Hoe maak ik een verkoop offerte in Newbase?

Transcriptie

1 Hoe maak ik een verkoop offerte in Newbase? Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Oktober 2013 versie 1.0 pagina 1 van 16

2 Inhoudsopgave 1 Aanmaken van een offerte Uitleg velden tab: detail Uitleg tab & sub tab: koppelingen Uitleg velden tab: Instellingen Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' Uitleg velden tab: voorwaarden Koppelen van producten Vrije invoer van producten Samengestelde producten Bijwerken van producten Producten als optie aangeven Uitleg tab: verkoop korting/toeslag Dupliceren Printen of versturen van de offerte...15 Oktober 2013 versie 1.0 pagina 2 van 16

3 1 Aanmaken van een offerte Je kunt in Newbase op verschillende manieren een nieuwe offerte aanmaken: Vanuit een relatie: klik binnen de relatie op de tab verkoop klik vervolgens op de sub tab verkoop offerte klik vervolgens op het oranje plusje om een nieuwe offerte aan te maken voordeel: de relatie en organisatie worden direct aan de offerte gekoppeld. Print screen: Vanuit het programma verkoop: open het programma verkoop klik op verkoop offerte klik in het rechter deel van je scherm op het oranje plusje Print screen: Oktober 2013 versie 1.0 pagina 3 van 16

4 D.m.v. Een dupliceer actie: Een verkoop offerte kan d.m.v. het dupliceer icoon in een verkoop lead, kans, offerte etc. worden aangemaakt waardoor alle ingevoerde gegevens worden meegenomen. 2 Uitleg velden tab: detail D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de detail tab uitgelegd. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 4 van 16

5 1. D.m.v. het oranje plusje kun je een relatie/organisatie aan de offerte koppelen. Indien je een offerte aanmaakt vanuit een relatie zijn deze al gekoppeld. 2. Type: hier kun je aangeven of de offerte via of per brief verstuurd moet worden. 3. Geldig tot: in dit veld verschijnt automatisch de datum tot wanneer de offerte geldig is(dit is een company instelling) en kan handmatig worden aangepast. Deze datum verschijnt ook op de daadwerkelijke print/pdf. 4. Uw referentie: de referentie van de klant kan in dit veld worden ingevuld en wordt getoond op de print/pdf. Dit veld heeft ruimte voor 500 karakters. 5. Onze referentie: kan indien gewenst worden ingevuld en wordt getoond op de print/pdf. Dit veld heeft ruimte voor 500 karakters. 6. Betreft: kan indien gewenst worden ingevuld en wordt getoond op de print/pdf. 7. Aanhef: afhankelijk van wat bij de relatie is ingesteld komt hier een formele of informele aanhef te staan. Dit kan worden overschreven. 8. Starttekst paperclip: door op de paperclip te klikken kun je kiezen uit een standaard sjabloon. Deze dienen dan wel aan te zijn gemaakt. Vraag je applicatiebeheerder. 9. Starttekst: Het is niet verplicht om met een sjabloon te werken, je kunt in dit veld vrije tekst invullen. Via de tab tekst instellingen heb je meer ruimte om voor deze tekst. 10. Steekwoorden: indien de offerte is gedupliceerd vanuit een verkoop lead of een verkoop kans en daar zijn steekwoorden ingevuld dan zullen deze worden meegenomen naar dit veld. Het veld kan worden overschreven of leeg gelaten worden. 11. Sales Support: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. 12. Account Manager: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. Tevens wordt deze persoon getoond als contactpersoon op de offerte. 13. Bron: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. 14. Status: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Indien de offerte wordt gedupliceerd naar een opdracht of factuur wordt de status automatisch op afgesloten gezet en verdwijnt de offerte uit de dashboards aangaande openstaande offertes. Vraag je applicatiebeheerder naar de mogelijke dashboards. Deze opzoeklijst kan niet worden aangepast. 15. Fase: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. De status komt terug in dashboards, vraag je applicatiebeheerder. 16. Scoringskans: in dit veld kun je aangeven hoeveel % kans van slagen de offerte heeft. 17. Datum mogelijk: de datum waarop je verwacht dat de offerte opdracht kan worden kan hier worden ingevuld en komt naar voren in dashboards, vraag je applicatiebeheerder. Dit is een verplicht veld. 18. Afleverweek/datum: de week of datum waarop de producten geleverd moeten worden. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 5 van 16

6 3 Uitleg tab & sub tab: koppelingen Hieronder een uitleg over de tab en sub tab genaamd koppelingen. Door te klikken op het oranje plusje opent een lijst met mogelijke koppelingen. Als je in deze lijst kiest voor het oranje plusje zal er een nieuw document openen met een directe koppeling naar de verkoop offerte. Als je in deze lijst kiest voor het paperclipje krijg je de mogelijkheid om andere ingevoerde gegevens aan de offerte te koppelen met een directe koppeling naar de verkoop offerte. Indien je kiest voor het koppelen van een nieuw document, bijvoorbeeld een nieuwe afspraak, dan zullen automatisch alle gegevens worden meegenomen. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 6 van 16

7 4 Uitleg velden tab: Instellingen D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. De velden in de vakken 'print opties' en 'samenstelling' worden standaard opgehaald vanuit de instellingen die door de applicatiebeheerder zijn gemaakt; de instellingen kunnen hier per offerte worden aangepast. 1. Print opties Taal: de taal van de relatie wordt in de veld gevuld. Print: er is voor gekozen om de offerte te mailen. Afgedrukt: in dit veld staat de datum waarop de offerte is afgedrukt/vergrendeld. Je kunt hier ook handmatig een datum invullen. Periode jaar / maand: niet van toepassing. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 7 van 16

8 Print als nul: indien in een productregel het aantal '0' staat dan wordt de regel toch geprint als dit vinkje aanstaat. Indien vinkje uit wordt de regel niet getoond. Print logo: indien de offerte geprint moet worden en je werkt met blanco papier kun je door dit vinkje aan te zetten het logo laten printen. Indien de offerte via de wordt verstuurd staat het vinkje automatisch uit. Print totalen: als dit vinkje aan staat zal het totaal van de offerte onder de streep komen te staan. Print kopie: Indien dit vinkje aan staat zal het woord 'Kopie' op de print komen. Print BTW: als dit vinkje aan staat zal het BTW bedrag worden getoond. Gebr. vergrendel datum als print datum: in de plaats van het vullen van de print datum op het moment van het klikken op het printer icoon, wordt de print datum gevuld bij het vergrendelen van het document. 2. Financiële opties Deb. land: het land dat staat ingesteld bij de debiteur wordt hier overgenomen. Afleverland: is afhankelijk van de gekoppelde debiteur. Valuta Company: de eigen company valuta wordt hier weergegeven. Valuta Debiteur: de valuta die staat ingesteld bij de debiteur wordt hier weergegeven. Koers: de omrekenkoers horende bij de valuta company/debiteur wordt hier weergegeven. (Ingesteld door de applicatiebeheerder). BTW: indien het vinkje aanstaat zal er BTW voor deze debiteur worden berekend, o.b.v. de handelsregio. Handelsregio: de handelsregio op basis van het afleverland wordt hier weergegeven. BTW Hoog/Laag/0/verlegd: de betreffende percentages worden weergegeven. Locatievoorraad: de default locatievoorraad van de company wordt hier weergegeven. 3. Samenstelling Regels: indien het vinkje aanstaat wordt de productregel getoond. Aantal: indien het vinkje aanstaat worden de product aantallen getoond. Prijs: indien het vinkje aanstaat wordt de prijs getoond. Inspringen: indien er met samengestelde artikelen wordt gewerkt kun je met deze vinkjes regels laten inspringen. Afbeelding: indien dit vinkje aanstaat en er een afbeelding aan het product is gekoppeld wordt deze getoond. Omschrijving: indien dit vinkje aanstaat wordt de uitgebreide commerciële omschrijving van het product getoond. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 8 van 16

9 5 Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. 1. Koptekst Je kunt hier in het grijze vlak vrij een koptekst intypen. Deze tekst verschijnt dan in de kop van de offerte. Indien er wordt gewerkt met een standaard print is dit n.v.t. 2. Starttekst Door hierop te klikken wordt de standaard tekst getoond welke is ingevuld bij klanttaal. Vraag de applicatiebeheerder. De standaard tekst zoals ingesteld bij klanttaal verschijnt in dit vlak na het koppelen van de relatie en wordt getoond in de taal van de relatie. Je kunt dit veld overschrijven. Ook kun je een sjabloon kiezen door op de paperclip te klikken. Je applicatiebeheerder weet hoe een sjabloon kan worden aangemaakt. Je kunt altijd de standaard tekst weer terugzetten door op het groene pijltje voor standaard tekst te klikken. 3. Eindtekst Oktober 2013 versie 1.0 pagina 9 van 16

10 De eindtekst verschijnt onderaan de offerte. De eindtekst die bij klanttaal is ingevoerd zal na het koppelen van de relatie in de veld verschijnen en kan worden overschreven. Door op het paperclipje te klikken kun je kiezen voor een sjabloon, indien deze is aangemaakt. 4. Voettekst De voettekst verschijnt onderaan iedere pagina. Indien er gebruik wordt gemaakt van standaard prints met een achtergrond zal de voettekst veelal niet worden gebruikt. 6 Uitleg velden tab: voorwaarden D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de voorwaarden tab uitgelegd. De verschillende voorwaarden worden automatisch geladen bij het koppelen van een relatie aan de offerte. Door op het driehoekje te klikken kan eventueel voor een andere voorwaarde worden gekozen. Indien je geen voorwaarde wilt tonen kan het veld worden leeggemaakt. De keuze mogelijkheden van de verschillende opzoeklijsten kunnen worden ingesteld door de applicatiebeheerder. De voorwaarden die worden geladen staan als default ingesteld. Het is mogelijk om d.m.v. parameters in de company instellingen aan te geven welke voorwaarden er op de print getoond worden. Vraag dit aan je applicatiebeheerder. Het kan dus zijn dat bepaalde voorwaarden uit het scherm niet op de print worden getoond. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 10 van 16

11 1. Betaalmethode Deze lijst wordt meestal gebruikt om de betaalmethode aan te geven, bijvoorbeeld per factuur, contant etc. 2. Betaalconditie In deze lijst wordt aangegeven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden. 3. Prijsstelling Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 4. Leveringsvoorwaarden Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 5. Leveringsmethode Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 7 Koppelen van producten Indien de offerte tot stand is gekomen door bijvoorbeeld een kans te dupliceren zullen de gekoppelde producten uit dit document zijn meegenomen. Hieronder wordt beschreven hoe je nieuwe of extra producten kunt koppelen. In de detail tab zit de sub tab verkoop. Door hier op het paperclipje te klikken kunnen producten uit de producten database worden gekoppeld. Onderstaande pop-up scherm verschijnt dan. In het veld zoek hier... kun je een naam of product code intypen. Door op het driehoekje te klikken heb je meerdere zoekmogelijkheden. Indien producten als favoriet zijn aangemerkt kun je op de gele ster klikken, vraag je applicatiebeheerder indien je producten als favoriet wilt aanmerken. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 11 van 16

12 Het gekoppelde product verschijnt nu als regel in de offerte. De verkoopprijs zoals ingesteld bij het product wordt overgenomen. Deze prijs kan handmatig worden aangepast. 8 Vrije invoer van producten Naast het koppelen van producten uit de database is het ook mogelijk om een vrije regel toe te voegen. Klik op het oranje plusje om een nieuwe regel aan te maken. Vul nu zelf in de gewenste velden omschrijving, aantal en prijs is. De overige sub tabs werken hetzelfde. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 12 van 16

13 9 Samengestelde producten Indien er wordt gewerkt met samengestelde producten en er wordt een samengesteld product aan de offerte gekoppeld, kan deze worden opengeklapt door op het plusje in de regel te klikken. Het kan zijn dat de kolom samenstelling niet wordt getoond, neem in dit geval contact op met de applicatiebeheerder. Bij instellingen / eigenaar kun je het vinkje 'samenstelling' aanzetten om deze kolom zichtbaar te maken en dus het uitklappen van het product mogelijk te maken. 10 Bijwerken van producten Indien er prijzen of aantallen in de regels worden aangepast en je wilt de offerte daarna sluiten of printen zul je onderstaande melding krijgen. Dit houdt in dat de applicatie de nieuwe aantallen en/of prijzen nog moet bijwerken in de totalen. Je kunt op 2 manieren de offerte bijwerken: klik in onderstaand dialoog venster op samenst. bijwerken en de prijzen worden direct bijgewerkt. óf klik op het icoon aangeduid in onderstaande print screen om de prijzen bij te werken voordat je de offerte sluit of print. Dit icoon staat rechts onderin boven de totalen. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 13 van 16

14 11 Producten als optie aangeven Het is mogelijk om een product als optie aan te merken. Het product verschijnt dan wel op de offerte als regel maar wordt niet meegerekend in de totaalprijs. De prijs per stuk wordt wel aangegeven. Vink de check box optie aan in de regel van het betreffende product. Onderstaand een voorbeeld van hoe dit product op de offerte wordt getoond: 12 Uitleg tab: verkoop korting/toeslag In de sub tab verkoop korting/toeslag kan per regel worden aangegeven of er een korting of toeslag van toepassing is. Klik in het veld toeslag of korting om het bedrag of percentage aan te geven. Klik in het veld type om aan te geven of het een bedrag of een percentage is. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 14 van 16

15 13 Dupliceren Door met de rechtermuisknop te klikken op het dupliceer icoon heb je de mogelijkheid om de offerte te dupliceren, waardoor gegevens automatisch worden meegenomen naar een nieuw document. Onderstaand een voorbeeld van de verschillende dupliceer mogelijkheden. Het kan zijn dat niet alle mogelijkheden beschikbaar zijn, neem in de geval op met de applicatiebeheerder. Note: Bij het dupliceren van de offerte wordt het veld 'geldig tot' leeg gemaakt. 14 Printen of versturen van de offerte Oktober 2013 versie 1.0 pagina 15 van 16

16 Als de offerte klaar is kun je klikken op het printer icoon, rechtsboven in. Afhankelijk van de instelling bij het veld type in de detail tab wordt de offerte nu óf geprint óf er wordt een bericht aangemaakt waarbij de offerte als pdf wordt gekoppeld. Voor dit laatste dient er door de applicatiebeheerder een gemeenschappelijke folder te zijn aangemaakt waarnaar de pdf weggeschreven kan worden. Door met de rechtermuisknop op het printer icoon te klikken heb je onderstaande opties: Print = direct printen of mail aanmaken Ctrl + print = printvoorbeeld Alt + print = print in batch Shift + print = offerte opslaan als pdf Indien de offerte als bijlage wordt g d zal Newbase automatisch naar het programma bericht verspringen en de offerte als bijlage aan het bericht koppelen. Het is mogelijk om in het bericht een standaard tekst op te nemen. Hiervoor kan een sjabloon worden aangemaakt dit op default wordt gezet. 15 Dashboards Er zijn meerdere dashboards beschikbaar om offertes te monitoren. Deze kunnen per medewerker of per status/fase worden ingericht. Voor een compleet overzicht van alle dashboards verwijzen we naar onze dashboard help file op onze website. 16 Overige Het is mogelijk om op een offerte verplichte velden in te stellen waardoor het niet mogelijk om een offerte te vergrendelen voordat bepaalde velden zijn ingevuld. Neem contact op met de applicatiebeheerder om verplichte velden in te stellen. Oktober 2013 versie 1.0 pagina 16 van 16