Leidinggeven - aan de bedrijfsvoering van een samenwerkingsverband VO - hoe doe je dat? 11 juni 2014, Els Verschure en Rick de Wit

Transcriptie

1 Leidinggeven - aan de bedrijfsvoering van een samenwerkingsverband VO - hoe doe je dat? 11 juni 2014, Els Verschure en Rick de Wit

2 Programma uur Plenaire inleiding Goed financieel management vereist: - koppeling beleid en financiën - duidelijkheid over werkwijzen en rollen - complete cyclus (t/m verantwoording) uur In twee groepen Twee thema s verdiepen - invulling rollen in uw SWV - stand van zaken AO/IB in uw SWV (best practices uit ondersteuningsplannen en de praktijk) uur Plenaire terugkoppeling en uitwisseling

3 Koppeling beleid en financiën Belangrijke maatschappelijke opdracht Nieuwe SWV-en onder vergrootglas ( Zicht op zorggelden ) Analyse van uw ondersteuningsplannen op koppeling beleid en financiën

4 Bedrijfsvoering Professioneel en efficiënt - Door goede mensen wiens vak het is (SWV geen parkeerplaats voor boventalligen) - Met goede hulpmiddelen (de waarde van Excel) - In doordachte processen (in één keer goed) ( aan de voorkant goed ontwerpen) - Goed aangestuurd (aansturing door directeur is kerntaak) - Houd het simpel

5 Financieel management Processen en werkwijzen drie hoofdaspecten - P&C-cyclus - AO/IB - Financieel beleid Rollen en taken acht rollen (> in groepssessie ook mee aan de slag)

6 Processen en werkwijzen P&C-cyclus meerjarenbegroting, begroting, rapportages, jaarrekening/jaarverslag (PDCA > beleid, monitoring, verantwoording) Administratieve organisatie/interne beheersing - personele en financiële mutaties - toelaatbaarheidsverklaringen - grensverkeer Financieel beleid - beheer vermogen - omvang reserve

7 Rollen en taken financieel management (cyclus) Planning, rapportage, verantwoording Toezichthouder Bestuur Directeur Manager Medewerkers SWV en boekhouding Controller Medezeggenschap Documenten goedkeuren Documenten vaststellen Documenten (laten) opstellen Budgethouder Deelbudgethouder Administratieve handelingen verrichten Oordelen over de kwaliteit van de opzet en uitvoering van het proces en de documenten Instemmen, becommentariëren

8 Rollen en taken financieel management (AO/IB) Rol Toezichthouder Bestuur Directeur Manager Medewerker SWV Taken Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling verifiëren Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling vaststellen Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling organiseren Leiding geven aan medewerkers Instrueren en controleren opzet en werkwijze boekhouding Budgethouder Leiding geven aan medewerkers Deelbudgethouder Administratieve handelingen verrichten

9 Rollen en taken financieel management (AO/IB) Rol Medewerker boekhouding Controller Medezeggenschap Taken Boekhouding voeren Adviseren en oordelen over de mate waarin er sprake is van interne beheersing binnen de organisatie Gevraagd en ongevraagd adviseren Instemmen

10 AO: Administratieve organisatie, interne beheersing Voornaamste processen op hoofdlijnen beschrijven, wie doet/mag wat, functiescheiding Inrichting van de financiële administratie programma s (dimensie 1 - kostenplaatsen) soorten kosten (dimensie 2 - kostensoorten) verbijzonderingen (dimensie 3 - kostendragers)

11 Administratie draait om mutaties Beschikkingen inkomsten OCW Beschikkingen doorbetalingen aan de scholen Afschrijvingen Facturen inkopen, detacheringen Loonjournaalpost Debiteuren Alles in opzet administratie koppelen aan programma s

12 Inrichting administratie Wat wil je weten? rapportages, op welk niveau, hoe fijnmazig is de administratie daar het juiste middel voor? wat is de efficiëntste manier? Eisen vanuit EFJ Maatwerk grootboek - SWV is geen school

13 Inrichting administratie X M&O Loket Toeleiding Personele lasten Arrange menten OPDC Regeling LGF PO-VO-MBO Afschrijvingen 5 70 Huisvesting Overige lasten Bijdragen aan scholen Totaal

14 Hoofdgroep Rubriek Grootboekrekening Rubrieksindeling grootboek Personele lasten Salarissen Salarissen Overige personele lasten Detacheringen Externe inhuur Personeelsbeleid Overige pers.lasten Overige lasten Administratie en beheer Kantoorkosten Onderwijs gerelat. kosten Projectkosten Extern advies Uitbesteding administratie Accountant Vergaderkosten Leermiddelen ICT licenties Communicatie/website Scholing en studiedagen Monitoring

15 Derde dimensie Onderverdeling van programma s Commissie TLV (SO) Toeleiding LWOO-PRO Team Passend Onderwijs Dwarsdoorsnedes Buurt- of regio indeling Scholen schoolsoort Subsidies

16 Monitoring en verantwoording Data verzamelen die het bereiken van beoogde resultaten onderbouwen (of niet) Interne verantwoording (PDCA) Inspectie Accountant Stakeholders

17 Verantwoording SWV Jaarrekening en jaarverslag verplicht EFJ model richtlijn onderwijs Verantwoording over alle middelen Middelen schoolbestuur bij OCW baten (positief of negatief) Ondersteuningsplan en jaarverslag Verlengd boekjaar Inzichtelijk maken welk budget naar de schoolbesturen gaat Geen dubbele accountantscontrole

18 Verantwoording SWV naar inspectie Doelmatige inzet van middelen Vooral gericht op de planning en control cyclus SWV is aanspreekpunt Ook over de activiteiten op de scholen Schoolbesturen moet dus rapporteren aan SWV

19 Verantwoording schoolbesturen Rapporteren in bestuursverslag over activiteiten Bedrag dat binnenkomt apart benoemen in jaarrekening bij OCW baten Bedrag wordt feitelijk toegevoegd aan lumpsum Accountant schoolbestuur controleert rechtmatigheid inzet SWV middelen

20 Competenties directeur Visie op het bestuurlijk, inhoudelijk, financieel en organisatorisch functioneren Verbinden oog voor verschillende belangen, streven naar gezamenlijk gedragen beleid Oordeelsvorming (nieuwe) gegevens en mogelijke handelwijzen afwegen Omgevingsbewustzijn maatschappelijk, politiek, cultureel, economisch Probleemanalyse een probleem uit elkaar halen en voorwaarden voor een mogelijke oplossing benoemen Sensitiviteit bewust zijn van gevoelens en behoeften van anderen en hun omgeving

21 In twee groepen uiteen Invulling rollen in uw SWV Toezichthouder Bestuur Directeur Manager Medewerkers SWV en boekhouding Controller Medezeggenschap Stand van zaken AO/IB in uw SWV

22

23