Groep Gent PRAKTIJKTAFEL HET NIEUWE WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017. Juni 2017 WIJS WERKEN Stad Gent - OCMW Gent

Transcriptie

1 Groep Gent PRAKTIJKTAFEL HET NIEUWE WERKEN TREFDAG VVSG 12/10/2017 1

2 INHOUD WIJS WERKEN is HUISVESTING IMPLEMENTATIE 2

3 WIJS WERKEN IS 3

4 Wijs Werken is een middel om: 1 onze dienstverlening naar de burger toe te versterken, 2 het welzijn van onze medewerkers te verhogen, 3 te werken aan een duurzame werkomgeving, 4 een aantrekkelijke werkgever te zijn. 4

5 ACTIVITEITS GEBONDEN WERKEN STERK LEIDERSCHAP VERTROUWEN RESULTAAT Wijs Werken PLAATSON- AFHANKELIJK WERKEN KENNISDELING & ONTWIKKELING DIGITAAL WIJS WERKEN * HUISVESTING WAARDEN GROEP GENT (WORTELS) Digitale Informatie & Archief, Digitale werkplek 5 5

6 We werken met goesting en passie voor de klant. We voelen ons BETROKKEN bij de organisatie. We bepalen mee wat prioritair is. We communiceren OPEN en respectvol. We werken op basis van wederzijds vertrouwen. We werken DOELGERICHT en efficiënt. We nemen onze verantwoordelijkheid om resultaten te behalen. We kunnen ons werk zelf plannen. We hebben de vrijheid om ons werk CREATIEF in te vullen zolang we onze resultaten op een kwaliteitsvolle manier realiseren. 6

7 Wat betekent WIJS WERKEN voor MIJ: een beter evenwicht tussen werk en privé een comfortabele en aangename werkomgeving ik kies mijn werkplek volgens de activiteit die ik wens uit te voeren ik heb duidelijke doelstellingen Wat betekent WIJS WERKEN voor het TEAM: we zijn centraler gehuisvest (nabijheid team en diensten) vlotter (digitaal) communiceren en interageren vlotter (digitaal) delen van kennis we hebben duidelijke verantwoordelijkheden Wat betekent WIJS WERKEN voor de ORGANISATIE: betere dienstverlening duurzaam inzetten van ruimte en middelen een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven 7 7

8 HUISVESTING 8

9 ONZE KRACHTEN BUNDELEN OP CENTRALE LOCATIES STADHUIS SINT- MARTENSSTRAAT SITE ZUID CAMPUS PRINS FILIP Meer info op: 9

10 Site Zuid 3 gebouwen, elk met een eigen functie Huisvesting pijler PERSOON Huisvesting pijler GROND Huisvesting pijler ONDERSTEUNING PUBLIEKSZONE 10

11 Link met project LEO. Publiekszone met loketten en spreekruimtes op gelijkvloers van de site Zuid: volledige scheiding tussen front- en backoffice. 11

12 IMPLEMENTATIE 12

13 BEGELEIDING WIJS WERKEN Activiteitsgebonden werken Inspirerende werk- en ontmoetingsplaats Anneleen De Bock (projectleider Bricks) Digitaal Wijs Werken Papierluw werken Digitaal samenwerken Digitaal kennis ontwikkelen & delen Conny Van Achte (projectleider Bytes) Resultaatgericht werken Inspelen op de sterktes en kwaliteiten van elk team en individu Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) Christian Vidts (verhuiscoördinator) Anton Maes (3B coördinator) Nina De Blieck & Joke Vanmeensel (Behaviour coaches) BETROKKEN ROLLEN KLANTZIJDE Interne projectleider FM coördinator Interne verhuiscoördinator Interne communicator Ambassadeurs 13

14 BEGELEIDING WIJS WERKEN: standaard traject ANALYSEFASE Kennismaking met directie: Visie & concept Wijs Werken Traject Wijs Werken ONTWERPFASE Invullen dambordpatroon: Opmaak werkplekfiche Briefing vastgoed Uitwerken microplan IMPLEMENTATIEFASE Leidinggevenden voorbereiden: 4 sessies rond leidinggeven binnen het Wijs Werken Maturiteitsscan EVALUATIE & NAZORG Evaluatie door gebruikers: Bevraging Evaluatieworkshop met ambassadeurs Analyse behoeften: Interviews behoeften Profielbepaling Rapportering behoeften aan directie Actieplan Digitaal Werken: Workshop leidinggevenden Opzetten digitaal klassement (verdere) archivering en opruimacties Keuze hardware Activeren ambassadeurs: Gebruik van de nieuwe werkplek Afspraken rond gebruik Validatie meubilair via task force Evaluatie met leidinggevenden: Bespreken resultaten evaluatie Maturiteitsscan Activeren medewerkers: Actiegroep (departement) Task force (dienst) Interne verhuiscoördinator (dienst) Interne communicator (dienst) Kick-off gebruikers: Visie Wijs Werken Finaal microplan Aanpak behaviour Praktische voorbereiding verhuis: Rondleiding nieuwe werkplek Opleiding gebruikers Opruimen en inpakken Nazorg en overdracht: Bijsturen inrichting Bijsturen afspraken Verder digitaliseren van de werking Overdracht 14

15 BEHAVIOUR 15

16 BEGELEIDING WIJS WERKEN Maand 1 Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9 ANALYSE Wat zijn de principes? Kennismaking directie Opstart actiegroep Infosessie diensten ONTWERP Wat moeten we voorbereiden? Opstart taskforce Validatie Microplan VERHUIS naar de activiteitsgebonden werkomgeving IMPLEMENTATIE Hoe gaan we werken? Kick-off gebruikers Opstart Task Force Opstart leidinggevenden Opstart Ambassadeurs EVALUATIE & NAZORG Hoe verloopt het nu? Nazorg 16

17 BEGELEIDING WIJS WERKEN: IMPLEMENTATIE 3B s Maand 4 Maand 5 Maand 6 Maand 7 Maand 9 Maand 1 tot 3 Analyse & ontwerp Kick-off gebruikers Opstart Taskforce Opstart leidinggevenden Taskforce VERHUIS naar de activiteitsgebonden werkomgeving EVALUATIE & NAZORG Hoe verloopt het nu? Traject Leidinggevenden Opstart ambassadeurs Traject ambassadeurs Infosessie & rondleiding Gebruikersopleiding Renovatie 17

18 Behaviour Resultaatgericht Sterktes & kwaliteiten van elk team en individu Vertrouwen Een nieuwe werkomgeving vraagt een aangepaste werkmethode en ander gedrag. Afspraken maken en respecteren voor een vlotte samenwerking in de nieuwe werkomgeving. Andere manier van leidinggeven : meer focus op coachen meer verantwoordelijkheid meer flexibiliteit in waar en hoe werken aandacht voor teamdynamiek Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) 18

19 Behaviour Open communiceren en constructieve feedback. Wederzijds vertrouwen staat centraal! Medewerkers krijgen meer vrijheid over het HOE en worden geëvalueerd op het WAT (de resultaten). Chantale De Bondt (projectleider Behaviour) 19

20 GEEN COPY PASTE Wijs Werken heeft een impact op de manier waarop we werken! We kiezen een werkplek in functie van onze activiteiten Onze werkplek en niet mijn werkplek Clean Desk Teamkasten en geen persoonlijke kasten Een locker en geen ladenblok. 20

21 TRAJECT LEIDINGGEVENDEN Leiding geven in het Wijs Werken 4 sessies 1. Mijn rol als leidinggevende in Wijs Werken, 2. Leidinggeven in een activiteitsgebonden werkomgeving, 3. Persoonlijke werkorganisatie en telewerken, 4. Werken op basis van vertrouwen en coachend leiderschap, 21

22 TRAJECT AMBASSADEURS Hoe gaan we werken in de activiteitsgebonden werkomgeving? - 4 sessies 1. Hoe zal het zijn? 2. Gebruik van de werkplek, 3. Afspraken werkplekken, 4. Voorbereiden werkplekspel, Informeren en betrekken collega s Afspraken communiceren op de dienst 22

23 BRICKS 23

24 Bricks Ruimte & infrastructuur voor een efficiënte samenwerking en een inspirerende werk- en ontmoetingsplek Activiteitsgebonden werkomgeving: dambordpatroon met voldoende variatie afgestemd op de activiteiten van elke dienst. Multifunctioneel en praktisch Aandacht voor akoestiek, ergonomie & comfort Toekomstbestendig (Groep Gent in evolutie) Anneleen De Bock (projectleider Bricks) 24

25 Geen landschapskantoor maar dambordpatroon op maat van elke dienst, met aandacht voor samenwerking en concentratiewerk. Dambordpatroon E-gebouw (Barneys +2)

26 9u00-11u00: vergadering 11u30: mails checken Aanlandplek atrium 17u: kort statusgesprek met collega 12u00: lunch in Vooruit 13u30: geconcentreerd voorbereiden in afgesproken stille ruimte 15u00-16u30: brainstorm in koffiehoek atrium 14u30: overleg met leidinggevende in cockpit 26

27 Balie atrium Koffiehoek en overleg Overlegplekken Koffiehoek refter +1

28 CLEAN DESK: Werkplekken na gebruik vrijmaken. We vermijden het gelijktijdig gebruik van 2 werkplekken. 28

29 BYTES 29

30 Bytes Digitaal werken: Digitale werkplek: jouw toegangspoort naar al je toepassingen Digitale mindset Digitale Informatie & Archief Vlot en gebruiksvriendelijk Toegankelijk via elk toestel Ruggengraat van het nieuwe samenwerken: sociaal platform: volgen van nieuws en groepen Digitale tools Digitale werkplek informatie uitwisselen samen aan documenten en dossiers werken Conny Van Achte (projectleider Bytes) 30

31 Maximaal Digitaal samenwerken: Minimum aan papier Reductie archief tot 30% Moderne tools: Basisuitrusting (WiFi, netwerkkabels, ) Specifieke voorzieningen (MFK, info-schermen, telefonie ) Persoonlijke ICT voorzieningen (laptop, gsm ) Meer info: 31

32 JOUW VRAGEN? B e d a n k t v o o r j e a a n d a c h t 32