B&W.nr , d.d Reglement Elektronisch berichtenverkeer

Transcriptie

1 B&W.nr , d.d Reglement Elektronisch berichtenverkeer Besluiten:Behoudens advies van de commissie 1. Akkoord te gaan met het wijzigen van het reglement teneinde het gebruik van webformulieren juridisch te formaliseren. 2. Het volgende reglement vast te stellen: Reglement elektronisch berichtenverkeer Gemeente Leiden 2011 Perssamenvatting: Het college van B&W heeft een nieuw Reglement elektronisch berichtenverkeer Gemeente Leiden 2011 vastgesteld. Voornaamste reden voor de vernieuwing is de invoering van webformulieren voor contact met de Gemeente.

2 Reglement elektronisch berichtenverkeer Gemeente Leiden 2011 Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden; gelet op het bepaalde in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht; b e s l u i t e n : vast te stellen het volgende: Reglement elektronisch berichtenverkeer Leiden 2011 Artikel 1. Begripsbepalingen a. Zakelijk mailadres: adres dat niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Leiden, maar aan de organisatie als geheel of een onderdeel daarvan. Bijvoorbeeld servicepunt@leiden.nl. b. Persoonlijk mailadres: mailadres dat gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Leiden. Bijvoorbeeld a.bc@leiden.nl. c. Gemeentelijk adres: elektronisch postadres eindigend d. Gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Leiden, e. Elektronische berichten: informatie die langs elektronische weg verzonden wordt. Bij verkeer langs elektronische weg kan men bijvoorbeeld denken aan berichten, webformulieren en SMS berichten. f. Functionele berichten: elektronische berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. g. Privé berichten: elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. h. Bestuurlijke berichten: functionele berichten ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen. i. Webformulier: het formulier dat op de website is geplaatst voor het verzenden van bestuurlijke berichten of functionele berichten (onder gebruikmaking van DigiD). j. Archiefwaardige berichten: bestuurlijke en niet bestuurlijke berichten die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring. k. Niet archiefwaardige berichten: niet bestuurlijke berichten en privé berichten die op grond van de archiefwetgeving niet in aanmerking komen voor bewaring. l. Medewerker: persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Leiden, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers. m. Behandelaar: medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast. Artikel 2. Reikwijdte 1. Dit reglement is van toepassing op functionele berichten verstuurd naar of ontvangen op een gemeentelijk adres. Privé berichten vallen niet onder de werking van dit reglement. 2. Dit reglement is van toepassing op inkomende functionele berichten verzonden via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. 3. Dit reglement is niet van toepassing op overige vormen van inkomend en uitgaand elektronisch verkeer. Artikel 3. Openstelling elektronische weg

3 Dit reglement maakt kenbaar dat het mogelijk is om berichten elektronisch naar de bestuursorganen van gemeente Leiden te verzenden en verschaft duidelijkheid met betrekking tot de voorwaarden die de bestuursorganen van de gemeente Leiden stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Artikel 4. Nadere eisen aan het gebruik van de elektronische weg 1. Bestuurlijke berichten worden uitsluitend in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via de daarvoor beschikbaar gestelde webformulieren op de gemeentelijke website. 2. Archiefwaardige functionele berichten worden in behandeling genomen indien zij verzonden zijn naar een zakelijk adres of via een webformulier. 3. Niet archiefwaardige functionele berichten kunnen ook via persoonlijke, gemeentelijke dressen worden verzonden. 3. De ontvangst van een elektronisch bericht wordt elektronisch bevestigd voorzien van een te verwachten reactietermijn en behandelende afdeling c.q. behandelaar. Artikel 5. kenbaarheid bereikbaarheid elektronische weg 1. Wanneer een bestuursorgaan van de gemeente Leiden zich uit eigen beweging tot een betrokkene richt, wordt uitdrukkelijk geverifieerd of de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is. 2. Wanneer een betrokkene een bestuurlijk bericht zendt, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 van dit reglement, verklaart deze daarmee automatisch dat hij of zij langs elektronische weg bereikbaar is. Artikel 6. Weigering van elektronische berichten Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale grootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd. De weigering wordt per ommegaande medegedeeld aan de afzender. Artikel 7. Bekendmaking reactie op elektronisch formeel bericht 1. Een reactie op formele elektronische berichten wordt schriftelijk aan de indiener van dat bericht bekend gemaakt. 2. Een afschrift van deze reactie wordt tegelijk met de schriftelijke verzending ook elektronisch verzonden. Artikel 8. Slotbepalingen 1. Het Reglement en internetgebruik (versie juli 2009) (B&W.nr , d.d. 11 augustus 2009), wordt tegelijkertijd met de inwerkingtreding van dit reglement ingetrokken. 2. Dit reglement treedt de dag na bekendmaking in werking. 3. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement elektronisch berichtenverkeer Gemeente Leiden Aldus vastgesteld op 12 juli Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,

4 Toelichting 1. Algemeen Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. De gemeente Leiden heeft geregeld dat het met ingang van 1 april 2005 mogelijk is om te gebruiken voor zakelijke adressen. Daar zijn voor de relaties van de gemeente Leiden geen nadere eisen aan gesteld. Wel zijn er eisen gesteld aan de manier waarop de gemeente met dit soort adressen omgaat (toetsingskader 2009). De reden voor het vernieuwen van dit reglement is de noodzaak om het elektronisch berichtenverkeer beter beheersbaar te maken door: - het in gebruik nemen van meer en nieuwe webformulieren; - het gelijktijdig beperken van het aantal zakelijke adressen. Daarnaast is het noodzakelijk het gebruik van de webformulieren en het beleid rond elektronische berichtenverkeer juridisch af te dichten. De rechtszekerheid van gemeente en burger (bedrijf, instelling) zijn niet gewaarborgd als de antwoorden van de gemeente op vragen om besluiten van de gemeente alleen elektronisch worden verzonden. Die hebben in de vorm van een word document of PDF zonder een handtekening met PKI weinig bewijskracht. Zowel voor de gemeente als voor de burger. Dit reglement is een uitbreiding en een inperking ten opzichte van het besluit uit De uitbreiding is dat nu webformulieren zijn opgenomen. De inperking is dat formele berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen kunnen worden verzonden met een webformulier onder gebruikmaking van DigiD en niet meer met de zakelijke adressen. Het is de bedoeling dat met dit reglement de dienstverlening en transparantie van de gemeente worden verbeterd. Daarnaast wordt zowel voor de gemeente als voor haar relaties de rechtszekerheid van de communicatie verbeterd. De rechtszekerheid heeft nog nooit problemen opgeleverd, toch is het belangrijk problemen te voorkomen. Een aantal onderdelen van de gemeente handelt al in de geest van dit reglement en verstrekt een elektronisch afschrift naast de schriftelijke verstrekking van het besluit. Dit geldt bijvoorbeeld voor subsidieverstrekkingen. 2. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Begripsbepalingen Onder elektronische berichten worden verstaan berichten via en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS berichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax in de praktijk echter reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending.

5 De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van . Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc. Bestuurlijke berichten worden nadrukkelijk genoemd om hen te onderscheiden van vragen om informatie. Aan vragen om informatie worden minder eisen gesteld. Met name wat betreft de schriftelijke verzending van het antwoord. Artikel 2. Reikwijdte In dit artikel wordt aangegeven op welk soort berichten het reglement van toepassing is. De inhoud van dit artikel spreekt voor zich en behoeft geen nadere toelichting. Artikel 3. Openstelling elektronische weg Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De (bestuursorganen van de) gemeente Leiden geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Artikel 4. Nadere eisen aan het gebruik van de elektronische weg Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een meer beheersbare situatie. Bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, vrijstellingen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) worden alleen in behandeling genomen wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden. Verder wordt onderscheid gemaakt tussen functionele berichten die archiefwaardig zijn en niet archiefwaardig zijn. Hier gaat het om berichten die minder gestructureerd zijn, bijvoorbeeld uitwisseling van informatie in een project met externe opdrachtnemers of vragen om informatie over een regeling of beleid. Als dergelijke berichten archiefwaardig zijn moet de communicatie via een zakelijk adres verlopen. Zolang het informatievragen of dagelijkse communicatie in een project betreft die niet archiefwaardig is kan in plaats daarvan gebruik gemaakt worden van een persoonlijk gemeentelijk adres. Artikel 5. Kenbaarheid bereikbaarheid elektronische weg Zowel voor het bestuursorgaan als voor de burger geldt dat zij niet tot de elektronische weg worden gedwongen. Het is dus van belang dat de burger kenbaar maakt dat hij langs die weg bereikbaar is. Wanneer een bestuursorgaan zich uit eigen beweging tot een betrokkene richt, dient het uitdrukkelijk te verifiëren of de geadresseerde langs elektronische weg bereikbaar is. Dit is in het eerste lid van dit artikel opgenomen. De kenbaarmaking kan in beginsel meer of minder uitdrukkelijk geschieden, maar voorlopig zal nog wel van uitdrukkelijke kenbaarmaking moeten worden uitgegaan. Daarbij zal ook moeten worden aangegeven voor welke vorm van elektronisch verkeer men openstaat. De enkele bekendheid van een adres is in de huidige situatie bijvoorbeeld niet zonder meer voldoende (op termijn zal de rechter dit wellicht wel kunnen aannemen). In het tweede lid van dit artikel is opgenomen dat het verzenden van een bestuurlijk bericht aan een

6 bestuursorgaan door een burger, automatisch inhoudt dat de burger zelf ook langs elektronische weg bereikbaar is. Artikel 6. Weigering van elektronische berichten Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Leiden, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Dit geldt ook voor berichten die virussen bevatten of spam. Verder stellen mailservers (wisselende) eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze maximale grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Artikel 7. Bekendmaking reactie op elektronisch formeel bericht Momenteel voldoet de digitale handtekening (DigiD) aan de betrouwbaarheidseisen die we stellen aan de nu aanwezige webformulieren. Naast de ondertekening met DigiD bestaat nog de ondertekening met PKI (Public Key Infrastructure). Dit is een veel zwaarder instrument voor het gebruik van elektronische handtekeningen dan DigiD. PKI is nu nog niet algemeen toepasbaar op de website of bij . Dit is pas het geval indien burgers gebruik kunnen maken van de elektronische Nederlandse Identiteits Kaart (enik). Dat gaat nog een aantal jaren duren. Als een relatie van de gemeente een beschikking alleen elektronisch ontvangt, bijvoorbeeld in PDF formaat, is de rechtszekerheid voor die relatie niet volledig gewaarborgd. De gemeente zou kunnen zeggen dat het document niet met die vorm en inhoud is verstuurd en is gemanipuleerd door de ontvanger. En dat kan natuurlijk ook daadwerkelijk het geval zijn. Er zijn nu drie manieren om die rechtszekerheid te waarborgen: 1. Elektronische ondertekening met PKI. Dit is een instrument dat nu nog niet algemeen kan worden ingezet. 2. Elektronische verzending van de reactie in de vorm vaneen PDF. Toch is manipulatie dan zeker nog mogelijk. 3. Ook traditioneel, schriftelijk versturen van de reactie. Er is in het reglement vanwege de bovengenoemde beveiligingsredenen uit rechtszekerheidsoogpunt voor gekozen om schriftelijk te reageren, waarbij een afschrift wel digitaal naar de betrokkene zal worden verzonden. Artikel 8. Slotbepalingen De inhoud van dit artikel is duidelijk en behoeft geen nadere toelichting.