Hoe maak ik een verkoop opdracht in Newbase?

Transcriptie

1 Hoe maak ik een verkoop opdracht in Newbase? Voor meer informatie, kijk op Newbase BV, Hardwareweg MX AMSTERDAM Tel.: Juni 2013 versie 1.0 pagina 1 van 15

2 Inhoudsopgave 1 Aanmaken van een verkoop opdracht Uitleg velden tab: detail Uitleg tab & sub tab: koppelingen Uitleg velden tab: Instellingen Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' Uitleg velden tab: voorwaarden Koppelen van producten Vrije invoer van producten Samengestelde producten Bijwerken van producten Producten als optie aangeven Dupliceren Uitleg sub tab: verkoop korting/toeslag Printen of versturen van de opdracht...15 Juni 2013 versie 1.0 pagina 2 van 15

3 1 Aanmaken van een verkoop opdracht Je kunt in Newbase op verschillende manieren een nieuwe verkoop opdracht maken: Vanuit het programma CRM / relatie: klik binnen de relatie op de tab verkoop klik vervolgens op de sub tab verkoop opdracht klik vervolgens op het oranje plusje om een nieuwe opdracht aan te maken voordeel: de relatie en organisatie worden direct aan de opdracht gekoppeld. Vanuit het programma verkoop: open het programma verkoop klik op verkoop opdracht klik in het rechter deel van je scherm op het oranje plusje Juni 2013 versie 1.0 pagina 3 van 15

4 D.m.v. Een dupliceer actie: Een verkoop opdracht kan d.m.v. het dupliceer icoon in een verkoop lead, kans, offerte etc. worden aangemaakt waardoor alle ingevoerde gegevens worden meegenomen. Er zijn meerdere locaties binnen Newbase van waaruit een verkoop opdracht aangemaakt kan worden. De 3 belangrijkst zijn hier boven beschreven. 2 Uitleg velden tab: detail D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de detail tab uitgelegd. Juni 2013 versie 1.0 pagina 4 van 15

5 1. D.m.v. het oranje plusje kun je een relatie/organisatie/debiteur aan de opdracht koppelen. Indien je een opdracht aanmaakt vanuit een relatie zijn deze al gekoppeld. 2. Type: in dit veld kun je aangeven of de verkoop opdracht via de of via de post verstuurd moet worden. 3. Uw referentie: in dit veld kun je een referentie van de klant typen. Deze tekst wordt meegenomen op de print. Indien de opdracht tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een offerte en op de offerte is dit veld ingevuld dan wordt het veld meegenomen naar de opdracht. 4. Onze referentie: in dit veld kun je een referentie van jezelf typen. Deze tekst wordt meegenomen op de print. Indien de opdracht tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een offerte en op de offerte is dit veld ingevuld dan wordt het veld meegenomen naar de opdracht. 5. Steekwoorden: Indien de opdracht tot stand is gekomen d.m.v. een dupliceer actie vanuit een lead, kans of offerte en dit veld is ingevuld dan wordt het veld meegenomen naar de opdracht. 6. Betreft: een vrij invulveld en wordt op de print getoond. 7. Aanhef: afhankelijk van wat bij de relatie is ingesteld komt hier een formele of informele aanhef te staan. Dit kan worden overschreven. 8. Sales Support: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. 9. Account Manager: door op het paperclipje te klikken kan een interne medewerker gekoppeld worden. Dit is handig voor het gebruik van dashboards, vraag je applicatiebeheerder. 10. Bron: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. 11. Fase: dit is een opzoeklijst waaruit je een keuze kunt maken. Deze opzoeklijst kan worden aangemaakt/aangepast door je applicatiebeheerder. 12. Debiteur opmerking: indien er bij de gekoppelde debiteur een opmerking in de detail tab in ingevoerd, verschijnt deze opmerking hier. 13. Starttekst paperclip: door op de paperclip te klikken kun je kiezen uit een standaard sjabloon. Deze dienen dan wel aan te zijn gemaakt. Vraag je applicatiebeheerder. Het is niet verplicht om met een sjabloon te werken, je kunt in dit veld vrije tekst invullen. Via de tab tekst instellingen heb je meer ruimte om voor deze tekst. 3 Uitleg tab & sub tab: koppelingen Hieronder een uitleg over de tab en sub tab genaamd koppelingen. Door te klikken op het oranje plusje opent een lijst met mogelijke koppelingen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 5 van 15

6 Als je in deze lijst kiest voor het oranje plusje zal er een nieuw document openen met een directe koppeling naar de verkoop opdracht. Als je in deze lijst kiest voor het paperclipje krijg je de mogelijkheid om andere ingevoerde gegevens aan de opdracht te koppelen met een directe koppeling naar de verkoop opdracht. Indien je kiest voor het koppelen van een nieuw document, bijvoorbeeld een nieuwe afspraak, dan zullen automatisch alle gegevens worden meegenomen. 4 Uitleg velden tab: Instellingen D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. De velden print opties en samenstelling worden standaard opgehaald vanuit de instellingen die door de applicatiebeheerder zijn gemaakt; de instellingen kunnen hier per opdracht worden aangepast. Juni 2013 versie 1.0 pagina 6 van 15

7 1. Print opties Taal: de taal van de relatie wordt in de veld gevuld. Print: er is voor gekozen om de opdracht te mailen. Afgedrukt: in dit veld staat de datum waarop de offerte is afgedrukt/vergrendeld. Periode jaar / maand: niet van toepassing. Print als nul: indien in een productregel het aantal '0' staat dan wordt de regel toch geprint als dit vinkje aanstaat. Indien vinkje uit wordt de regel niet getoond. Print logo: indien de opdracht geprint moet worden en je werkt met blanco papier kun je door dit vinkje aan te zetten het logo laten printen. Indien de opdracht via de wordt verstuurd staat het vinkje automatisch uit. Print totalen: als dit vinkje aan staat zal het totaal van de opdracht onder de streep komen te staan. Print kopie: indien dit vinkje aan staat zal het woord 'Kopie' op de print komen. Print BTW: als dit vinkje aan staat zal het BTW bedrag worden getoond. Juni 2013 versie 1.0 pagina 7 van 15

8 Gebr. vergrendel datum als print datum: in de plaats van het vullen van de print datum op het moment van het klikken op het printer icoon, wordt de print datum gevuld bij het vergrendelen van het document. 2. Samenstelling Regels: indien het vinkje aanstaat wordt de productregel getoond. Aantal: indien het vinkje aanstaat worden de product aantallen getoond. Prijs: indien het vinkje aanstaat wordt de prijs getoond. Inspringen: indien er met samengestelde artikelen wordt gewerkt kun je met deze vinkjes regels laten inspringen. Afbeelding: indien dit vinkje aanstaat en er een afbeelding aan het product is gekoppeld wordt deze getoond. Omschrijving: indien dit vinkje aanstaat wordt de uitgebreide commerciële omschrijving van het product getoond. 3. Financiële opties Deb. land: het land dat staat ingesteld bij de debiteur wordt hier overgenomen. Afleverland: is afhankelijk van de gekoppelde debiteur. Valuta Company: de eigen company valuta wordt hier weergegeven. Valuta Debiteur: de valuta die staat ingesteld bij de debiteur wordt hier weergegeven. Koers: de omrekenkoers horende bij de valuta company/debiteur wordt hier weergegeven. (Ingesteld door de applicatiebeheerder). BTW: indien het vinkje aanstaat zal er BTW voor deze debiteur worden berekend, o.b.v. de handelsregio. Handelsregio: de handelsregio op basis van het afleverland wordt hier weergegeven. BTW Hoog/Laag/0/verlegd: de betreffende percentages worden weergegeven. Locatievoorraad: de default locatievoorraad van de company wordt hier weergegeven. 4. Overige opties opties Support contact: wordt overgenomen vanaf de detail tab Account manager: wordt overgenomen vanaf de detail tab Gefactureerd handmatig: door dit vinkje aan te zetten zal de verkoop opdracht niet meer naar voren komen in de zoekactie 'nog te factureren' bij verkoop opdrachten. Juni 2013 versie 1.0 pagina 8 van 15

9 5 Uitleg velden tab: 'tekst instellingen' D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de instellingen tab uitgelegd. 1. Koptekst Je kunt hier in het grijze vlak vrij een koptekst intypen. Deze tekst verschijnt dan in de kop van de opdracht. Indien er wordt gewerkt met een standaard print is dit n.v.t. 2. Starttekst Door hierop te klikken wordt de standaard tekst getoond welke is ingevuld bij klanttaal. Vraag de applicatiebeheerder. De standaard tekst zoals ingesteld bij klanttaal verschijnt in dit vlak na het koppelen van de relatie en wordt getoond in de taal van de relatie. Je kunt dit veld overschrijven. Ook kun je een sjabloon kiezen door op de paperclip te klikken. Je applicatiebeheerder weet hoe een sjabloon kan worden aangemaakt. Je kunt altijd de standaard tekst weer terugzetten door op het groene pijltje voor standaard tekst te klikken. 3. Eindtekst Juni 2013 versie 1.0 pagina 9 van 15

10 De eindtekst verschijnt onderaan de opdracht. De eindtekst die bij klanttaal is ingevoerd zal na het koppelen van de relatie in de veld verschijnen en kan worden overschreven. Door op het paperclipje te klikken kun je kiezen voor een sjabloon, indien deze is aangemaakt. 4. Voettekst De voettekst verschijnt onderaan iedere pagina. Indien er gebruik wordt gemaakt van standaard prints met een achtergrond zal de voettekst veelal niet worden gebruikt. 6 Uitleg velden tab: voorwaarden D.m.v. onderstaande print screen voorzien van nummers worden de velden in de voorwaarden tab uitgelegd. De verschillende voorwaarden worden automatisch geladen bij het koppelen van een relatie aan de opdracht. Door op het driehoekje te klikken kan eventueel voor een andere voorwaarde worden gekozen. Indien je geen voorwaarde wilt tonen kan het veld worden leeggemaakt. De keuze mogelijkheden van de verschillende opzoeklijsten kunnen worden ingesteld door de applicatiebeheerder. De voorwaarden die worden geladen staan als default ingesteld. Het is mogelijk om d.m.v. parameters in de company instellingen aan te geven welke voorwaarden er op de print getoond moeten worden. Vraag dit aan je applicatiebeheerder. Het kan dus zijn dat bepaalde voorwaarden uit het scherm niet op de print worden getoond. Juni 2013 versie 1.0 pagina 10 van 15

11 1. Betaalmethode Deze lijst wordt meestal gebruikt om de betaalmethode aan te geven, bijvoorbeeld per factuur, contant etc. 2. Betaalconditie In deze lijst wordt aangegeven binnen hoeveel dagen de factuur betaald dient te worden. 3. Prijsstelling Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 4. Leveringsvoorwaarden Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 5. Leveringsmethode Deze opzoeklijst is afhankelijk van hoe deze door de applicatiebeheerder is ingesteld. 7 Koppelen van producten Indien de opdracht tot stand is gekomen door bijvoorbeeld een offerte te dupliceren zullen de gekoppelde producten uit dit document zijn meegenomen. Hieronder wordt beschreven hoe je nieuwe of extra producten kunt koppelen. In de detail tab zit de sub tab verkoop. Door op het paperclipje te klikken in de sub tab verkoop kunnen producten uit de producten database worden gekoppeld. Onderstaande pop-up scherm verschijnt dan. In het veld zoek hier... kun je een naam of product code intypen. Door op het driehoekje te klikken heb je meerdere zoekmogelijkheden. Indien producten als favoriet zijn aangemerkt kun je op de gele ster klikken, vraag je applicatiebeheerder indien je producten als favoriet wilt aanmerken. Juni 2013 versie 1.0 pagina 11 van 15

12 Het gekoppelde product verschijnt nu als regel. De verkoopprijs zoals ingesteld bij het product wordt overgenomen. Deze prijs kan handmatig worden aangepast. 8 Vrije invoer van producten Naast het koppelen van producten uit de database is het ook mogelijk om een vrije regel toe te voegen. Klik op het oranje plusje om een nieuwe regel aan te maken. Vul nu zelf in de gewenste velden in, omschrijving, aantal en prijs is. De overige sub tabs werken hetzelfde. 9 Samengestelde producten Indien er wordt gewerkt met samengestelde producten en er wordt een samengesteld product aan de opdracht gekoppeld, kan deze worden opengeklapt door op het plusje te klikken. Het kan zijn dat de kolom samenstelling niet wordt getoond, neem in dit geval contact op met de applicatiebeheerder. Juni 2013 versie 1.0 pagina 12 van 15

13 10 Bijwerken van producten Indien er prijzen of aantallen in de regels worden aangepast en je wilt de opdracht daarna sluiten of printen zul je onderstaande melding krijgen. Dit houdt in dat de applicatie de nieuwe aantallen en/of prijzen nog moet bijwerken in de totalen. Je kunt op 2 manieren de opdracht bijwerken: klik in onderstaand dialoog venster op samenst. bijwerken en de prijzen worden direct bijgewerkt. óf klik op het icoon aangeduid in onderstaande print screen om de prijzen bij te werken voordat je de offerte sluit of print. Dit icoon staat rechts onderin boven de totalen. Juni 2013 versie 1.0 pagina 13 van 15

14 11 Producten als optie aangeven Het is mogelijk om een product als optie aan te merken. Het product verschijnt dan wel op de offerte als regel maar wordt niet meegerekend in de totaalprijs. De prijs per stuk wordt wel aangegeven. Vink de check box optie aan in de regel van het betreffende product. Onderstaand een voorbeeld van hoe dit product op de opdracht wordt getoond: 12 Dupliceren Door met de rechtermuisknop te klikken op het dupliceer icoon, rechts bovenin, heb je de mogelijkheid om de opdracht te dupliceren, waardoor gegevens automatisch worden meegenomen naar een nieuw document. Onderstaand de verschillende dupliceer mogelijkheden. Het kan zijn dat niet alle mogelijkheden beschikbaar zijn, neem in de geval op met de applicatiebeheerder Juni 2013 versie 1.0 pagina 14 van 15

15 13 Uitleg sub tab: verkoop korting/toeslag In de sub tab verkoop korting/toeslag kan per regel worden aangegeven of er een korting of toeslag van toepassing is. Klik in het veld toeslag of korting om het bedrag of percentage aan te geven. Klik in het veld type om aan te geven of het een bedrag of een percentage is. 14 Printen of versturen van de opdracht Als de opdracht klaar is kun je klikken op het printer icoon, rechtsboven in. Afhankelijk van de instelling bij het veld type in de detail tab wordt de offerte nu óf geprint óf er wordt een bericht aangemaakt waarbij de offerte als pdf is gekoppeld. Voor dit laatste dient er door de applicatiebeheerder een gemeenschappelijke folder te zijn aangemaakt waarnaar de pdf weggeschreven kan worden. Door met de rechtermuisknop op het printer icoon te klikken heb je onderstaande opties: Print = direct printen of mail aanmaken Ctrl + print = printvoorbeeld Alt + print = print in batch Shift + print = offerte opslaan als pdf Juni 2013 versie 1.0 pagina 15 van 15