Welkom. Stad Gent - OCMW Gent

Transcriptie

1 Welkom 1

2 Infosessie renovatie werken E-gebouw Programma Deel 1 FM Communicatieplan Dirk Goossens Huisvesting site Zuid Marleen Mercelis Wijs Werken Nina De Blieck / Anton Maes Herinrichting + Verhuis Anneleen De Bock Afbraak + Renovatie Paul Claeys / Thomas Delporte Gebouwbeheer Michel De Maesschalck Deel 2 Vraag & Antwoord 2

3 Communicatieplan 3

4 Wat kan je van FM verwachten? Garanderen van de werking van de gehuisveste diensten Beperken van overlast (geluid, stof, toegang, ) Enthousiast team van FM collega s om een aangename werkomgeving te maken. Alle vragen via FM CO, FM contactpersoon, directie naar het Werfinfopunt: beheer.sitezuid@stad.gent Voor renovatiewerken: bij Michel De Maesschalck 4

5 Communicatie Vanuit het Werfinfopunt: Signalisatie ikv werf Nieuwsflash ad hoc ivm bepaalde wijzigingen, aandachtspunten Tweewekelijkse nieuwsbrief met stavaza en geplande werken Infosessie voor alle huidige gebruikers in het E-gebouw. Dienstspecifieke infosessies in de komende maanden. Aandacht voor: werken in een gebouw kan overlast geven. 5

6 Huisvesting site Zuid 6

7 Site Zuid : AC Zuid

8 AC ZUID Cluster Grond : Duurzame Stedelijke Ontwikkeling en Ondernemen, Publieke Ruimte en Mobiliteitsbedrijf Cluster Persoon : Samenleven, Welzijn en Gezondheid en Onderwijs, Opvoeding en Jeugd Bedrijfsvoering : Publiekszaken, Burgerzaken en Belastingen 8

9 E-GEBOUW Cluster ondersteunend Stad en OCMW 9

10 E-Gebouw departementen Financiën Stad en OCMW departement Human Resources Bedrijfsvoering : strategisch coördinator, Organisatieontwikkeling, Beleidsparticipatie, Data en Informatie, Stedelijke Vernieuwing, Internationale Relaties en Netwerken, Strategische Subsidies, Interne Audit, Juridische Dienst en Kennisbeheer, Communicatie Stad, Communicatie OCMW, Kwaliteit en Interne controle, Coördinatie Informatica 10

11 +3: Communicatie Stad & OCMW +4 tem +6: Financiën Stad en OCMW +4 Organisatieontwikkeling & Strat. Coördinatie, Kwaliteit & Interne Controle OCMW +3: Data & Informatie, Internationale Relaties en Netwerken, Strategische Subsidies, Coördinatie Informatica OCMW +3 Beleidsparticipatie, Stedelijke vernieuwing en Interne Audit +2: Dienst Personeelbeheer 0: Bidoc, selectieruimtes, stille ruimte Departement Human Resources Refter +1: Juridische Dienst en Kennisbeheer Auditorium Vergaderzalen

12 Wijs Werken 12

13 WIJS WERKEN Rondgang directieteams Infosessies personeel Nieuwe Gent-Pluswebsite met een apart item voor Wijs Werken en voor Huisvesting Implementatietrajecten voor pijler Grond en pijler Ondersteuning 13

14 IMPLEMENTATIE WIJS WERKEN Maand 1 Maand 2 Maand 3 Maand 4 Maand 5 Maand 6 Kick-off Traject Ambassadeurs Taskforce Evaluatie Nazorgacties Traject Leidinggevenden IMPLEMENTATIE 3 B s VERHUIS naar de activiteitsgebonden werkomgeving 14

15 Begeleiding ondersteunende diensten Opzetten van ambassadeursgroep per fase - Fase 1: FIN, Personeelsbeheer, COM - Heropfrissen van afspraken - Bespreken gebruik nieuwe faciliteiten - Informeren en opleiden, gebruikers Opstart van de taskforce per fase - Praktische voorbereiding van de verhuis - Begeleiden van verdere opruimacties - Uitklaren van verdere (praktische) behoeften Animeren van de interne communicatie over het behaviour traject Traject afstemmen gebruik en ontwerp gemeenschappelijke ruimtes (atrium, leesruimte, gesprekslokalen, ) 15

16 Herinrichting + Verhuis 16

17 Herinrichting E-gebouw 1. Luchtkwaliteit 2. Toegankelijkheid 3. Brandveiligheid 4. Activiteitgericht werken backoffice Ruimtes voor nieuwe gebruiksfuncties (variatie) Dambordpatroon Plafonds ook aanpassen waar nodig (ism luchtkanalen) Schilderwerken (onderzoek) 17

18 1. Activiteitsgericht werken Blok Barneys Blok Hofstraat Blok Roosevelt 18

19 Herinrichting E-gebouw 5. Gelijkvloers & gemeenschappelijke zones: Inrichting rekrutering en selectie (HR) Stille ruimte, Bidoc en multifunctionele inrichting Atrium (link brandveiligheid) + interieurvormgeving 6. Noodzakelijke werken ifv keuken (warm & koud Ikook), douches, fietsenstallingen (volgens bedrijfsvervoersplan) 19

20 Verhuis E-gebouw Fase 1 Fase 1 - Q1 2017: interne verhuizingen diensten die momenteel in het E-gebouw gehuisvest zijn en naar een ander locatie in het gebouw verhuizen Fase 2 Q3/Q4 2017: externe verhuizingen diensten die momenteel gehuisvest zijn op een externe locatie en stapsgewijs naar het E-gebouw verhuizen 20

21 Afbraak / Renovatie 21

22 TYPEVERDIEPING SANITAIR SCHRIJNWERK (ramen/deuren) PLAFONDS (verlichting/verluchting/plafondtegels) WANDEN 22

23 Renovatiefase 1 september december

24 Renovatiefase 2 voorjaar

25 Beheer 25

26 Beheer E-gebouw Toegang werkplekken vanaf 6h30 tot 19u30 (wijzigingen door zomeruur) Regeling koffiebedeling en water Organisatie zaalreservaties ( dienst eigen- publieke-auditorium ) Technische ondersteuning technieken Auditorium Alle vragen, meldingen, technische problemen via beheer.sitezuid@stad.gent Vragen over de werf: bij Michel De Maesschalck Electrabel badges inleveren 26

27 Vraag & Antwoord 27

28 Dank je voor je komst! 28