Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Hardinxveld-Giessendam

Transcriptie

1 gemeente Hardinxveld-Giessendam Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Hardinxveld-Giessendam HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE, DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling Algemene postbus Persoonlijke postbus Gemeentelijke website Elektronische berichten Functionele berichten Privé berichten Bestuurlijke berichten Archiefwaardige berichten Niet-archiefwaardige berichten Werkgever Medewerker Behandelaar Proceseigenaar Elektronische postbus die niet aan een persoon gebonden is, maar aan de organisatie: Elektronische postbus met de die gebonden is aan een medewerker van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. Internetsite of Berichten die via elektronische kanalen verzonden zijn, zoals en webformulieren. Elektronische berichten, van en naar een (bestuurs)orgaan van de gemeente HG. Niet functionele berichten. Functionele berichten, verzonden of ontvangen, namens een bestuursorgaan. Berichten die op grond van de Archiefwet in aanmerking komen voor bewaring. Berichten die niet in aanmerking komen voor bewaring. Gemeente Hardinxveld-Giessendam Iedereen met een aanstelling of arbeidsovereenkomst met de (bestuurs)organen van de gemeente Hardinxveld-Giessendam (dus ook stagiaires, ingeleende- en gedetacheerde medewerkers). Medewerker belast met de behandeling van een bericht. Medewerker verantwoordelijk voor de verloop van de behandeling van berichten. Artikel 2. Reikwijdte Het protocol is van toepassing op extern gerichte: a. verstuurde en/of ontvangen functionele elektronische berichten van/op een gemeentelijk e- mailadres; b. inkomende en/of uitgaande functionele elektronische berichten verzonden via de gemeentelijke website. c. elektronische berichten van externe locaties, gedownload door medewerkers 1. Dit protocol is van toepassing op verkeer tussen burgers en bestuursorganen met uitzondering van de gevallen genoemd in artikel 2:13 lid 2 van de Algemene wet bestuursrecht. In geval dit bij wettelijk voorschrift is bepaald of een vormvoorschrift zich tegen elektronische verzending verzet. Dit protocol is niet van toepassing op: Functionele berichten verzonden of ontvangen via kanalen sociale media, telefonie of video. Strakke regulering van gebruik van sociale media sluit niet aan op de 2. Voor gebruik van sociale media worden in een later stadium uitgangspunten opgesteld. De nog op te stellen 1 Bijvoorbeeld elektronische berichten op ftp servers of internet/ intranet-sites van externe organisaties.

2 servicenormen 3 vormen een aanvulling op dit protocol en zijn meer gericht op de rechten die de klant aan onze dienstverlening kan ontlenen. Wob-verzoeken Elektronische berichten inzake verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur ontvangen via een gemeentelijk adres worden niet meer in behandeling genomen. Dit is op 24 februari 2014 door het college besloten. Artikel 3. Doeleinden a. Het protocol verschaft de medewerkers, behandelaars en proceseigenaren inzicht in hoe om te gaan met de registratie, behandeling, afhandeling en archivering van elektronische berichten. b. Het protocol verschaft externe partijen inzicht in de voorwaarden die de gemeente Hardinxveld-Giessendam stelt aan elektronische berichten en de wijze waarop hier mee om wordt gegaan. HOOFDSTUK 2. VERANTWOORDELIJKHEID Artikel 4. Verantwoordelijkheid Iedere medewerker, behandelaar en proceseigenaar dient te handelen conform dit protocol. HOOFDSTUK 3. BEREIKBAARHEID Artikel 5. Behandeling Functionele elektronische berichten kunnen elektronisch naar de gemeentelijke adressen worden verzonden. adressen van de gemeente Hardinxveld-Giessendam hebben de Elektronische aanvragen voor producten of diensten worden in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of webformulieren van een landelijke voorziening (bijvoorbeeld omgevingsloket). Analoge formulieren en webformulieren zijn hierbij aan elkaar gelijk gesteld; de voorkeur wordt gegeven aan webformulieren 4. Elektronische berichten, waarvan de afzender is geauthentiseerd door middel van DigiD of eherkenning, worden gezien als betrouwbaar. Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn: a. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, b. Berichten die de maximale grootte van de postbus of het webformulier overschrijden; c. Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een onvolledige krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgestelde termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, zal de gemeente het bericht niet in behandeling nemen. d. Berichten waarbij een product of dienst wordt aangevraagd en waarvoor een analoog formulier of webformulier beschikbaar is en niet gebruikt is

3 e. Berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Hardinxveld- Giessendam worden tegengehouden. f. Ongevraagde en ongeadresseerde elektronische berichten (SPAM) gericht aan gemeentelijke e- mail adressen. Artikel 6. Ontvangstbevestiging a. Voor de per ontvangen archiefwaardige berichten op het algemene adres, wordt door het team dat is belast met postregistratie een ontvangstbevestiging naar de afzender verstuurd waarin het zaak-id en, indien mogelijk, de verwachte behandeltermijn staan vermeld. Uitzonderingen op deze regel zijn berichten die bestemd zijn voor clusters Wmo, Burgerzaken en Omgevingszaken. Zij dragen zelf de zorg voor het versturen van ontvangstbevestiging. Ook na de ontvangst van aanvragen in het kader van de Drank- en Horecawet, worden per 1 januari 2013 door de behandelaars ontvangstbevestigingen verstuurd 5. b. Bij de start van behandeling van een ingekomen webformulier of een functioneel elektronisch bericht dat op andere wijze in het zaaksysteem wordt ontsloten, wordt door de behandelaar een ontvangstbevestiging naar de aanvrager verstuurd waarin het zaak-id en indien de status van het product is op te vragen een verwijzing naar zijn/haar persoonlijke internet pagina worden vermeld. Wanneer de legeskosten online zijn voldaan via SIM kassa, wordt in de ontvangstbevestiging een bezwaarmogelijkheid opgenomen tegen de vastgestelde legeskosten. HOOFDSTUK 4. AFHANDELING Artikel 7. Afhandeling a. De afzender van een functioneel elektronisch bericht ontvangt ongeacht de verschijningsvorm; digitaal of analoog, uiterlijk binnen 8 weken na ontvangstdatum een reactie van de behandelaar. b. Onder een reactie wordt verstaan: een inhoudelijk bericht ter afhandeling van het inkomende elektronische bericht, of een bericht waarin de termijn staat waarop de afzender een inhoudelijke reactie kan verwachten. c. De gemeentelijke (bestuurs)organen (gemandateerd proceseigenaar) zijn verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van elektronische berichten. d. Onder een tijdige afhandeling wordt verstaan: afhandeling binnen termijn zoals vastgesteld in servicenormen; bij ontbreken van vastgestelde servicenormen, afhandeling binnen de wettelijk geldende termijn; bij ontbreken van vastgestelde servicenormen en wettelijk geldende termijn, afhandeling binnen 8 weken. e. Een vertragingsbericht met een nieuwe streefdatum wordt tijdig verstuurd als de behandeltermijn niet gehaald wordt. f. Behandelaars dragen zelf de verantwoordelijkheid voor een tijdige afhandeling en registratie van het te verzenden afhandelende bericht. Voor wat betreft het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen en bestuurlijke berichten in het bijzonder, dient het bericht te worden ondertekend met een elektronische handtekening. Voor ondertekening van formele functionele elektronische berichten wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening gebruikt. Het gekwalificeerd certificaat zorgt ervoor dat de wederpartij kan controleren of degene - 3 -

4 die tekent ook degene is wie hij zegt te zijn 6. Het gekwalificeerde certificaat wordt op grond van artikel Telecommunicatiewet uitgegeven door een certificatiedienstverlener. 6 Lodder, Dumortier & Bol 2005, p

5 HOOFDSTUK 5. REGISTRATIE EN ARCHIVERING Artikel 8. Registratie a. Archiefwaardige elektronische berichten ontvangen in of verzonden vanuit de algemene postbus worden in het Document Management Systeem geregistreerd door het team dat is belast met postregistratie. b. Archiefwaardige elektronische berichten ontvangen in een persoonlijke postbus van een behandelaar worden door diezelfde behandelaar geregistreerd in het Document Management Systeem. c. Archiefwaardige elektronische berichten verstuurd vanuit een persoonlijke postbus van een behandelaar worden door diezelfde behandelaar geregistreerd in het Document Management Systeem. d. Elektronische berichten opgeslagen in het zakenmagazijn worden automatisch ontsloten in het Document Management Systeem. e. Archiefwaardige elektronische berichten die van externe websites worden gedownload, worden geregistreerd door de behandelaars van het bericht. Artikel 9. Archivering a. De behandelaar en de proceseigenaar zijn verantwoordelijk voor het zelf registreren en het ter archivering aanbieden van archiefwaardige elektronische berichten. b. Het team dat belast is met archivering van archiefbescheiden draagt zorg voor het toetsen van geregistreerde elektronische berichten aan de bestaande registratie- en archiveringscriteria. HOOFDSTUK 6. ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel over de toepassing, beslist de gemeentesecretaris. HOOFDSTUK 7. INWERKINGTREDING Dit protocol treedt in werking na bekendmaking door middel van publicatie. HOOFDSTUK 8. CITEERTITEL Dit protocol wordt aangehaald als Protocol elektronisch berichtenverkeer gemeente Hardinxveld- Giessendam

6 TOELICHTING 1. Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Hardinxveld- Giessendam en externe partijen. Het protocol strekt zich uit tot alle functionele berichten, berichten die een medewerker ontvangt of verzendt uit hoofde van zijn of haar functie. Het protocol is van toepassing op alle berichten die via elektronische kanalen verzonden zijn, zoals webformulieren en De medewerkers van de Gemeente Hardinxveld-Giessendam zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd. 3. De gemeente Hardinxveld-Giessendam wil ook via elektronische weg bereikbaar zijn voor burgers en andere partijen. Hier wellicht de mogelijkheden voor burgerparticipatie via social media aanhalen. Om te voorkomen dat elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie worden gezonden, of niet afleverbare elektronische berichten worden verstuurd, zijn eisen aan het gebruik gesteld. 4. Het maakt niet uit of een aanvraag op elektronische of analoge wijze is ingediend. Indien een aanvraag op elektronische wijze is ingediend, zal getracht worden communicatie via elektronische weg plaats te laten vinden. 5. Archiefwaardige berichten, ongeacht hun verschijningsvorm, worden vastgelegd in het Document Management Systeem Decos. Archiefwaardig is als er sprake is van: beleidswaarde; de inhoud is van invloed op te voeren beleid; juridische waarde; inhoud bevat afspraken, verplichtingen, contracten en vergunningen en dergelijke; procesondersteunende waarde; inhoud heeft betrekking op een procedure; cultuurhistorische waarde; inhoud moet bewaard worden op grond van archiefwetgeving; informatieve waarde; inhoud bestaat uit opnieuw te gebruiken kennis. Registratie van wordt verricht door het team belast met postregistratie, indien het algemene e- mailadres wordt aangeschreven. Behandelaars zijn zelf verantwoordelijk voor de registratie van archiefwaardige elektronische berichten ontvangen op persoonlijke adressen. Bij twijfel over archiefwaardigheid van berichten, wordt overlegd met het team dat is belast met archivering

7 REGELS Reikwijdte Deze gebruiksregels zijn van toepassing op gebruik en het internetgebruik van medewerkers, tijdens de uitvoering van hun functie, dat niet direct onder het Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Hardinxveld-Giessendam 2013 valt. Omgaan met Iedere medewerker van de gemeente Hardinxveld-Giessendam die de beschikking heeft over faciliteit controleert dagelijks de postbussen waar hij/zij toegang tot heeft op ingekomen berichten. Medewerkers die in aanraking komen met functionele berichten, dienen gebruik te maken van een afwezigheidsmelder. Wanneer de medewerker langer dan een werkdag afwezig is (m.u.v. het weekend), wordt de afwezigheidmelder gebruikt. De afwezigheidsmelder informeert de afzender van een elektronisch bericht over de datum waarop de medewerker weer aanwezig is en draagt een oplossing aan voor spoedeisende berichten. De hiërarchisch leidinggevende is verantwoordelijk voor adequaat gebruik van de afwezigheidsmelder. Gebruik en toezicht internet 1. De medewerker zorgt ervoor dat hij/zij tijdens het gebruik van de en internet faciliteiten het functioneren van de technische infrastructuur niet verstoort. Hieronder valt bijvoorbeeld het binnenhalen of versturen van extreem grote bestanden. Indien dit functioneel nodig is, neemt de medewerker contact op met systeembeheer. 2. De medewerker zorgt dat de inhoud van zijn/haar persoonlijke mailbox de grootte van 600 Mb niet overschrijdt. 3. De medewerker zorgt dat de goede naam van de gemeente niet aangetast wordt door diens individuele en internet gebruik, zowel functioneel als niet functioneel. 4. Het berichtenverkeer wordt automatisch gescand op virussen. In geval van twijfel over een bericht of bijlage neemt de medewerker contact op met systeembeheer. Berichten of bijlagen worden in dat geval niet geopend, noch doorgestuurd, totdat systeembeheer hier zijn goedkeuring aan geeft. 5. Medewerkers mogen het gemeentelijk systeem beperkt gebruiken voor het ontvangen en verzenden van persoonlijke berichten, mits dit niet storend is en/of ten koste gaat van de dagelijkse werkzaamheden. 6. Medewerkers mogen het internetsysteem beperkt gebruiken voor niet-zakelijk verkeer, mits dit niet storend is en/of ten koste gaat van de dagelijkse werkzaamheden. 7. Het is medewerkers niet toegestaan bewust sites te bezoeken die onethisch of onwelvoeglijk zijn of e- mails te versturen die een dergelijke inhoud bevat. 8. De werkgever zal geen persoonsgegevens controleren over internetgebruik zoals individueel verkeer, tijdsbesteding en bezochte sites. 9. De werkgever is gerechtigd om bij aantoonbare verdenking op onjuist handelen tijdens het individuele internet- en/of gebruik een incidentele controle en/of een onderzoek in te stellen. Hierin wordt gehandeld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Een beslissing over een incidentele controle en/of een onderzoek wordt genomen door de gemeentesecretaris of diens vervanger met in achtneming van de voornoemde Wet. 10. Medewerkers van de gemeente Hardinxveld-Giessendam mogen hun eigen adres aan derden verstrekken, maar niet het adres van collega's, tenzij zij daar van de eigenaar uitdrukkelijk toestemming hebben gekregen. 11. Aan alle uitgaande berichten met de wordt de volgende proclaimer automatisch toegevoegd

8 PROCLAIMER De gemeente Hardinxveld-Giessendam streeft naar een optimale dienstverlening en zorgvuldige afhandeling van vragen. Wij hechten waarde aan de bescherming van uw privacy bij het verwerken van gegevens. Alle informatie die u ons verstrekt, wordt zorgvuldig behandeld. Mocht deze mail niet voor u bestemd zijn, wilt u dan de afzender hiervan op de hoogte stellen? Voor informatie over de gemeente Hardinxveld-Giessendam, gemeentelijk beleid en gemeentelijke producten en diensten kunt u terecht op