FINANCIËLE CONTROLE WMO EN JEUGDWET ZORG IN NATURA. Meest gestelde vragen over de gemeentelijke controleaanpak

Transcriptie

1 FINANCIËLE CONTROLE WMO EN JEUGDWET ZORG IN NATURA Meest gestelde vragen over de gemeentelijke controleaanpak

2 Meest gestelde vragen over gemeentelijke controleaanpak Jeugdhulp en Wmo zorg in natura Inleiding Om controllers van aanbieders en gemeenten te ondersteunen bij het voorbereiden van de jaarafsluiting 2017 publiceert het programma i-sociaal Domein onder het thema Financiële controle diverse ondersteuningsproducten, analoog aan de producten zoals deze beschikbaar waren voor de jaarafsluiting Landelijk accountantsprotocol 2017 financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet Formats 2017 Model Productieverantwoording Wmo en Jeugdwet Deze publicatie geeft antwoord op de meest gestelde vragen over financiële controle, met focus op de gemeentelijke controleaanpak. Er zijn ook meest gestelde vragen en antwoorden over de Model Productieverantwoording Wmo en Jeugdwet en het landelijk accountantsprotocol 2017 financiële verantwoording Wmo en Jeugdwet. Aanbieders gebruiken het model productieverantwoording om de gemeente inzicht te verschaffen over de productie in De accountant van de aanbieder stelt bij deze verantwoording een controleverklaring op aan de hand van het landelijk accountantsprotocol. Gemeenten ontvangen van de verschillende aanbieders de opgave van de productieverantwoording vóór 1 maart 2018 en de controleverklaringen vóór 1 april Dit is een krap tijdpad, dus zijn begrip voor elkaars situatie en wederzijdse samenwerking belangrijk. Wilt u op de hoogte blijven van nieuwe ondersteunende activiteiten en publicaties, meld u dan aan om de nieuwsbrief te ontvangen: Aanmelden i-sociaal Domein Update. Pagina 1

3 Stappenplan gemeentelijke controle-aanpak A. Gemeentelijke controleaanpak 1. Zijn de voorbeelden van controlemiddelen in de Handreiking stappenplan gemeentelijke controleaanpak de norm voor een goede controleaanpak bij gemeenten? Moeten alle genoemde controlemiddelen worden toegepast? De controlemiddelen in de zijn voorbeelden. De gemeente maakt zelf op basis van een controleplan keuzes over welke controlemiddelen nodig, mogelijk en efficiënt zijn. Het is niet mogelijk een landelijk model of voorbeeld op te stellen voor de gemeentelijke controleaanpak omdat het gemeentelijke kader steeds anders is. Dit kader wordt voor een klein deel gevormd door de wet en voor het grootste deel door gemeentelijke verordeningen en contractuele afspraken met de zorgaanbieders. Wat een sluitende controleaanpak is, is dus voor elke gemeente anders. De helpt controllers van gemeenten om hun eigen sluitende controleaanpak op te stellen. 2. Wat is de waarde van de controleverklaring voor de gemeentelijke controle als aanbieders het landelijk accountantsprotocol toepassen? De waarde van de controleverklaring met het landelijk accountantsprotocol is groot. Bij een goedkeurende controleverklaring van de accountant van de aanbieder is er een hoge mate van zekerheid dat deze verantwoording geen materiële afwijkingen bevat. Landelijk accountantsprotocol 2017 financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 3. Wat wordt er feitelijk gecontroleerd met de toepassing van het landelijk accountantsprotocol? Met de toepassing van het landelijk accountantsprotocol wordt administratief gecontroleerd dat de aanbieder de verantwoorde zorg daadwerkelijk heeft geleverd en dat de verantwoorde zorg niet (materieel) afwijkt van deze productie. Landelijk accountantsprotocol 2017 financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 4. Mogen gemeenten en andere partijen het landelijk accountantsprotocol aanpassen? Pagina 2

4 Om administratieve lasten te beperken en de controle bij de aanbieders in het korte tijdpad (in de maand maart) mogelijk te maken, is de inhoud van het protocol voor iedereen gelijk. De gemeente kan de resterende onzekerheid verkleinen door andere controlemiddelen in te zetten en door kritisch te kijken naar de eigen vereisten. Ondervinden gemeenten toch een tekort aan controle-informatie, dan kan het nodig zijn om aanvullende controles te vragen aan de accountant van de aanbieder. Dit verdient niet de voorkeur en omwille van het krappe tijdpad is het belangrijk hierover zo vroeg mogelijk onderling af te stemmen. Landelijk accountantsprotocol 2017 financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 5. Is de reguliere administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) bij een gemeente niet voldoende? Is bij een werkend berichtenverkeer iwmo en ijw toepassing van het landelijke accountantsprotocol nodig? Wanneer een gemeente een sluitend proces van registratie, toewijzingen, facturatie en controle kan laten zien, is dit een belangrijke basis voor zekerheid in de gemeentelijke controle. Goed werkend berichtenverkeer iwmo en ijw is voor de uitvoeringsvarianten inspannings- en outputgericht een voorwaarde voor gemeenten om in control te zijn. De levering door de aanbieder of het aanwezig zijn van een geldige verwijzing van de huisarts kunnen niet gecontroleerd worden met het berichtenverkeer. Enkele gemeenten willen hiervoor het landelijk accountantsprotocol ook in de toekomst blijven gebruiken, met name voor het controleren van de verwijzing van de huisarts. Berichtenverkeer iwmo en ijw Drie uitvoeringsvarianten voor Wmo en Jeugdwet 6. Zijn er voorbeelden van gemeenten die hun eigen normenkader hebben aangepast aan de landelijke standaarden? Hier zijn veel voorbeelden van, groot en klein. Gemeente Haarlem heeft bijvoorbeeld de strengere tolerantiegrens die zij hanteerde aangepast naar de landelijke eis. H10 Inkoopbureau Jeugdhulp (Den Haag en omstreken) heeft de verantwoordelijkheid voor toetsing van het woonplaatsbeginsel expliciet niet bij zorgaanbieders gelegd. Veel vaker zijn de aanpassingen kleiner en meer operationeel: het ontheffen van de controleverplichting bij kleine aanbieders of kleine contracten, of het ontheffen van bepaalde informatieplichten bij specifieke doelgroepen. Veel voorbeelden hebben nu nog te maken met het afvijlen van onnodig scherpe randjes in lokale verordeningen of contracten. 7. Wat te doen met de doorwerking van onzekerheid in de jaarrekening 2016 naar de jaarrekening 2017? De resterende onzekerheid over 2016 moeten gemeenten nog voor het opstellen van de jaarrekening 2017 zo veel mogelijk opgelost hebben. Is dit administratief niet meer geheel te Pagina 3

5 onderbouwen, dan kan het instrument van de finale afrekening ingezet worden, zie vraag 15 en 16 hieronder. B. Materialiteit 8. Welke coulance voor toepassing van het landelijk accountantsprotocol kan een gemeente hanteren? Programma i-sociaal Domein adviseert een drempelwaarde te hanteren voor toepassing van het landelijk accountantsprotocol. Reden is dat een accountantscontrole relatief veel kost bij een kleine omzet. In twee soorten situaties kan een drempel of coulance worden gehanteerd: a. Een aanbieder met een kleine totaalomzet Wmo of Jeugdwet (al dan niet verspreid over meerdere gemeenten). Hiervoor is het advies om een controleverklaring pas te vragen bij een omzet boven de ,- (separaat voor Wmo of Jeugdwet, dus niet bij elkaar opgeteld). De aanbieder moet in deze situatie zelf om dispensatie verzoeken en vragen of een productieverantwoording zónder controleverklaring voldoet. De gemeente weet namelijk niet wat de totaalomzet van de aanbieder is. b. Een (kleine of grote) aanbieder heeft weinig omzet bij een (kleine of grote) gemeente. In deze situatie kan de gemeente de aanbieder vrijstellen van accountantscontrole van de productieverantwoording ( U hoeft geen controleverklaring bij uw productieverantwoording op te leveren ). De hiervoor te hanteren grens moet door een gemeente zelf vastgesteld worden en kan daarom per gemeente verschillen. 9. De toepassing van het landelijk accountantsprotocol kan voor kleine gemeenten een te grote onzekerheid opleveren omdat materialiteit van de controle wordt bepaald op basis van de totale productie Jeugdhulp of Wmo van een aanbieder. Hoe hiermee om te gaan? De Handreiking stappenplan gemeentelijke controleaanpak heeft dit voorbeeld uitgewerkt (pagina 25). Belangrijk is dat de gemeente in het kader van de eigen controleaanpak nagaat welke aanvullende controlemiddelen ingezet kunnen worden om het controle-gat te dichten. Werkend berichtenverkeer, waaronder facturatie, is daarin heel belangrijk. Mocht dit intern niet op te lossen zijn, dan kan aan de aanbieder gevraagd worden om extra controles, bijvoorbeeld door voor de betreffende gemeente de steekproef uit te breiden. Dit verdient niet de voorkeur en omwille van het krappe tijdpad is het belangrijk hierover zo vroeg mogelijk onderling af te stemmen. Pagina 4

6 10. Een gemeente heeft te maken met veel kleine aanbieders onder de geadviseerde drempelwaarde van Met toepassing van de geadviseerde coulance voor elk van deze aanbieders kan de opgetelde onzekerheid te groot zijn. Hoe gaat een gemeente hier mee om? De Handreiking stappenplan gemeentelijke controle-aanpak heeft dit voorbeeld uitgewerkt (pagina 24). Belangrijk is dat de gemeente in het kader van de eigen controleaanpak nagaat welke aanvullende controlemiddelen ingezet kunnen worden om het controle-gat te dichten. Zorg in ieder geval voor goede registratie en controle in eigen processen en kies voor lokaal passende aanvullende controlemiddelen om voldoende zekerheid te verkrijgen. C. Controle op de levering 11. Zijn er tools om de feitelijke levering te controleren? Dit hangt af van het type zorg dat geleverd is. Concrete zorg zoals het verlenen van huishoudelijke hulp is makkelijk te controleren. Of jeugdhulp naar behoren is verleend is moeilijker vast te stellen. Een herindicatieproces zou hierbij behulpzaam zijn. Checks en balances uit andere processen kunnen worden gebruikt. Hoe je deze in kunt richten staat globaal in de Handreiking stappenplan gemeentelijke controle-aanpak. 12. Welke controlemiddelen kan een gemeente inzetten om de levering bij de taakgerichte uitvoeringsvariant te controleren? De levering bij de taakgerichte uitvoeringsvariant is niet anders dan bij de andere varianten. Vanwege de populatiebekostiging ontbreekt alleen de verantwoording per cliënt en de controleverklaring daarop. Voor de levering moet dan ook meer op de zachtere elementen van de controlemiddelen vertrouwd worden. Dit is erg afhankelijk van de inrichting van de zorg of hulp. Mogelijk kan een controlemiddel worden gekoppeld aan het herindicatieproces. Ook kan bewijs ontleend worden aan vastlegging van (regulier) overleg tussen wijkteam en cliënt. Daarnaast kan er in de sfeer van cliëntervaring en/of cliënttevredenheid een controlemiddel worden ingericht (daaruit is een indicatie te ontlenen). Voor sommige diensten kan worden gezocht naar een controlemiddel in het proces van de eigen bijdrage (vooral nuttig als tegenindicatie). Bij taakgerichte bekostiging van de contractering waarbij een beschikbaarheidsfunctie wordt toegepast, is controle van levering op cliëntniveau niet relevant. Pagina 5

7 13. Hoe is cliënttevredenheid te gebruiken als controlemiddel? Resultaten uit een cliënttevredenheidsonderzoek zijn eigenlijk nooit te gebruiken als een hard controlemiddel. Maar als er een goede vraag in het onderzoek zit, deze duidelijk wordt beantwoord en gedocumenteerd en de respons voldoende is, kan cliënttevredenheid wel een versterkend instrument zijn. Daarnaast kan het resultaat uit een cliënttevredenheidsonderzoek als contra-indicatie worden gebruikt (ontevreden cliënt, waarom? Mogelijk geen levering?). Tot slot: een goed ingericht en uitgevoerd cliënttevredenheidsonderzoek versterkt de algehele grip op de uitkomsten in het proces, dus ook het interne in control zijn. D. Berichtenverkeer 14. Hoe controleert een gemeente dat hij volledig is als het berichtenverkeer iwmo en ijw nog niet op orde is? Is er ook een controle op volledigheid? Het landelijk accountantsprotocol is vooral gericht op juistheid van de productie. Voor de gemeente en de (controle van de) gemeentejaarrekening is ook van belang of alle Wmo-/Jwkosten volledig zijn verwerkt. Gemeenten kunnen dit oplossen met bijvoorbeeld de volgende interne controlemaatregelen: Een overzicht van alle gecontracteerde zorgaanbieders en de door hen gefactureerde (of gedeclareerde) productie per maand (om te checken of door alle zorgaanbieders elke maand is gefactureerd) Checken of dit overzicht aansluit op de uitgaven van de gemeente Afspraken met zorgaanbieders over de sluitingsdatum voor het indienen van facturen (bijvoorbeeld niet meer mogelijk ná 1 april) E. Finaal afrekenen 15. Accountants beoordelen finale afrekening verschillend? Hoe kan dat? Finaal afrekenen kan in 2015 en in beperkte mate in 2016 zijn ingezet als laatste redmiddel, in situaties waar tussen aanbieder en gemeente grote onzekerheid (onduidelijkheid, onenigheid) bestond over de hoogte van een factuur. Om toch tot afwikkeling te kunnen komen is er een afspraak gemaakt, waarbij nog steeds het fundament ontbreekt om de levering mee te toetsen. De getrouwheid is hiermee afgedekt, de rechtmatigheid is nog steeds onzeker. Als daarnaast controlemiddelen zijn ingezet om de levering aannemelijk te maken, of als door de contractuele inrichting of lokale verordening de levering niet of minder van belang was voor de gemeentelijke accountant, kan hij de finale afrekening toch als nuttig middel hebben gezien. 16. Kan finaal afrekenen ook over 2017? En hoe? Pagina 6

8 Zie ook het vorige punt. Er bestaat blind finaal afrekenen, wat controle-technisch niet aan te raden is: er is nog steeds geen onderbouwing. Aan de andere kant bestaat er ook verantwoord finaal afrekenen: waar gemeente en aanbieder het over een (groot) deel van de productie en afrekening eens zijn, leggen zij dit ook vast en handelen ernaar (finale factuur, en betaling). Dit geeft op dat onderdeel volledige zekerheid aan de kant van de getrouwheid en zal op die manier de in te zetten controlemiddelen kunnen versterken. Maar finaal afrekenen blijft een aanvullend middel, het kan nooit het enige controlemiddel zijn. F. Relatie met accountants 17. Hoe bereidt een gemeente zich voor op het gesprek met de gemeentelijke accountant? Belangrijk is dat een gemeente een controleplan heeft. Met een zelf opgesteld controleplan toont de gemeente aan dat hij in control is of aan het raken is. In het controleplan geeft de gemeente aan welke controlemiddelen worden ingezet en hoe dit ertoe leidt dat de gemeente op dit gebied in control is. De accountant kan hier dan op reageren en opmerkingen maken of aanvullingen vragen, maar ziet in elk geval hoe de aanpak van de gemeente in elkaar steekt. G. Materiële controle 18. Hoe kan de gemeente materiële controle vormgeven? Het landelijke accountantsprotocol gaat over controle door de instellingsaccountant bij de aanbieder in het kader van de reguliere financiële controle. Wanneer de gemeente extra risico s ziet, kan ook een plan worden gemaakt voor de zogenaamde materiële controle. Wat hierbij is toegestaan en hoe dit werkt, staat in de Regeling Jeugdhulp. H. PGB S 19. Hoe verloopt de controle rond de PGB en specifiek de controle op de zorglevering? Voor de zorg en hulp die via PGB s verloopt, kan de gemeente dezelfde systematiek hanteren als voor de zorg in natura: start met het opstellen van een controleplan. Het landelijk accountantsprotocol is daar geen onderdeel van maar mogelijk de verwachte uitkomst van controle bij de SVB wel. Stem daar de aanvullende interne controlemaatregelen Pagina 7

9 op af, om tot een sluitende controleaanpak te komen. Daarbij kunnen dezelfde middelen relevant zijn die we bij de controleaanpak voor zorg in natura ook tegenkomen: indicatieproces, cliëntcontact in het kader van controle op de levering, etc. 20. Hoe verkrijgt een gemeente in het kader van de jaarrekeningcontrole de zekerheid dat alle facturen zijn ontvangen? Hier wordt in feite zoals ook in het bedrijfsleven gesteund op een piepsysteem. De aanbieder zal zijn facturen betaald willen zien en zal om die reden aan de bel trekken bij de desbetreffende gemeente. Het uitblijven van een retourbericht bij de aanbieder kan voor de aanbieder een signaal zijn om contact te zoeken met de gemeente. Zo nodig kan een aanvullende controle worden uitgevoerd door (bij steekproef) aan een aanbieder te vragen om de openstaande positie te bevestigen. Pagina 8

10 Colofon Programma i-sociaal Domein september 2017