsmanagement plan is te komen tot een continue verbetering van de uitstoot van de bedrijfsvoering. Dit is ook als zodanig verwoordt in het beleid van de directie. Daarnaast geeft het kwaliteitsmanagement plan inzicht in de procedures, het meten en rapporteren voor de Carbon Footprint. Met de introductie van een kwaliteitsmanagement plan wordt geborgd dat een volledige, betrouwbare en actuele consolidatie van de energieprestaties van Prop kan plaatsvinden. Hiermee wordt inzicht verschaft in de van het kwaliteitsmanagement plan beoogt Prop de kwaliteit van de data te borgen in de organisatie en de prestaties continue te verbeteren. Energiemanagement programma Deze rapportage betreft het Energiemanagement programma van Prop, gebaseerd op de NEN-EN Energiemanagement systemen. De NEN-EN dient als richtlijn voor het opzetten van het Energiemanagement programma. Met de introductie van een energiemanagement systeem wordt geborgd dat een volledige, betrouwbare en actuele consolidatie van de energieprestaties van Prop kan plaatsvinden. Hiermee wordt inzicht verschaft in de Continue evaluatie van de activiteiten en geconstateerde afwijkingen om verbeteringen te realiseren, behoort tot de kern van het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma en is dan ook opgesteld volgens de plan-do-check-act cyclus vanuit de NEN-EN Dit rapport maakt onderdeel uit van het integrale kwaliteitssysteem van Prop. Dat digitaal toegankelijk is voor alle werknemers van Prop. 2 Energiebeleid Prop levert ideeën voor duurzame omgevingskwaliteit. Daarmee willen we zeggen dat we alles wat we om ons heen zien mooier, schoner, veiliger en duurzamer willen maken. Denkkracht dus, voor veilige wegen, mooie landschappen, groene omgeving en schone bodems. Dat doen we in opdracht van overheden en bedrijven, maar ook vanuit gedrevenheid. Deze gedrevenheid komt terug in onze interne visie op duurzaamheid. Deze richt zich vooral op de eigen huisvesting, de bedrijfsprocessen en maatschappelijke betrokkenheid. Deze visie is vastgelegd in ons Kwaliteit, veiligheid en milieubeleid en de Duurzaamheidsverklaring en integriteitscode. Deze documenten staan in ons systeem en in de dropbox. Zo vaak als mogelijk worden deze documenten herzien en aangepast als omstandigheden dit vereisen. 2.1 CO2-prestatieladder Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma van Prop zijn verder uitgewerkt conform de eisen uit de CO2-Prestatieladder. De energiedoelstellingen en - taakstellingen die opgenomen zijn hebben betrekking op alle activiteiten van Prop 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 3/7

4 2.2 Organisatie van de carbon footprint In 2013 is Prop begonnen met het vastleggen van de Carbon footprint. Vanuit deze behoefte is besloten te certificeren voor de CO2 prestatieladder. De externe adviseur heeft samen met de directeur het systeem vorm gegeven en ervoor gezorgd dat alle medewerkers betrokken zijn geraakt bij het realiseren van deze plannen. De directeur is verantwoordelijk voor uitvoering en actueel houden van de carbon footprint. De administratie is verantwoordelijk voor het deugdelijk en correct aanleveren van de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de carbon footprint. De KAM-coördinator is verantwoordelijk voor de gehele coördinatie tijdens de uitvoering en levert uiteindelijk de gegevens aan aan de directie. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid om correcte registraties bij te houden van tanken, registratie van draaiuren e.d. Communicatie is de verantwoordelijkheid van de directeur. 3 Uitvoering 3.1 Energieaspecten De eerste stap is het inzichtelijk maken van het energieverbruik van de organisatie en de keten waarin de organisatie actief is. Op basis van dit inzicht kan er gekeken worden op welke aspecten er winst valt te behalen in de reductie van de CO2- uitstoot Energieverbruik Prop Scope 1 en 2 Ee n keer per jaar (elke 12 maanden) brengt Prop haar energieverbruik in beeld. De uitvoering van deze inventarisatie vindt plaats volgens de ISO en de CO2-Prestatieladder. Binnen Prop is de externe adviseur samen met de directeur verantwoordelijk voor het uitvoeren van de inventarisatie. Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt Excel datasheet. In de datasheet zijn de conversiefactoren opgenomen zoals die zijn aangeleverd door SKAO. De onderbouwing van de gegevens in de datasheet worden verzameld in de dropbox. Elektriciteits- en gasverbruik van de locatie; Energieverbruik tijdens uitvoering van de projecten; Energieverbruik ten behoeve van het transport; De directeur en de administratie voeren na de inventarisatie een kwaliteitscontrole uit op de data en de correcte invoer in de Excel sheet. Tevens wordt bekeken of gegevens onder de juiste scope zijn geplaatst Energieverbruik in de keten Scope 3 emissies betreffen emissies welke als gevolg van activiteiten van Prop worden uitgestoten, maar welke niet direct door Prop worden gecontroleerd. Om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van deze scope 3 emissies gaat deze inventarisatie zo veel mogelijk in op de verschillende aspecten in de waardeketen bron-productie-transport-gebruiker-afval. In de ketenanalyse is vastgesteld dat het hier gaat om de volgende onderdelen: Gekochte goederen en services; Gegenereerd afval; 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 4/7

5 Transport en distributie (upstream); Woon-werkverkeer; Energie reductiekansen Iedereen binnen Prop kan ideeën aanleveren om CO2 te reduceren. Tijdens de maandelijkse toolboxmeetings worden medewerkers telkens verzocht met goede ideeën te komen Referentiejaar De eerste inventarisatie is uitgevoerd in 2013 voor een compleet jaar. Deze inventarisatie wordt gebruikt als referentiejaar. De inventarisatie is uitgevoerd conform het gestelde in onderhavig document. De betrouwbaarheid wordt gecontroleerd door een interne audit en wordt niet extern geverifieerd. Vanuit de inventarisatie wordt gekeken welke onderdelen in aanmerking komen voor het formuleren van doelstellingen. De directie stelt uiteindelijk de doelstellingen vast. 3.2 Doelstelling en positie in de markt De reductiedoelstellingen worden geformuleerd voor een tweejaarlijkse periode. De vastgestelde doelstellingen zijn opgenomen in het kwaliteitsmanagementsysteem en staan in het energieactieplan. In hetzelfde document zijn ook de maatregelen genoemd die genomen worden om de doelstellingen te halen en welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de maatregelen. Prop is binnen de markt een middenmoter en heeft de potentie om koploper te worden. Met het gekozen alternatief om bermgras te verwerken tot vezels als grondstof voor de industrie is de kans wel degelijk aanwezig dat Prop op termijn CO2- neutraal kan gaan werken. Dit is een uitstekende kans om zich te profileren in de markt. 3.3 Monitoren en beoordelen Een keer per jaar wordt de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen en het Energieactieplan bepaald. De KAMcoördinator en de administratie rapporteren de resultaten aan de directie. Deze rapportage omvat minimaal: Een overzicht van het energieverbruik en de CO2-emissies per scope Een vergelijking van het energieverbruik ten opzichte van het referentiejaar Een analyse van opvallende toenamen / afnamen van het verbruik; De voortgang van en de prognose voor het behalen van de gestelde reductiedoelstellingen en eventuele aanbevelingen voor preventie of corrigerende maatregelen Op basis van deze rapportage beslist de directie of bijsturing van de doelstellingen en / of aanpassing van het Energieactieplan noodzakelijk is. 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 5/7

6 4 Borging van het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma Prop beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem op basis van ISO De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directie. Het kwaliteitsmanagement plan en het energiemanagement programma zijn geïntegreerd in dit bestaande kwaliteitssysteem. Beide onderdelen worden hierdoor meegenomen in het systeem van interne en externe audits en de jaarlijkse managementreview. 4.1 Interne audits Periodiek worden interne audits uitgevoerd. De interne audit is gericht om te toetsen of het energiebeleid van Prop effectief en doelmatig is geïmplementeerd. Daarnaast heeft het als doel de kwaliteit van de carbon footprint te verhogen en een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen van Prop. De interne audit richt zich op de manier waarop de gegevens zijn verzameld en verwerkt. De interne auditor stelt een audit rapport op met daarin de bevindingen van de interne audit. De auditor besteedt verhoogde aandacht aan de volgende items: De mate van zekerheid van de gegevens; Of de juiste gegevens gebruikt zijn bij het opstellen van de carbon footprint; (steekproefsgewijs worden facturen en gebruikte gegevens met elkaar vergeleken) Of de Carbon footprint voldoet aan de vigerende normen (ISO 14064); Aan welk niveau van de CO2 prestatieladder wordt voldaan. Aanbevelingen uit de audits worden meegenomen in het Energieactieplan ter verbetering van het systeem. 4.2 Externe audits KIWA is gecontracteerd voor het uitvoeren ven de jaarlijkse externe verificatie en om te bevestigen dat Prop voldoet aan het beoogde niveau van de CO2-prestatieladder. 4.3 Management review Jaarlijks wordt door de directie het kwaliteitsmanagement systeem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. De output van het management review is een Energieactieplan met daarin vermelde doelstellingen en / of verbeteringen voor het nieuwe jaar. 4.4 Feedback Aan de hand van de input uit de vorige fases en het evaluatierapport van het management review kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde kwaliteitsmanagementsysteem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijke als mondeling naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende / preventieve maatregelen binnen hun eigen organisatieonderdeel. 5 2.C.2 Stuurcyclus CO2-prestatieladder Eis 2.C.2 maakt integraal onderdeel uit van dit rapport. 5.1 Stuurcyclus Gedurende het jaar wordt de CO2-emissieinventaris bijgehouden door de administratieve medewerkers onder leiding van de 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 6/7

7 directie. Voor specifieke namen en verantwoordelijkheden voor het verzamelen van gegevens zie 1.A.3 / 2.A.2. Deze emissieinventaris dient als input voor de jaarlijks op te stellen carbon footprint. De carbon footprint biedt vervolgens de basis voor het initiëren van initiatieven ten behoeve van de CO2- reductie. Ook bijsturing van reeds gestarte projecten voor CO2-reductie vindt op basis van de carbon footprint plaats. Dit vindt zoveel mogelijk plaats in januari / februari van het nieuwe jaar. De KAM-coördinator doet enkele voorstellen voor initiatieven ten behoeve van de CO2-reductie. Hij wint advies in bij interne medewerkers die ook actief zijn op het gebied van CO2. Vervolgens worden deze voorstellen in managementteam besproken en door de directie vastgelegd. Daarnaast krijgt de carbon footprint jaarlijks een update. Daarmee wordt ook jaarlijks geanalyseerd of er nog wijzigingen zijn in de energiestromen c.q. energieaspecten. De initiatieven dienen SMART-geformuleerd te zijn en worden vastgelegd in het jaarplan van dat desbetreffende jaar. De actieverantwoordelijken gaan gedurende het jaar aan de slag met desbetreffende initiatieven en rapporteren elk kwartaal aan de KAM-coo rdinator over de voortgang. Uiteindelijk moet een en ander leiden tot minder energieverbruik en daarmee CO2- reductie. Het kwaliteitsmanagement plan en het energie managementprogramma maakt integraal onderdeel uit van het kwaliteitssysteem. Resultaten, maatregelen en uitstoot worden door de directeur zowel intern- als extern gecommuniceerd. Een en ander conform het daarvoor opstelde communicatieplan (eis 3.C.2). 4 A 2 en 3 B 2 Kwaliteitsmanagement plan en Energiemanagement programma v_1, 7/7